CONTROL DE CAMBIOS Y MEJORAS

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1 Universidad Autónoma de NAYARIT Página: 1 de 10 CONTROL DE CAMBIOS Y MEJORAS NIVEL DE REVISIÓN SECCIÓN Y/O PÁGINA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN Y MEJORA FECHA DE MODIFICACIÓN Secc. 4 Pág. 4 Al compendio de leyes y reglamentos del sector publico que se utilizan como marco de referencia para la selección y evaluación de, se le imprime el sello de documento externo controlado, debido a su omisión. 20 de abril, Secc. 4, 7.2,8 y 10 Pág. 4, 8, 9 y 10 Secc. 10 Pág. 10 Se reviso y depuro el padrón de UAN, con el objeto de clasificar y separar los activos, de los de compra no frecuente. Se codifica formato denominado control de registro a FT-CO-11/Rev.00 y se incluye su referencia. 30 de abril, de abril 05 Secc. 6 Pág. 6 Se elimina del formato denominado padrón de FT- CO-04/Rev.00, la columna relativa al giro o actividad, debido a encontrarla repetitiva con la línea de compra en la que se clasifica. 20 de abril, 05 Se enlista los requisitos que deberán cubrir los interesados para pertenecer al padrón de UAN, en virtud de haberse omitido. 20 de abril, Secc. 5, 7.2 y 8 Pág. 5, 8 y 9 Secc. 7.1 y 7.2 Pág. 7 y 8 Se modifica el nombre de auxiliar de por auxiliar administrativo y el de Jefe de departamento de por Responsable del área de y, así como la modificación de responsabilidades. Se modifica el diagrama funcional debido a que los se evalúan después de que se les adjudican, corrección a la descripción de operaciones en base a la corrección del diagrama funcional. 04 de enero, de enero, 06 Secc. 3.1 Pág. 4 Se cambiaron los conceptos de definición por completo. Secc. 4 Pág. 4 Se eliminan los últimos dos puntos por no considerarse necesario, agregando dos formatos que tienen relación. 03 Secc. 6 Pág. 6 Secc. 7.1 y 7.2 Pág. 7 y 8 Se cambió por completo la última política. Se modificó por completo el contenido del diagrama y la descripción. Secc. 8 y10 Págs. 9 y 10 Se agrego el formato FT-CO-11. Secc. 9 Pág. 10 Se modifico la segunda actividad de monitoreo y medición, además se agrego la tercera. Control de emisión Elaboró Revisó Aprobó L.C. Miriam Xóchitl Aguilar Rodríguez Analista. M.V.Z. Pompilio Arteaga Nochebuena Director de Recursos Materiales C.P. Marcela Luna López Secretaría de Finanzas y Administración FT-CTC-06 /REV.00

2 Página 2 de 10 NIVEL DE REVISION SECCION Y/O PÁGINA CONTROL DE CAMBIOS Y MEJORAS DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN Y MEJORA FECHA DE MODIFICACION 04 Secc. 7.2 Secc. 5 Pág. 5 En el punto 3.2 se cambia responsable del área de por personalmente, debido a que esta actividad la lleva a cabo la auxiliar administrativa. En el punto 6.1 se cambia analista de por auxiliar administrativo. Se cambia el nombre del responsable del departamento de por el de responsable del área de, al igual que se modifica el texto para su mayor comprensión. 21 de septiembre, de septiembre, Secc. 8 Pág. 9 Secc. 0 Pag. 2 Sec. 7.2 Se elimina el formato de control de registro a FT- CO-11 por no ser necesario Se desglosa la información en el nivel de revisión 04 para su mejor comprensión En el punto 3.2 se cambia el código de formato FT-CO-11 por el FT-CO-04, en virtud que no correspondía el código de formato. 21 de septiembre, de Noviembre, de Noviembre, 06 Secc. 7.2 En el punto 6.1 se registra el FT-CO-04 en la columna de Registro, en virtud de que se omitió involuntariamente Secc. 5 Pág. 5 Secc. 8 Se integra la responsabilidad del analista en virtud de que se omitió involuntariamente, ya que en los puntos 4, 5, 6 y 6.2 se hace mención del mismo. Se enlistan los formatos FT-CO-27 y FT-CO-08 en virtud de que se omitieron involuntariamente Secc. 7.2 Se corrige el nombre del FT-CO-02 en virtud de que le hacia falta la palabra. 24 de abril, 2008 Secc. 7.2 Se corrige el nombre del FT-CO-04, en virtud de que el nombre correcto es Padrón de UAN. 24 de abril, Secc. 8 Pág. 9 Secc. 10 Pág. 10 Secc.4 Pág. 4 Se elimina la palabra UAN del nombre FT-CO-02 Ya que no forma parte del nombre de este formato. Se elimina la palabra UAN del nombre descrito del FT-CO-02 en Anexos. Se cambia el FT-CO-07 por el de FT-CO-27 ya que se cito incorrectamente. 24 de abril, de abril, de abril, 2008

3 Página 3 de Propósito Seleccionar y evaluar a para asegurar que se adquieran bienes o servicios de acuerdo a los requerimientos establecidos por la Universidad. 2. Alcance Todos los cuyos bienes y servicios afecten la calidad del servicio final que ofrece la Universidad. 3. Glosario Siglas. UAN: DRM: PP: de Nayarit Dirección de Recursos Materiales Padrón de UAN

4 Página 4 de Definiciones. Evaluación a : Análisis de información que permite determinar el comportamiento de los en un periodo determinado. Padrón de UAN: Registro ordenado y codificado de personas físicas y/o morales que abastecen de bienes y servicios a la Universidad. Proveedor habilitado: Es aquel que ha cumplido con los requisitos y valoraciones que pide la DRM para contemplarlos dentro del Padrón de de la UAN. 4. Referencias Código (cuando aplique) Nombre del documento NA Norma ISO 9001:2008 MC-CTC-01 Manual de calidad UAN FT-CO-27 Bitácora de Evaluación de FT-CO-08 Tabla Comparativa NA Documentación legal, técnica y comercial de los

5 Página 5 de Responsabilidades Director de Recursos Materiales: Establecer los requisitos que las personas físicas y/o morales deberán cumplir, para pertenecer y mantener su registro en el Padrón de de la UAN. Responsable del área de : Coordinar y supervisar conjuntamente con las analistas la evaluación y reevaluación de en los tiempos establecidos. Analista: Recibir y analizar las solicitudes de inscripción proporcionadas por los, asegurándose que dicha información sea entregada en forma correcta y completa, efectuar el alta de los seleccionados capturando su información en el formato electrónico y asignándoles un numero de control, archivando y salvaguardando la documentación. Y cuando corresponda elaborar la evaluación a cada vez que sea necesario, es decir, cada vez que se solicitan cotizaciones a para elaborar tabla comparativa (FT-CO-08) de las mismas, así como, llevar a cabo cada cuatrimestre una reevaluación de acuerdo a los puntos considerados en la tabla de evaluación (FT-CO-03) y en la Bitácora de recepción y evaluación a (FT-CO-27). Proveedor: Entregar y actualizar documentación solicitada, así como las que les hayan sido adjudicadas en tiempo y forma

6 6. Políticas Página 6 de Podrán integrarse al padrón de de la UAN, todas las personas físicas y/o morales que cumplan con los requisitos establecidos para tal fin. 6.2 No podrán pertenecer al padrón aquellos que se encuentren bajo los supuestos del artículo 34 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamiento, Servicios y Almacenes del Estado de Nayarit y/o artículo 50, de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Publico. 6.3 La DRM tiene la facultad de suspender temporalmente a los, hasta que solucionen las causas por las que no obtuvo el puntaje mínimo (70% según la Tabla de evaluación a FT-CO-03), o eliminarlos definitivamente en caso de un incumplimiento recurrente o una falta mayor. 6.4 La reevaluación de se efectuará de manera cuatrimestral, considerando los resultados de evaluaciones previas. 6.5 Todo que no haya tenido actividad en el lapso de un año, se dará de baja del padrón de.

7 Página 7 de Acciones 7.1 Diagrama funcional Suministrador Insumo(s) Requisitos Operaciones Básicas Usuario(s) y/o Salida(s) (Áreas involucradas) del expectativas de los (es) Entrada(s) Proveedor Área de (rendimiento) proceso usuarios Inicio Solicitud de inscripción 1 2 Recepción y revisión de la información DRM; Información legal, técnica y comercial de Recepción de notificación de causas 3.1 NO Cumple? Procede a la alta SI Selección de para ejecución de Padrón de UAN DRM y Depende ncias y unidades académic as calificados Recibe aviso de medidas a tomar NO Evaluación de Acredita puntaje? 6 SI Se considera calificado 6.2 Fin

8 7.2 Descripción Página 8 de 10 No. Operación 1 Solicitud de inscripción 2 Recepción y revisión de la información 3 Cumple? Analista Quién hace Con quién qué o con qué Cuándo y dónde Cómo Registro Proveedor Analista Cuando la solicita Pidiendo la Solicitud de Inscripción FT-CO-02 en las oficinas de la al Padrón de Bienes y DRM Servicios personalmente, vía electrónica o fax Analista Proveedor En las oficinas de la Revisando que la Solicitud de FT-CO-02 DRM o vía Inscripción al Padrón de mensajería de Bienes y Servicios y documentos requeridos estén completos. 3.1 No. Recepción de notificación de causas Analista Proveedor En las oficinas de la DRM, personalmente o vía electrónica Recibe la Información de los documentos faltantes o el incumplimiento en alguno o algunos de los requisitos. 3.2 Si. Procede a la alta 4 Selección de para ejecución de 5 Evaluación de 6 Acredita puntaje? 6.1 No. Recibe aviso de medidas a tomar 6.2 Si. Se considera calificado Analista Analistas Responsable del área de Responsable del área de Proveedor Responsable del área de Personalmen te Responsable del área de Analistas Analistas Analista En las oficinas de la DRM. En las oficinas de la DRM En las oficinas de la DRM, cada cuatro meses. En las oficinas de la DRM, personalmente o vía electrónica Analistas Cuando el cumple el puntaje requerido Al momento de cumplir con la documentación solicitada se procede a darlos de alta en el Padrón de UAN para posteriormente, asignar No. de clave y entregárselos en un oficio por escrito. Una vez que se solicitan cotizaciones a los habilitados se efectúa la Tabla Comparativa para la selección de Con base en los datos registrados en la Bitácora de recepción y evaluación de se procede a efectuar y aplicar la Tabla de Evaluación a Si los resultados son menores a lo establecido en nuestras políticas, se procede a tomar medidas, así como en su caso darlos de baja del Padrón de UAN Se continua trabajado con ellos FT-CO-04 FT-CO-08 FT-CO-27 FT-CO-03 FT-CO-04

9 Página 9 de Documentos Generados (control de registros). Código de registro o identificació n única Nombre del registro Tiempo de conservación Disposición de los registros Responsable de conservarlo Lugar de almacén FT-CO-02 Solicitud de inscripción al padrón de de bienes y servicios. Indefinidamente, Durante la vigencia del registro de Responsable del área de Archivo del área de FT-CO-03 Tabla de evaluación a Indefinidamente, Durante la vigencia del registro de Responsable del área de Archivo del área de FT-CO-04 Padrón de UAN Indefinidamente, Indefinidamente Responsable del área de Archivo del área de FT-CO-27 Bitácora de recepción y evaluación de Indefinidamente, Indefinidamente Responsable del área de Archivo del área de Almacén FT-CO-08 Tabla comparativa Indefinidamente, Indefinidamente Responsable del área de Archivo del área de

10 Página 10 de 10 No. Secuencia 9. Monitoreo y medición. Descripción de la actividad del seguimiento o medición 2 Se verifica autenticidad de la documentación presentada. 4 Se efectúa la evaluación comparativa para seleccionar la mejor opción. 5 Se aplica evaluación a 10. Anexos. Periodicidad Nombre del registro Código Cuando recibe solicitud inscripción Al recibir cotizaciones Cada cuatro meses. se la de Solicitud de inscripción al padrón de de bienes y servicios. Tabla comparativa Tabla Evaluación de a FT-CO-02 FT-CO-08 FT-CO-03 Código (cuando aplique) FT-CO-02 FT-CO-03 FT-CO-04 Nombre Solicitud de inscripción al padrón de de bienes y servicios. Tabla de Evaluación a Padrón de UAN