ESCUELA NACIONAL DE ENFERMERÍA Y OBSTETRICIA SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PROCEDIMIENTO: CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Transcripción

1 CONTROL DE EMISIÓN Elaboró: Revisó: Autorizó: Nombre Gabriela Garza Infante Ma. Dolores Zarza Arizmendi Severino Rubio Domínguez Puesto Firma Representante de la Dirección Secretaria General Clave de Documento: PDI 01 Revisión: 1 Emisión: Mayo OBJETIVO Formalizar los mecanismos necesarios para establecer y mantener el control de la documentación que integra el Sistema de Gestión de la Calidad, con el fin de asegurar la difusión y uso de los documentos vigentes. 2.0 ALCANCE Aplica a la elaboración, revisión, aprobación, distribución, modificación y eliminación de los documentos controlados del SGC, incluyendo los de origen externo, así como el control de los registros. 3.0 LINEAMIENTOS 3.1 Documentos: La elaboración del presente documento debe estar basada en los requisitos normativos establecidos en la NMX-CC-9001-IMNC-2008 o su actualización correspondiente. Todo el personal involucrado en el SGC debe cumplir con lo establecido en este procedimiento. Se considerará vigente toda la documentación del SGC que aparezca en la página web de la ENEO, en el portal asignado para el SGC. Todo el personal que participe en los procesos identificados en el SGC debe tener acceso al Sistema informático para consultar la documentación actualizada. Toda la documentación del SGC deberá ser difundida al inicio de la vigencia de la misma. Los documentos autorizados vigentes, se encontrarán disponibles en el portal correspondiente, para consulta del personal involucrado en el SGC. Todo documento impreso del portal o fotocopiado se considera copia no controlada, sobre la cual se ha previsto no ejercer un control sobre su actualización, por lo que carece de validez oficial para el Sistema de Gestión de la Calidad. Cuando no exista ninguna actualización del documento durante 2 años consecutivos, éste deberá ser revisado para asegurar su vigencia. En el apartado de Control de cambios solo deberán aparecer las 3 últimas revisiones del documento. Los documentos externos que emitan las instancias centralizadoras de la UNAM, estarán disponibles para su consulta en el Sistema de Información de la Administración Universitaria (SIAU). Registros: Los usuarios de los registros deberán elaborar consistentemente registros legibles (cuando sea en papel); es decir, llenar correctamente los campos definidos, no sobre-escribir, en caso de realizar correcciones cancelar con una línea y escribir el dato correcto o se puede utilizar corrector cuando no se reste Página 1 de 8

2 credibilidad a la información anotada. En caso de no utilizar campos definidos en los formatos escribir las siglas N/A (no aplica) o una línea horizontal, vertical o diagonal en el espacio de los campos que no se utilizarán. La protección de los registros será mediante los instrumentos necesarios para evitar su daño, deterioro o maltrato, pudiendo utilizar según el caso: carpetas, archiveros, folders, engargolados, empastados, cajas para el archivo muerto, etc. El resguardo de los registros estará en función del personal que los emite, revisa o aprueba, o en su caso del responsable del archivo muerto. Para los registros que se mantienen en archivos electrónicos cada área se asegura de generar los respaldos para evitar su pérdida, independientemente de los respaldos que realice el área de sistemas. La identificación de los formatos se da a través del título y/o código. 4.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PERSONAL DE LA ENEO Elaboración y Actualización de los Documentos 1. Detecta la necesidad de contar con un documento o formato nuevo, o de realizar cambios a la documentación actual, de acuerdo al trabajo que desarrolla, actividad o tarea desempeñada. Informa de la situación a su Jefe inmediato, hasta llegar al Jefe de Departamento. JEFE DE DEPARTAMENTO O JEFE INMEDIATO SUPERIOR 2. Determina si los requerimientos del usuario son suficientes para la elaboración o modificación de documentos. Procede solicitud? 3. No: Informa al usuario el motivo por el cual su solicitud es improcedente. Fin del procedimiento. 4. Sí: Asegura la elaboración de la Solicitud de Modificación de Documentos F04 PDI01, donde define las características del documento que se requiere: Alta, Baja o Modificación, verificando las interacciones o interrelaciones con otros documentos y en caso de afectar a otro documento especifica el cambio a realizar. 5. Solicita al Representante de la Dirección el archivo en medio electrónico del Formato correspondiente para la documentación del SGC o del documento que requiere modificar: 6. Asegura la elaboración o modificación del documento requerido. NOTA: Cuando se trate de un documento nuevo, verifica en la Lista de Documentación del SGC F05 PDI01, para que se incluya el código y número consecutivo asignado al documento que se integrará al SGC. Ver anexo I Codificación de la Documentación y de acuerdo al contenido indicado en el anexo II Estructura de la documentación del SGC. PERSONAL QUE DETECTÓ LA NECESIDAD DEL DOCUMENTO O JEFE DE DEPARTAMENTO O JEFE INMEDIATO SUPERIOR Página 2 de 8

3 7. Recopila la firma del o los documentos en el campo asignado al responsable de la elaboración, revisión y autorización de acuerdo al anexo III, así como la Solicitud de Modificación de Documentos y los entrega al Representante de la Dirección. REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN Revisión y Autorización de Documentos 8. Recibe Solicitud de Modificación de Documentos y documento propuesto para su revisión y Vo.Bo., consultando con el Jefe de Departamento los motivos que dan origen a la solicitud (si es necesario), verificando que estos últimos correspondan y que se cumpla con la estructura aplicable del SGC, así como la congruencia con el resto de la documentación y las firmas correspondientes al tipo de documento. Está de acuerdo? 9. No: Realiza las observaciones necesarias al documento recibido y lo regresa al Jefe de Departamento para que le realicen los ajustes necesarios. Continúa con la actividad No Sí: Firma de autorizado la Solicitud de Modificación de Documentos y recibe los documentos propuestos (papel y electrónico). 11. Asegura la conversión del archivo del documento modificado o nuevo a PDF y su publicación en el portal del SGC de la ENEO para mantener actualizado el SGC. Nota: Las firmas autógrafas de elaboración, revisión y aprobación de la documentación del SGC únicamente aparecerán en los documentos originales en papel. 12. Asegura la asignación del número consecutivo a la Solicitud de Modificación de Documentos autorizada, así como su archivo físico y/o archivo electrónico. Disponibilidad y Control de los Documentos 13. Asegura la integración de los documentos originales (autorizados) en la carpeta correspondiente. En caso de que el documento sustituya a una versión anterior la identifica con la leyenda de obsoleto y asegura su archivo en una carpeta por separado para evitar el uso inadecuado de documentos obsoletos, cuidando de que sólo se conserve físicamente el documento con el nivel inmediato anterior al documento vigente. 14. Asegura la actualización de la Lista de Documentación del SGC F05 PDI01, de acuerdo a la identificación del documento recién integrado (ya sea por alta o modificación), o eliminado por baja, asegurando la generación del archivo.pdf correspondiente para su publicación en la carpeta de acceso JEFES DE DIVISIÓN O DEPARTAMENTO Difusión de los Documentos 15. Elabora la logística y realiza la difusión e implantación de las modificaciones a documentos o de documentación de nueva creación. 6.0 GLOSARIO SGC: Sistema de Gestión de la Calidad. Página 3 de 8

4 Documento: Es la información escrita que proporciona los conocimientos y/o las directrices necesarias para interpretar y/o ejecutar una función, actividad o decisión. Documento Controlado: Documento que por su relevancia puede en un momento dado, afectar la calidad o poner en riesgo el cumplimiento de los requisitos especificados; por lo tanto se ejerce un control estricto de las versiones y en su caso copias que de éste se emiten. Documento no controlado: Es la copia de un documento, sobre la cual se ha previsto no ejercer un control sobre su distribución y actualización, por lo que carece de validez oficial para el Sistema de Gestión de la Calidad. Documento obsoleto: Es la información escrita que ha perdido su vigencia, por lo que la información original es identificada y resguardada como documento obsoleto para evitar su utilización (en caso de existir copias controladas en papel del documento obsoleto, estas deben ser destruidas). Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. Manual de Gestión de la Calidad: Es el documento que establece la Política de Calidad y describe cómo el Sistema de Gestión de la Calidad de una organización cumple con los requisitos establecidos en la Norma ISO 9001:2000. Representa el primer nivel de la documentación del SGC. Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Representa el segundo nivel de la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad. Instrucciones de Trabajo: Documento que define detalladamente los pasos que deben ejecutarse, la secuencia, herramental a utilizar y el responsable de su ejecución, para desarrollar como se realiza una tarea específica, incluyendo el uso de plataformas electrónicas. Una Instrucción de Trabajo es un documento más detallado que un procedimiento. Representa el tercer nivel de la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad. Formatos: Diseño o estructura predeterminada en la que se incorpora la descripción de datos de evidencia de un procedimiento u operación, que puede estar diseñado en papel o medio electrónico. Registros: Información documentada que provee evidencia objetiva de las actividades ejecutadas o resultados obtenidos. Representa el cuarto nivel de la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad. Lista de documentación del SGC: Es la relación que define cuáles son los diferentes documentos del Sistema de Gestión de la Calidad y su control, así como los responsables de ejercerlo. Rev. Revisión: Es el número que corresponde a la versión actual del documento o formato. Página 4 de 8

5 7.0 REFERENCIAS MX-9001-IMNC-2008 MC01 F05 PDI01 Sistema de Gestión de la Calidad Requisitos Manual de Gestión de la Calidad Lista de Documentación del SGC. 8.0 REGISTROS DE CALIDAD F01 PDI01 F02 PDI01 F03 PDI01 F04 PDI01 Formato Manual de Gestión de la Calidad Formato Procedimiento Formato Instrucción de Trabajo Solicitud de Modificación de Documentos. 9.0 CONTROL DE CAMBIOS REVISIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO 0 Diciembre, 2009 Creación del Sistema de Gestión de Calidad 1 Abril 2010 Detallar la Tabla para la elaboración y aprobación de documentos Página 5 de 8

6 10.0 ANEXOS ANEXO I Codificación para la identificación de los Documentos del SGC SIGLAS DI SA AT IN AP MC MPC Sin código P I F Proceso de Dirección. SIGNIFICADO Proceso de Servicios Académicos. Proceso de Administración de Trámites Escolares. Proceso de Investigación. Proceso de Soporte o Apoyo. Manual de Gestión de la Calidad. Manual de Planeación de la Calidad. Manual de Organización, Mapas de proceso, Tablas para trámites de documentos oficiales, Matriz de Competencia. otros manuales. Procedimiento. Instrucción de Trabajo. Formato. 00 Consecutivo numérico. Integración del código de los Documentos del SGC: La estructura de la codificación para la documentación será de acuerdo al siguiente orden: Primero: Las siglas del tipo de documento. Segundo: Indicar las siglas del proceso correspondiente. Tercero: El número consecutivo del documento (En el caso de las Instrucciones de trabajo anotar enseguida el procedimiento del que se derivan). Ejemplos: Tipo de Documento Código Ejemplo del significado en la integración del código Manuales MC 01 Primer documento del Manual de Gestión de la Calidad. Procedimientos PSA01 Primer procedimiento del proceso de Servicios Académicos. Instrucciones de Trabajo I01 PSA 01 Primera instrucción de trabajo del primer procedimiento del proceso de Servicios Académicos. (Cuando la instrucción de trabajo no se derive de ningún procedimiento en particular, hará referencia sólo al proceso). Formatos F05 PSA 01 Quinto formato del primer procedimiento del proceso de Servicios Académicos y/o también se identifican por su título. Página 6 de 8

7 Anexo II: Documento Procedimientos e Instrucciones de Trabajo Encabezado: Estructura de los documentos del SGC Contenido de los Documentos Logo de Institución (ENEO lado izquierdo UNAM lado derecho).- El oficialmente vigente. Nombre del documento.- El nombre con el que se conoce al documento. Ejemplo: Procedimiento de Control de Documentos y Registros. Control de Emisión (elaboró, revisó y autorizó; clave, revisión y emisión).- Sólo en la portada. 1.0 Objetivo 2.0 Alcance 3.0 Lineamientos 4.0 Descripción de actividades 5.0 Glosario 6.0 Referencias 7.0 Registros de calidad 8.0 Control de cambios 9.0 Anexos Nota: En las Instrucciones de trabajo en lugar de los lineamientos van las herramientas a utilizar y en vez de la descripción de actividades y glosario anotar los pasos de la instrucción, por lo que la numeración es de 8 puntos. Pié de página: Numeración del documento. Otros documentos Manual de Gestión de la Calidad: Portada (nombre del documento y control de emisión), índice, objetivos, alcance, exclusiones, lineamientos para el uso del manual, antecedentes históricos, requisitos del SGC, glosario, control de cambios, anexos. Manual de Planeación de la Calidad: Portada (nombre del documento y control de emisión), índice, objetivos, alcance, lineamientos para el uso del manual, modelo de identificación de los procesos, mapas de proceso, planes de calidad y tabla de indicadores, glosario, control de cambios, anexos. El contenido de los demás documentos requeridos por el SGC puede variar dependiendo de los requisitos que cumplen. Página 7 de 8

8 Anexo III: Tabla para la elaboración y aprobación de documentos: Estructura documental Nivel1 Tipo de documento Manual de Gestión de la Calidad Elabora (responsable) Representante de la Dirección Revisa (responsable) Secretaria General Autoriza (responsable) Manual de Planeación de la Calidad Jefes de División / Secretaría de Planeación y Evaluación / Secretario de Asuntos Escolares Jefes de División / Secretario de Asuntos Escolares Secretario General / Representante de la Dirección Nivel 2 Matriz de Competencia Secretaria Administrativa Secretaria General Procedimientos Representante de la Dirección Secretaria Normativos General Procedimientos Operativos Puesto o puestos que detectaron la necesidad del documento Nivel 3 Instrucciones de trabajo Puesto o puestos que detectaron la necesidad del documento Documentación técnica Puesto o puestos que detectaron la necesidad del documento Jefe o Jefes de División o Nivel inmediato Superior Jefe o Jefes de División o Nivel inmediato Superior Jefe o Jefes de División o Nivel inmediato Superior Secretaria General / Secretaria General / Secretaría Administrativa/ Secretaría General Nivel 4 Registros de la Calidad Se consideran autorizados al pertenecer a un documento del SGC, aunque es necesario elaborar una Solicitud de documentos del SGC cuando se actualice un formato de manera independiente de estos. Nota: El Manual de Organización es de carácter institucional en la UNAM, por lo que las aprobaciones necesarias se reciben de la Subdirección de Estudios Administrativos de la Dirección General de Presupuesto. Página 8 de 8