DOCUMENTO NO CONTROLADO

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2 Página 2 de 8 INDICE 1. OBJETIVO ALCANCE RESPONSABILIDADES Gerente De Marketing Productos Gerentes De Departamento Nacional Y Europa Gerente Grupos E Incentivos Webmaster Asistentes Comerciales DEFINICIONES MODO OPERATIVO Envíos Masivos Propuesta Gráfica Actualización y/o Desarrollo de Web e Intraweb INDICADOR REGISTROS REFERENCIAS ANEXOS CONTROL DE CAMBIOS... 6

3 Página 3 de 8 1. OBJETIVO Confeccionar, desarrollar y programar, colaborando y apoyando en la labor de Marketing de la Empresa para que la oferta de programas, promociones e información llegue a los clientes. 2. ALCANCE Marketing y Ventas por medio de Mails masivos a nuestra base de datos, mantención de página Web de CTS. Este procedimiento aplica para todas las actividades de marketing que se realizan ya sea por envíos de mails masivos o actualización de la página web de CTS 3. RESPONSABILIDADES 3.1 Gerente de Marketing Productos Es responsable de: Enviar los programas dirigidos al los mercados de Brasil y Latinoamérica y/o textos corregidos a webmaster para que esta última produzca el diseño, en el soporte requerido (Mails masivos). Corrección de lo realizado por Webmaster y posterior aprobación. 3.2 Gerentes de Departamento Nacional y Europa Es responsable de: Enviar los programas y/o textos corregidos a webmaster para que esta última produzca el diseño, en el soporte requerido (Mails Masivos). Corrección de lo realizado por Webmaster y posterior aprobación. 3.3 Gerente Grupos e Incentivos Es responsable de Esporádicamente, enviar material a Webmaster para la publicación de Congresos. 3.4 Webmaster Es responsable de: Producción y corrección de mails masivos y sitio Web. Desarrollar material de Congresos de acuerdo a las pautas entregadas por la Gerencia de Grupos e Incentivos. Mantención y actualización de información en la página Web de CTS.

4 3.5 Asistentes Comerciales Son responsables de: PROC-MP-WM-001 Página 4 de 8 Actualizar la base de datos de acuerdo a su mercado. 4. DEFINICIONES MAILS MASIVOS: Envío y desarrollo de mails de acuerdo a la base datos de e- mail informados a Web master. WEBMASTER: Diseñador Web, encargado de la publicación del contenido. 5. MODO OPERATIVO 5.1 Envíos Masivos Cada Departamento (Latinoamérica y Brasil, Europa y Nacional) envía al Webmaster el original revisado de la información a enviar, para adecuar el diseño en mails masivo, con mínimo 24 horas antes del envío. Dentro de esas 24 horas, la Webmaster enviará al Departamento solicitante, el mail original para su aprobación. Se calendarizan los envíos del siguiente modo: Martes: Brasil y Latinoamérica Lunes: Nacional Jueves: Europa De acuerdo a la base de datos de de clientes registrados en PC del Webmaster (ordenados por país, ciudad y nombre de empresa) se hacen lo envíos. Esto se realiza de acuerdo a instrucciones recibidas de cada Departamento y a la calendarización preestablecida. Una vez realizado el envío de s, la Webmaster anota en la base de datos la razón de porque aquellos mails rebotaron. Automáticamente estos quedan eliminados de la base de datos para futuros envíos, siendo de responsabilidad del asistente comercial de cada mercado actualizar los s informados. Eventualmente, de acuerdo a la solicitud del departamento de Grupos e Incentivos, la Webmaster desarrolla material relacionado a la oferta de CTS para determinados congresos. 5.2 Propuesta Gráfica Después de la primera validación, la Gerente de Marketing y productos envía el diseño para que se desarrolle la propuesta gráfica, (Fotos, tipografía, colores, etc.), una vez

5 Página 5 de 8 hecho esto, se sube el archivo a FTP y se notifica a los involucrados en el proceso de validación del diseño. Además se informa la fecha en que será enviado a los clientes. Para las programaciones que se envían desde el departamento de Nacional y Europa, son ellos quienes fijan la fecha de envío masivo, luego de aprobar la propuesta gráfica. También ocasionalmente se elabora material de promoción (Colgador de puerta, libreta, dípticos, etc). 5.3 Actualización y/o Desarrollo de Web e Intraweb Cada vez que se requiera, se actualiza la información de la página Web de CTS, incorporando a la página nueva información. Así también cuando se requiere, se actualiza, respalda o bien se desarrollan nuevas secciones relativas al sitio de uso interno (Intraweb) 6. INDICADOR Proceso Clave Indicador Rango de aceptación Frecuencia de Medición No aplica 7. REGISTROS Identificación del Registro Solicitudes de envío por mail Listado de mail para envío masivo Planilla Excel general de envíos Código No Aplica DOCU- MP-WM- 002 DOCU- MP-WM REFERENCIAS Responsable Webmaster Webmaster Webmaster Protección Microsoft Outlook PC Webmaster PC Webmaster Recuperación Carpetas Locales/ Nacional/ Europa/ Grupos/Maili ng/ Otros E:\mailing\ar chivos_maili ng E:\mailing\ar chivos_maili ng Almacenamiento Retención Indefinido ISO 9001:208, Sección Comunicación con el Cliente NCH 3067 Sección 6.3 Imagen Corporativa o Publicidad Disposición final Se mantiene Indefinido Se Alimenta Indefinido Se Alimenta Soporte Digital Digital Digital

6 Página 6 de 8 9. ANEXOS I. Planilla Excel General de Envios DOCU-MP-WM-001 II. Base Datos s (Ordenados por país, ciudad y nombre de empresa). 10. CONTROL DE CAMBIOS VERSION FECHA MODIFICACIONES V Se modifico el Alcance (punto2) Se modifico las responsabilidades de Gerente de Marketing, indicando a quienes son enviados los programas corregidos (mercados de Brasil y Latinoamérica) Se eliminaron las responsabilidades de Gerente de Operaciones Europa, ahora incluidas en el punto 3.2 Se modifico el termino Mailing por Mails masivos en los puntos 2 (1º línea), 3.1 Gerente de Marketing y Productos, 3.2 Gerentes del Departamento Nacional y Europa, 3.4 de Webmaster, punto 4 Definiciones, 1º párrafo del Modo Operativo Punto 5. Se modifico la definición de Webmaster en el punto 4. Se modificaron el 1º y 3º párrafo del Modo Operativo (punto 5) Se agrego el registro de Solicitudes en el punto 7. V Se modifico el 3º y 4º párrafo del punto 5 Modo operativo V Se dividió el Modo Operativo (Punto 5) en: 5.1 Envío Masivos 5.2 Propuesta Grafica 5.3 Actualización y/o desarrollo de Web e Intraweb Se modifico el Código y Disposición Final del Registro Solicitudes de Envío por Mail en el Punto 7. Se agregaron los Registros: Listado de mail para envío masivo y Planilla Excel general de envíos.

7 Página 7 de 8 ANEXOS I. Planilla Excel General Envíos DOCU- MP-WM-001

8 Página 8 de 8 II. Imagen Base De Datos s