RESGUARDO DE INFORMACION DE SIARUV

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1 1 DE 9 RESGUARDO DE INFORMACION DE SIARUV Responsable Revisó Aprobó Nombre MTE Rosalina Vázquez Tapia MTE Rosalina Vázquez Tapia Dr. Luis del Castillo Mora Puesto Directora de la de Directora de la de Director General del Sistema de Bibliotecas de Firma

2 2 DE 9 1. Objetivo Definir los controles necesarios para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación y disposición de los registros generados para evidencia en el proceso de Red Universitaria de Videoconferencia a través del SIARUV así como aquellos necesarios para la contención en caso de mal funcionamiento. 2. Alcance Este procedimiento se aplica a todas las salas actuales de a cargo de la Dirección de (DBV), debe además de ser conocido y puesto en práctica por el personal encargado de estas actividades. 3. Responsables Directora de (DBV) Asistente Administrativo (AA) Coordinador de Salas (CS) Sala (RS) Programador de Software (PS) 4. Definiciones Base de datos Servidor Web Respaldos de información Programador de Software (PS) Es el Sistema Administrador de la Red Universitaria de Videoconferencia y es una aplicación web que permite llevar el control administrativo del proceso de RUV ubicada a través de la URL: Es una colección de información organizada de forma que un programa o aplicación para computadora pueda seleccionar rápidamente datos que sean requeridos. Es almacenada y utilizada de forma electrónica. Es una computadora de gran capacidad que almacena programas, información y contenido multimedia como videos o archivos de sonido y permite disponer este contenido a usuarios específicos. Los respaldos de información realizados aseguran que en caso de mal funcionamiento de la infraestructura, la información relacionada con el proceso de RUV pueda ser restablecida sin problemas. Es el responsable técnico del encargado de realizar los respaldos de la base de datos, administrar el servidor web y monitorear su correcto funcionamiento, en caso de contención es el responsable de corregir y depurar cuestiones de fallas técnicas de red y acceso al sistema. 5. Desarrollo No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN ÁREA 1 Identificación Para identificar los registros que se generan en el proceso de Red Universitaria de Videoconferencia se cuenta con los siguientes códigos: SB-DBV-FRM-01 (Solicitud de servicio) SB-DBV-FRM-02 (Inspección preventiva) SB-DBV-FRM-04 (Cotización del servicio) (Reporte de Uso) SB-DBV-FRM-06 (Oficio de Cobro) SB-DBV-FRM-07 (Bitácora de quejas, felicitaciones y sugerencias) SB-DBV-FRM-08 (Reporte de falla) MATERIAL O EQUIPO DOCUMENTO O REGISTRO SB-DBV-FRM-01 SB-DBV-FRM-02 SB-DBV-FRM-04 SB-DBV-FRM-06 SB-DBV-FRM-07 SB-DBV-FRM-08 SB-DBV-FRM-10 SB-DBV-FRM-11 REQUISITO Registrar toda la información requerida en cada uno de los registros.

3 3 DE 9 (Encuesta de servicio) SB-DBV-FRM-10 (Prueba de Factibilidad) SB-DBV-FRM-11 (Prueba de Factibilidad para VCF en línea) (Reporte de uso para VCF en línea) Cada registro se genera automáticamente a través del en las diferentes etapas del procedimiento para cada una de las solicitudes de. 2 Almacenamiento Todos los registros se almacenan a través del SIA- RUV en una base de datos ubicada en un servidor web dedicado. Los únicos registros que además de estar disponibles de forma virtual se generan durante el procedimiento de la RUV de forma impresa son: (Reporte de Uso) (Encuesta de Satisfacción) (Reporte de uso de vcf en línea) Esto porque son registros que muestran la aceptación de los usuarios por la prestación del servicio mediante su firma, se almacenan en una carpeta ubicada en las oficinas de la Dirección de con un tiempo de retención de 1 año. La carpeta donde se ubican estos registros es: El formato SB- DBV-FRM.05 deberá estar firmado por el usuario. El formato de encuesta debera estar contestado por el usuario. Control de Realización de Producto y Retroalimentación con el usuario Incluye Evidencia de Formatos 3 Protección El servidor web que sirve para almacenar y preservar la información está ubicado en el Centro de Datos Institucional por lo que físicamente cuenta con las siguientes seguridades: Instalaciones cerradas con acceso controlado. Control de la temperatura óptima para el buen funcionamiento del servidor. Sistema eléctrico conformado por tierra física y pararrayos tipo Faraday. Sistema eléctrico regulado. En cuanto al control de acceso y seguridad en el sistema operativo cuenta con las siguientes seguridades: Acceso remoto controlado por dirección IP (este acceso está restringido exclusivamente al PS). Servidores en base Linux/Unix. Acceso por contraseñas al sistema. El sistema se puede acceder desde cualquier computadora. Área Soporte Técnologico de la Servidor y Computadoras para acceso remoto Las oficinas de la Dirección de que es el lugar para almacenar la información de evidencia impresa cuenta con los siguientes medios de seguridad: Detector de humo y extinguidor para casos de emergencia. El acceso está restringido únicamente

4 4 DE 9 al personal declarado en el proceso bajo la previa autorización de la Directora de. El edificio donde está ubicada las oficinas de la Dirección de Biblioteca Virtual cuenta con la señalética adecuada para casos de emergencia y extinguidores en cada uno de los 3 niveles. 4 Respaldo y Recuperación Los respaldos de la información de se realizan semanalmente registrándose en un diario la bitácora de respaldo con la siguiente información: - Fecha - Ruta del archivo - Tamaño del archivo y - Nombre del archivo Estos respaldos están ubicados en el servidor web y están a cargo del PS. Área Mantenimiento Web de la Computadoras Cuando el tiempo de retención concluye se genera un archivo electrónico con esta información y se almacena dentro del servidor web, esta actividad también la realiza el PS. 5 Disposición Los registros electrónicos están disponibles para su consulta a través del o bien aquellos registros impresos ubicados en la siguiente carpeta en las oficinas de la Dirección de : Control de Realización de Producto y Retroalimentación con el usuario Incluye Evidencia de Formatos 6 Contención En caso de presentarse alguna falla en el el PS es el encargado de dar seguimiento y, si debido a esta falla no se puede utilizar los RS y CS utilizarán los formatos impresos para registrar información y posteriormente capturarla en el sistema. Servidor Web Computadoras Área Mantenimiento Web de la 6. Registros Código Nombre del Formato o Registro Medio de Almacenamiento PAPEL ELECTRONICO Tiempo de Retención Lugar de Almacenamiento SB-DBV-FRM-01 Solicitud del servicio de X 1 año Servidor SB-DBV-FRM-02 Inspección Preventiva X 1 año Servidor SB-DBV-FRM-04 Cotización X 1 año Servidor Disposición después del período de retención

5 5 DE 9 Reporte de uso de sala X X 1 año SB-DBV-FRM-06 Oficio de cobro X 1 año Servidor SB-DBV-FRM-07 Bitacora de quejas, felicitaciones y sugerencias X 1 año Servidor SB-DBV-FRM-08 Reporte técnico de falla X 1 año Servidor Evaluación del servicio X X 1 año SB-DBV-FRM-10 Prueba de factibilidad X 1 año Servidor SB-DBV-FRM-11 Prueba de Factibilidad para en línea Reporte de Uso para en línea X 1 año Servidor X X 1 año 7. Referencias ISO 9001:2008 sistemas de Gestión de la Calidad Requisitos Manual de Calidad Procedimiento Control de Documentos y Registros Guía de Análisis de Datos Guía de la Retroalimentación con el usuario Procedimientos de la RUV Videoconferencia SD/HD Procedimiento de la RUV Videoconferencia en línea MAC DIG-GEC-PRC-01 SB-DBV-GIA-01 SB-DBV-GIA-02 SB-DBV-PRC-01 SB-DBV-PRC Instructivos Relacionados No aplica 9. Control de Cambios SECCIÓN VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO Todas Ed.2v0 Edición inicial de documento. 10. Anexos No Aplica