PROCEDIMIENTO CONTROL DOCUMENTOS Y REGISTROS

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1 Página 1 de PROPÓSITO Y ALCANCE Este procedimiento establece la emisión, aprobación y administración de los documentos; la administración y seguridad de los datos en archivos digitales y la metodología de identificación, recolección, codificación, acceso, archivo, conservación y disposición de los registros. Este procedimiento es aplicable para todos los documentos y datos internos y externos y registros relativos al sistema de gestión. Los documentos y datos del Sistema Integrado de Gestión describen el modo de efectuar y controlar las operaciones. Es esencial que los mismos sean de empleo fácil, que cubran todos los aspectos requeridos, y que estén controlados, en cuanto a su revisión, aprobación, distribución y vigencia. Los registros permiten reunir las evidencias objetivas de que las actividades realizadas cumplen con los requisitos especificados, tanto los correspondientes al Cliente como a los normativos; y que el Sistema Integrado Gestión que está implementado es eficaz. Este documento es aplicable en todas las áreas y personal que tiene responsabilidades y atribuciones para el control de los procesos considerados en el Sistema Integrado de Gestión. 2. REFERENCIAS Norma ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de la Calidad NCh 2909:2004 Sistema de Gestión PYME 3. DEFINICIONES Manual Integrado de Gestión: Documento que define el Sistema Integrado de Gestión de la Empresa. Plan de Calidad: Documento que explica la manera en que se cumplen los requisitos del Sistema Integrado de Gestión, para contratos u obras en articular. SIG: Sistema Integrado de Gestión. Procedimientos de Trabajo: Documento que describe la forma en que se desarrolla un proceso o tarea y sus responsables. Instructivos de Trabajo: Documento que se genera de acuerdo a un trabajo específico con una descripción simple de la actividad y con el detalle necesario, sus responsables y los registros asociados (si corresponde). Registro: Documento que proporciona resultados conseguidos o evidencias objetivas de actividades realizadas. Pueden tomar forma como medios físicos (papel) o archivos digitales.

2 Página 2 de 10 Comité de Calidad: Quienes canalizan los documentos hacia Gerencia General para su revisión, corrección o aprobación. 4. RESPONSABILIDADES Todos los integrantes de la Empresa, deben utilizar solamente la versión vigente y aprobada de cada documento para la realización de sus tareas. Cada usuario es responsable de la seguridad de los datos digitales. En el punto 5.4 se define quiénes están autorizados para elaborar, revisar y aprobar documentos. 5. DESARROLLO 5.1 Formatos de los documentos: Para los documentos del Manual, del SIG se utiliza un formato normalizado, en hoja tamaño carta, con encabezado y pie de página, que permiten su identificación. La primera hoja del documento es de identificación, y debe estar en el siguiente orden: Encabezado de Página (a) (b) (c) (d) (e) (a) (b) Título: Se indica el nombre que identifica el documento. Código: Código (c) Versión: Identifica la versión del documento. (d) Fecha : Fecha de aprobación de la versión del documento. (e) Página : Número de páginas del documento: Página Nº de Nº. Pié de Página (f) Comité de Calidad (g) Mario Rivas y/o Manuel Acoria (h) Mario Rivas y/o Manuel Acoria

3 Página 3 de 10 (f) Preparado por: Persona responsable de la elaboración del documento. (g) Revisado por: Persona que da conformidad a la revisión (adecuación técnica) del documento. (h) Aprobado por: Persona responsable por la aprobación (adecuación con el propósito de gestión y autorización de aplicación) del documento generado. La última hoja del documento es de control, y debe ir en el siguiente orden: Registro: Se indican los registros que se desprenden de las actividades. Modificaciones: Tabla en la cual se registran las modificaciones y/o cambios efectuados al contenido del documento Versión Fecha Cambios Nota: Existen situaciones en que Clientes aportan sus formatos (Forma) para ser completados con los contenidos de documentos Agelec (Fondo) para su uso en dependencias de dichos Clientes. Estos documentos son de carácter transitorio hasta la finalización de la faena en que se utilizan. Los formatos aportados son indicados en la Lista de Documentos Externos como Documentos Transitorios 5.2 Codificación de los documentos utilizados en terreno (operativos). ÁREA PROYECTOS ESPECIALES Los Procedimientos de Trabajo del área de Proyectos Especiales (PE) se codifican como: P PE GP Y, donde P es Procedimiento, PE Proyectos Especiales, GP significa Grupo de Pruebas e Y es el número correlativo del Documento.

4 Página 4 de Para los Registros el formato es libre de acuerdo a la necesidad. Aquellos registros en formatos específicos (no aquellos pre impresos), llevan la siguiente codificación: F GPE GP Y, donde F es el Formato (o Protocolo), GPE Grupo Proyectos Especiales, GP Grupo de Pruebas e Y es el número correlativo. F-GPE-GP-123 (Versión 01) FECHA: OBRA: SOLICITANTE ING. DE PRUEBA INSPECTOR PROTOCOLO DE PRUEBAS MEDIDA DE RESISTIVIDAD DE TERRENO UBICACIÓN: TIPO DE TERRENO FECHA MEDICION El registro de revisiones de los Procedimientos se lleva a cabo de la siguiente forma: Versión Descripción Elaborado por Fecha Aprobado por Fecha X XX XX XX XX XX ÁREA DE MONTAJE Los Procedimientos de Trabajo del área de Montaje se codifican como: AG PO E Código Contrato N xxx y AG PG E Cliente N xxx, donde: AG (Agelec) PO (Operacional) E (eléctrico) Cliente N correlativo de 3 dígitos AG (Agelec) PG (Gestión) E (eléctrico ) Cliente N correlativo de 3 dígitos AG PX E N xxx Procedimiento para Instalación de Tableros Eléctricos MANUEL ACORIA Y CÍA. LTDA. Rev. Página de

5 Página 5 de Los Instructivos de trabajo se codifican como: AG IT E Cliente N xxx, donde: AG (Agelec) IT (Instructivo de trabajo) E (eléctrico) Cliente N correlativo AG IT E Cliente N xxx Instructivo de Trabajo para la Recepción y Traslado de Tableros Eléctricos MANUEL ACORIA Y CÍA. LTDA. Rev. Página de Nota: En la codificación de tanto procedimientos como instructivos, Para los Registros/Protocolos el formato es libre de acuerdo a la necesidad. Aquellos registros en formatos específicos (no aquellos pre impresos), llevan la siguiente codificación: AG RG O Cliente N xxx / N xxx, donde: AG (Agelec) RG (registro) O (Operacional) Cliente N Procedim. Asociado N correlativo registro El registro de revisiones de los Procedimientos e Instructivos se lleva a cabo de la siguiente forma: Rev. Fecha Nombre Fecha Nombre Fecha Nombre X xx/xx/xxx xx/xx/xxxx DEPARTAMENTO PREVENCIÓN xx/xx/xxx x El desarrollo de la documentación para el departamento de prevención, considera sus propios formatos, estructura y método de codificación, tanto, para sus programas de trabajo como sus procedimientos, instructivos y registros. 5.3 Contenido de los documentos Manual de Sistema Integrado Gestión Describe el alcance, las exclusiones aplicables, interacción de los procesos (mapa de procesos) y la referencia a los Procedimientos aplicables al SIG, tanto para los requisitos 9001 como para los 2909).

6 Página 6 de Procedimientos documentados (sólo los aplicables al cumplimiento de los requisitos normativos de 9001 y 2909) 1. Propósito y alcance: motivo por el cual se requiere el procedimiento, y actividades / procesos a los que se aplica. 2. Definiciones: explicación clara de la terminología utilizada 3. Responsabilidades: funciones de los principales responsables por la aplicación del procedimiento. 4. Desarrollo: cuerpo principal, donde se explica lo que se hace, quién, cuándo y cómo. El detalle es el necesario en cada caso para asegurar que lo esencial del proceso está documentado y controlado. 5. Registros: se generan para evidenciar el cumplimiento de la actividad. De acuerdo a la necesidad, los registros se identificarán con el logo de la Empresa, su título, su código, y su propia revisión. 6. Modificaciones: resumen de cambios respecto a la revisión anterior. Nota: Los procedimientos que responden a requerimientos 2909, adicionan las Referencias, Distribución del Documento y Tabla de Control de Registros Los planes de calidad, tienen su estructura propia definida en Procedimiento P Control de Documentos Internos Preparación, Revisión y Aprobación Documento Preparado por Revisado por Aprobado por Manual Integrado de M. Rivas y/o Comité de Calidad M. Rivas y/o M. Acoria Gestión M.Acoria Matrices, Listas M. Rivas y/o M. Comité de Calidad M. Rivas y/o M. Acoria Maestras Acoria M. Rivas y/o M. Procedimientos del SIG Comité Calidad M. Rivas y/o M. Acoria Acoria Procedimiento de Gerente responsable del Gerente responsable Trabajo, Planes, Jefes Áreas área. del área. Protocolos Instrucciones de Trabajo Jefes Áreas M. Rivas y/o M. Acoria Los datos de los responsables de cada documento se encuentran en el Pié de Página. M. Rivas y/o M. Acoria Elaboración/preparación: Es la acción de confeccionar la documentación, en forma y contenido, según las pautas indicadas en este procedimiento.

7 Página 7 de 10 Revisión: Es la acción de verificar que el documento es técnicamente adecuado y que cumpla el objetivo de constituir un método efectivo para el cumplimiento de la actividad y sus resultados. Aprobación: Es la acción de asegurar que el documento cumple las especificaciones de elaboración de documentos y de que sea apropiado a los objetivos del SIG Control de la documentación generada internamente Todo documento posee un número de Versión en el Encabezado, que va aumentando en forma correlativa a partir de 00 en la medida que experimente modificaciones. La versión 00 corresponde a cuando un documento entra en vigencia por primera vez, por lo cual se refleja en la tabla de modificaciones, indicando en los cambios Versión Inicial. Las ediciones vigentes de los documentos, registros y formularios es la que se indica en la Lista Documentos y Registros D / La fecha de entrada en vigencia de los documentos es la indicada en el Encabezado. Los documentos oficiales y validos del SIG son los que se encuentran alojados en la red computacional de la Empresa (Unidad V:) una carpeta identificada como Gestor Documental ISO Agelec. Estos deben estar en formato PDF y firmados de forma digital en la primera página del documento por los cargos indicados en el punto de este documento Generación y Aprobación de Documentos: La revisión de los documentos del SIG es realizada anualmente por el Encargado SIG para mantenerlos actualizados. Cuando se genere la necesidad de crear o modificar un documento del SIG, el dueño del proceso a documentar es responsable de generar el borrador o modificación para posteriormente, entregarlo al Comité de Calidad, dicho comité canaliza el documento a Gerencia del Área para que proceda a su revisión, corrección o aprobación Distribución Todo documento que cuente con la aprobación de la respectiva Gerencia del Área es distribuido y será responsabilidad del área emisora. Las áreas administrativas/operativas, podrán obtener copias controladas de la documentación, la cual será entregada por Encargado SIG, (copia impresa y con timbre de copia controlada en primera página). Nota 01: Toda copia impresa por las áreas o fotocopiada es considerada una copia no controlada.

8 Página 8 de 10 Casa Matriz (incluida Sucursales) Para conocimiento y consulta general del personal se instalará en la red computacional de la Empresa (Unidad V:) una carpeta identificada como Gestor Documental SIG Agelec que contendrá todos los documentos correspondientes al SIG, APROBADOS y VIGENTES. La incorporación o modificación de documentos correspondientes al SIG serán notificados por correo electrónico. Faenas en Terreno Para las faenas en terreno se mantendrán los documentos aprobados por las gerencias responsables en la red computacional de la Empresa (Unidad V:) una carpeta identificada como Gestor Documental SIG Agelec que contendrá todos los documentos correspondientes al servicio, APROBADOS y VIGENTES. Además las faenas definirán la documentación a utilizar y luego la mantendrán impresa en obra. Nota: Todos los documentos impresos en obra se consideran documentos no controlados Modificaciones a los documentos internos Toda vez que un documento sea modificado, se reemplazará su versión en la red computacional y se informará al personal involucrado de dicha modificación vía correo electrónico. Como mínimo, anualmente, se revisa el contenido de los documentos a fin de comprobar su continua adecuación, esto será realizado por el Encargado SIG y deberá ser establecido en la Planificación del Sistema Integrado de Gestión. El motivo de los cambios se indica en forma resumida, en cada uno de los Procedimientos e Instructivos de Trabajo en la tabla de modificaciones. Al producirse un cambio en los documentos, se reemplazan todas las copias existentes en la carpeta del gestor documental y copias impresas correspondientes y se difundirán los cambios por correo electrónico. Las copias obsoletas son eliminadas de forma inmediata de la carpeta digital Control de Documentos Externos Normas Nacionales e Internacionales: Se archivarán en carpetas manuales destinadas para este efecto. El listado con estos documentos se ubicará en la red de computacional de la Empresa: Lista de Documentos Externos. Las normas en sistema digital son almacenadas en la red de datos de la Empresa y son de responsabilidad de la Secretaria del Área respectiva.

9 Página 9 de 10 Anualmente la Secretaria del área respectiva debe revisar la vigencia de las normas utilizas. Esto debe realizarlo revisando los catálogos en línea de cada norma. Planos, Especificaciones Técnicas y Administrativas: En general vienen adjuntos a los requerimientos de los Clientes y se archivan con el contrato y documentos asociados y serán resguardados por la Secretaria del Área respectiva, mientras dure la obra. Luego se almacenarán en cajas o archivadores manuales en bodega Control de los Registros Todo registro se desprende como evidencia de alguna actividad implementada según el SIG, por alguno de los siguientes motivos: - Exigencia de la Norma ISO 9001: Exigencias de la Norma Ch 2909:2004 Exigencia de un reglamento, norma o ley específica relacionada con las actividades de la Empresa - Solicitud de un Cliente - Interés propio de la Empresa Los registros exigibles están definidos en cada uno de los respectivos procedimientos y/o instrucciones que los originan. Todo registro se indica en la Lista de Documentos y Registros Todo registro es válido si cumple con lo siguiente: - Está unívocamente relacionado con la actividad a que hace referencia; - Contiene los datos mínimos necesarios para constituir la evidencia objetiva esperada; - Identifica al responsable de la actividad (por nombre, iniciales o firma); - Tiene la fecha en la cual acontecieron los hechos registrados; - Es legible y reproducible (durante todo su tiempo de conservación) Archivo de los registros El lugar de archivo debe ser de fácil y lógica ubicación. Según el tipo de registro, los archivos pueden estar en archivadores, carpetas, folios, cajas de archivo, contenedores especiales, estanterías, archivos digitales, etc. En cualquier caso, debe asegurarse su protección contra daños, deterioros o pérdidas. El ordenamiento de los registros puede ser por: orden correlativo, cliente, orden cronológico, proveedor, nombre personal, orden alfabético, etc. - Transcurrido el tiempo mínimo de conservación, el Área responsable del registro procederá a su destrucción, o si lo considerara conveniente podrá decidir un nuevo período de guarda en condiciones especiales (archivos generales en bodega, etc.).

10 Página 10 de 10 - La recuperación de los registros está establecida para cada registro en el listado de documentos y registros. 5.8 Control de los datos Todos los datos en archivos digitales que afecten al SIG (Registros), son almacenados en el servidor de datos en directorios denominados específicamente. Cada estación de trabajo posee un antivirus residente para protección. Periódicamente se realizan escaneos de discos y se mantienen las actualizaciones. Cuando se requiera utilizar programas o archivos desconocidos o de procedencia dudosa, se debe enviar el archivo al Depto. De Informática, para análisis antes de su uso. La documentación posee un respaldo en formato digital almacenado en el Depto. De Informática con una copia fuera de la Empresa. A fin de salvaguardar los correos electrónicos, cada correo recibido es duplicado en una cuenta que se encuentra en la WEB 6. REGISTROS Lista de documentos y registros D / D Respaldos de información (back up) 7. MODIFICACIONES Versión Fecha Cambios 00 Versión Inicial.