PROCEDIMIENTO ARQUEO DE CAJA

Transcripción

1 LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO TIENE UN NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD INTERNA DE LA EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE POPAYAN EMTEL.S.A.E.S.P LA UTILIZACIÓN O DIFUSIÓN NO AUTORIZADA DE ESTA INFORMACIÓN ESTÁ PROHIBIDA POR LA LEY PROCEDIMIENTO ARQUEO DE CAJA ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Firma: Firma: Firma: Nombre: Martha Cecilia Calvache Nombre: Diana Lorena Astudillo Q Nombre: Daniel Alejandro Pajoy B. Cargo: Auxiliar Contable Cargo: Respon Subproceso Facturación y Cargo: Gerente. Fecha:29/09/2017 Fecha: 29/09/2017 Fecha: 29/09/2017

2 CONTROL DE MODIFICACIONES VERSIÓN FECHA CAMBIOS REALIZADOS INCORPORÓ 01 29/09/2017 Elaboración del Documento Martha Calvache Página 2 de 6

3 Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES CONDICIONES GENERALES DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACCIONES CONTINGENTES DOCUMENTOS DE REFERENCIA REGISTROS DE CALIDAD ANEXOS... 6 Página 3 de 6

4 1. OBJETIVO Realizar arqueo de caja menor mediante la verificación de los documentos soportes y su oportuno registro, con el fin de comprobar su correcto funcionamiento y la efectiva aplicación de controles. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia desde fijar la fecha del Arqueo de Caja y termina con la impresión del formato GF.FR.01 Arqueo de Caja con sus respectivas firmas. 3. DEFINICIONES Arqueo: Proceso mediante el cual se verifica el dinero que hay físicamente en caja en un momento determinado. Cuadro diario de Caja: Registro del recaudo de caja del día Epimet: Sistema de información para administrar los registros de caja diarios de la empresa 4. CONDICIONES GENERALES Los arqueos de caja se realizan en fechas no previstas por el cajero, se llega al sitio donde labora el cajero. Se inicia con la impresión de los registros realizados en el día, el conteo físico de lo recaudado y finalmente la impresión del formato de arqueo de caja, firmado por el cajero y quien efectúa el arqueo. 5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No. Actividad / Descripción Responsable Registro/Documento PROGRAMAR DÍA Y HORA 1 Se elige un día y hora al azar para realizar el arqueo de caja. Cronograma Interno de Arqueo de Caja REALIZAR ARQUEO DE CAJA 2 Dirigirse a la caja principal de la empresa y solicitar al personal responsable la impresión de los recaudos Página 4 de 6

5 registrados en el día, se procede a realizar el conteo físico de monedas, billetes, cheques, comprobantes de tarjetas debito o crédito. Si hay un faltante, el responsable de la caja debe asumirlo el mismo día por cuantía menor, y si es superior se debe hacer un descuento por nomina debidamente autorizado de acuerdo al proceso de verificación. Si hay un sobrante se debe hacer una revisión de las transacciones realizadas durante el día, para determinar cuál es su causa y realizar la respectiva consignación a la cuenta asignada. NOTA 1: Si el Arqueo de Caja se realiza en horario de atención al público, se debe cerrar la ventanilla mientras se efectúa. DILIGENCIAR FORMATO DE ARQUEO DE CAJA 3 Una vez terminado el conteo físico (conteo físico de monedas, billetes, cheques, comprobantes de tarjetas debito o crédito) se debe diligenciar en borrador el formato GF.FR.01 Arqueo de Caja. GF.FR.01 Arqueo de Caja. 4 FIRMAR EL ARQUEO DE CAJA Una vez diligenciado por completo el formato GF.FR.01 y aprobado el Arqueo de Caja se procede a ser impreso para luego consolidar las firmas de los responsables (Cajero, Funcionario Responsable del Arqueo, Jefe de y Facturación). Jefe de, y Cajero GF.FR.01 Arqueo de Caja Firmado 6. ACCIONES CONTINGENTES De no poder realizar el arqueo de forma física, se debe ingresar al sistema y hacer la validación de los pagos del día con los saldos en caja. Página 5 de 6

6 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA N/A 8. REGISTROS DE CALIDAD Los registros que se generan por la aplicación de este documento son: GF.FR.01: Arqueo de Caja 9. ANEXOS N/A Página 6 de 6