PROCEDIMIENTO COMUNICACIÓN INTERNA

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1 LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO TIENE UN NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD INTERNA DE LA EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE POPAYAN S.A EMTEL. E.S.P LA UTILIZACIÓN O DIFUSIÓN NO AUTORIZADA DE ESTA INFORMACIÓN ESTÁ PROHIBIDA POR LA LEY PROCEDIMIENTO COMUNICACIÓN INTERNA ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Firma: Firma: Firma: Nombre: Claudia Lorena Yacumal R Nombre: Esther Elena Salazar D. Nombre: Daniel Alejandro Pajoy B. Cargo: Contratista Cargo: Responsable Gestión de la Comunicación Cargo: Gerente Fecha: 11/09/2017 Fecha: 11/09/2017 Fecha: 11/09/2017

2 CONTROL DE MODIFICACIONES VERSIÓN FECHA CAMBIOS REALIZADOS INCORPORÓ 01 11/09/2017 Creación del Documento Claudia Lorena Yacumal R Página 2 de 7

3 Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES CONDICIONES GENERALES DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACCIONES CONTINGENTES DOCUMENTOS DE REFERENCIA REGISTROS DE CALIDAD ANEXOS... 7 Página 3 de 7

4 1. OBJETIVO Difundir información de interés entre los colaboradores de la Empresa de Telecomunicaciones de Popayán S.A. Emtel E.S.P., y grupos de interés internos, con el propósito de mantener canales unificados de comunicación institucional que aporte para el fortalecimiento de la empresa. 2. ALCANCE El procedimiento inicia con la identificación de información de interés y de servicio para los colaboradores de la Empresa de Telecomunicaciones de Popayán S.A. Emtel E.S.P., y termina con el envío del mensaje a través de los canales institucionales establecidos. 3. DEFINICIONES necesario explicar: Significado del término. Deben estar organizados en orden alfabético. Información primaria: Es el conjunto de datos de fuentes externas provenientes de las instancias con las cuales la empresa está en permanente contacto. Información secundaria: Es el conjunto de datos que se originan y/o procesan al interior de la empresa, provenientes del ejercicio de su función. Se obtienen de los diferentes sistemas de información que soportan la gestión de la empresa. Campaña: grupo de ideas o creaciones que se realizan con el objetivo de persuadir a partir del llamado de atención o interés generado en determinado conjunto de personas. Comunicación interna u organizacional: Es la difusión de las políticas e información generada al interior de la entidad de interés para sus colaboradores. Correo electrónico institucional: Es un medio para la gestión de la información interna de la Empresa de Telecomunicaciones de Popayán S.A. Emtel Cartelera: Es una herramienta de comunicación que permite publicar información sobre temas específicos. Para que tenga un buen funcionamiento y alcance se debe ubicar en paredes o en espacios bien visibles y con información uniforme. Página 4 de 7

5 Portal Institucional: sitio WEB oficial por medio del cual una institución se comunica con sus clientes, colaboradores y diferentes actores. Permite el acceso a una serie de recursos, servicios y contenidos informativos de interés general. Mensaje: El mensaje es, en el sentido más general, el objeto de la comunicación. Está definido como la información que el emisor envía al receptor a través de un canal de comunicación o medio de comunicación determinado. 4. CONDICIONES GENERALES Todos los mensajes deben ser elaborados cumpliendo con las directrices de la Política de de la Empresa de Telecomunicaciones de Popayán S.A. Emtel E.S.P. Los responsables de los demás procesos harán el envío y actualización de la información en caso de ser necesario que se difundirá a través de la comunicación interna para su publicación, garantizando la confiabilidad de la información a publicar. 5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No. Actividad / Descripción Responsable Registro/Documento 1 IDENTIFICACIÓN Y DEFINICIÓN DE MEDIOS Y MENSAJES Definir canales de comunicación, su forma de administración y su disponibilidad permanente. CO.FR.01 Brief de comunicaciones 2 3 REPORTEAR LA INFORMACIÓN. Recibir Brief de las áreas y colaboradores que requieren divulgar alguna información interna. REDACTAR O EDITAR LA INFORMACIÓN. Analizar la petición de difusión de información. Este análisis es importante a fin de definir si: Corresponde a un mensaje informativo o de servicio de publicación única y puntual. Corresponde a mensajes periódicos y recurrentes. Se requiere de una campaña a corto o mediano plazo.. Se definen canales, población objeto, fecha de difusión, tipo de lenguaje a utilizar CO.FR.01 Brief de comunicaciones Formato de comunicación interna Página 5 de 7

6 4 DISEÑAR EL MENSAJE Y/O LA CAMPAÑA. Elaborar mensajes, actividades y productos comunicativos para la difusión de la información. CO.FR.01 Brief de comunicaciones 5 6 DAR VISTO BUENO AL MENSAJE O LA PROPUESTA DE CAMPAÑA. Aprobación de mensaje o campaña por parte del área o colaborador que solicita la difusión de la información, acompañada de visto bueno del Gerente si se requiere. PUBLICACIÓN Y DIFUSIÓN DE MENSAJES O CAMPAÑAS. Publicación y difusión de mensajes o campañas aprobadas en los diferentes canales de comunicación institucionales. Jefe de área, colaborador y/o Gerente. Formato de comunicación interna diligenciado Carteleras, correo electrónico y archivo fotográfico. TOMAR ACCIONES PARA MEJORAR LOS MECANISMOS DE COMUNICACIÓN INTERNA. Plan de mejora 7 Dada la etapa de difusión y/o ejecución del mensaje o campaña, evaluar su impacto, trascendencia y nivel de aprehensión de los contenidos. Fin de Procedimiento 6. ACCIONES CONTINGENTES En caso de que los productos comunicativos e información no sean aprobados, se editará de nuevo o se hará nueva redacción o lo que se requiera, para continuar con las actividades de comunicación interna. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Los siguientes documentos sirven de soporte para ampliar o completar la comprensión de este procedimiento: Política de Comunicación de la Empresa de Telecomunicaciones de Popayán S.A. Emtel E.S.P. Página 6 de 7

7 8. REGISTROS DE CALIDAD CO.FR.01 Brief de comunicaciones Formato de Comunicación Interna 9. ANEXOS ANEXO A. Canales de Comunicación institucional. Canal Tipo de información su actualización Correo electrónico institucional Información de interés para los colaboradores de la Empresa de Telecomunicaciones de Popayán S.A. Emtel E.S.P., Políticas, campañas, Plan de Desarrollo, Direccionamiento estratégico, Sistema de Gestión de Calidad, etc. Jefes de área Grupo de Gestión de Talento Humano. Administración de Bienes y Servicios. Jefes de área. Secretaria General Página web Redes sociales Carteleras Twitter Instagram Información de interés para los colaboradores de la Empresa de Telecomunicaciones de Popayán S.A. Emtel E.S.P., y de la ciudadanía en general. Trámites, requisitos legales, procedimientos, lineamientos administrativos y técnicos, funciones, responsabilidades, etc. Información de interés para los clientes, colaboradores y seguidores. Publicidad de servicios, noticias institucionales, etc. Información de interés para los colaboradores de la Empresa de Telecomunicaciones de Popayán S.A. Emtel E.S.P., Políticas, campañas, Plan de Desarrollo, Direccionamiento estratégico, etc. Información de interés para los clientes, colaboradores y seguidores. Información de interés para los clientes, colaboradores y seguidores. y las áreas correspondientes. y las áreas correspondientes. y las áreas correspondientes. Página 7 de 7