APROBADO. LEDA ISAAC GCIA. DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Fecha: 25/02/2016 REVISADO FRANCIS PÉREZ GTE. DE TESORERÍA Y COBRANZAS

Transcripción

1 P /08 1/13 APROBADO POR: APROBADO LEDA ISAAC GCIA. DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Fecha: 25//2016 REVISADO POR: Marysol Romero Gte. de Administración PBL Ana María Madriz Gte. de Administración LAG Meibel Quintero Coord. de Administración VLN Peggy Vargas Coord. de Administración SAN Pablo Chacin Gte. de Oficina BQTO (*) Revisión electrónica REVISADO FRANCIS PÉREZ GTE. DE TESORERÍA Y COBRANZAS ARACELIS OLIVA COORD. DE TESORERÍA MANUEL QUINTANA GTE. DE CALIDAD Y PLANIFICACIÓN ELABORADO POR: ANA GARCIA ANALISTA DE MEJORAMIENTO CONTINUO ARACELIS OLIVA COORDINADOR DE TESORERÍA

2 1. OBJETIVO P /08 2/13 Realizar el cuadre general de la caja, a fin de regular y controlar el flujo de la misma 2. ALCANCE Contempla las actividades de cuadre general de caja desde la clasificación de los soportes de caja hasta el archivo de los soportes correspondientes. Este documento aplica a la Gerencia de Tesorería y Cobranzas y Gcias. y/o Departamentos de Administración de las Oficinas Operativas e intervienen los siguientes cargos: Coordinador de Tesorería Coordinador Administrativo (oficinas operativas) Supervisor de Caja (oficinas operativas) Auxiliar Administrativo (oficinas operativas) Analista Administrativo Analista Contable Nota: de acuerdo a la oficina el proceso podrá ser realizado por uno de los cargos mencionados anteriormente o la persona designada por el Gerente de Tesorería y Cobranzas, Gerente de Oficina o Gerente Regional, tomando en cuenta las descripciones de cargo y competencias necesarias del personal, para la realización de la actividad asignada. 3. NORMAS Y/O PROCESOS RELACIONADOS Procedimiento para el Manejo y Control de Registros (P /10) 4. DEFINICIONES Cuadre de Caja: Es el proceso mediante el cual se validan las entradas y salidas de dinero de la caja. 5. NORMAS BASICAS Es responsabilidad del Analista / Auxiliar Administrativo o persona responsable: 5.1. Registrar en el sistema administrativo las transacciones efectuadas el mismo día de causada la operación, en caso de no poder realizar el registro justificar las causas en el campo de observaciones correspondiente de la forma Resumen de Cuadre General de Caja (F /07) Realizar el cuadre general de caja por empresas, diariamente, tomando en cuenta las transferencias realizadas, los cheques emitidos y cobranzas del día, se deben clasificar de la siguiente manera:

3 P /08 3/13 Transferencias Emitidas a Proveedores Cheques: Emitidos Emitidos Anulados No entregados o en custodia Cobranzas: Facturas canceladas y/o Recibo de cobro Depósitos bancarios Cheques recibidos por depositar Transferencias Bancarias recibidas Recibos de Anticipos u otros ingresos Emitir desde el sistema administrativo los reportes de Transferencias, Cheques y Cobranzas diarias por empresa, los cuales son: Registro de pago vía Transferencias: Transferencias Manuales (TR) y Automáticas (PB): Navegador-> Finanzas-> Caracas (Oficina)-> Pagos-> Diario de Transacciones-> Emisión de reporte de Asientos Diarios-> Seleccionar -> Selección de Datos (Cuenta Bancaria/Fecha y Tipo de Documento, éste último se clasifica en: TR (Manuales) y PB (En Lotes); incluir los documentos de las anulaciones PN)-> Enviar Registro de pagos (Cheques): Cheques Manuales (PN) y Automáticas (PK): Navegador-> Finanzas-> Caracas (Oficina)-> Pagos-> Diario de Transacciones-> Emisión de reporte de Asientos Diarios-> Seleccionar -> Selección de Datos (Cuenta Bancaria/Fecha y Tipo de Documento, éste último se clasifica en: PN (Manuales) y PK (Automáticos); incluir los documentos de las anulaciones PN) > Enviar Diario de Transacciones (Cuadre de las Cobranzas): Cuadre de Cobranzas: Cobros Por Caja->Navegador-> Finanzas -> Caracas-> Pagos -> Diario de Transacciones->Emisión de Reporte de Asientos Diarios - Seleccionar -> Selección de Datos (Número de Batch/Fecha -> Enviar 5.4. Realizar diariamente, al inicio de cada jornada laboral el cuadre general de la caja correspondiente al día anterior, garantizando el registro oportuno de las transacciones generadas, verificando que todas hayan sido debidamente contabilizadas para su conciliación con los reportes de pagos y cobros emitidos desde el sistema administrativo En los casos de presentarse inconvenientes o fallas en el sistema y no poder realizar los registros o emitir los reportes, el cuadre de caja debe realizarse de manera manual de acuerdo a lo siguiente:

4 P /08 4/13 Revisión de Pagos: Validar que los débitos en Bancos con cada uno de los soportes físicos de las transacciones coincidan con las transferencias (Órdenes de Pagos) y los vouchers de cheques emitidos (entregados o en custodia). Revisión de Cobros: Validar que los comprobantes de transferencias y/o depósitos recibidos coincidan con los ingresos reflejados en el movimiento bancario Una vez solventada la situación, éste debe ir anexo al Resumen de Cuadre General de Caja (F /07) El Analista o Auxiliar Administrativo debe constatar diariamente en el movimiento bancario del histórico inmediato, todos los débitos y validar su correspondencia con los pagos reflejados en los cuadres de caja De existir discrepancia entre los reportes y soportes de caja al realizar el cuadre general, o en los débitos en las cuentas bancarias informar al supervisor inmediato, a fin de que éste proponga y/o apruebe las correcciones pertinentes En los casos donde a la oficina operativa se le imposibilite dar respuesta a estas desviaciones informar de inmediato a la Gerencia de Tesorería y a la División de Asuntos Corporativos para que activen los mecanismos necesarios que permitan eliminar o minimizar su impacto Tomando en cuenta los reportes, realizar un resumen de todos las cancelaciones: cheques emitidos y anulados, así como de las transferencias enviadas a proveedores, verificando la correspondencia de todos los débitos relacionados con ésta modalidad de pago (Transferencia), los soportes de las órdenes de pagos (Administrativas/Operativas), movimiento bancario y el reporte cuadre de caja con lo reflejado en la forma Resumen de Cuadre General de Caja (F /07) y que debe coincidir en su totalidad Al realizar el cuadre por ingresos recibidos totalizar los montos en números de registros y montos con los soportes y los ingresos reflejados en el movimiento bancario para registrarlo en la forma Resumen de Cuadre General de Caja (F /07) El Supervisor, Coordinador o Gerente responsable del área debe velar por la fidelidad de la información reflejada por el Analista/Auxiliar Administrativo en la forma Resumen de Cuadre General de Caja (F /07) y avalarla con su firma Archivar el Resumen de Cuadre General de Caja, junto a los reportes emitidos por el sistema, según lo establecido en el Procedimiento para el Manejo y Control de Registros (P /10)

5 6. PROCEDIMIENTO 6.1. Cuadre de Pagos P /08 5/13 INICIO a Analista / Auxiliar Administrativo 1. Reúne los soportes de transferencias y/o los cheques y comprobantes de cheques ya entregados al beneficiario. 2. Clasifica los pagos en transferencias, cheques emitidos, anulados y sin entregar o en custodia. 4. Emite del sistema el reporte Registro de Pago o Movimiento por Cuenta, en el sistema administrativo. 5. Verifica los pagos y/o comprobantes contra el reporte que corresponda, dejando evidencia en el reporte de lo visto con una marca claramente identificada. 7. Incluye los datos en la forma Resumen de Cuadre General de Caja (F /07) y procede a realizar el cuadre de los pagos SI Coincide reporte con los Soportes? 6. Indica en el reporte los cheques que hayan sido retirados por el beneficiario. NO A/ Notifica al supervisor inmediato la no conformidad, a fin de corregir o solventar de manera conjunta. a

6 P /08 6/ Cuadre de las cobranzas INICIO b Analista / Auxiliar Administrativo 6/A 8. Reúne los soportes de las Cobranzas (recibos de caja y recibos de banco). 9. Clasifica los soportes de la cobranza por tipo: a)facturas canceladas y/o Recibo de cobro b)depósitos bancarios c)cheques recibidos por depositar d)transferencias Bancarias e)recibos de Anticipos u otros ingresos. 10. Emite el reporte de cobranzas Diario de Transacciones o Cobros y Débitos, en el sistema administrativo. 11. Coteja o compara los soportes de la cobranza contra el reporte emitido del sistema. b 13. Hace firmar por el Supervisor, Coordinador o Gerente responsable del área la forma Resumen de Cuadre General de Caja (F / 07). 12. Incluye los datos en la forma Resumen de Cuadre General de Caja (F / 07) y firma en señal de conformidad 12.1 Notifica al supervisor inmediato la no conformidad, a fin de corregir o solventar de manera conjunta. NO Coincide reporte y soportes de la cobranza? SI FIN

7 6.3. Cuadre de Caja P /08 7/13 INICIO Analista / Auxiliar Administrativo SI 1. Registra en el sistema administrativo las transacciones efectuadas el mismo día de causada la operación Realiza el Registro? NO 1.1 Justifica las causas en la forma Resumen de Cuadre General de Caja (F / 07). 2. Clasifica todas las transferencias, cheques y cobranzas del día Realiza el cuadre de forma manual, comparando los reportes, luego anexa el Resumen Cuadre de Caja General (F /07). SI Fallas en el sistema? 4. Realiza diariamente al inicio de cada jornada laboral el cuadre de caja del día anterior, conciliando los reportes vs. Soportes. 3. Emite los reportes de transferencias, cheques y cobranzas del sistema administrativo. NO Discrepancias en la información? SI 5.1. Informa al Supervisor inmediato, con la finalidad de que apruebe o no las correcciones. Oficina operativa da respuesta? NO 6. Informa a la Gerencia de Tesorería y a la División de Asuntos Corporativos 10. Archiva todos los reportes y resúmenes por el tiempo correspondiente. 9. Envía el resumen al supervisor inmediato para su revisión y firma. SI Analista / Auxiliar Administrativo 8. Registra en el Resumen Cuadre de Caja General (F /07), un resumen de todos los cheques emitidos, cobranzas realizadas y transferencias. 7. Activa los mecanismos necesarios que permitan eliminar o minimizar su impacto. Gcia. Tesorería y Dirección de Asuntos Corporativos Procedimiento para el Manejo y Control de Registros (P /10). FIN

8 7. ANEXOS 7.1. RESUMEN DE CUADRE GENERAL DE P /08 8/13 1. EMPRESA: 2. UBICACIÓN GEOGRÁFICA: 3. FECHA: 4. RESPONSABLE: RESUMEN DE CUADRE GENERAL DE 5. PAGOS Cheques - Emitidos - Anulados - No entregados o en Custodia Transferencias Emitidas TOTAL DE PAGOS CANTIDAD MONTOS COBRANZAS / INGRESOS DE Recibos de Caja Recibos de Banco Transferencias Recibidas Otros Ingresos TOTAL COBRANZAS / INGRESOS DE OBSERVACIONES: 8. ELABORADO POR: (Nombre, apellido y firma Analista/Auxiliar Administrativo ) F /07 V. 9. REVISADO POR: (Nombre, apellido y firma Supervisor, Coordinador o Gerente responsable del área) OyS

9 P /08 9/ INSTRUCTIVO DE LA FORMA RESUMEN DE CUADRE GENERAL DE I. OBJETIVO: Registrar todas las entradas y salidas de la caja, a fin de mantener el control sobre los ingresos y egresos diarios. II. CÓDIGO: F /07 V. III. FRECUENCIA: Diario IV. FORMA DE ELABORACIÓN: Manuscrito y/o electrónico. V. DISTRIBUCIÓN: Original: Analista / Auxiliar de Caja ó Persona responsable. VI. VII. TIEMPO DE RETENCIÓN: Un (1) año INSTRUCCIONES DE LLENADO: CAMPOS 1 EMPRESA/OFICINA Indique el nombre de la empresa o filial al cual pertenece la caja 2 UBICACIÓN GEOGRÁFICA Indique el nombre de la ubicación geográfica u oficina donde está ubicada la Gerencia a la cual pertenece la caja. 3 FECHA Indique el día, mes y año que elabora esta forma. 4 RESPONSABLE Indique el apellido y nombre de la persona responsable de la caja. 5 PAGOS Registre en este campo la cantidad y el monto de los pagos emitidos, según la categoría a la que pertenece 6 COBRANZAS / INGRESOS DE Registre en este campo la cantidad y el monto de las cobranzas realizadas, según la categoría a la que pertenece. 7 OBSERVACIONES Registre todas las observaciones o comentarios, que con relación al día de caja considere debe resaltar y/o aclarar. 8 ELABORADO POR Registre nombre, apellido y firma del Analista/Auxiliar Administrativo responsable de la caja. 9 REVISADO POR Registre el nombre, apellido y firma del Supervisor, Coordinador o Gerente responsable del área.

10 8. ANEXOS 8.1. REPORTE DE COBRANZAS P /08 10/13

11 P /08 11/ REPORTE DE TRANSFERENCIAS

12 8.3. REPORTE DE CHEQUES P /08 12/13

13 8.4. TABLA DE REGISTROS P /08 13/13 A continuación se muestran los registros y su control que se generan del Procedimiento para el Cuadre General de Caja. Título del Registro y Objetivo Resumen de Cuadre General de Caja (F /07) Registrar todas las entradas y salidas de la caja, a fin de mantener el control sobre los ingresos y egresos diarios Reportes Emitidos del Sistema Conservar la certificación contable del registro en el sistema administrativo Forma de Presentación Hoja tamaño carta con la identificación de la empresa Sistema Administrativo Contenido Básico Empresa, ubicación geográfica, fecha, responsable, pagos (emitidos, anulados, no entregados o en custodia, transferencias emitidas), cantidad, monto, total pagos, cobranzas / ingresos a caja: (recibos de caja, recibos de bancos, transferencias emitidas, otros ingresos), total cobranzas / ingresos de caja, observaciones, elaborado por, revisado por. Empresa, ID Fis, fecha desde, fecha Hasta, Número, Fecha LM, N Cuenta, Descripción, Importe de Débito, Importe de Crédito, Observaciones, Nombre, Status, Total Final. Ubicación del Registro Archivo físico por orden cronológico Archivo físico por orden cronológico Tiempo de Archivo en Oficina Forma de Elaboración Un (01) año Excel / electrónico y manuscrito Un (01) año Electrónico Emitido del Sistema Administrativo