PRO001GFN - Plan Anual de Caja. Fecha de emisión: 21 de Diciembre de 2004 Versión 2.0

Transcripción

1 PRO001GFN - Plan Anual de Caja Fecha de emisión: 21 de Diciembre de 2004 Versión 2.0 Objetivo Programar los ingresos y egresos que va a realizar la Universidad en un periodo determinado, con el fin de garantizar la disponibilidad de recursos. Normatividad Acuerdo 029 de Estatuto Presupuestal y Financiero. Decreto 111 de Estatuto orgánico del presupuesto General de la Nación. Resolución 694 de Manual de ejecución presupuestal. Distribución Rectoría Vicerrectoria Administrativa División financiera Tesorería Presupuesto Responsable División financiera Procedimiento Proveedor Consulte Presupuestación PRO001PFN Programación de Compras PRO002GCT Programación de Obras PRO001GCT Programación de Impresos y Publicaciones PRO006GCT PRO001GFN PLAN ANUAL DE CAJA Página 1 de 5

2 Tareas Programación de Servicios Personales PRO005GCT Ingresos por Caja PRO009GFN Ingresos por Bancos PRO010GFN División Financiera - Tesorería 1. Prepara el flujo de acuerdo con lo establecido en el Estatuto Presupuestal y Financiero (artículo 48): Funcionamiento: Gastos de Personal Gastos Generales Transferencias Corrientes Servicio de la deuda pública Gastos de inversión Cuentas por pagar 2. Calcula el valor de los recursos que se captarán por los diferentes conceptos Teniendo en cuenta los meses de recaudo efectivo y lo estipulado en el Presupuesto General de la Universidad: Aportes de la Nación, Ingresos por Ventas de servicios, por derechos Académicos, por Convenios, por Contratos. 3. Calcula el valor de las obligaciones por los diferentes conceptos Deben ir discriminados todos los meses de la vigencia, debe escribirse el valor correspondiente a cada rubro del gasto: nómina, prestaciones sociales, servicios de la deuda, seguridad social, servicios públicos, programación de compras y obras 4. Consolida y organiza las obligaciones en orden de prioridades y vencimiento. Presenta un resumen del PAC de ingresos y gastos y calcula el superávit o déficit. 5. Envía el PAC a Jefe División financiera División Financiera 6. Revisa. Especificar mas que se revisa y que se aprueba 7. Presenta ante la Comisión Presupuestal y Financiera. PRO001GFN PLAN ANUAL DE CAJA Página 2 de 5

3 Comisión Presupuestal y Financiera 8. Revisa. Si aprueba, ir a paso #9. Si no, ir a paso # Presenta ante Rector 10. Revisa y aprueba. Vicerrectoría Administrativa Rector División Financiera -Tesorería 11. Recibe información, consolida y determina para cada mes si el PAC inicial con sus saldos acumulados, es suficiente para cumplir con las obligaciones de los pagos. 11. Elabora proyección de pagos que se deben cumplir durante el mes siguiente. 12. Suministra cinco días antes de finalizar el mes el saldo de cuentas tramitadas para pago 13. Obtiene el dato sobre necesidades adicionales para el mes siguiente junto con los sobrantes de PAC por objeto del gasto. 14. Elabora borrador de cronograma y cuadro para solicitud de fondos 15. Con base en el cuadro de solicitud de fondos elabora oficio de solicitud de fondos para MEN 16. Recibe oficio de solicitud de fondos para Ministerio de Educación 17. Envía a Ministerio de Educación Nacional. División Financiera -Presupuesto 18. Recibe recursos financieros y remite copia de las consignaciones a Tesorería para los registros respectivos. 19. Evalúa el comportamiento de los ingresos y de los pagos ejecutados frente a lo programado, para analizar las desviaciones, sus consecuencias en el funcionamiento de la Universidad y las medidas a tomar en el período siguiente o subsiguiente. Fin del procedimiento. PRO001GFN PLAN ANUAL DE CAJA Página 3 de 5

4 Procedimiento Receptor Consulte Certificado de Disponibilidad Presupuestal PRO002GFN Flujograma N.A. Tiempo Máximo Actividades Cálculo del Plan Anual de Caja PAC y envío a División Financiera (1 a 5) Revisión, solicitud de ajustes y presentación ante la Comisión Presupuestal y Financiera (6 y 7) Revisión del PAC (8) Presentación ante el Rector (9) Responsable Tesorería División Financiera Comisión Presupuestal y Financiera Vicerrectoría Estándar de tiempo 3 días 2 días 1 semana 1 día Observaciones Actividad anual con ajuste mensual Administrativa Revisión y aprobación (10) Rectoría 2 días Tiempo por confirmar Recibo, consolidación y verificación del PAC, Proyección de pagos a cumplir en el mes siguiente, Suministro del saldo de cuentas tramitadas para pago y obtención de la información acerca de necesidades adicionales para el mes siguiente junto con los sobrantes del PAC Elaboración de Cronograma y cuadro para solicitud de fondos y solicitud de los mismos al Ministerio de educación Nacional (11 a 17) Recepción de recursos (18) Tesorería presupuesto 3 días Cuando se reciben los fondos Estas actividades deben culminar 5 días antes de finalizar el mes Evaluación del comportamiento del flujo de caja (19) presupuesto Actividad mensual Conclusiones: La actividad anual de elaboración, revisión y aprobación del PAC tendría un estándar de tiempo de 2 semanas y 3 días. Teniendo en cuenta que es un proceso que no se aplica en la actualidad aún no se ha definido la fecha límite para la aprobación del PAC. PRO001GFN PLAN ANUAL DE CAJA Página 4 de 5

5 CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO Fecha Versión Descripción del cambio Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: trabajo División Financiera Guillermo Valencia Valencia Jefe División Financiera Oscar Armando Ibarra Russi Rector PRO001GFN PLAN ANUAL DE CAJA Página 5 de 5