PROCEDIMIENTO GESTIÓN FINANCIERA

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO GESTIÓN FINANCIERA 1. PROPÓSITO 1.1. Establecer las actividades para la gestión financiera de la DESAF, que sirven de soporte a los procesos operacionales de la Institución. 2. DESCRIPCIÓN 2.1. El presente procedimiento se estructura de la siguiente manera: Formulación y aprobación del presupuesto (2.2.) Elaboración del plan de compras (2.3.) Control de la ejecución del presupuesto asignado a la DESAF (2.4.) 2.2. Formulación y aprobación del presupuesto La Dirección Financiera del MTSS procede a enviar a la DESAF en el mes de Junio, el documento correspondiente para la elaboración del 6E04, Anteproyecto del presupuesto, por parte del área de Gestión En dicho documento se incluye la descripción de las partidas y los montos estimados. Cada partida cuenta con una 6E05, Justificación de partidas, documento en el cual se describe el requerimiento de presupuesto y la programación del requerimiento del recurso Finalizada la elaboración de la documentación, se remite a la Dirección de la DESAF, que consensua con los Jefes de Departamento, los requerimientos de recursos financieros, con el fin de realizar la asignación de presupuesto y su consolidación para la aprobación del 6E04, Anteproyecto del presupuesto La Dirección de la DESAF remite el 6E04, Anteproyecto del presupuesto, a la Dirección Financiera del MTSS para su integración al presupuesto institucional Normalmente, en el mes de septiembre, la Dirección Financiera del MTSS remite al área de Gestión de la DESAF, el documento 6E06, Pre-efectivo en el cual registra el flujo proyectado requerido para cada mes. Adicionalmente, en el documento 6E07, Liquidación presupuestaria se registra la liquidación de emisión de fondos para su utilización. R: 24/08/12 V.01 Página 1 de 5

2 La aprobación final del presupuesto se da mediante la Ley de aprobación de Presupuesto Nacional en el mes de diciembre. El presupuesto aprobado rige a partir del enero del año siguiente Elaboración del plan de compras El plan de compras es un documento elaborado por la Proveeduría institucional a cada responsable o ejecutor de programa del MTSS. En este documento, cada ejecutor de programa describe el código presupuestario por cada partida y la descripción del bien, la cual debe ser tomada del 6E12, Clasificador por objeto del gasto del sector público Corresponde al Subdirector general de la DESAF en coordinación con el área de Gestión, emitir a cada jefatura de área, el correo electrónico con la descripción de las partidas y el 6E04, Anteproyecto del presupuesto en trámite ante la Asamblea Legislativa, para que cada jefe de departamento, realice una propuesta de requerimientos, fundamentada en los documentos suministrados y los consumos históricos del área a la cual pertenecen Las jefaturas remiten en el mes de noviembre sus requerimientos vía correo electrónico al área de gestión, en la cual se elabora la versión preliminar del 6E08, Plan de compras El área de gestión remite el 6E08, Plan de compras a la Dirección de la DESAF. La Dirección valora y ajusta el documento y lo remite al área de gestión para la confección final del 6E08, Plan de compras. La Dirección vela por que sean incluidas aquellas partidas de orden estratégico para la cobertura de las necesidades y requerimientos de la DESAF En el mes de diciembre, la jefatura del área de gestión somete a aprobación de la Dirección de la DESAF, la versión final del documento para lo cual, el documento es firmado por esta instancia El área de gestión remite la versión final firmada por la Dirección a la Proveeduría Institucional a través de correo electrónico y por medio físico en formato papel Corresponde a la Proveeduría Institucional analizar el documento y remitirlo para su publicación en La Gaceta en consolidación con los otros programas del MTSS Control de la ejecución del presupuesto asignado a la DESAF R: 24/08/12 V.01 Página 2 de 5

3 A través del documento 6E06, Pre-efectivo, programar los requerimientos de fondos, alineados con los requerimientos planteados en el 6E08, Plan de compras El área de Gestión remite a la Dirección de la DESAF, para su revisión y aprobación. Aprobado, el área de Gestión lo envía a la Proveeduría Institucional del MTSS El Ministerio de Hacienda emite el flujo de efectivo de acuerdo con las fechas programadas en el 6E06, Pre-efectivo Con el fin de gestionar las compras, la Tesorería Institucional emite un oficio a la Proveeduría Institucional con la aprobación, indicando que pueden emitir la 6E09, Solicitud de pedido de compra, la cual se adjunta a un oficio En caso que la compra requiera la descripción de especificaciones técnicas, se adjunta un oficio adicional integrando la descripción detallada del requerimiento La 6E09, Solicitud de pedido de compra se respalda con una justificación del portal compra-red, con el fin de identificar la partida bajo la cual se realiza la adquisición Corresponde a la Dirección Financiera emitir una liquidación presupuestaria al cierre de cada mes, con el fin de indicar el gasto presupuestario para controlar la disponibilidad Solicitudes en trámite de Proveeduría El área de Gestión emite un informe mensual de trámites de proveeduría, con el objetivo de dar seguimiento a los procesos de compra vigentes, así como al movimiento y control del presupuesto de la DESAF Requerimientos no programados R: 24/08/12 V.01 Página 3 de 5

4 Los requerimientos no programados se tramitan por el área de Gestión y se aprueban por la Dirección de la DESAF Se justifican mediante un oficio ante Proveeduría Institucional, con copia a la Dirección Financiera, en el cual se indica el requerimiento y la justificación de generar una nueva línea al 6E08, Plan de compras La Proveeduría Institucional aprueba el giro de los fondos para la atención del requerimiento Modificaciones presupuestarias Ante la necesidad de compras de una partida que no cuenta con fondos, la Dirección de la DESAF valora con las Jefatura solicitante, el traslado de fondos desde otras partidas con disponibilidad Para ello, emite con el apoyo del área de Gestión, una 6E10, Modificación presupuestaria, respaldada con un 6E11, Memorándum de modificación presupuestaria, en el cual se indica la partida que se va a disminuir y la partida la cual se va a incrementar La documentación se remite a la Dirección Financiera del MTSS, para su aprobación. Si la modificación presupuestaria es aprobada se procede con el trámite de compra correspondiente Anualmente, la DESAF puede solicitar hasta cinco modificaciones presupuestarias. Se pueden modificar varias partidas mediante un mismo 6E11, Memorándum de modificación presupuestaria. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 6E04, Anteproyecto del presupuesto 6E05, Justificación de partidas 6E06, Pre-efectivo 6E07, Liquidación presupuestaria 6E08, Plan de compras 6E09, Solicitud de pedido de compra 6E10, Modificación presupuestaria 6E11, Memorándum de modificación presupuestaria 6E12, Clasificador por objeto del gasto del sector público 4. CONTROL DE VERSIONES R: 24/08/12 V.01 Página 4 de 5

5 Versión Fecha Origen del cambio Revisado por: Aprobado por: REPRESENTANTE DE LA DIRECCION DIRECTOR/A DE LA DESAF R: 24/08/12 V.01 Página 5 de 5