División de Bienestar Universitario

Transcripción

1 PRO005GBU - ASIGNACIÓN DE SERVICIO DE RESTAURANTE Fecha de Emisión: 07 de Mayo de 2007 Versión 3.0 Objetivo Evaluar la condición socioeconómica de Estudiantes y Servidores Públicos (planta, contratistas, supernumerarios y trabajadores oficiales), con el fin de asignar el servicio de restaurante. Normatividad Res : Resolución No de 09 de Agosto de 2005, por el cual se establece el Reglamento de Asignación y Uso del Servicio de Restaurante para los Estudiantes de Pregrado. Distribución División de Sistemas Estudiantes Servidores públicos Responsable Aplicaciones No Aplica Procedimiento Proveedor Consulte Matricula de Estudiantes PRO002GAR Tareas 1. Define cupos a ofertar para el semestre. 2. Publica convocatoria en la página Web y en los sitios visibles de la Universidad. PRO05GBU - ASIGNACIÓN DE SERVICIO DE RESTAURANTE V 3.0 Página 1 de 6

2 Estudiante / Servidor Público 3. Solicita el servicio en las instalaciones del restaurante. La solicitud debe ser realizada en las fechas establecidas. Estudiantes: Deben presentar el carné vigente o recibo de matrícula. Servidores públicos: Deben presentar fotocopia del Documento de Identificación y desprendible del último pago o fotocopia del contrato vigente donde se evidencie el valor devengado, el cual no debe tener un salario superior a dos (2) salarios mínimos mensuales legales vigentes SMMLV. 4. Ingresa los datos del solicitante. 5. Entrega constancia de registro al solicitante. 6. Informa a la División de Gestión de Sistemas de Información, sobre el cierre de la convocatoria. División de Gestión de Sistemas de Información 7. Recibe información sobre el cierre de la convocatoria y formato vía Intranet. La información para el estudio de la solicitud es la que el estudiante suministró en la División de Admisiones y Registro. Los ítems que se tendrán en cuenta para la calificación son: Semestres de permanencia Promedio Carga académica Estrato socioeconómico Valor matricula Edad Estado civil 8. Procesa la información y la envía a la. 9. Recibe la información y elabora listado de beneficiarios. 10. Publica listado de beneficiarios en la página Web y en el Restaurante. Si se objeta la decisión ir a paso # 11. Si no, ir a paso #13 PRO05GBU - ASIGNACIÓN DE SERVICIO DE RESTAURANTE V 3.0 Página 2 de 6

3 Estudiante no beneficiario 11. Presenta oficio y formato motivado y debidamente sustentado para estudio de caso especial. El estudiante que lo considere necesario, podrá solicitar por segunda vez la asignación mediante escrito motivado y debidamente sustentado, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la primera publicación de los respectivos listados de asignados, que se presentará ante la Jefatura de la. Solo se estudiaran los casos de los estudiantes que se hayan inscrito en la convocatoria inicial. Los estudiantes que sean remitidos por el área de salud tendrán garantizado el acceso al servicio, sin que medie otra consideración. 12. Recepciona, estudia y elabora listado de beneficiarios de casos especiales. Ir a paso Envía el listado de beneficiarios para la compra de los servicios. Se debe enviar copia a la División de Sistemas y a la División Financiera Tesorería División de Gestión de Sistemas de Información 14. Recibe listado de beneficiarios y los habilita para el pago y descarga de los servicios. 15. Realiza consignación de acuerdo con los valores establecidos. Para los estudiantes: El valor de cada servicio equivaldrá al 5% de Un Salario Mínimo Diario Legal Vigente (1 SMDLV) y se aproximará al múltiplo de cien más cercano. Para los servidores Públicos, el valor de cada servicio equivaldrá al 15% de Un Salario Mínimo Diario Legal Vigente (1 SMDLV) y se aproximará al múltiplo de cien más cercano. Tesorería 16. Recibe dinero de los beneficiarios y reporta a la División de Sistemas. División de Gestión de Sistemas de Información 17. Registra el número de servicios adquiridos, en la base de datos con la información recibida de tesorería. 18. Accede al servicio. PRO05GBU - ASIGNACIÓN DE SERVICIO DE RESTAURANTE V 3.0 Página 3 de 6

4 Para acceder al servicio, el estudiante debe pasar el carné actualizado por el lector dispuesto en el restaurante, y los servidores públicos deben presentar el documento de identificación. Son causales para perder el derecho al servicio de restaurante: o Permitir el uso del servicio a terceros o la suplantación, sin perjuicio de las acciones disciplinarias o legales a que haya lugar. o Irrespetar el orden de la fila o incurrir en otras formas de agresión de palabra o hecho contra los demás estudiantes durante la descarga o el consumo del servicio. o Irrespetar de palabra o de hecho a los funcionarios de la universidad que realizan la asignación, venta, control del servicio o su prestación. o El no uso del restaurante subsidiado durante el primer mes de servicio, hará que el beneficiario sea retirado del programa, so pena de ser excluido de plano en el siguiente proceso de asignación. Fin del procedimiento. Procedimiento Receptor No Aplica Flujograma N.A Tiempos Máximos Actividades Responsable Estándar de Tiempo Observaciones Define cupos a ofertar para el semestre y publica convocatoria en la página Web y en los sitios visibles de la Universidad. (1 y 2) 15 días antes del inicio del semestre académico Solicita el servicio en las instalaciones del restaurante (3) Interesado Ingresa los datos del solicitante, entrega constancia de registro al solicitante e informa a la División de Gestión de Sistemas de Información, sobre el cierre de la convocatoria. (4, 5 y 6) Recibe formato vía Intranet, procesa la información y la envía a la División de Bienestar Universitario. (7 y 8) División de Gestión de Sistemas de Información 3 Días 1ª semana de clase 2 Días PRO05GBU - ASIGNACIÓN DE SERVICIO DE RESTAURANTE V 3.0 Página 4 de 6

5 Recibe la información y elabora listado de beneficiarios. Publica listado de beneficiarios en la página Web y en el Restaurante (9 y 10) 2 Días Presenta escrito motivado y debidamente sustentado para estudio de caso especial. (11) Estudiante no beneficiario 5 Días Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la primera publicación de los respectivos listados de asignados Recepciona, estudia y elabora listado de beneficiarios de casos especiales. Envía el listado de beneficiarios para la compra de los servicios. (12 y 13) 5 Días Recibe listado de beneficiarios y los habilita para el pago y descarga de los servicios (14) División de Gestión de Sistemas de Información Realiza consignación de acuerdo con los valores establecidos (15) Recibe dinero a los beneficiarios y reporta a la División de Sistemas (16) Tesorería Registra el número de servicios adquiridos, en la base de datos con la información recibida de tesorería. (17) División de Gestión de Sistemas de Información Accede al servicio (18) CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO Se especifica en el objetivo a quienes se evalúa la condición socio económica de los servidores públicos. La Normatividad que ahora rige para el procedimiento es la Resolución No de 09 de Agosto de PRO05GBU - ASIGNACIÓN DE SERVICIO DE RESTAURANTE V 3.0 Página 5 de 6

6 Se aclara en la Distribución la participación activa de la División de Gestión de Sistemas de Información. Inicia el procedimiento con la definición de cupos a ofertar y la publicación de la convocatoria en la página Web por parte de la División de Bienestar. Se elimina el formato de matricula y se crea el formato de solicitud de restaurante FOR009GBU Se modifica a la División de Gestión de Sistemas de Información, la responsabilidad de recibir la información sobre el cierre de la convocatoria y formato vía intranet, procesa la información y remite a la División de Bienestar. Paso (7 y 8) Se adiciona la actividad en responsabilidad de los no beneficiarios del servicio de restaurante, presentando oficio y formato para estudio de caso especial, y ser estudiada por la. Se adiciona la actividad de enviar el listado de los beneficiarios para la compra de los servicios; tanto para la División de Sistemas para habilitar el pago y descargar los servicios y registra el número de servicios adquiridos con base de la información que pasa Tesorería; como para la División Financiera quien recibe el pago y le informa a Sistemas de dicho pago. Elaborado Revisado Aprobado por: Grupo de trabajo División de Bienestar Universitario Constanza Valencia de Ramírez Jefe Oscar Armando Ibarra Russi Rector PRO05GBU - ASIGNACIÓN DE SERVICIO DE RESTAURANTE V 3.0 Página 6 de 6