PROCEDIMIENTO ADJUDICACIÓN DE CUPOS PARA EL SERVICIO DE COMEDORES

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1 Página 1 de 10 Revisó: Jefe DBU / Jefe SCC Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Febrero 27 de 2008 Resolución N 294 OBJETIVO ALCANCE Describir las actividades a realizar en la inscripción, adjudicación y pago del servicio de alimentación otorgado por la Universidad, teniendo en cuenta los parámetros establecidos en el Acuerdo del Consejo Superior No.094 de Aplica al Servicio de Comedores que ofrece la División de Bienestar Universitario a los estudiantes que cumplan con los requisitos establecidos en el Acuerdo del Consejo Superior No. 094 de NORMATIVIDAD Acuerdo del Consejo Superior No.094 de 2016, por el cual se actualiza el beneficio de los servicios de comedores estudiantiles, aprobado por el Acuerdo 090 del 19 de Septiembre de 1984 del Consejo Superior, por el cual se aprueba el Reglamento para la prestación de los Servicios ofrecidos a los estudiantes por la Sección de Bienestar Universitario.. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS B.E: Bienestar Estudiantil. D.B.U: División de Bienestar Universitario. D.S.I: División de Servicios de Información. S.C.C: Sección de Comedores y Cafetería. S.M.M.L.V: Salario Mínimo Mensual Legal Vigente. S.S.I.S.D.P: Sección de Servicios Integrales de Salud y Desarrollo Psicosocial.. a). El costo para el estudiante usuario del servicio de comedor estudiantil, será: CONSIDERACIONES NOTA: El costo calculado anteriormente, se aproximará al peso mayor más cercano, eliminando así los centavos.

2 Página 2 de 10 CONSIDERACIONES b). La Universidad ofrecerá el número de cupos disponibles a los siguientes grupos de usuarios: USUARIO PRIORITARIO: Se denominará usuario a los estudiantes en general de la UIS. USUARIO DE PRIMER NIVEL: Es aquel estudiante matriculado en el primer semestre de su plan de estudios. USUARIO EN SITUACIÓN DE VULNERABILIDAD ACADÉMICA: Son aquellos estudiantes que por situaciones derivadas de circunstancias de índoles familiar, económica o social presentan riesgo de perder definitivamente su calidad de estudiante de pregrado por bajo rendimiento acadé mico. USUARIO EN INTERCAMBIO ACADÉMICO: Son aquellos estudiantes visitantes nacionales e internacionales, que hacen parte del programa Movilidad Académica Estudiantil de pregrado. MÉDICOS INTERNOS Y ESTUDIANTES EN PRACTICAS ASISTENCIALES EN BIENESTAR UNIVERSITARIO : Son los médico internos y los estudiantes de la Universidad que en su periodo de adiestramiento apoyan a los programas de la Sección Salud y Desarrollo Psicosocial de la División de Bienestar Universitario. USUARIO DE GRUPOS CULTURALES Y SELECCIONES DEPEORTIVAS: Son aquellos estudiantes que pertenecen a selecciones deportivas de la Universidad. OTROS USUARIOS: Son aquellos estudiantes cuyo valor base de matricula esta entre un valor mayor a 1/8 S.M.M.L.V y menor a 1 S.M.M.L.V c). La valoración de los parámetros para la inscripción al Servicio de Comedores se realiza al inicio de cada semestre académico con base en la tabla que se presenta a continuación y lleva por titulo ORDEN PARA LA ADJUDICACIÓN DEL SERVICIO DE (TIPOS DE USUARIOS Y REQUISITOS)

3 Página 3 de 10 CONSIDERACIONES d). Para considerarse como una caso de vulnerabilidad, el estudiante debe cumplir y certificar debidamente uno de los siguientes criterios de vulnerabilidad para solicitar el estudio de su caso por profesionales de la Sección de Salud y Desarrollo Psicosocial que se presentan a continuación : Estudiante con diagnóstico de desnutrición avalado por la Sección de Salud y Desarrollo Psicosocial. Unidad Económica Familiar (U.E.F.) carente de vinculación al sistema de seguridad social en el régimen contributivo (padre y madre no cotizantes). Padre o madre fallecidos en el último año. Padre o madre privados de la libertad. Estudiantes huérfanos por parte de padre y madre. Integrantes de U.E.F. que padece de enfermedad de alto costo. Miembro de la U.E.F. que necesita cuidado permanente en casa. Estudiantes que son madres solteras o padres solteros, con hijos a cargo, y conviven con estos mientras cursas sus estudios en la Universidad. Estudiantes vinculados a la estrategia estatal para la superación de la pobreza extrema, Red Unidos. Pueblos indígenas, afrocolombianos o afrodescendientes, raizales y rom (comunidad gitana). Adicionalmente, este tipo de usuario debe cumplir con los requisitos presentes en la tabla que lleva por titulo ORDEN PARA LA ADJUDICACIÓN DEL SERVICIO DE (TIPOS DE USUARIOS Y REQUISITOS)

4 Página 4 de 10 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.F. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE INICIO 1. Elaboración del cronograma del servicio de comedor estudiantil. 1.Diseña y elabora el cronograma de inscripción, selección y pago del servicio de comedor estudiantil, especificando las fechas, número de periodos, número de días de cada periodo y número de raciones para cada servicio (desayuno, almuerzo y comida) a adjudicar con base en el presupuesto disponible. 1. jornada Comité de B.U.E Acta de comité BUE 2. Revisión y aprobación de propuesta. 2. Revisa y aprueba la propuesta emitida por el comité de B.U.E y genera comunicado a secretaria general para que dichas fechas sean incluidas en el calendario académico de la Universidad establecido para cada semestre. 1. jornada Consejo Académico Acuerdo 3. Envía información a D.S.I 3. Envía la información a la División de Servicios de Información para que sea publicada en la página principal de la Universidad, enlace estudiantes, con las instrucciones para realizar la inscripción. Enlace: webuis/es/estudiantes/index.html 1/2. jornada Comunicado Correo electrónico 4. Divulgación de la Información a los usuarios del servicio. 4. Informa a los estudiantes a través de la página principal (Noticias BU), carteleras, comunicados, avisos a las Unidades Académicas e información en redes sociales. En Facebook su página Comedor Uis Enlace: jornada Comunicado de comedores 5. Creación del semestre académico y el periodo de pago del servicio en la web Ingresa a la pagina principal de la Universidad, con su usuario y contraseña personal siguiendo la siguiente ruta: Comedores/Tabla soporte/semestre académico (CREAR)/ Periodo de pago (CREAR), selecciona intervalos con respecto al valor base de la matricula teniendo en cuenta el SMMLV. A continuación habilita el periodo de programación correspondiente. 1/2. jornada 1Jornada: 1 día hábil ½ Jornada: ½ día hábil

5 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 1 Página 5 de Activa fechas de inscripción al servicio en la web. 6. Activa las fechas y horarios programados para las inscripciones al Servicio de Comedores, en la página web de la Universidad, 1/2. jornada Actividad 5 y 6 7. Inscripción al servicio de comedores. 8. Deshabilitar opción de inscripción 7.Realiza inscripción al servicio. Ruta: Pagina principal de la Universidad>Estudiantes>Pregrado presencial >Diligencia requisitos de acceso a la cuenta personal>servicios Bienestar Universitario>Servicio de comedores>inscripciones> Realizar inscripción>actualizar datos>seleccionar los servicios deseados (Desayuno, Almuerzo y Comida)>Registrar solicitud con el correo personal o institucional. Enlace: inscripciones/crearinscripcion.seam Nota: En caso de fallas en el proceso de inscripción, el estudiante debe dirigirse a la oficina de atención a comedores, en las fechas programadas para la inscripción. 8. Programa en el sistema la inactivación de la opción inscripción al Servicio de Comedores, teniendo en cuenta las fechas de inicio y culminación de inscripción. Esta se cerrara automáticamente según la programación registrada, ingresando a la página Principal de la Universidad con el respectivo usuario y contraseña Sujeto a fechas determinada s por el C.B.U.E Inmediato Estudiante 9. Reporte de estudiantes inscritos. 9. Genera reporte de estudiantes inscritos y lo presenta a la Jefe de la S.C.C. 1/2 Jornada Documento reporte 10.Selección de usuarios Verifica información de cada estudiante y selecciona los que recibirán el servicio de comedor estudiantil de acuerdo con el siguiente orden: 1.Usuario prioritario. 2.Usuario de primer nivel. 3. Usuario en situación de vulnerabilidad Académico. 4. Usuario en intercambio académico. 5.Médicos internos y estudiantes en practicas asistenciales en la D.B.U 6. Usuario de grupos culturales y selecciones deportistas. 7.Otros beneficiarios. 1 jornada C.B.U.E Acta de comité 1Jornada: 1 día hábil ½ Jornada: ½ día hábil

6 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 6 de 10 2 Es usuario prioritario? / Es usuario de primer nivel académico? SI A Pág. 7 5 NO Usuario en situación de vulnerabilidad académica? SI 11. Valoración de los criterios de vulnerabilidad 11. Estudia los casos de estudiantes en condición de vulnerabilidad, con base en los criterios establecidos en la consideración d). Y al mismo tiempo, debe cumplir con los requisitos de la consideración c) ½ Jornada Profesionales de trabajo social de la S.S.I.D.P Documento valoración NO Usuario en intercambio académico? SI 12. Solicita documentación a la U.A.A 12.Solicita ante la oficina de Relaciones Exteriores listado de estudiantes de pregrado que se encuentren en el programa de intercambio académico de la Universidad. ½ Jornada Jefe S.C.C. Documento soporte NO Usuario de grupos culturales y selecciones deportivas? NO 3 SI A Pág Constancia de la U.A.A 13. Presenta constancia firmada por el Director de la Escuela de artes o de la Dirección Cultural de la Universidad, donde certifique que es miembro activo de un grupo reconocido en el último año. Nota: 1.Recibirán el servicio aquellos estudiantes que hayan representado a la Universidad en eventos de carácter zonal, regional, nacional o internacional en el semestre inmediatamente anterior y estén vinculados a las selecciones deportivas en el semestre que solicite el servicio. 2.Los usuarios de grupos culturales y selecciones deportivas, solo podrán acceder al servicio de Almuerzo y comida. 1Jornada Estudiante Documento soporte 1Jornada: 1 día hábil ½ Jornada: ½ día hábil

7 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 3 Página 7 de 10 Medico interno? NO FIN SI 14. Constancia de la U.A.A 14. Solicita ante la oficina de Educación Médica de la Facultad de salud, envió de listado de estudiantes que realizarán su practica en la División de Bienestar Universitario. ½ Jornada Jefe S.C.C Documento soporte A 15. Adjudicación del servicio. 15. Realiza la respectiva adjudicación del servicio de comedor conforme a lo establecido en la normatividad vigente. 1 Jornada C.B.U.E Acta de comité Notas: 1.El proceso de adjudicación del servicio de comedores se realiza con base en la tabla que aparece en apartado c) Consideraciones 2. El proceso de selección se realizará para cada grupo de usuarios, tomando de menor a mayor el valor base de la matricula hasta completar los cupos establecidos. 3. Si los cupos disponibles superan el número de estudiantes inscritos que cumplen con los requisitos, esos cupos se asignaran a los siguientes en la lista conforme a los parámetros ya mencionados. 4. Al finalizar cada periodo se reasignan los cupos no utilizados o perdidos en el periodo inmediatamente anterior, lo cual se conoce como repechaje En caso de presentarse empate los criterios de desempate serán: Primera instancia: Promedio acumulado (mayor promedio) Segunda instancia: Número de créditos aprobados (mayor número) Tercera instancia: Número de créditos matriculados en el semestre actual (mayor número) 1Jornada: 1 día hábil ½ Jornada: ½ día hábil

8 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 4 Página 8 de Información estudiantes adjudicados 16. Informa los resultados de adjudicación, de acuerdo al acta emitida por el C.B.U.E. Esta información es personal, de cada estudiante y llegará a la cuenta de la pagina web de la Universidad. ½ jornada Boletín informativo 17. Creación de recibos de pago del servicio en el sistema 17. Crea el recibo de pago del servicio de comedor en el sistema. Ruta: Pagina principal de la Universidad>Usuario y contraseña personal>sistema de información>recibos Generar recibos>aceptar. 3 jornadas Recibo de pago administrativo 18. Verificación de la emisión de los recibos de pago generada automáticamente por el sistema. 18. Verifica la existencia de los recibos de pago en la web e informa a la D.S.I cualquier novedad. Procesa los recibos de pago para que cada estudiante pueda realizar la impresión y cancelación del servicio respectivo. Envía carta a tesorería con las fechas de pago del servicio y este informe a las entidades financieras correspondientes ½ jornada administrativo Información en el sistema 19. Pago del recibo de comedores Cancela recibo de pago del servicio de comedores en los bancos correspondientes Notas: 1.El valor del pago esta sujeto a los servicios de los cuales hará uso el beneficiario. 2.Las tarifas del servicio de comedor, se ajustan anualmente con base en el incremento del SMMLV según la consideración a). Para acceder al recibo debe seguir la Ruta: Pagina de la Universidad>link estudiantes>pagos electrónicos>pagos servicio comedor>ingrese código y contraseña personal>ingresar>descargar. Link. Pagina principal>estudiantes>pregrado presencial >Diligencia requisitos de acceso a la cuenta personal>servicios Bienestar Universitario>Servicio de comedores>inscripciones>consultas>recibos>imprimir recibo. 1Jornada: 1 día hábil ½ Jornada: ½ día hábil ½ jornada Estudiante

9 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 5 Página 9 de Cargar pagos en el sistema 20. Registra la información del pago del servicio de cada beneficiario a través del sistema y realiza la legalización de los pagos de cada periodo Ruta de acceso: Sistema de BU>Comedores> Recibos>Cargar pagos>visualizar el periodo que desea revisar>cargar. 3 jornadas 21.Entrega de informes 21. Entrega un informe de adjudicación y legalización del servicio a la Jefe de la S.C.C. 1 jornada Informe de adjudicados FIN 1Jornada: 1 día hábil ½ Jornada: ½ día hábil

10 Página 10 de 10 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 01 Febrero 27 de 2008 Creación del Documento 02 Noviembre 09 de 2016 Modificación total del procedimiento, con base en el Acuerdo No.094 de Inclusión de tiempos estimados. Inclusión del Acuerdo del Consejo Superior No.094 de Inclusión de los criterios de vulnerabilidad en las consideraciones. Inclusión de la tabla titulada ORDEN PARA LA ADJUDICACIÓN DEL SERVICIO DE (TIPOS DE USUARIOS Y REQUISITOS), como una consideración.