PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE LAS CÁTEDRAS INSTITUCIONALES

Transcripción

1 Página 1 de 12 Revisó: Vicerrector Académico Subdirectora Académica Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia Profesional Vicerrectoría Académica Secretaria Vicerrectoría Académica Profesional de Planeación Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Octubre 31 de 2008 Resolución Nº 1974 OBJETIVO ALCANCE Describir las actividades para la programación, desarrollo y cierre de las Cátedras institucionales durante un periodo académico. Comprende desde la convocatoria semestral para la presentación de propuestas hasta la elaboración del informe final desarrolladas. NORMATIVIDAD Acuerdo No. 190 del de Agosto 9 de 2014, por el cual se instaura y reglamenta la Cátedra de la paz, convivencia y ciudadanía de la UIS. Cátedra Rodolfo Low Maus, Normatividad 2007, Vicerrectoría Académica. Resolución de la Vicerrectoría Académica No. 993 de Julio 17 de 2007, por la cual se aprueba la Guía para la Acción de la Cátedra Rodolfo Low Maus. Resolución de Rectoría No. 984 de Julio 16 de 2007, por la cual se fija el valor de la inversión de los participantes externos en la Cátedra Rodolfo Low Maus. Acuerdo No. 043 del de Marzo 30 de 2004, por el cual se reglamenta la Cátedra Rodolfo Low Maus. Acuerdo No. 041 del de Abril 9 de 1996, por el cual se instaura la Cátedra Rodolfo Low Maus. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Las Cátedra Institucionales: Cátedras abiertas a la comunidad universitaria y a la sociedad en general, orientada al estudio profundo de las ciencias, la tecnología, las artes y otros saberes, desde una perspectiva ética, estética y política. Comité : encargados de definir los criterios para estructurar las propuestas de la cátedra, realizar la convocatoria semestral para la presentación de las propuestas, promover en los diferentes estamentos la presentación de las propuestas, evaluar las propuestas presentadas de acuerdo con los criterios previamente aprobados, designar al y llevar a cabo las acciones de apoyo y acompañamiento que permitan un desarrollo exitoso de las cátedras. Comité Editorial : Encargado de implementar las estrategias requeridas para asegurar la recopilación semanal de los archivos de las ponencias de cada conferencista y aportar las sugerencias que consideren útiles para mejorar cada nueva versión. UAA: Unidades Académicas y Administrativas de la Universidad.

2 Página 2 de 12 CONSIDERACIONES Las Cátedras Institucionales están dirigidas a estudiantes UIS que deseen matricularla como asignatura de contexto, a estudiantes en general, a funcionarios de la UIS y a particulares que se inscriban para tomarla en las siguientes modalidades: programa de Extensión con evaluación certificada (Se requiere cumplir con las evaluaciones programadas, asistir mínimo al 80% de las sesiones y cancelar el valor estipulado), programa de Extensión únicamente con asistencia certificada (Se requiere asistir mínimo al 80% de las sesiones y cancelar el valor estipulado) o asistencia libre no certificada. El valor que deberán cancelar los participantes externos para efectos de certificación corresponde al 10% de un Salario Mínimo Legal Mensual Vigente (SMLMV). El sitio web podrá utilizarse para brindar asesoría y apoyo en el aprendizaje de los estudiantes, así como para responder pruebas de evaluación, si así se establece en la programación. Es responsabilidad de los monitores mantener al día el sitio en la web. Las Cátedras pueden realizarse como opción de asignatura de contexto en las sedes regionales de la UIS, siempre y cuando el semestre académico de la sede interesada coincida con el semestre académico de la sede central. Esta es una actividad que podrá programarse con la asesoría y apoyo del CENTIC y de los Directores de las Sedes, para la transmisión de las sesiones en directo o diferidas desde la Sede Central. Los Directores de Sede o el Profesor que ellos designen, asumirán las mismas funciones del con relación a la inscripción de estudiantes, personas interesadas de la comunidad, difusión de temas a tratar etc., quien se mantendrá en permanente contacto con el Coordinador de la Sede Central para asegurar el buen desarrollo. Si las Cátedras no se programa como asignatura de Contexto en las Sedes regionales, opcionalmente se podrán realizar sesiones mensuales concentradas. Para ello se deberá preparar una presentación síntesis de las sesiones del mes, acompañándola de apartes del material audiovisual que se dispone a partir de la grabación de las sesiones. Se invitará a alguno de los profesores UIS que hicieron parte como ponentes de las sesiones realizadas en la Sede central para que apoye el trabajo con los estudiantes en las Sedes. En caso de que no se presenten propuestas, el Comité de la Cátedra decidirá el tema central de la misma, identificando un tópico que sea de interés regional o nacional y resulte llamativo para amplios sectores de estudiantes. Así mismo, busca la Unidad Académica que se interese para asumir la responsabilidad, quien deberá elaborar la programación de las mismas. Cuando se vayan a cancelar honorarios al conferencista invitado se le debe solicitar la siguiente información: datos personales (Nombre, número de cédula, dirección, número de teléfono), número de cuenta de ahorros o corriente para consignarles los honorarios, fotocopia del RUT y certificación de que pagó servicios de salud en el mes anterior. La primera sesión de las cátedras se realiza en la tercera semana del periodo académico, de acuerdo al protocolo establecido en la Guía para la Acción de la Cátedra Rodolfo Low Maus Normativa 2007 y el Acuerdo No. 190 del de Agosto 9 de 2014, por el cual se instaura y reglamenta la Cátedra de la paz, convivencia y ciudadanía de la UIS.

3 Página 3 de 12 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página INICIO 1. Convocatoria semestral para la presentación de propuestas Carta invitando a las Unidades Académicas a participar en la convocatoria PROGRAMACIÓN DE LA CÁTEDRA 1. Transcurrida la mitad del periodo académico se envía comunicación a las UAA informándoles que se abre la convocatoria para la presentación de propuestas sobre el tema central a desarrollar en el periodo académico siguiente. Vicerrectoría Académica Comité y UAA interesadas. Acuerdo 043 del de Marzo 30 de Acuerdo 190 del de Agosto 5 de Elabora propuesta sobre el tema central de las Cátedras. 2. Elabora propuesta sobre el tema central, cuyo contenido debe incluir los aspectos establecidos en el Acuerdo 043 del de 2004, y el Acuerdo 190 del de 2014 Unidades Académicas interesadas Acuerdo 043 del de Marzo 30 de Acuerdo 190 del de Agosto 5 de

4 Página 4 de Presentan propuestas 3. Presentan propuestas al Comité. Unidades Académicas interesadas Propuestas Se presentaron propuestas? Si No 4. Decide el tema central y UAA responsable 4. En caso de que no se presenten propuestas, decide el tema central y la Unidad Académica que asumirá la responsabilidad de las mismas. Comité Acuerdo 043 del de Marzo 30 de Revisa y evalúa las propuestas 5. Revisa la completitud de las propuestas presentadas y las evalúa teniendo en cuenta los criterios establecidos en el Acuerdo 043 del de 2004, y el Acuerdo 190 del de 2014 Comité Acuerdo 190 del de Agosto 5 de Selecciona propuesta ganadora 6. Selecciona la propuesta ganadora. Comité 7. Envía comunicación a la Unidad Académica seleccionada 7. Envía comunicación a la Unidad Académica seleccionada para desarrollar las Cátedra Institucionales en el siguiente periodo académico. Vicerrector Académico Comunicación a la Unidad Académica seleccionada 2

5 Página 5 de Envía carta confirmando la participación de los conferencistas invitados Carta confirmando la participación de los conferencistas invitados 8. Envía comunicación a los conferencistas invitados confirmando: fecha de su intervención, envío de pasajes y reconocimiento económico de su participación. De igual forma solicita por escrito la ponencia y la autorización como autor para incluirla en la memoria. 9. a-solicita la asignación del código Institucionales 9. b-coordina la divulgación 9. a-solicita a la Dirección de Admisiones y Registro Académico la asignación del Código Institucionales (En caso de que las Cátedras sea ofrecida por una Unidad Académica diferente a la del semestre anterior). 9. b-coordina la divulgación a los estudiantes UIS, comunidad universitaria en general y público externo del tema seleccionado para las siguientes Cátedras; a través de los medios de difusión institucionales, locales y los que se consideren pertinentes. 10. a- Realiza la selección de los monitores 10. b-establecer el contenido de los afiches y volantes para divulgar el tema seleccionado para las siguientes Cátedras 10. a-realiza la selección de monitores, los cuales son estudiantes regulares de la UIS (pregrado o posgrado) con un desempeño académico destacado y motivados para vincularse al proyecto. 10. b-establecer el contenido de los afiches y volantes para divulgar el tema seleccionado para las siguientes Cátedras. 3 A Pág.6

6 Página 6 de a-programa las actividades de los monitores A 11. b-autoriza la impresión de afiches y volantes 11. a-programa las actividades de los monitores, para ello realiza las reuniones necesarias con el propósito de orientarlos sobre sus funciones durante el desarrollo de cada sesión de las cátedras. 11.b-Autoriza a la División de Publicaciones el contenido y la cantidad de afiches y volantes a imprimir. 11. a-coordinador Académico de las Cátedras 11. b-vicerrector Académico 12. a-organiza la información para la Página Web 12. b-realiza la impresión de afiches y volantes 12. a-organiza la información para la Página Web de las Cátedras. 12. b-realiza la impresión de afiches y volantes. 12. a-coordinador Académico de las Cátedras 12. b-división de Publicaciones 13. Publica afiches y distribuye volantes 13. Publica afiches y distribuye volantes en las carteleras UIS y otros sitios de la ciudad donde se puedan encontrar personas interesadas. 14. Difusión de las Cátedras Comunicación para la difusión 14. Envía comunicación con la información a desarrollar a las Unidades Académicas y realiza invitación selectiva al Gobernador del Departamento, Alcaldes del área metropolitana y a otras entidades o personas que tengan consonancia con el tema. Vicerrector Académico 4

7 Página 7 de Convoca el Comité Editorial 15. Convoca el Comité Editorial. 16. Reunión del Comité Editorial 16. Define e implementa las estrategias requeridas para asegurar la recopilación semanal de los archivos de las ponencias de cada conferencista y aportar las sugerencias que consideren útiles para mejorar cada nueva versión de las Cátedras. Comité Editorial 17. Matrícula e Inscripción a las Cátedras 17. Los estudiantes UIS interesados en tomar las Cátedras como asignatura de contexto realizan la matrícula correspondiente en el Sistema Académico de Pregrado. La personas interesadas en tomar las Cátedras como programa con asistencia o evaluación certificada realizan la inscripción en la Coordinación Académica. Estudiantes UIS Personas interesadas 18. Remite a la Vicerrectoría Académica listado de personas inscritas 18. Remite a la Vicerrectoría Académica listado de las personas inscritas para tomar las Cátedras como programa con asistencia o evaluación certificada, con el propósito de realizar los trámites correspondientes para el pago de la inscripción. Procedimiento Ingresos por Bancos PFI Ejecuta el Procedimiento Ingresos por Bancos PFI.11. Responsables definidos en el procedimiento PFI.11 Procedimiento Ingresos por Bancos PFI Realiza inducción a los estudiantes y participantes matriculados en las Cátedras 20. Realiza inducción a los estudiantes matriculados y personas inscritas en las cátedras. 5

8 Página 8 de 12 5 No B Pág.8 El conferencista invitado requiere pasajes aéreos? Si B No Pág.8 Se cancelarán honorarios al conferencista? Si DESARROLLO DE CADA SESIÓN DE LAS CÁTEDRAS 21. a-solicita itinerario de viaje al conferencista 21. b-solicita datos personales y documentación al conferencista invitado 21. a-solicita itinerario de viaje al conferencista invitado. 21.b-Solicita al conferencista invitado la información especificada en los considerandos del presente procedimiento y la envía a la Vicerrectoría Académica. 22. a- y 22. b- 22. a-procedimiento Adquisición de Pasajes PFI b-diligencia formato con los datos del conferencista 22. a- Ejecuta las actividades 1 a 12 del Procedimiento Adquisición de Pasajes PFI b-diligencia el formato Registro de Proveedores de Bienes y Servicios con los datos del conferencista 22. a- y 22. b- Secretaría Vicerrectoría Académica 22. a-procedimiento Adquisición de Pasajes PFI a- Envía pasajes al conferencista invitado 23. b-procedimiento de Egresos- PFI a- Envía pasajes al conferencista invitado. 23. b-ejecuta el procedimiento de Egresos PFI a- y 23. b- Secretaria Vicerrectoría Académica 23. b-procedimiento de Egresos- PFI.08 B 24. Desarrollo de cada sesión de la Cátedras Institucionales 24. Asegura el desarrollo de cada sesión de las cátedras y las actividades establecidas para su desarrollo en la Guía para la Acción Institucionales. 6

9 Página 9 de 12 6 CIERRE DE LAS CÁTEDRAS 25. Evaluación de las Cátedras 25. Aplica instrumento para evaluar el desarrollo de las Cátedras. Esta actividad se debe realizar en la última sesión. 26. Entrega de certificados de asistencia 26. Entrega en la última sesión los certificados de asistencia a los participantes externos que cumplieron los requisitos estipulados en el Acuerdo Académico 043 de Certificados 27. Publicación oportuna de notas 28. Registra las notas de los estudiantes matriculados en el Sistema de Información Académico 27. Publica oportunamente las notas de los estudiantes que matricularon las cátedras como asignatura de contexto. 28. Registra las notas de los estudiantes en el Sistema de Información Académico, en las fechas estipuladas en el Calendario Académico. Acuerdo 043 del de Marzo 30 de 2004 Acuerdo 190 del de Agosto 5 de Realiza la compilación de las ponencias 29. Realiza la compilación de las ponencias para la publicación de las memorias. 30. Coordina la edición de las memorias de las Cátedras Institucionales 30. Coordina la edición de las memorias Institucionales correspondientes a la versión desarrollada y entrega el material preparado a la División de Publicaciones. Comité Editorial Vicerrector Académico 7

10 Página 10 de Realiza la impresión de las memorias de las Cátedras Institucionales 31. Realiza la impresión de los ejemplares de las memorias Institucionales correspondientes a la versión desarrollada. División de Publicaciones 32. Distribuye los ejemplares 32. Distribuye los ejemplares de las memorias de las Cátedras Institucionales a los participantes, a las organizaciones o instituciones interesadas en el tema y a las bibliotecas Comité Editorial 33. Elaboración del informe final Informe Final del desarrollo 33. Elabora el informe final, el cual recoge en un solo documento las memorias del desarrollo de cada versión. Las especificaciones sobre el contenido de este documento se encuentran en la Guía para la Acción Institucionales FIN

11 Página 11 de 12 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 1 Octubre 31 de 2008 Creación del Documento 2 Noviembre 21 de 2008 Dentro de las definiciones se adicionaron las funciones del comité editorial de la cátedra. Se agrego una consideración relacionada con el ofrecimiento de la cátedra en las sedes regionales de la institución. Las actividades relacionadas con aspectos financieros se referenciaron como procedimientos del proceso financiero. 3 Octubre 30 de 2009 Se agregó en revisó la Subdirectora Académica Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia. Se incluyó la definición de Unidad de Aprendizaje. Se agregó el considerando: se utiliza el término asignatura para mantener concordancia con lo establecido en los Acuerdos Académicos No. 107 de 2004 y No. 187 de 2005, pero equivale al concepto de "unidad de aprendizaje" utilizado en la documentación del Proceso Formación. 4 Febrero 04 de 2011 Se eliminó la definición de unidad de aprendizaje. Se eliminó la consideración: Se utiliza el término asignatura para mantener concordancia con lo establecido en la reglamentación interna de la universidad, pero equivale al concepto de "unidad de aprendizaje" utilizado en la documentación del Proceso Formación. 5 Abril 27 de 2011 Se agregó la definición de Comité de la Cátedra. En las consideraciones se aclaró que la Cátedra puede realizarse como opción de asignatura de contexto en las sedes regionales de la UIS, siempre y cuando el semestre académico de la sede interesada coincida con el semestre académico de la sede central. Se modificó la redacción de las actividades: 1, 2, 4, 10, 11, 12, 14, 16, 20, 25, 27 y 33. Se modificaron los responsables de las actividades: 15, 19, 22 y 23.

12 Página 12 de 12 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 6 Julio 17 de 2014 Ajuste en la redacción del objetivo y el alcance. Se agregó la definición de UAA. Se agregó el considerando: En caso de que no se presenten propuestas, el Comité de la Cátedra decidirá el tema central de la misma, identificando un tópico que sea de interés regional o nacional y resulte llamativo para amplios sectores de estudiantes. Así mismo, busca la Unidad Académica que se interese para asumir la responsabilidad de la Cátedra, quien deberá elaborar la programación de la misma. Se agregó el considerando: Cuando se vayan a cancelar honorarios al conferencista invitado se le debe solicitar la siguiente información: datos personales (Nombre, número de cédula, dirección, número de teléfono), número de cuenta de ahorros o corriente para consignarles los honorarios, fotocopia del RUT y certificación de que pagó servicios de salud en el mes anterior. Se agregó el considerando: La primera sesión de la cátedra se realiza en la tercera semana del periodo académico, de acuerdo al protocolo establecido en la Guía para la Acción de la Cátedra Rodolfo Low Maus. Se cambió la redacción de las actividades 1, 3, 4, 5, 6, 21.b, 23.a y 26 de la versión 6 del documento. Se eliminaron de la versión 5 del documento las actividades 24 y 25. Se incluyó la actividad Noviembre 17 de 2016 En todo el documento se modificó la Cátedra Rodolfo Low Maus por Cátedras Institucionales Cambio en el nombre de Procedimiento para la realización de la Cátedra Low Maus a Procedimiento para la realización Institucionales. Se agregó normatividad, Acuerdo 190 del y también se agregó como Documento de referencia en algunas actividades.