PROCEDIMIENTO LIQUIDACIÓN Y PAGO DE MATRÍCULA PARA ESTUDIANTES DE PROGRAMAS DE POSGRADO

Transcripción

1 Revisó: Jefe División Financiera Jefe Sección de Tesorería Profesional Planeación Aprobó: Rector Página 1 de 14 Fecha de aprobación: Diciembre 04 de 2007 Resolución N 1858 OBJETIVO ALCANCE Describir las actividades que deben seguirse para liquidar y recibir los pagos por concepto de matrícula, de los estudiantes que ingresan a los programas de posgrado en la Universidad Industrial de Santander. Aplica a todos los estudiantes de programas académicos de posgrado de la Universidad Industrial de Santander. NORMATIVIDAD Acuerdo del Consejo Superior No. 017 de 2006, por el cual se reglamenta el otorgamiento de las distinciones CUM LAUDE y SUMMA CUM LAUDE. Acuerdo del Consejo Superior No. 075 de 201, Reglamento General de Posgrado. Acuerdo del Consejo Superior No. 06 de 2004, por el cual se aprueban los derechos pecuniarios que deben pagar los estudiantes de los Programas de Especialización y Maestría que se autofinancian. Acuerdo del Consejo Superior No. 06 de 1990, por el cual se establece el valor a pagar por matrícula, derechos académicos y servicios médicos para algunos programas de Especialistas de la Facultad de Salud. Resolución No. 089 de 2002, por la cual se reglamenta el otorgamiento y manejo de becas de sostenimiento de posgrado y se deroga la Resolución No. 598 de Resolución No. 054 de 1999, por la cual se definen lineamientos para la liquidación de matrículas para los estudiantes de Maestría y Doctorado. Ley 40 de 1997, por la cual se establecen estímulos al sufragante. Ley 807 de 200, por la cual se estipulan nuevos estímulos y se aclara la ley 40 de DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS CS: Consejo Superior Comprobante de Pago de Matrícula de posgrado: Recibo de liquidación de matrícula de posgrado SIF: stema de Información Financiero Auxilio Empresarial: Auxilio educativo que brindan las empresas a sus trabajadores profesionales para efectos de estudios académicos de posgrado.

2 Página 2 de 14 CONSIDERACIONES Los valores a pagar por concepto de matrícula, expresados en SMLMV, en programas de Especializaciones, Maestrías y Doctorados se mantendrán para cada estudiante durante el tiempo de duración del programa. El Título de Especialista no podrá obtenerse en un lapso mayor de tres años a partir de la fecha de iniciación del programa. (Reglamento General de Posgrado, Art. 50) El Título de Especialista en el área Médico-quirúrgica, no podrá obtenerse en un lapso mayor de dos (2) años después de haber cursado el plan de estudios respectivo. (Reglamento General de Posgrado, Art. 77) El Título de Maestría no podrá obtenerse en un lapso mayor de cuatro (4) años continuos contados a partir de la fecha de iniciación del programa. (Reglamento General de Posgrado, Art. 105) El Título de Doctor no podrá obtenerse en un lapso mayor de once (11) semestres académicos continuos, contados a partir de la fecha de iniciación del programa. (Reglamento General de Posgrado, Art. 1) Para los créditos educativos, los estudiantes cuentan con asesoría en la Sección de Tesorería de la Universidad y pueden consultar el Procedimiento Solicitud y Aprobación de Crédito ICETEX. Los pagos de matrícula que se realicen con cheque, se recibirán únicamente con cheque de gerencia, cheque de cooperativas y cheque de fondo de cesantías autorizados por el Jefe de Tesorería. el pago de la matrícula se realizará como pago mixto (efectivo y cheque, efectivo y tarjeta de crédito, tarjeta de crédito y cheque), debe efectuarse en una de las cajas de la Universidad. Es responsabilidad de la Coordinación de Posgrado solicitar la siguiente información que conduzca a la localización del estudiante: dirección y teléfonos del domicilio, de oficina, fax, correo electrónico, celular, referencias personales con sus datos respectivos, etc. Ningún estudiante podrá matricularse académicamente ni iniciar clases sin haber realizado el pago de su liquidación de matrícula ó tener aprobado su crédito con las Entidades autorizadas.

3 Página de 14 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO INICIO 1. Registra el archivo de estudiantes admitidos y asigna códigos 1. Registra en el stema de Información Académica los datos de estudiantes admitidos con base en la información suministrada por cada Coordinador de Posgrado y asigna código a cada estudiante. Funcionario Dirección de Admisiones y Registro Académico 2. Realiza liquidación de matrícula 2. Con la información generada por la Dirección de Admisiones y Registro Académico, la suministrada por el estudiante, y de acuerdo al programa, ingresa los descuentos a que tenga derecho cada estudiante y liquida el valor a cancelar por concepto de matrícula y derechos académicos de posgrado en el SIF, teniendo en cuenta la reglamentación vigente. Secretaria de Posgrado Comprobante de liquidación de matrícula de posgrado con auxilio? No 1 pág. 4. Entrega carta de auxilio de la empresa Carta de auxilio de la Empresa. En caso de que cuente con auxilio empresarial, entrega en la Coordinación del Programa respectivo una carta por parte de la Empresa que lo va a auxiliar. La carta debe incluir: nombre del estudiante, cédula, Nit de la Empresa y el porcentaje que se va a auxiliar. 1

4 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO TESORERÍA Página 4 de Elabora factura y genera comprobante de liquidación Factura de venta a nombre de la Empresa 4. Elabora factura de venta en el SIF a nombre de la Empresa que auxiliará al por el valor correspondiente al porcentaje que se auxilió y genera comprobante de pago de matrícula por el valor complementario. En caso de que el auxilio de la empresa sea del 100%, solo se genera la factura de venta. Secretaria de Posgrado 1 5. Comprobante de pago de matrícula 5. Imprime los comprobantes de pago de matrícula en la Decanatura correspondiente. Secretaria de Posgrado 6. Entrega a cada estudiante el comprobante de pago 6. Entrega el comprobante de pago de matrícula a los estudiantes dentro de las fechas programadas, así como la factura a nombre de la Empresa respectiva en caso de ser un con auxilio. Secretaria de Posgrado 8 Pago en efectivo, o con cheque por valor exacto? No 2 pág Realiza el pago de la matrícula a través de una de las siguientes modalidades: a) Pago en efectivo o con cheque por valor igual al del comprobante de pago de matrícula. b) Pago por medio de entidades de crédito educativo. c) Pago con tarjeta de crédito. d) Pago con cheque por mayor valor al del comprobante de pago de matrícula. e) Pago mixto. f) Financiación de matrícula por nómina. 2

5 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO TESORERÍA Página 5 de 14 2 Efectúa pago en la Entidad Bancaria Ingresos por Bancos pág.11 a) Pago en efectivo o con cheque por valor igual al del comprobante de pago de matrícula. Realiza el pago de la matrícula en la Entidad Bancaria correspondiente, en la fecha fijada por la Universidad, presentando para ello el comprobante de pago de matrícula y/o factura de venta (Ver Procedimiento Ingresos por Bancos). Procedimiento Ingresos por Bancos 2 Pago a través de crédito educativo? No 4 pág. 6 Consulta los requisitos y documentos necesarios para acceder al crédito b) Pago por medio de entidades de crédito educativo. Consulta con las entidades de crédito educativo los requisitos y los documentos que deben presentarse para acceder al crédito. Presenta solicitud de crédito y documentos Presenta la solicitud de crédito y los documentos requeridos por la Entidad de Crédito Educativo. Realiza el estudio de la solicitud de crédito Analiza la solicitud de crédito y verifica que cumpla con los requisitos exigidos para acceder a dichos recursos. Entidad de Crédito Educativo Comunica el resultado del estudio de la solicitud de crédito Informa al estudiante el resultado del estudio de la solicitud de crédito y los pasos que debe seguir para su legalización. Entidad de Crédito Educativo

6 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO TESORERÍA Página 6 de 14 Sella comprobante de pago de matrícula Sella comprobante de pago de matrícula para que el estudiante pueda realizar su matrícula académica en las fechas programadas por la Universidad. Entidad de Crédito Educativo Consigna dineros a la cuenta asignada por la UIS Desembolsa los recursos destinados a financiar la matrícula, por medio de giros directamente a la Universidad a una cuenta bancaria indicada para tal efecto y de acuerdo a los convenios suscritos. Entidad de Crédito Educativo Envía relación de estudiantes Envía información sobre las consignaciones realizadas, y la relación de estudiantes a quienes se les ha hecho efectivo el pago de la matrícula (Ver Procedimiento Ingresos por Bancos). Entidad de Crédito Educativo Ingresos por Bancos Procedimiento Ingresos por Bancos Registra los abonos y actualiza pago de matrícula pág.11 Registra en el SIF los abonos en cumplimiento de los convenios con las Entidades de Crédito Educativo y actualiza el pago de matrícula a cada estudiante. Auxiliar Tesorería 4 Pago con tarjeta de crédito? No 5 pág. 7 Efectúa pago en una de las Cajas de la Universidad c) Pagos con tarjeta de crédito. Realiza el pago de la matrícula en una de las Cajas de la Universidad, en la fecha correspondiente y presentando el comprobante de pago de matrícula. 4

7 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO TESORERÍA Página 7 de 14 4 Registra el pago y actualiza matrícula del estudiante pág.11 Registra movimiento en el SIF y actualiza pago de matrícula del estudiante. Cajero de la Sección de Tesorería 5 Pago cheque > vlr? No 6 pág. 8 Solicita autorización de cheque d) Pago con cheque por mayor valor al del comprobante de pago de matrícula. Solicita autorización del cheque por el Jefe de Tesorería. Autoriza cheque Revisa el cheque y lo firma. Jefe de Sección de Tesorería Efectúa pago en una de las Cajas de la Universidad Efectúa el pago en una de las cajas de la Universidad, en la fecha respectiva, presentando el comprobante de pago de matrícula y/o factura de venta y el cheque autorizado. Registra el pago y actualiza matrícula del estudiante Registra movimiento en el SIF, actualiza pago de matrícula del estudiante y graba el valor del excedente en un recibo de caja. Cajero de la Sección de Tesorería 5

8 Página 8 de 14 DIAGRAMA DE FLUJO 5 Elabora solicitud de devolución del excedente y remite a Tesorería Elabora solicitud de devolución del excedente correspondiente a la diferencia entre el valor del cheque y el valor del comprobante de pago de matrícula y lo remite a la Sección de Tesorería anexando el recibo de caja. Solicitud de devolución del excedente Documentos soporte pág.11 6 Pago mixto? No 7 pág. 9 Pago incluye cheque? No e) Pago mixto. Realiza el pago combinando cheque y otra forma de pago, o en efectivo y tarjeta de crédito. Solicita autorización de cheque En los casos en que vaya a realizar un pago mixto incluyendo un cheque, solicita autorización del cheque por el Jefe de Tesorería. Autoriza cheque Revisa cheque y firma. Jefe de Sección de Tesorería 6

9 Página 9 de 14 DIAGRAMA DE FLUJO 6 Efectúa pago en una de las Cajas de la Universidad Efectúa el pago en una de las cajas de la Universidad, en la fecha respectiva y presentando el comprobante de pago de matrícula y/o factura de venta Registra el pago y actualiza matrícula del estudiante pág.11 Registra movimiento en el SIF y actualiza pago de matrícula del estudiante. Cajero 7 Remite solicitud de descuento por nómina f) Financiación de matrícula por nómina. Envía carta a la División de Recursos Humanos de la UIS, solicitando el pago de la matrícula por descuento de nómina. Funcionario UIS Evalúa capacidad de endeudamiento Evalúa la capacidad de endeudamiento del Funcionario UIS. Funcionario División de Recursos Humanos Tiene capacidad de endeudamiento? No Debe considerar otra forma de pago 8 pág. 4 En caso de que el Funcionario no tenga capacidad de endeudamiento, debe considerar otra de las formas de pago ofrecidas por la Universidad para cancelar el valor de la matrícula del de pregrado. Funcionario UIS 7

10 DIAGRAMA DE FLUJO Página 10 de 14 7 Registra información del descuento por nómina Registra en el SIF la información del descuento por nómina al Funcionario UIS, incluyendo el monto mensual y el número de cuotas. Funcionario División de Recursos Humanos Envía relación de descuentos por nómina Envía mensualmente a la Sección de Tesorería relación de los descuentos de nómina correspondientes a los pagos de Funcionarios de la UIS por concepto de matrícula. Funcionario División de Recursos Humanos Relación de descuentos por nómina Efectúa pago en una de las Cajas de la Universidad Efectúa el pago de los derechos académicos equivalentes al diez por ciento (10%) del valor de la matrícula básica en una de las Cajas de la Universidad, presentando el comprobante de pago de matrícula y copia de la carta enviada a la División de Recursos Humanos. Registra el pago y actualiza matrícula del estudiante Registra movimiento en el SIF abonando del 10% del valor de la matrícula a fin de que el estudiante pueda realizar su matrícula académica. Cajero de la Sección de Tesorería Descarga mensualmente los abonos de matrícula Descarga mensualmente los abonos de matrícula según relación de descuentos enviada por la División de Recursos Humanos. Auxiliar Tesorería 8

11 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO TESORERÍA Página 11 de Realiza matrícula académica Copia de consignación 8. Una vez efectuado y registrado el pago, realiza matrícula académica entregando en la Coordinación del programa copia del comprobante de pago y/o factura de venta, y documentos requeridos según el caso. Reglamento General de Posgrado. Art. 144 Documentos requeridos 9. Matrícula s Nuevos 9. Matrícula s Antiguos 9. Llevan a cabo el Procedimiento de Matrícula de s Nuevos o el Procedimiento de Matrícula de s Antiguos según sea necesario. Coordinador y Secretaria de Posgrado Procedimiento Matrícula de s Nuevos Procedimiento Matrícula de s Antiguos 10. En caso de inconsistencias informa a la Coordinación de Posgrado 10. En caso de encontrar inconsistencias, informa a la Coordinación de Posgrado respectiva, para que resuelva el inconveniente presentado. Jefe de Sección de Tesorería FIN

12 Página 12 de 14 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 01 Octubre 11 de 2004 Creación del Documento 02 0 Diciembre 04 de 2007 Mayo 15 de 2014 Adecuación del documento al stema de Gestión de Calidad según el Procedimiento Control de documentos. Inclusión del alcance y definiciones Complemento de la Normatividad vigente Ampliación de las consideraciones según el Reglamento General de Posgrado Especificación de los responsables de las actividades Se clasifican y especifican las formas en que es posible efectuar el pago de la matrícula Modificación del anexo asociado al stema de Liquidación de matrícula de posgrado, suprimiendo la tabla en la que se detallan los derechos pecuniarios que deben pagar los estudiantes de Especialización y Maestría que se autofinancian, y se remite a la normatividad vigente para este concepto Actualización y complemento de los descuentos ocasionales y permanentes a los que tienen derecho los estudiantes de programas de posgrado Se actualiza el Reglamento General de Posgrados a través del Acuerdo de Consejo Superior No. 075 de 201. Inclusión de la siguiente normatividad: Ley 40 de 1997 y Ley 807 de 200 En la página ANEXO 1 se elimina la consideración del ítem DESCUENTOS que dice Los programas de posgrado autofinanciados tienen autonomía para otorgar descuento por voto en las últimas elecciones correspondiente al 10% sobre el valor de los derechos de matrícula. Se modifica según la ley 40 de 1997, por la cual se establecen estímulos al sufragante, y la ley 807 de 200, por la cual se estipulan nuevos estímulos y se aclara la ley 40 de 1997

13 Página 1 de 14 ANEXO 1. SISTEMA LIQUIDACIÓN DE MATRÍCULA PARA Para programas académicos de Posgrado se han establecido los siguientes valores a pagar por semestre: * Resolución No. 054 de 1999 **Acuerdo No. 10 de 1986 del Consejo Superior Para programas de Especialización y Maestría que se autofinancian se debe consultar la reglamentación vigente para cada programa. DESCUENTOS El estudiante de programas de Maestrías y Doctorados podrá disfrutar de una exención parcial del pago de derechos académicos de acuerdo con sus necesidades económicas y con su rendimiento académico. (Reglamento Estudiantil de Posgrado, Art. 64) El estudiante que haya obtenido la distinción SUMMA CUM LAUDE o CUM LAUDE, estará exento del pago de los derechos de matrícula y derechos académicos para cursar programas de Especialidades Médico Quirúrgicas, Maestría y Doctorado; y del pago de matrícula al ingresar a los programas de especialización, que ofrece la UIS. (Acuerdo del CS No. 017 de 2006, Art. 7) El estudiante a quien se le haya otorgado beca de matrícula por haber obtenido en sus estudios de pregrado en la UIS la distinción CUM LAUDE o SUMA CUM LAUDE, mantendrá esta beca siempre y cuando cumpla con los siguientes requisitos (Reglamento Estudiantil de Posgrado, Art. 162): -Conservar un promedio ponderado igual o superior a cuatro tres (4.). -Mantenerse como estudiante regular y terminar en el tiempo normal estipulado para el programa. -No tener sanción disciplinaria vigente. Según la ley 40 de 1997, por la cual se establecen estímulos al sufragante, y la ley 807 de 200, por la cual se estipulan nuevos estímulos y se aclara la ley 40 de 1997 dispone que: quien como ciudadano ejerza el derecho al voto en forma legítima es las elecciones y sea estudiante de una institución oficial de educación superior tendrá derecho entre otros beneficios a un descuento del 10% del costo de la matrícula, si acredita haber sufragado en la última votación realizada con anterioridad al inicio de los respectivos períodos académicos. Descuento que se hará efectivo no sólo en el período académico inmediatamente siguiente al ejercicio del sufragio sino en todos los períodos académicos que tengan lugar hasta las votaciones siguientes en que pueda participar.

14 Página 14 de 14 PÉRDIDA DE LA BECA ANEXO 1. SISTEMA LIQUIDACIÓN DE MATRÍCULA PARA Aquellos estudiantes que reciban auxilio e incumplan compromisos dentro del programa, se les liquidarán los derechos académicos así (Reglamento Estudiantil de Posgrado, Art. 162): s de Maestría y Doctorado con compromiso de presentar su propuesta de investigación de tesis en el segundo y tercer periodo académico y que no lo hagan: lo equivalente a dos (2) SMLMV. s con compromisos de seminarios de investigación o de tesis y que no lo presentaron durante el semestre: tres () SMLMV. s que sobrepasen el tiempo límite para graduarse y que reciban una excepción para hacerlo de parte del Consejo Académico: diez (10) SMLMV.