SISTEMA DE GESTIÓN INSTRUCTIVO PARA OTORGAR MENCIONES Y MATRÍCULA DE HONOR. Fecha de Aprobación: 18/JUN/2018

Transcripción

1 INSTRUCTIVO PARA OTORGAR MENCIONES Y MATRICULA DE HONOR Página 1 de 10

2 CONTENIDO 1. OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES PARA OTORGAR MENCIÓN DE HONOR Y MATRICULA DE HONOR A ESTUDIANTES DE PROGRAMAS ACADÉMICOS DE GRADO GENERACIÓN DE REPORTES PARA LA SELECCIÓN DE ESTUDIANTES SELECCIÓN DE ESTUDIANTES A RECIBIR MENCIÓN DE HONOR REVISIÓN DE REPORTES CONSOLIDADOS DE ESTUDIANTES A RECIBIR MENCIÓN DE HONOR Y ELABORACIÓN DE DIPLOMAS PREPARACIÓN PARA LA CEREMONIA DE ENTREGA DE DISTINCIONES CEREMONIA DE ENTREGA DE DISTINCIONES DOCUMENTOS DE REFERENCIA... 9 Página 2 de 10

3 1. OBJETIVO Establecer los pasos a seguir para la selección y entrega de las menciones y matrícula de honor de la Universidad de San Buenaventura Cali. 2. ALCANCE Aplica para la selección y entrega de las menciones y matrícula de honor de los estudiantes de los programas de pregrado de la Universidad de San Buenaventura Cali. 3. DEFINICIONES ESTÍMULOS. Es el reconocimiento que hace la Universidad para exaltar los méritos académicos, culturales o deportivos de los estudiantes. Se otorgará a los estudiantes de programas de pregrado. MATRICULA DE HONOR. Beca que otorga la Universidad cada periodo académico hasta por el valor total de la matrícula, a los 3 (tres) estudiantes que alcancen el mayor promedio de calificaciones en cada programa y periodo académico inmediatamente anterior. Se otorga a estudiantes de programas de pregrado en cada una de las jornadas de estudio. MENCIÓN DE HONOR. Es el reconocimiento académico que se le concede al estudiante, que en cada uno de los semestres y programas académicos vigentes haya obtenido, en el periodo anterior, el más alto promedio ponderado, siempre y cuando este sea igual o superior al promedio mínimo ponderado exigido por la Universidad. PROMEDIO PONDERADO: Es el valor medio de las calificaciones obtenidas por el estudiante, considerando la intensidad horaria y/o el número de créditos académicos de cada asignatura que se tiene registrada en la matrícula académica. REGLAMENTO ESTUDIANTIL: Documento institucional en el cual se definen lineamientos importantes para la gestión académica de la Universidad, entre otros aspectos tales como los deberes y derechos de los estudiantes, el régimen disciplinario, el régimen de participación en los organismos de dirección y las condiciones y exigencias académicas de permanencia y graduación en el programa académico. Página 3 de 10

4 STREAMING. Tecnología de distribución de audio y vídeo a través de Internet. La palabra streaming se refiere a que se trata de una corriente continua (sin interrupción). 4. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES PARA OTORGAR MENCIÓN DE HONOR Y MATRICULA DE HONOR A ESTUDIANTES DE PROGRAMAS ACADÉMICOS DE GRADO 4.1 GENERACIÓN DE REPORTES PARA LA SELECCIÓN DE ESTUDIANTES La Oficina de Registro Académico genera los reportes (Por programa académico y jornada de estudio) de los promedios obtenidos por los estudiantes oficialmente matriculados en el periodo académico inmediatamente anterior. Teniendo en cuenta la nota mínima establecida para el otorgamiento de las menciones y matrícula de honor y las condiciones establecidas en el Reglamento Estudiantil y en las Resoluciones de Rectoría No. S de 11 de abril de 2016 y S de 28 de agosto de 2017, la Oficina de Registro Académico organiza el reporte en orden descendente de los promedios de las calificaciones. El reporte se genera con todos los estudiantes, que tengan un promedio mínimo en 4.5. Se deberá excluir de los reportes a aquellos estudiantes que dentro de las calificaciones reportadas se relacionen en al menos una asignatura con Nota Pendiente (NP). El reporte contendrá las calificaciones de aquellos cursos que fueron aprobados como SUFICIENCIA (incluyendo los exámenes de proficiencia para inglés). No incluye las calificaciones de cursos homologados. La Oficina de Registro Académico envía a los Decanos comunicación con los reportes de los estudiantes por programa adscritos a cada Facultad y sus promedios alcanzados, para su revisión, estudio y postulación como merecedores de las distinciones. Página 4 de 10

5 4.2 SELECCIÓN DE ESTUDIANTES A RECIBIR MENCIÓN DE HONOR Para la selección de los estudiantes a recibir el reconocimiento académico el Decano de la Facultad deberá verificar y asegurar el cumplimiento de los siguientes requisitos: a.) Mención de Honor: Estímulo que otorga la Universidad de San Buenaventura de acuerdo a lo establecido en el artículo 19 del Reglamento Estudiantil y en la Resolución de Rectoría No. S de 2016: La Mención de Honor es el reconocimiento académico que se concede al estudiante que en cada uno de los semestres y programas académicos vigentes haya obtenido en el periodo académico anterior el más alto promedio ponderado, siempre y cuando este sea igual o superior al promedio ponderado exigido por la Universidad. Para obtener esta distinción, se tendrán en cuenta las siguientes condiciones: a. Haber aprobado la totalidad de los cursos o créditos académicos que conforman el plan de estudios y el semestre en el cual se encuentra oficialmente matriculado dentro del respectivo periodo académico. Para el caso de los estudiantes en nivelación académica por transferencia interna, se considerarán las homologaciones llevadas a cabo para la completitud de cursos de las que se menciona en este inciso. De igual forma, se aplicará esta definición para aquellos estudiantes que en cumplimiento de su plan de estudios hayan adelantado y aprobado cursos. b. Acreditar en dicho periodo un promedio ponderado igual o mayor a 4.5. c. No haber sido sancionado disciplinariamente durante el respectivo periodo académico. d. Haber aprobado los cursos correspondientes a Bienestar Institucional inscritos dentro del respectivo periodo académico. b.) Matrícula de Honor: La Universidad de San Buenaventura tiene como misión contribuir a la formación integral de la persona humana y de manera particular a la formación profesional de sus estudiantes. Consecuente con este propósito y como estímulo al excelente desempeño académico, concede Matrícula de Honor, según la norma escrita en el artículo 20 del Reglamento Estudiantil, y en la Resolución de Rectoría No. S de 2017: La Matrícula de Honor es la beca que otorga la Universidad cada periodo académico a los tres (3) estudiantes que alcancen el mayor promedio de calificaciones en cada programa y período académico inmediatamente anterior y cumplan las siguientes condiciones: a. Haber aprobado la totalidad de los créditos académicos que conforman el plan de estudios en el semestre en el cual se encuentran oficialmente matriculado dentro del respectivo periodo académico. Para el caso de los estudiantes en nivelación académica por transferencia interna se considerarán las homologaciones llevadas a cabo para la Página 5 de 10

6 completitud de cursos de las que se menciona en este inciso. De igual forma, se aplicará esta definición para aquellos estudiantes que en cumplimiento de su plan de estudios hayan adelantado y aprobado cursos. b. Acreditar en dicho periodo un promedio ponderado igual o mayor a 4.5. c. No haber sido sancionado disciplinariamente durante el respectivo período académico. d. Haber aprobado los cursos correspondientes a Bienestar Institucional inscritos dentro del respectivo periodo académico. Esta beca se hará efectiva en el periodo académico inmediatamente posterior al periodo de otorgamiento y se podrá reservar hasta por un semestre adicional. Si pertenece al último periodo académico del respectivo programa, la beca se aplicará al pago correspondiente a los derechos de grado, o al valor de la matrícula de un programa de pregrado, posgrado o de educación continua ofrecido por la Universidad; en esta segunda opción tendrá dos años para hacerla efectiva. Según los tres mayores puntajes que alcancen los estudiantes de cada programa de pregrado en el periodo de otorgamiento, esta BECA se distribuirá de la siguiente manera: % del valor de la matrícula para el mejor puntaje % del valor de la matrícula para el segundo puntaje % del valor de la matrícula para el tercer puntaje. 4. Si dos o más estudiantes obtuvieren igual promedio y este fuere el primero, segundo o tercero del programa, se tendrá en cuenta el siguiente orden de criterios de desempate: a. Mayor promedio acumulado en todo el programa. b. Mayor cantidad de créditos aprobados en todo el programa. c. Cuando se trate de estudiantes de primer semestre, el empate se dirimirá por el promedio simple de las pruebas de Estado para bachilleres. d. Agotado lo anterior, el correspondiente Comité de Programa sesionará, decidirá otro criterio de desempate y dejará constancia en acta. Página 6 de 10

7 Los Decanos verifican y validan el cumplimiento de los requisitos para cada uno de los estudiantes relacionados en el reporte remitido por la Oficina de Registro Académico y postulan a los estudiantes merecedores de la mención de honor y matrícula de honor. Los Decanos mediante oficio notifican a la Oficina de Registro Académico el consolidado de los estudiantes postulados para recibir dichas distinciones. Para mención de honor se reporta por cada Programa Académico el estudiante con el promedio más alto por cada semestre en cada jornada. Aquí debe entenderse que varios estudiantes con un mismo promedio, siendo éste el más alto, recibirán todos su reconocimiento de mención de honor. Para matrícula de honor se reportan los tres (3) estudiantes con más alto promedio del programa académico en jornada de estudios. 4.3 REVISIÓN DE REPORTES CONSOLIDADOS DE ESTUDIANTES A RECIBIR MENCIÓN DE HONOR Y ELABORACIÓN DE DIPLOMAS. La Oficina de Registro Académico revisa el consolidado de estudiantes postulados por la Facultad y verifica el cumplimiento de todos los requisitos establecidos en el Reglamento Estudiantil, en las Resoluciones de Rectoría que regulen el tema y en el presente Instructivo. De presentarse inconsistencias, éstas deberán ser consultadas, revisadas y resueltas entre la Oficina de Registro Académico y la Decanatura correspondiente. La Oficina de Registro Académico envía el consolidado final a la Vicerrectoría Académica y Vicerrectoría Administrativa y Financiera. La Oficina de Registro Académico envía por correo electrónico a los estudiantes la información del día, hora y lugar de la Ceremonia. La Vicerrectoría Administrativa y Financiera para el caso de las Matrículas de honor relaciona el valor correspondiente a las becas para cada una de las opciones y/o porcentajes establecidos y lo remite a la Vicerrectoría Académica. La Vicerrectoría Académica envía la relación de los estudiantes a recibir Mención de Honor y Matrícula de Honor a la oficina de Editorial para la elaboración de los respectivos diplomas según los formatos y especificaciones aprobadas por la Secretaría de la Universidad. Página 7 de 10

8 La Vicerrectoría Académica notifica a Rectoría el listado de los estudiantes merecedores de dichas distinciones, elabora las actas; confronta los diplomas y becas con la información enviada por la Oficina de Registro Académico y la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, y realiza el trámite de firmas del Rector, Secretario, Vicerrector Académico, y Vicerrector Administrativo y Financiero. 4.4 PREPARACIÓN PARA LA CEREMONIA DE ENTREGA DE DISTINCIONES La Vicerrectoría Académica realiza la reserva del auditorio central al Departamento de Recursos Físicos y solicita a Secretaría las respectivas bandejas para la ceremonia. La Vicerrectoría Académica envía correo electrónico a Decanos, Directores de Programa, Secretarias de Programa, Secretaría, Oficina de Registro Académico y Comunicaciones, especificando la fecha, hora y lugar de la ceremonia de entrega de dichas distinciones. Los programas académicos informan a los estudiantes y confirman su asistencia a la ceremonia; consolidan el dato de las personas que no asisten a la ceremonia y reportan a la Vicerrectoría Académica para que se proceda a retirar de la programación a quienes no podrán asistir. La Vicerrectoría Académica consolida la asistencia de los estudiantes en un cuadro final con los nombres de los mismos y promedios. Con base en la información suministrada por los respectivos Programas Académicos, la Vicerrectoría Académica retira los diplomas y becas de las personas que no confirmaron la asisten a la ceremonia. La Vicerrectoría Académica genera el orden del día. La revisión final y aprobación del protocolo y el orden del día para el desarrollo de la ceremonia corresponden a la Vicerrectoría Académica y Protocolo. La Vicerrectoría Académica coordina con la Dirección de Bienestar Institucional y el Departamento de Recursos Físicos lo relacionado con el apoyo del personal necesario para el día de la ceremonia. (Ubicación de las personas dentro del auditorio y control en las puertas de ingreso al auditorio) Página 8 de 10

9 4.5 CEREMONIA DE ENTREGA DE DISTINCIONES La Vicerrectoría Académica y Protocolo supervisa la organización del auditorio: bandejas con diplomas, becas y boletines, organización de directivos en mesa principal, reserva de sillas para estudiantes, posición de banderas. La Vicerrectoría Académica solicita con la Coordinación de Medios Audiovisuales la prestación del servicio de registro fotográfico para el evento. La Vicerrectoría Académica solicita a la Dirección de Tecnología el servicio de streaming para el evento, en caso que se requiera. Finalizada la ceremonia, la Vicerrectoría Académica devuelve las matrículas de honor a la Vicerrectoría Administrativa Financiera y los diplomas de mención se envían a cada programa para la entrega a los estudiantes que no asistieron a la ceremonia. La Oficina de Registro Académico registra en el sistema ASIS las personas que recibieron la mención y matrícula de honor. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Reglamento Estudiantil. Resolución de Rectoría No. S de 11 de abril de 2016 y S de 28 de agosto de 2017 Página 9 de 10

10 CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha Descripción del cambio Responsable /MAR/2013 Versión inicial Vicerrector Académico /MAR/2013 Aclaraciones en relación con la generación del reporte inicial para la selección de los estudiantes Vicerrector Académico a otorgar menciones y matrículas de honor /JUN/2018 Se actualizan las Resoluciones de Rectoría S de 11 de abril de 2016 y S de 28 de agosto de 2017 Vicerrector Académico Revisó: Diana Patricia Jiménez Ramírez Cargo: Secretaria Vicerrectoría Académica Fecha: 18/JUN/2018 Firma: Aprobó: Juan Carlos Flórez Buriticá Cargo: Vicerrector Académico Fecha: 18/JUN/2018 Firma: Página 10 de 10