PRESTACIÓN DEL SERVICIO PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN ACADÉMICA PPS-01-00

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1 Elaborado por: Revisado por: CUADRO DE APROBACIÓN CARGOS NOMBRE FECHA FIRMA Vicerrector académico Representante de la Dirección Sergio Augusto Restrepo Cadena María Stella Torres Valderrama 07/03/ /03/2014 Aprobado por: Rector Wilson Jaimes Martínez 07/03/2014 CONTROL DE CAMBIOS REVISIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO 00 03/03/2014 Emisión del documento Página 1 de 8

2 1 OBJETIVO Determinar las actividades necesarias para establecer, planificar y controlar la prestación de los servicios académicos de la entidad. 2 ALCANCE Todos los procedimientos para atención a los usuarios del servicio académico. 3 RESPONSABLES Todos los empleados directos e indirectos con responsabilidad en la prestación de los servicios académicos. 4 DEFINICIONES Pruebas Saber 11 (antes Icfes): Examen que se le aplica a los estudiantes de secundaria antes de graduarse como bachilleres. Articulación: Incorporar desde la Educación Media espacios de formación que permitan a los estudiantes de grados 10º y 11º el ingreso directo en los Ciclos de la Educación Superior y que además los habilite para comenzar a "crear, desarrollar y gestionar un proyecto de vida productivo. 5 DESARROLLO 5.1 DEFINIR DERECHOS PECUNIARIOS El Vicerrector Administrativo, debe establecer y presentar antes de las fechas programadas por el Ministerio de Educación Nacional al Consejo Superior los valores de los derechos pecuniarios DGD para el siguiente año. Una vez aprobado lo debe subir a la plataforma del Ministerio de Educación Nacional y pasar copia al Vicerrector Académico para la actualización de los valores en Cartera y divulgación a la comunidad académica. 5.2 DETERMINAR CALENDARIO ACADÉMICO El Vicerrector Académico debe establecer en el mes de noviembre de cada año el Calendario Académico DGD y presentarlo para aprobación ante el Consejo Académico. 5.3 DETERMINAR HORARIOS El Vicerrector Académico debe aprobar el horario para cada programa académico presentado por su respectivo coordinador, de acuerdo a la oferta de programas y recursos físicos. Página 2 de 8

3 5.4 CREAR PERIODO ACADÉMICO El auxiliar de registro y control haciendo uso del sistema de información debe crear el periodo académico con las materias a ofertar, y la asignación de los docentes autorizados por la vice-rectoría académica, 15 días antes de terminado el periodo académico. 5.5 PREINSCRIPCIÓN El estudiante tiene acceso a la oferta académica mediante los plegables, pagina web, publicación en medios masivos o llamadas telefónicas. Y puede acceder a un formulario de preinscripción en línea. Consultar instructivo IFT INSCRIPCIÓN La inscripción inicia con el pago del valor autorizado, emitido por la oficina de cartera, el cual se debe consignar en las cuentas bancarias de la Corporación Escuela Tecnológica del Oriente. El estudiante envía recibo de pago al auxiliar de cartera para que le asigne el PIN de inscripción en línea. RPS El estudiante ingresa al sistema y diligencia el formulario de inscripción RPS Consultar instructivo IFT El estudiante escanea la siguiente documentación necesaria para adjuntar al formulario de inscripción y realizar la inscripción en línea: PREGRADO: - Documento de identidad - Libreta militar (opcional) - Diploma de bachiller - Acta de grado de bachiller - Pruebas de estado Saber-11 (ICFES) - Certificado de Afiliación EPS o seguro estudiantil (Opcional) - Una (1) foto (Tamaño documento) - Diligenciar formato de solicitud de Carnet estudiantil (Reclamar en registro y control) POSGRADO: - Documento de identidad - Libreta militar (opcional) - Diploma de Pregrado - Acta de grado de Pregrado - Certificado de Afiliación EPS o seguro estudiantil (Opcional) - Una (1) foto (Tamaño documento) - Diligenciar formato de solicitud de Carnet estudiantil (Reclamar en registro y control) Página 3 de 8

4 ARTICULACIÓN: - Documento de identidad - Certificado de aprobación grado 9 o Boletín de notas cuarto periodo con aprobación grado 9 - Certificado de Afiliación EPS o seguro estudiantil (Opcional) - Una (1) foto (Tamaño documento) - Diligenciar formato de solicitud de Carnet estudiantil (Reclamar en registro y control) NOTA: Admisiones, registro y control verificaran mediante confrontación con los documentos originales la validez de los escaneados y colgados en la plataforma. 5.7 ADMISIÓN El Auxiliar de registro y control debe generar en el sistema de información el listado de postulantes inscritos. RPS El Vicerrector Académico debe comunicar el comité de admisiones el listado de postulantes inscritos. El comité de admisiones de acuerdo a las políticas de admisión descritas en el reglamento estudiantil, DGD-04-00, revisa en línea la información de los estudiantes y aprueba para generar el listado de estudiantes admitidos, RPS ASIGNAR CÓDIGO Y GENERAR CARTAS DE ADMISIÓN El sistema genera automáticamente el código de los estudiantes admitidos y envía la respectiva carta de admisión, RPS VERIFICAR DOCUMENTOS DE ESTUDIANTES ADMITIDOS Los estudiantes admitidos deben presentarse a la oficina de registro y control en las fechas indicadas con los documentos originales para constatar las copias escaneadas que se adjuntaron previamente al formulario de inscripción el línea, RPS El auxiliar de registro y control, debe verificar que estén completos, de lo contrario debe acordar un compromiso de entrega de documentos, RPS-04-00, el cual no aplica cuando falten los siguientes documentos: - Diploma de Bachiller - Acta de Grado - Pruebas saber 11 ICFES - Cédula de Ciudadanía 5.10 RECEPCIÓN DE RECIBOS DE PAGO DE MATRÍCULA El estudiante presenta al auxiliar de cartera el recibo de pago cancelado para que genere el PIN de matrícula en línea RPS Página 4 de 8

5 El estudiante ingresa al sistema y consulta las materias o módulos para diligenciar el formato de matrícula RPS Consultar instructivo IFT Vicerrectoría académica, coordinadores de programa y registro y control podrán consultar un informe de estudiantes matriculados RPS Para estudiantes antiguos deben presentar. Recibo de pago, RPS Formato de Registro de Matrícula Académica. RPS En caso de pérdida del carnet el estudiante cancelará el valor correspondiente y hace la solicitud del carnet estudiantil RPS ACTIVIDADES S 5.11 FORMALIZAR EL ENCUADRE PEDAGÓGICO El coordinador de escuela debe socializar a cada docente la planeación académica RPS para que realice el Encuadre Pedagógico, RPS-17-00, y lo socialice con los estudiantes en el primer día de clase, acordando la forma en que se desarrollará y se evaluará la materia o el módulo en el periodo académico. Una vez socializado el Encuadre Pedagógico, RPS-17-00, el Docente y el representante de los estudiantes firman, el docente entrega el encuadre pedagógico en la Vicerrectoría Académica. El docente debe llevar el registro de la asistencia y las notas parciales en el formato de lista auxiliar de clases para subir al sistema RPS Al finalizar el periodo académico el docente imprime las planillas de notas, las firma y las entrega a registro y control como requisito para el cierre del periodo académico DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES S El docente debe dar cumplimiento a las directrices establecidas y aprobadas en el Encuadre Pedagógico RPS-17-00, considerando entre otros los siguientes aspectos: - Cumplimiento del modelo pedagógico - Cumplimiento de las competencias contenidas en el módulo - Cumplimiento de los acuerdos sobre evaluaciones Página 5 de 8

6 5.13 REALIZAR EVALUACIÓN A DOCENTES Los estudiantes realizarán la evaluación docente en el sistema de información en la última semana del periodo académico. El coordinador de cada programa socializa a docentes y personal administrativo los resultados de la evaluación y toma las acciones correctivas y/o preventivas pertinentes REGISTRAR CALIFICACIONES El Docente debe registrar las notas de las asignaturas en el sistema de información en las fechas establecidas para el periodo académico. Una vez se tienen todas las notas del periodo (incluidas las notas de habilitación), automáticamente el sistema Académico cierra la plataforma. Consultar instructivo IFT CERTIFICADO DE NOTAS (POLÍGRAFOS) Al finalizar el periodo académico, el estudiante que se encuentre a paz y salvo podrá acceder al sistema de información y consultar el polígrafo. Registro y Control podrá expedir a solicitud del estudiante los certificados de notas previo pago de los derechos pecuniarios. Nota: Todos los funcionarios deben reportar a través de un Comunicado Interno, RMC , al Auxiliar de registro y Control las novedades (perdida o daño de elementos, libros, etc.), que presenten los estudiantes para que al momento de terminar el periodo académico se ponga al día y se les pueda emitir el respectivo Polígrafo GRADOS Una vez cumplidos los requisitos exigidos por la malla curricular el estudiante podrá elegir la opción de modalidad de grado establecidas en el reglamento estudiantil, DGD-04-00, y reportar la nota final a registro y control por medio de la planilla de notas, RPS Los estudiantes deben diligenciar la ficha de seguimiento a egresados RPS y el formato de encuesta del observatorio laboral con el fin de obtener el Paz y Salvo RPS INACTIVAR PERIODO ACADÉMICO El auxiliar de Registro y Control selecciona el periodo académico correspondiente a los graduandos y guarda como estado inactivo en el sistema de información GENERAR ACTA DE GRADO El Auxiliar de registro y Control debe presentar una relación al Vicerrector Académico de los estudiantes que cumplen con todos los términos para ser graduados y elaborar la Hoja de registro, RPS-23-00, soportada con la copia de la Página 6 de 8

7 Cédula de Ciudadanía, libreta militar (opcional), Acta de Grado y Diploma de Bachiller o de pregrado, según corresponda, copia de la Prueba Saber 11, o la constancia de la presentación de la Prueba saber Pro. Una vez revisada y aprobada la relación de estudiantes a graduar por el Vicerrector Académico y el Secretario General, se procede a elaborar el Acta de revisión y cumplimiento de requisitos para trámite de grado,rps-24-00, y ordenar la elaboración de los diplomas respectivos, RPS-25-00, y las actas individuales de grado, RPS HOMOLOGACIONES 5.19 TRANSFERENCIA EXTERNA EN PROGRAMAS DE FORMACIÓN TITULADA El Auxiliar de registro y Control debe recepcionar las solicitudes de homologación con sus respectivos soportes, en las fechas establecidas en el calendario académico y adjuntar el recibo de pago respectivo. Corresponde al comité de homologaciones designado por la Vicerrectoría Académica el estudio y aprobación de las solicitudes elevadas por los aspirantes TRANSFERENCIAS INTERNAS HACIA PROGRAMAS DE PREGRADO Y POSGRADO El Auxiliar de registro y Control debe recepcionar las solicitudes de homologación y adjuntar el recibo de pago respectivo. El comité de homologaciones debe revisar la solicitud y emitir un concepto a la vicerrectoría académica, atendiendo al reglamento estudiantil DGD REALIZAR SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN AL PROCESO Realizar seguimiento y/o medición al proceso mediante auditorías internas (Remítase al PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS COD. PMC-03-00), seguimiento a las acciones preventivas y/o correctivas (Remítase al PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS, PMC-02-00), revisión por la dirección, en el comité de calidad o en los grupos de mejoramiento continuo TOMAR ACCIONES CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS Tomar acciones para corregir el incumplimiento de los requisitos y/o prevenir que se lleguen a incumplir. Remítase al procedimiento de acciones correctivas y preventivas PMC Página 7 de 8

8 6 REGISTROS RPS Formulario de inscripción en línea RPS Asignación pin inscripción en línea RPS Listado de postulantes inscritos RPS Compromiso entrega de documentos RPS Recibo de pago RPS Formato de matrícula en línea RPS Listado de estudiantes admitidos RPS Asignación pin matricula en línea RPS Carta de admisión RPS Informe de estudiantes matriculados en línea RPS Horario general académico RPS Planilla de notas RPS Encuadre pedagógico RPS Polígrafo RPS Paz y Salvo RPS Relación de entrega de polígrafos RPS Acta de sustentación RPS Formato de seguimiento de egresados RPS Hoja de registro RPS Acta de revisión y cumplimiento de requisitos para tramite de grado RPS Diploma RPS Acta individual de grado RPS Solicitud de carnet estudiantil RPS Lista auxiliar de clases RPS Planeación académica 7 REFERENCIAS IMC Norma fundamental PMC Procedimiento de acciones correctivas y preventivas PMC Procedimiento de auditorías internas NTC-ISO Sistemas de Gestión de la Calidad NTC-ISO Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y vocabulario DGD PEI Proyecto Educativo Institucional DGD Plan de Desarrollo DGD Estatuto Docente DGD Reglamento estudiantil GRH-01 Programa de capacitación Página 8 de 8