Decreto anual que fija las escalas de viáticos, el Estatuto Tributario y demás normas expedidas por el Gobierno Nacional y Distrital.

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1 INTERIOR Y EXTERIOR DEL PAÍS AGNADOS A LA DIVIÓN Fecha de Aprobación: Página 1 de 9 OBJETIVO Liquidar con oportunidad las solicitudes de viáticos y gastos de viaje requeridos para el normal funcionamiento de las actividades académicas y administrativas de la Universidad, en cumplimiento de su visión y misión institucional. RMATIVIDAD Acuerdo 003 del 16 de Febrero de 2012 por el cual se modifica parcialmente el acuerdo 033 del 04 de Noviembre de Acuerdo 007 de 1994, del Consejo Académico, por el cual se reglamentan las salidas de campo. Acuerdo 014 de 1997, CSU, autoriza al Rector para que ordene el pago por los gastos que se ocasionen por concepto de los desplazamientos de los miembros de CSU, en cumplimientos de sus funciones. Acuerdo 016 del 10 de junio de 2005 del Consejo Superior, por el cual se crean y se reglamentan los estímulos académicos para los profesores ocasionales y los de cátedra de la Universidad Pedagógica Nacional. Acuerdo 033 del 04 de Noviembre de 2011, por el cual se deroga el Acuerdo 001 del 25 de febrero de 2005 y se reglamenta las comisiones para los profesores de planta de la Universidad Pedagógica Nacional y del Instituto Pedagógica Nacional. Resolución 0153 del 06 de febrero de 2009, por la cual se establece la suma correspondiente a viáticos internacionales para docentes, estudiantes y directivos de la UPN. Resolución 0289 del 17 de marzo de 2011, por la cual se reglamenta la constitución y funcionamiento de las cajas menores en la Universidad Pedagógica Nacional. Resolución 0805 del 13 de Julio de 2012, por la cual se establece la nueva escala de viáticos y se reglamenta su reconocimiento. Resolución 0840 del 16 de julio de 2004, por medio de la cual se establece los procedimientos para asegurar la estadía de invitados nacionales e internacionales en la UPN. Resolución 1302 del 14 de octubre de 2005, por la cual se aclara la Resolución 0840 del 16 de julio de Resolución 1316 del 08 de octubre de 2004, por la cual se modifica la Resolución 1059 del 23 de mayo de Decreto anual que fija las escalas de viáticos, el Estatuto Tributario y demás normas expedidas por el Gobierno Nacional y Distrital.

2 INTERIOR Y EXTERIOR DEL PAÍS AGNADOS A LA DIVIÓN Fecha de Aprobación: Página 2 de 9 RESPONSABLE Proceso Gestión de Servicios Caja Menor APLICACIONES STEMA DE INFORMACIÓN ANCIERA APLICATIVO TALENTO HUMA DEICIONES Gastos de Viaje: Corresponde a los gastos que se autorizan por concepto de transporte (aéreo o terrestre), peajes, combustible, repuestos y mantenimiento de los vehículos, por los desplazamientos de los servidores públicos de la Universidad Pedagógica Nacional, Miembros del Consejo Superior y Contratistas, siempre y cuando estén pactados en el respectivo contrato, en cumplimiento de comisiones de desplazamientos en el interior ó en el exterior del País. Salidas de campo. Actividades programadas por los profesores, en desarrollo de los programas académicos que requiere el desplazamiento del profesor y de los estudiantes a sitios diferentes a las sedes de la Universidad, con el fin de complementar la formación recibida en el salón de clase y practicar los conocimientos en el ámbito social donde se debe desarrollar la actividad del futuro maestro. Salidas Administrativas: Son actividades en cumplimiento de obligaciones netamente administrativas, no son tomadas como salidas académicas y en la mayoría de los casos se ocasionan a lo largo del semestre. Dependiendo de su objeto requieren el pago de viáticos, gastos de viaje y servicios de transporte. Viáticos: Es el valor que se reconoce al servidor público vinculado a la Universidad Pedagógica Nacional, miembros del Consejo Superior y Contratistas en cumplimiento de su objeto contractual, siempre y cuando estén pactados en el respectivo contrato, para cubrir los gastos de manutención y alojamiento en cumplimiento de comisiones de servicio y desplazamientos y estadía en el interior o exterior del País. Liquidación: Hace referencia al proceso de cuantificación del valor a pagar por concepto de viáticos, según las tarifas establecidas en la normatividad vigente y los valores por concepto de gastos de viaje.

3 RECTORIA, VAD, VAC, VGU O IPN DEPENDENCIAS Y/O FACULTADES INTERIOR Y EXTERIOR DEL PAÍS AGNADOS A LA DIVIÓN Fecha de Aprobación: Página 3 de 9 DESCRIPCIÓN INICIO 1. Revisa Programación de Salidas de Campo y/o eventos Académicos o Administrativos. Hay alguna salida académica o administrativa programada? Resolución 0289 del 17/ 03/2011 Resolución 0805 del 13/ 07/ Elabora memorando dirigido al Jefe de la dependencia responsable de efectuar el tramite solicitando la comisión, viaticos y gastos de viaje requeridos para el Servidor Público, Miembros del Consejo Superior y/o Contratista, especificando el objeto, fechas y número de cédula. 9 MEMORANDO Acuerdo del Consejo Superior No 033 de Manual del Aplicativo AFI. Si la comisión será realizada por un contratista, se debe anexar copia del Contrato. Requiere Servicio de Transporte? Acuerdo del Consejo Superior No. 016 del 10 de Junio del Elabora memorando dirigido al Jefe de la DSG solicitando comisión y gastos requeridos para el conductor designado. MEMORANDO Consulta Acuerdo del Consejo Superior No. 016 del Remite memorando de solicitud de viáticos y gastos de viaje para el conductor y /o Servidor Público o Contratista, para aprobación del Ordenador del Gasto según sea el caso. 5. Recibe memorando(s) de solicitud y revisa. REC, VAD,VAC,VGU Ó IPN 2 MEMORANDOS Para verificación y autorización, el memorando debe venir con visto bueno del Jefe Inmediato del comisionado. 6. Devuelve memorando(s) de solicitud con observaciones para ajustes. 7. Aprueba solicitud y firma. A

4 DIVIÓN DE SERVICIOS GENERALES-CAJA MER VICERRECTORÍA ACADÉMICA OFICINA DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES (ORI) RECTORÍA, VAD, VAC, VGU O IPN INTERIOR Y EXTERIOR DEL PAÍS AGNADOS A LA DIVIÓN Fecha de Aprobación: Página 4 de 9 A Es una comisión para un docente de Planta? Acuerdo 033 de 2011 DSG 8. Remite memorando (s) de solicitud a la División de Servicios Generales. 1 Es una comisión nacional? 9. Remite memorando (s) de solicitud a la Oficina de Relaciones Interinstitucionales. (ORI). CON VISTO BUE 10. Recibe memorando (s) de solicitud y los revisa. CON VISTO BUE Están completamente firmados? 11. Devuelve con observaciones para ajustes. REC, VAD,VAC,VGU Ó IPN 2 Consultar Procedimiento Movilidad de docentes UPN en el exterior De la Oficina de Relaciones Interinstitucionales. 12. Realiza Procedimiento Movilidad de docentes UPN en el exterior 13. Recibe memorando (s) original (es) de solicitud. MEMORANDO 14. Firma y remite memorando (s) original a la División de Personal (DEP). DPE 3 CORREO ELECTRÓNICO 15. Remite copia de el/los memorando/s a la División de Serviciós Generales Caja Menor. 16. Recibe copia del memorando y diligencia en el Sistema de Información Financiera, la solicitud de disponibilidad presupuestal, mediante el documento Liquidación de Comisiones. COMPROBANTE DEL STEMA DE INFORMACIÓN ANCIERA Estado del Comprobante: BORRADOR B

5 VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA Y ANCIERA-VAD OFICINA DE JURIDICA-OJU DIVIÓN DE PERSONAL DIVIÓN -CAJA MER INTERIOR Y EXTERIOR DEL PAÍS AGNADOS A LA DIVIÓN Fecha de Aprobación: Página 5 de 9 B 17. Mediante correo electrónico se informa a la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, se solicita la aprobación y tramite pertinente de la Comisión. CORREO ELECTRÓNICO 18. Mediante correo electrónico se informa a la División de Personal el No. de contrato, No de certificado de disponibilidad y registro presupuestal cuando se requiere el suministro de pasajes aéreos. DPE 6 CORREO ELECTRÓNICO Consultar Acuerdo del Consejo Superior No 033 de Recibe memorando (s) de solicitud y lo (s) revisa. 3 Está debidamente soportado(s)? 4 REC, VAD, VAC, VGU O IPN 20. Devuelve documentos con observaciones para ajustes. 21. Elabora Resolución de comisión para el docente de planta, una vez reciba de la DFN el CDP y el correo de Caja Menor indicando el No de contrato, CDP y RP. 2 REC, VAD, VAC, VGU O IPN 6 CAJA MER Correo Electrónico 4 DÍAS 22. Envía acto Administrativo y/o memorando (s) de solicitud a la Oficina de Jurídica para revisión. RESOLUCIÓN DE COMIÓN Y Consultar Acuerdo del Consejo Superior No 033 de Recibe Resolución y memorando (s) de solicitud. RESOLUCIÓN DE COMIÓN Y 24. Devuelve documentos con observaciones para ajustes Otorga VoBo y remite a la Vicerrectoría Administrativa y Financiera. 26. Recibe Resolución y memorando (s) de solicitud. 27. Devuelve documentos con observaciones para ajustes. 5 REC RESOLUCIÓN DE COMIÓN Y 28. Otorga VoBo y envía a Rectoría. C

6 DIVIÓN DE SERVICIOS GENERALES - TRANSPORTE DIVIÓN DE SERVICIOS GENERALES DSG DIVIÓN ANCIERA - DFN SECREARÍA GENERAL-SGR RECTORIA-REC INTERIOR Y EXTERIOR DEL PAÍS AGNADOS A LA DIVIÓN Fecha de Aprobación: Página 6 de 9 C 29. Recibe Resolución y memorando(s) de solicitud para revisión. Resolución de Comisión y Memorando de Solicitud 30. Devuelve documentos con observaciones para ajustes VAD Aprueba, firma y envía a la Secretaría General. 32. Recibe Resolución y memorando(s) de solicitud y la numera Resolución y memorando de solicitud 33. Envía memorando(s) de solicitud y Resolución numerada a la División Financiera. 34. Envía mediante correo electrónico copia de la resolución a Caja Menor y demás dependencias que considere pertinente. CAJA MER 7 Correo Electronico 35. Recibe memorando(s) de solicitud y Resolución numerada. 36. Realiza el PRO003GFN Certificado de Registro Presupuestal y PRO005GFN Pagos RESOLUCIÓN DE COMIÓN NUMERADA Y DE SOLICITUD 37. Recibe memorando(s) de solicitud. 1 Memorando de solicitud 38. Otorga VoBo. Solicita servicio de transporte? 39. Remite memorando(s) de solicitud para Caja Menor. REC, VAD, VAC, VGU O IPN CAJA MER 8 Consultar PRO003GFN Certificado Registro Presupuestal PRO005GFN Pagos. de y 40. Remite copia de memorando(s) al Líder de Transporte. 41. Recibe memorando(s) y realiza PRO008GSS Servicio de transporte. 42. Diligencia el FOR001GSS. Memorando Consultar PRO008GSS Servicio de Transporte D

7 DIVIÓN CAJA MER DIVIÓN DE SERVICIOS GENERALES TRANSPORTE INTERIOR Y EXTERIOR DEL PAÍS AGNADOS A LA DIVIÓN Fecha de Aprobación: Página 7 de 9 D 43. Remite el formato de Liquidación de Viáticos completamente diligenciado a Caja Menor. 44. Recibe memorando(s) de solicitud y/o formato de liquidación de viáticos. DSG 8 SGR 7 Y/ O FOR001GSS 45. Devuelve documentos con observaciones para ajustes con Vo Bo del jefe de la DSG 10 Requiere pasajes aéreos? 46. Realiza la reserva o solicitud de corrección según sea el caso de los tiquetes aéreos con especificaciones de cupos y horarios. 47. Solicita la expedición del o los tiquetes. 48. Revisa los tiquetes. Tiene observaciones? 49. Informa a la Agencia las Inconsistencias de los tiquetes. La solicitud es para un contratista? DSG/CAJA MER Verifica en el Contrato el valor, la duración y la Claúsula que autoriza el pago de viáticos y gastos de viaje. E

8 VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA Y ANCIERA- VAD DIVIÓN DE SERVICIOS GENERALES CAJA MER INTERIOR Y EXTERIOR DEL PAÍS AGNADOS A LA DIVIÓN Fecha de Aprobación: Página 8 de 9 E El contrato cuenta con la claúsula de autorización? 51. Elabora memorando dirigido a la Dependencia y/o facultad solicitantes informando la no viabilidad del trámite. Memorando 52. Consulta en el aplicativo de Talento Humano la asignación Salarial del comisionado. DSG CAJA MER Elabora en Sistema de Información Financiera la liquidación de los viáticos y gastos de viaje solicitados y deja el documento en estado borrador. Comprobante Sistema de Información Financiera Los soportes de la liquidación de los viaticos y gastos de viaje reposan en la División de Servicios Generales, de acuerdo con la Tabla de Retención Documental. 54. Informa a la Vicerrectoría Administrativa y Financiera (VAD) para su aprobación y tramites. Correo Electronico 55. Aprueba en el Sistema de Información Financiera la liquidación de viáticos y gastos de viaje solicitados. Comprobante estado Aprobado. Comprobante Sistema de Información Financiera Los Comisionados no podrán viajar sin haber verificado previamente la disponibilidad y registro presupuestal que garanticen el pago.

9 INTERIOR Y EXTERIOR DEL PAÍS AGNADOS A LA DIVIÓN Fecha de Aprobación: Página 9 de 9 CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO Inclusión del aplicativo AFI y actividades derivadas de esta inclusión Modificación de las actividades descritas en el flujograma según la Resolución 0805 de Actualización de definiciones. Modificación del Nombre del Procedimiento de Pago de viáticos y gastos de viaje por caja menor al interior del país por Liquidación de viáticos y gastos de viaje por caja menor al interior del país asignados a la división de Servicios Generales. Actualización de normatividad y disminución de tiempos. Ajustes a las definiciones. ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Grupo de Caja Menor y Facilitador del proceso de Gestión de Servicios Damaris Reyes Castro Líder Proceso de Gestión de Servicios. Juan Carlos Orozco Cruz Rector