INSTRUCTIVO PARA LA SOLICITUD DE VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE

Transcripción

1 INSTRUCTIVO PARA LA SOLICITUD DE VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE Presentación La Universidad Nacional de Colombia en cumplimiento de su misión institucional busca concientizar a la comunidad docente y administrativa acerca del cumplimiento de los trámites y procedimientos administrativos, en aras de lograr una mayor eficiencia, eficacia y efectividad al interior de las unidades de gestión administrativas. Es por esto que se presenta la siguiente cartilla, que busca ser una guía de orientación en las actividades para la solicitud de viáticos y gastos de viaje. Objetivo Dar a conocer a la comunidad docente, estudiantil y administrativa los trámites necesarios para la correcta solicitud de viáticos y gastos de viaje. Definiciones Avance: Anticipo en dinero para cubrir gastos por concepto de viáticos y gastos de viaje, gastos de transporte y estadía, auxilio o gasto de marcha, auxilio de viaje, apoyos económicos y, en casos excepcionales, para la adquisición de bienes y/o servicios. DAFP: Departamento Administrativo de la Función Pública. SMLMV: Salario Mínimo Legal Mensual Vigente Viáticos y gastos de viaje: Son los gastos de alojamiento, alimentación y transporte o movilización de los docente, administrativos, contratistas, estudiantes y visitantes dentro del perímetro urbano o rural del lugar a donde debe cumplir las actividades objeto del desplazamiento. CAPA: Comité de Asuntos de Personal Académico Nota: Los tipos de comisión que pueden otorgarse a los docentes deben consultarse en los Acuerdos 022 y 024 de 2007 del Consejo Superior Universitario. NOTA: Esta guía es complementaria a los procedimientos del MEGE aplicables para la solicitud de viáticos y gastos de viaje, y busca definir aquellos aspectos que son específicos para la Facultad de Minas. En este sentido, no debe haber conflicto entre los procedimientos del MEGE y los aquí indicados; en caso de presentarse algún conflicto, primará el procedimiento establecido por el MEGE.

2 Miembros de los cuerpos colegiados Becarios, monitores, auxiliares, pasantes Empleados administrativos Evaluadores externos y Expertos Aplica para: Personalidades invitadas Contratista Personal académico en período de prueba Personal académico de carrera Personas que prestan servicios ad-honoren

3 CONDERACIONES GENERALES SOBRE VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJE Revisar la disponibilidad presupuestal del proyecto de investigación y/o extensión. Legalizar los viáticos o el apoyo otorgado, 5 días hábiles posteriores a la fecha de regreso del viaje, entregando los siguientes documentos en la Asistencia Administrativa: declaración explicita, certificado de asistencia al evento y formato de legalización de avance, este formato solo aplica cuando se le conceda al docente inscripción o transporte, anexando las facturas originales a nombre de la Universidad, por cada concepto. Tener en su contrato la cláusula 61. Al contratista se le reconocerán gastos de transporte y estadía, cuando para desarrollar las actividades objeto de la orden contractual de prestación de servicios sea necesario su desplazamiento a otras ciudades del país, y no se encuentren pactados dentro del valor de la misma. Los desplazamientos que requieran tiquetes aéreos deben realizarse con cargo a una orden de servicio. D E C DV EA Las movilidades que sean requeridas como contrapartida de la Universidad dentro de un convenio con una entidad externa aportante, deberán tramitarse a través del proyecto de movilidad de la Facultad de Minas, en la Vicedecanatura de Investigación y Extensión. Cuando se trate de eventos y pasantías investigativas, la solicitud se debe tramitar por el proyecto de movilidad académica de la Facultad de Minas, en la Vicedecanatura de Investigación y Extensión. D: Docentes E: Estudiantes C: Contratistas DV: Docentes visitantes EA: Empleado Administrativo Otras generalidades Cuando una persona deba permanecer un día pernoctando, se reconocerá hasta el 100% del valor correspondiente a la escala de viáticos. Cuando no se requiera pernoctar, se reconocerá hasta el 50% de dicho valor. Para los estudiantes en calidad de becarios, monitores, pasantes, auxiliares, estudiantes auxiliares, o estudiantes vinculados a proyectos de investigación, la escala de viáticos se aplicará de acuerdo con el ingreso percibido en la resolución de vinculación. Para los docentes los viáticos se liquidarán de acuerdo con la asignación básica y gastos de representación y se calcularán con la escala de viáticos establecida mediante el Decreto emitido por el DAFP. Cuando la actividad a desarrollar no requiera la presencia de la persona por más de media jornada laboral, se podrán reconocer viáticos y gastos de viaje siempre y cuando no utilice vehículos al servicio de la Universidad. Cuando se realicen actividades en lugares situados a menos de 50 km de la Sede habitual de vinculación, los ordenadores del gasto podrán determinar el pago excepcional de viáticos y gastos de viaje en cuantías inferiores al equivalente a 7 SMLMV, teniendo en cuenta el criterio del día de permanencia y día no pernoctado, las condiciones de transporte y la distancia.

4 Todo apoyo económico tramitado por el fondo de movilidad de la facultad deben ser previamente aprobados por el Consejo de Facultad. Se podrán conceder en forma simultánea hasta 3 avances a un mismo docente o administrativo. Para los eventos financiados por el proyecto de movilidad de la Facultad de Minas, se debe tener en cuenta que: La solicitud de apoyo económico debe hacerse con sujeción a lo establecido en el Acuerdo 001 de 2009 del Consejo de la Facultad de Minas. Trámite para que los docentes y empleados soliciten y legalicen viáticos y gastos de viaje 1. Elaborar una solicitud de comisión dirigida al decano, con el visto bueno del director de escuela, si la comisión es a 30 días o dirigida al CAPA, si la comisión es a 31 días. 2. Los documentos mencionados en el anexo A, deben ser entregados en la dependencia correspondiente, según el caso (ver consideraciones generales). 3. Consultar la aprobación de la solicitud. 4. Consultar en la Asistencia Administrativa el estado de la resolución y de la orden de pago, una vez haya sido entregada la documentación respectiva. 5. Legalizar los viáticos de acuerdo a lo mencionado en las consideraciones generales. Trámite para solicitar viáticos y gastos de viaje para profesores e investigadores visitantes de otras sedes de la Universidad Nacional de Colombia e instituciones nacionales y extranjeras. 1. Elaborar una solicitud de viáticos dirigida a la Asistencia Administrativa, previo visto bueno del director del proyecto. 2. Los documentos mencionados en el anexo A, deben ser entregados en la dependencia correspondiente, según el caso (ver consideraciones generales). 3. Consultar la aprobación de la solicitud. 4. Consultar en la Asistencia Administrativa el estado de la resolución y de la orden de pago, una vez haya sido entregada la documentación respectiva. 5. Solicitar en la sección de pagaduría el cheque correspondiente al apoyo económico otorgado (profesor e investigador visitante). Trámite para que los estudiantes soliciten y legalicen viáticos y gastos de viaje 1. Elaborar solicitud de viáticos dirigida al Comité Asesor de Área Curricular, previo visto bueno del profesor responsable, si es un estudiante de pregrado o del director de tesis, si es un estudiante de postgrado. 2. Radicar la solicitud junto con la documentación mencionada en el anexo A, en la Oficina de asuntos académicos de pregado o postgrado para que sea presentada al Consejo de Facultad, a través del Comité Asesor de Área Curricular correspondiente. 3. Consultar la aprobación de la solicitud. 4. Consultar en la Asistencia Administrativa el estado de la resolución y de la orden de pago, una vez haya sido entregada la documentación respectiva. 5. Legalizar los viáticos de acuerdo a lo mencionado en las consideraciones generales.

5 Tramite para que los contratistas soliciten y legalicen viáticos y gastos de viaje 1. Entregar en la Asistencia Administrativa la solicitud de viáticos, previo visto bueno del director del proyecto, anexando el formato de autorización de descuento por nomina. 2. En caso de ser la asistencia a un evento financiado a través de proyectos de investigación, innovación o extensión, se debe tramitar a través de la Asistencia Administrativa, entregando la documentación relacionada en el anexo A. 3. Legalizar los viáticos de acuerdo a lo mencionado en las consideraciones generales. COMPROMISOS ADQUIRIDOS 1. Entregar en Biblioteca las memorias o cualquier otro material que se reciba por la participación en el evento. 2. Entregar un informe escrito al director del departamento en el que se detallen los beneficios académicos derivados de la actividad realizada. 3. Difundir en el ámbito de la Universidad los aspectos relevantes del evento. 4. Confirmar la participación mediante certificado expedido por los organizadores del evento. 5. Entregar a la Vicedecanatura de Investigación y Extensión un oficio con las certificaciones de cumplimiento de los compromisos adquiridos, si es docente y en la Oficina de Asuntos Académicos de Pregado o Postgrado, si es estudiante. ANEO A. DOCUMENTOS PARA SOLICITAR Y LEGALIZAR VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE D:Docente E: Estudiante PV: Profesor visitante C: Contratista DOCUMENTOS Evento financiado a través de proyectos de investigación, innovación o extensión Evento financiado en el proyecto de movilidad Otras movilidades D E PV C D E PV C D E PV C DOCUMENTOS PARA SOLICITAR VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE Solicitud de comisión aprobada El formato de Solicitud de comisión y/o apoyo económico para movilidad. Formato autorización de descuento por nómina. Invitación al evento o carta de aceptación de ponencia Información sobre el evento x Carta de custodia de los bienes a su nombre (si la comisión es a 31 días) Oficio aprobado por el Director del proyecto de investigación o extensión autorizando el apoyo económico, solo si aplica. Carta dirigida al Comité asesor de área curricular con el aval del profesor x

6 D:Docente E: Estudiante PV: Profesor visitante C: Contratista DOCUMENTOS Evento financiado a través de proyectos de investigación, innovación o extensión Evento financiado en el proyecto de movilidad Otras movilidades D E PV C D E PV C D E PV C DOCUMENTOS PARA SOLICITAR VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE responsable, si es un estudiante de pregrado o del director de tesis, si es un estudiante de postgrado. Cotización del evento (Viáticos, transporte, valor de la inscripción, entre otros) Carta de aceptación del profesor o investigador invitado, indicando si tiene residencia o no en este país. Constancia de aprobación del director del proyecto de investigación o extensión que le apoya, solo si aplica. Aval del apoyo de fuentes externas a la Universidad, solo si aplica. Fotocopia del Pasaporte Fotocopia de la cédula Hoja de vida en forma resumida del experto Acreditación de aportes a la seguridad social del país de residencia, si es invitado extranjero; o copia de la colilla de pago si es invitado nacional Si la persona es docente, certificación de la entidad donde labora Autorización de comisión, si es docente de otra sede de la Universidad Nacional o de otra Universidad Pública. Comisión, si es un profesor de otra sede o es empleado público DOCUMENTOS PARA LA LEGALIZACION DE VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE D E PV C D E PV C D E PV C Declaración explícita

7 D:Docente E: Estudiante PV: Profesor visitante C: Contratista DOCUMENTOS Evento financiado a través de proyectos de investigación, innovación o extensión Evento financiado en el proyecto de movilidad Otras movilidades D E PV C D E PV C D E PV C DOCUMENTOS PARA SOLICITAR VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE Declaración explícita con visto bueno de la Directora de Bienestar Universitario de la Facultad. Formato de legalización de avance, solo aplica cuando se le conceda al docente inscripción o transporte, anexando las facturas originales a nombre de la Universidad, por cada concepto Anexar certificado de asistencia al evento Listado con las firmas de cada uno de los asistentes al evento. FLUJOGRAMA PARA TRAMITAR LA SOLICITUD Y LEGALIZAR LOS VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE DOCENTES ESTUDIANTES CONTRATISTAS Elaborar solicitud de comisión Elaborar solicitud de viáticos con V.Bo del DP Elaborar solicitud de viáticos Solicitud dirigida al CAPA La comisión es <= a 30 días? Entregar la solicitud en la OAAP. Si es un estudiante auxiliar debe adjuntar el FADN Entregar al DP Solicitud dirigida al Decano Es aprobada la solicitud? NO Fin Es aprobada la solicitud? NO Fin Es Un evento financiado por el proyecto de movilidad? Entregar solicitud en el CF para su aprobación Entregar solicitud en la AA Legalizar viáticos Entregar solicitud en la AA, adjuntando el FADN Legalizar viáticos NO Es aprobada la solicitud? Entregar solicitud en la AA, adjuntando el FADN NO Fin AA: Asistencia Administrativa FADN: formato de autorización de descuento por nómina DP: director del proyecto DE: director de escuela CF: Consejo de Facultad OAAP: Oficina de Asuntos Académicos de pregrado o Postgrado Legalizar viáticos

8 Normativa Resolución 1566 de 2009 de la Rectoría. "Por la cual se deroga la resolución No. 079 del 28 de enero de 2009, se establecen disposiciones aplicables en materia de viáticos y gastos de viaje, auxilio de viaje, auxilio o gasto de marcha, gastos de transporte y estadía, apoyos económicos y gastos por concepto de adquisición de bienes y servicios, avances y legalizaciones en la Universidad Nacional de Colombia". Acuerdo 001 de 2009 del Consejo de la Facultad de Minas. Por el cual se reglamenta el apoyo económico a la movilidad de estudiantes y profesores de la Facultad de Minas, profesores e investigadores de otras sedes de la Universidad Nacional de Colombia y de otras instituciones nacionales y extranjeras Acuerdo 022 de 2007 del Consejo Superior Universitario. Por el cual se determinan los tipos de Comisión que se pueden otorgar a los docentes de la Universidad Nacional de Colombia Acuerdo 024 de 2007 del Consejo Superior Universitario. "Por el cual se reglamentan las Comisiones que se pueden otorgar a los docentes de la Universidad Nacional de Colombia". Acuerdo 16 de 2005 del Consejo Superior Universitario. Por el cual se adopta el Estatuto de Personal Académico de la Universidad Nacional de Colombia Acuerdo 035 de 2002 del Consejo Superior Universitario. Por el cual se adopta el Estatuto de Personal Académico de la Universidad Nacional de Colombia