Servicios Logísticos.. nivel 1

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1 Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Lineamientos DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo Alquiler de casilleros en Descripción de actividades - Alquiler de casilleros en S CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN... 6 Dirección de Planeación y Evaluación 1

2 Alquiler de casilleros en sede caribe MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2 1. OBJETIVO Gestionar y administrar los casilleros que se prestan en la para los asistentes a eventos. 2. ALCANCE Desde la recepción de la solicitud de casilleros por parte de las unidades solicitantes de eventos, hasta el mantenimiento anual de los casilleros. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Lineamientos 4. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 4.1. Diagrama de flujo Alquiler de casilleros en 4.2. Descripción de actividades - Alquiler de casilleros en ENTRADA PROVEEDOR Necesidad de tener casilleros para un evento especifico Comunidad SALIDA Clave de los casilleros CLIENTE Unidades académicas y administrativas. ACTIVIDAD 1. Solicitar el número de casilleros Enviar requerimiento a 2. casilleros@uniandes.edu.c o DESCRIPCIÓN RESPONSABL E SISTEMA Las unidades académicas o administrativas que vayan a realizar un curso en la Sede, deben indicar el número de casilleros que requieren para su actividad en el formulario inicialmente diligenciado Unidades solicitantes Una vez recibido los requerimientos del evento, debe solicitar los casilleros a la oficina de servicios a la a través del correo casilleros@uniandes.edu.co. En la solicitud se debe indicar el número de casilleros y las fechas de préstamo. Administrador de la Sede Una vez recibida la solicitud de casilleros, la oficina de Informar a Sede caribe la no servicios a la debe 3. disponibilidad de casilleros validar la disponibilidad de para las fechas solicitadas. casilleros para las fechas solicitadas. DOCUMENTOS DEL PROCESO Formulario Web Dirección de Planeación y Evaluación 2

3 4. Informar a la unidad solicitante la no prestación del servicio de Casillero 5. Asignación casillero Actualizar archivo de control de asignaciones. Entregar casillero al usuario final Reportar a servicios a la incidentes técnicos con los casilleros Sí no hay disponibilidad suficiente de casilleros, se envía por medio de correo electrónico la negativa de la solicitud, indicando el número disponible (sí aplica). Una vez recibida la respuesta por parte de la oficina de servicios a la, Sede caribe se comunica por medio de correo electrónico a la unidad, informando el número de casilleros disponible o la no disponibilidad del mismo. Solicita el listado de personas que están autorizadas a usar casilleros (doc identificación, nombre, correo electrónico) Sí, si hay disponibilidad de casilleros. La oficina de servicios a la debe enviar un correo a Caribe y a Seguridad con el mismo listado incluyendo una columna con el número del casillero asignado y anexando el instructivo de cambio de clave. Esta actividad se debe realizar una semana antes del inicio del evento. Se realiza la actualización de un archivo donde se lleva el control de las reservas de los casilleros (Excel). El día del evento, el responsable de Seguridad, debe abrir el casillero que solicite el usuario, validando el listado y el documento de identificación. Seguridad debe indicar que en la puerta está el instructivo para asignar contraseña. Sí durante el evento se presenta un incidente técnico con los casilleros, éste debe ser reportado inmediatamente a Seguridad quien a su vez (dependiendo del caso) reportará las novedades a Comunidad. Archivo de control de asignaciones Dirección de Planeación y Evaluación 3

4 Solicitar apoyo al proveedor de mantenimiento. Validar el correo de confirmación de asignación de casillero 11. Indicar el uso del casillero 12. Cambio de claves 13. Enviar por correo la nueva contraseña a Comunidad Programa mantenimiento. 14. de casilleros Se evalúa el informe del incidente y se solicita el apoyo al proveedor de mantenimiento para que solucione el incidente. Sí se presenta un incidente con las claves, es decir, que el usuario olvido su clave o no sabe cómo ingresarla. La persona de Seguridad debe validar que la persona tenga asignada el casillero, por medio del listado de asignación. Una vez confirmado la asignación del casillero, la persona de procede a entregar o indicar la ubicación del manual para que la persona pueda utilizarlo Una vez terminado el evento, la persona de asignado, debe abrir todos los casilleros asignados y validar que estén vacíos. Si está lleno, se les entregarán las pertenencias a la Administradora de la Sede y se reportará la novedad a Comunidad por correo electrónico Una vez cambiadas las claves, se debe enviar la relación de número de casilleros con la nueva clave al correo casillero@uniandes.edu.co Al final del año, la oficina de servicios a la, debe programar un mantenimiento de los casilleros con el proveedor en Cartagena. 15. Recaudo alquiler casilleros Mensualmente sede caribe realiza traslado presupuestal al ceco creado para estos ingresos llamado recaudo Enviar información a Sede 16. Caribe sobre fechas de mantenimiento Una vez programado el mantenimiento, se debe informar al administrador de la sede y a Seguridad por medio de correo electrónico el día y la.. Administrador de la sede Dirección de Planeación y Evaluación 4

5 17. Gestionar el ingreso del proveedor para el mantenimiento Informar a 18. Comunidad el resultado del mantenimiento realizado Validar arreglos de 19. mantenimiento con Seguridad hora del mantenimiento programado. El día del mantenimiento programado, se gestiona el ingreso del proveedor para que realice su labor y recibe las novedades del proveedor. Enviar por correo electrónico a Comunidad un informe del mantenimiento y el estado de los casilleros. Debe mostrar al responsable de el estado de los casilleros antes de iniciar arreglos. Según el informe del proveedor se llama al responsable de Seguridad y se le pide que revise el estado del casillero reportado. Así mismo, debe confirmar que quedó correctamente en funcionamiento después del arreglo. Proveedor 5. S OPERATIVO CALIDAD DE SERVICIO SEGURIDAD ADMINISTRATIVO LEGAL 6. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA 0 Elaboración 14/febrero/2018 Publicación 1 Dirección de Planeación y Evaluación 5

6 7. APROBACIÓN ELABORÓ NOMBRE CARGO FECHA Angie Paola Chacón Camilo H. Mendez Ingeniera de procesos 14/02/2018 APROBÓ Jimena Hernandez Jefe Comunidad 14/02/2018 Dirección de Planeación y Evaluación 6