Préstamo: Es la acción y efecto de prestar, un verbo que hace referencia a entregar algo a otra persona, quien debe devolverlo en un futuro.

Transcripción

1 Fecha de Aprobación: Página 1 de 5 OBJETIVO Establecer las normas para que los Servidores Públicos (Empleados de carrera, trabajadores provisionales, supernumerarios, oficiales, docentes) vinculados con la Universidad Pedagógica Nacional, utilicen los centros recreativos y académicos que tiene la universidad. RMATIVIDAD Resolución 0484, del 11 de Abril de 2005 por la cual se aprueba y adopta las medidas para el uso de la Finca 7 cueros Sede Paulo Freire. Resolución 0485, del 11 de Abril de 2005 por la cual se aprueba y adopta las medidas para el uso del Condominio Los Tulipanes. Resolución 0486, del 11 de Abril de 2005 por la cual se aprueba y adopta las medidas para el uso de la Finca San José Villeta. RESPONSABLE Subdirección de Servicios Generales APLICACIONES GRP AFI. DEFINICIONES Contratista: Persona que es contratada por la entidad para desarrollar un objeto o labor en determinado lapso de tiempo. Servidor Público: Personas que prestan servicios al Estado como miembros de las corporaciones públicas, como empleados o trabajadores del mismo y de sus entidades descentralizadas, sean ellas territoriales o especializadas como miembros de la fuerza pública o en cualquier otra condición que ante la ley les dé tal carácter. Alquiler: Consiste en pagar una suma convenida entre las partes para hacer uso de un inmueble o mueble durante un determinado periodo de tiempo. Préstamo: Es la acción y efecto de prestar, un verbo que hace referencia a entregar algo a otra persona, quien debe devolverlo en un futuro. DESCRIPCIÓN

2 SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES SERVIDOR PÚBLICO SUBDIRECCION DE SERVICIOS GENERALES DEPENDENCIA SOLICITANTE Fecha de Aprobación: Página 2 de 5 INICIO Es un evento Institucional? 1 Se entiende como evento Institucional: Salidas académicos, reuniones de: consejo superior, consejo académico, directivos y sindicato. 1. Elabora Memorando especificando la necesidad de espacios físicos como la finca Siete Cueros, o San José de Villeta En el memorando debe incluir, el espacio de prestamo solicitado, días de estadía y motivo 2. Remite a la Subdirección de Servicios Generales MEMORANDO 3. Recibe solicitud y en coordinacion con el administrador de las fincas revisa la disponibilidad de las sedes, según cronogramas de salidas MEMORANDO 5 Días Hábiles Hay Disponibilidad? 4. Remite correo a la dependencia solicitante, para confirmación de la salida para la fecha establecida. Alquiler a Servidores Publicos 5. Diligencia Formato de Reserva para alquiler de las Sedes Fincas UPN y Sede Casa Condominio Tulipanes 1 2 Solicitud Alquiler de Fincas Este Formato debe estar totalmente diligenciado para adjudicar la reserva. A este formato se debe anexar: 6. Envía correo o se comunica por teléfono a la DSG para confirmar la disponibilidad de la fecha. 7. Remite Formato diligenciado a la Subdirección de Servicios Generales- Gestión de Calidad. Para menores de 12 años: copia de Registro Civil o Tarjeta de Identidad. Servidor Publico Solicitante; Copia del acto administrativo donde se identifique la asignación Salarial. 8. Recibe verifica el Formato con sus soportes La Documentacion esta completa? Si A Solicitud Alquiler de Fincas

3 SUBDIRECCIÓN SERVICIOS SUBDIRECCION DE SERVICIOS GENERALES SERVIDOR PÚBLICO SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES GENERALES CAJA MER Fecha de Aprobación: Página 3 de 5 A 9. Se confirma vía correo electrónico la aceptación de la reserva y se puntualiza fecha limite para pago de la misma 2 Días Hábiles 10. Efectúa la liquidación de los valores a pagar por los días en que se va a alquilar la sede. 11. Se remite Para VoBo de la Subdirector(a) de Servicios Generales FORMATO LIQUIDACION 2 Días Hábiles Tiene Observaciones? Recibe formato de liquidación para pago en tesorería de la Universidad Pedagógica Nacional Tiene Observaciones? FORMATO LIQUIDACION 20 días hábiles antes de la salida Dependiendo la Temporada de la solicitud de reserva. Se solicitara al funcionario recoger la liquidación 1 mes antes de la salida. 13. Realiza pago de Reserva por alquiler de sede (Tulipanes o San José de Villeta) RECIBO DE CAJA 10 días hábiles antes de la salida Dependiendo la Temporada de la solicitud de reserva. Se solicitara al funcionario el pago de la liquidacion 20 dias antes de la salida. 14. Remite recibo de caja a la Subdirección se Servicios Generales - Gestión de calidad para confirmación reserva. RECIBO DE CAJA 15. Envía formato de reserva con los soportes de pago al Funcionario encargado de la Sede (Tulipanes o San José de Villeta) 5 días hábiles antes de la salida B

4 SERVIDOR PÚBLICO SUBDIRECCION DE SERVICIOS GENERALES DSG ADMINISTRACION DE LAS FINCAS Fecha de Aprobación: Página 4 de 5 B 16. Recibe y verifica, llegada de las personas de acuerdo al listado recibido por la persona encarga de la Sede Solicitud alquiler de fincas La verificación del funcionario encargado de la Finca o la empresa de vigilancia según sea el caso : 17. Entrega inventario de la Sede solicitada al Servidor Publico responsable, con su firma respectiva y a la salida se recibe el inventario. FOR034GSS Inventarios de las Fincas 30 minutos 1. listado de personas de acuerdo con el enviado 2. numero de cedula correspondiente a cada invitado. Falta algo en el Inventario? 3. Si hay menores de edad se verifica con la tarjeta de identidad y registro civil del menor 18. Remite informe por correo electrónico de los faltantes o daños ocasionados por el Servidor Público a Servcicios Generales. INFORME POR MEDIO 30 minutos 18.El Funcionario responsable proyecta y envía informe de alquiler con las respectivas observaciones al la Subdirección de Servicios Generales 18. Recibe y remite observaciones al Funcionario y al Encargado de la Finca 19.Recibe informe y archiva original de pago, listado de asistentes e informe de Funcionario encargado según Tabla de Retención Documental (TRD) DSG520.6 Informe y soportes En este informe se debe anexar copia de formato de observaciones y inventario entregado al funcionario que alquila el inmueble. FIN 18.Remite memorando a servicios generales y repone el bien que se vio afectado Memorando

5 Fecha de Aprobación: Página 5 de 5 CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO Creación del procedimiento ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Equipo de Servicios Generales Fernando Méndez Díaz Líder del proceso Servicios Generales Adolfo León Atehortúa Cruz Rector