JEFATURA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

Transcripción

1 JEFATURA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL FICHA DEL PROCESO ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

2 Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices Lineamientos RESPONSABILIDADES Responsable del Proceso Responsabilidades DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo Organización Documental Descripción de actividades Organización Documental Diagrama de flujo y descripción de actividades nivel Diagrama de flujo Transferencia Documental Descripción de actividades Transferencia Documental Diagrama de flujo Valoración Documental Descripción de actividades Valoración Documental Diagrama de flujo Reprografía Descripción de actividades Reprografía Diagrama de flujo Descarte Documental Descripción de actividades Descarte Documental Diagrama de flujo Conservación y Disposición Documental Descripción de actividades Conservación y Disposición Documental DEFINICIONES DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN Dirección de Planeación y Evaluación 2

3 1. OBJETIVO Implementar la política documental en la Universidad a través de la organización de los documentos producidos por las Unidades Académicas y Administrativas, a través de diagnósticos que indiquen si es necesario la realización de un proyecto para que sea direccionado ya sea a valoración, transferencia, descarte o reprografía. 2. ALCANCE La organización de los documentos comienza con la necesidad de la Unidades Académicas y/o Administrativas por obtener información que aporte a la toma de decisiones de los documentos producidos, continua con la realización del proyecto para finalmente definir el desarrollo de actividades tales como: Valoración, transferencia, descarte y reprografía. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Directrices N.A 3.2. Lineamientos El Sistema Integral de Archivos (SIA) y la Unidad deben estar de acuerdo con la Propuesta de Trabajo, para transferir, descartar y organizar los documentos que se intervienen en la Unidad. La ejecución de la propuesta de trabajo estará sujeta a la planeación, disponibilidad y supervisión de recursos de la Jefatura de Administración Documental, y por la Unidad en la que se está implementando la propuesta. Los inventarios de Transferencia deberán ser usados por las Unidades como herramientas para solicitar futuras consultas y prestamos al archivo central de las transferencias documentales efectuadas en el pasado. Cada acta debe llevar el consecutivo respectivo, con el año y deberá estar firmada por el jefe de la Unidad, Coordinador del SIA, técnico asignado y jefe de la Unidad que solicita el servicio además de la persona responsable o líder del control documental en las Unidades. Las actas e inventarios de descarte y transferencia deben ser digitalizados y almacenados en el servidor de la Jefatura de Administración Documental, para futuras consultas. Para la conservación de los documentos se verifica en la TRD el tiempo de retención y que proceso archivístico debe aplicarse. En el Archivo Central tendrán acceso a la información los productores de la documentación y personal autorizado por éstos; salvo aquella documentación que contenga información de carácter privado de lo cual deberá informar la oficina productora al momento de la transferencia. Dirección de Planeación y Evaluación 3

4 4. RESPONSABILIDADES 4.1 Responsable del Proceso JEFE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL - OFDOC Responsabilidades Unidades Académicas y/o Administrativas La Unidad es la encarga de la administración de la información y de los documentos en el archivo. Solicitar la organización de los documentos. Estudiar la propuesta de trabajo que presenta el SIA y si es necesario realizar recomendaciones. Participar activamente en el proceso de la implementación y organización de los documentos. Las actas de inventario de descarte documental y de inventario de transferencia documental deberán ser firmadas por el jefe de la Unidad y un testigo o líder responsable del proceso de Gestión Documental en la Unidad. Solicitar el traslado de la documentación a Servicios Generales desde la Unidad hasta la Jefatura de Administración Documental. Al momento de requerir documentos en préstamo y/o consulta de una transferencia realizada se solicitarán detalladamente a la Jefatura de Administración Documental con la información consignada en el inventario de transferencia para facilitar su búsqueda en el archivo central. Entregar oportunamente los documentos solicitados en préstamo, además de velar por su perfecto estado físico. Auxiliar de Archivo Realizar la ordenación del expediente. Realizar la foliación según corresponda. Elaborar el inventario de transferencia documental y/o inventario de descarte documental. Almacenar los documentos que se van a transferir en unidades de conservación y en bolsas los documentos a descartar. Realizar el picado de los documentos que se descartaron. Al existir fondos acumulados diligenciar el inventario en estado natural. Elaborar un diagnóstico documental en el cual se determine los metros lineales de documentos que se van a transferir, descartar y organizar en la Unidad solicitante, para realizar una Propuesta de Trabajo para la Unidad. Verificar que la información diligenciada en el inventario diagnóstico, inventario transferencia, inventario de descarte, inventario en estado natural sea correcta. Realizar acta de inventario de transferencia documental y/o acta de inventario de descarte documental. Enviar los documentos digitalizados de inventario y el acta de descarte y/o acta de transferencia a la Unidad correspondiente. Determinar el espacio físico en el archivo central donde se almacenaran los documentos transferidos. Dirección de Planeación y Evaluación 4

5 Organización Documental MACROPROCESO Gobierno y Gestión NIVEL 1 Gestión Documental NIVEL 2 Organización Documental Comprobar que las variables ambientales en el archivo central sean adecuadas para la conservación de los documentos. Realizar el proceso de reprografía de los documentos que cumplieron el tiempo de retención en el archivo central basados en lo estipulado por la Tabla de Retención Documental TRD. Coordinador del SIA Asignar un para atender la necesidad e inquietudes que tenga la Unidad sobre la intervención del archivo. Aprobar y presentar Propuesta de Trabajo en la Unidad. Aprobar y firmar el acta de transferencia documental y/o el acta de descarte documental. Definir las condiciones que garanticen la conservación y acceso a la documentación en el archivo central. Realizar acompañamiento y seguimiento al recurso humano a cargo durante la implementación del Sistema Integral de Archivos en las Unidades. Jefe de Administración Documental Aprueba y firma el acta de transferencia y el acta de descarte. Servicios Generales Realizar el traslado de los documentos desde la respectiva Unidad hasta la jefatura de Administración Documental. Recoger las bolsas con los documentos picados resultado del descarte documental y trasladarlos a los contenedores de basura. 5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.1 Diagrama de flujo Organización Documental 5.2 Descripción de actividades Organización Documental 5.3 Diagrama de flujo y descripción de actividades nivel Ficha de proceso Transferencia Documental Diagrama de flujo Transferencia Documental Descripción de actividades Transferencia Documental Ficha de proceso Valoración Documental Diagrama de flujo Valoración Documental Descripción de actividades Valoración Documental Ficha de proceso Reprografía Diagrama de flujo Reprografía Descripción de actividades Reprografía Ficha de proceso Descarte Documental Dirección de Planeación y Evaluación 5

6 Organización Documental MACROPROCESO Gobierno y Gestión NIVEL 1 Gestión Documental NIVEL 2 Organización Documental Diagrama de flujo Descarte Documental Descripción de actividades Descarte Documental Ficha de proceso Conservación y Disposición Documental Diagrama de flujo Conservación y Disposición Documental Descripción de actividades Conservación y Disposición Documental ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE ACTIVIDAD Necesidad de organización Unidades académicas o administrativas Valoración, Transferencia, Descarte y Reprografía Unidades académicas o administrativas DESCRIPCIÓN RESPONSABLE La unidad solicita por vía correo electrónico o medio telefónico la Unidad académica y/o necesidad de organización del administrativa archivo físico en las instalaciones. 1 Solicitud de la unidad 2 Se realiza la asignación de un técnico y se agenda la visita para Asignación y visita del Coordinación del SIA y la atención y verificación de las técnico inquietudes y necesidades que se intervendrán en las unidades. 3 Visita Técnico Requiere proyecto 4 5 DOCUMENTOS El técnico debe dirigirse a la Unidad en donde se generó la solicitud para verificar la necesidad de elaborar un proyecto. Decidir: SI: Actividad 4 NO: Proceso a seguir Elaboración del diagnóstico Se diligencia el formato de inventario diagnóstico en el cual se toman los datos de los metros Auxiliar de Archivo lineales, fechas extremas y tipos de documentos. FOR Inventario diagnóstico Elaboración proyecto de organización Se elabora el documento de propuesta de trabajo en donde se especifica la forma en la cual se va a trabajar con la unidad, los recursos que se van a necesitar y se anexa un cronograma sobre el FOR Proyecto Organización Documental Dirección de Planeación y Evaluación 6

7 tiempo que tomará la organización. 6 Revisión del proyecto 7 Es necesario realizar modificaciones Presentación proyecto de organización El coordinador de la Unidad revisa el proyecto presentado por el Técnico Decidir: SI: Actividad 5 NO: Actividad 6 Se presenta el proyecto que se desea implementar en la Unidad Coordinación del SIA Coordinación SIA Jefatura Unidad, Coordinador SIA y Unidad involucrada ACT Acta de Inicio de proyecto 8 Implementación de la propuesta Se implementa la propuesta por parte de los Técnicos de Archivo. Es necesario realizar modificaciones 9 Valoración 10 Transferencia 11 Descarte 12 Reprografía Presentación de Avance Informe final de intervención de la organización Decidir: Valoración: Actividad 9 Transferencia: Actividad 10 Descarte: Actividad 11 Reprografía: Actividad 12 Se da apertura al proceso de Valoración. Se da apertura al proceso de Transferencia. Se da apertura al proceso de Descarte. Se da apertura al proceso de Reprografía. El técnico debe presentar un informe de seguimiento al coordinador dependiendo de la complejidad del trabajo y del periodo de ejecución Se elabora un informe de gestión final, donde se evidencian los metros lineales que fueron organizados, transferidos y/o descartados, para una posterior presentación al coordinador de SIA Jefatura Unidad, Coordinador SIA y Unidad involucrada INF Informe de seguimiento ACT Acta Final/INF Informe de gestión OD Dirección de Planeación y Evaluación 7

8 6. DEFINICIONES Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa. (Archivo General de la Nación, 2006) Archivo central: Archivo en donde se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, siguen siendo urgentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general. (Archivo General de la Nación, 2006) Clasificación Documental: Fase del proceso de organización documental en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánicofuncional de la entidad promotora (fondo, sección, series y/o asuntos) (Archivo General de la Nación, 2006) Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo. (Archivo General de la Nación, 2006) Descarte o eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. (Archivo General de la Nación, 2006) Descripción Documental: Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta. (Archivo General de la Nación, 2006) Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casetes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador. (Archivo General de la Nación, 2006) Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto. Foliar: Acción de numerar hojas. (Archivo General de la Nación, 2006) Fondo Acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística. (Archivo General de la Nación, 2006) Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. (Archivo General de la Nación, 2006) Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación. (Archivo General de la Nación, 2006) Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución. (Archivo General de la Nación, 2006) Reprografía: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel. (Archivo General de la Nación, 2006) Dirección de Planeación y Evaluación 8

9 Tabla de retención documental (TRD): Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. (Archivo General de la Nación, 2000) Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes. (Archivo General de la Nación, 2006) Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales, legales y/o contables. (Archivo General de la Nación, 2006) 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) FOR Inventario diagnóstico EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) Ley 594 de 2000, articulo 3 por medio de la cual se dan las definiciones FOR Proyecto Organización Documental ACT Acta de Inicio de proyecto INF Informe de seguimiento ACT Acta Final INF Informe de gestión OD Ley 594 de 2000, articulo 24 por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos. Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nación Sistema Integral de Archivos de la Universidad de los Andes 1 Diciembre 2009 Sistema Integral de Archivos de la Universidad de los Andes 1 Diciembre 2009 La foliación en archivos, Archivo General de la Nación Colombia, Diciembre 2009 NTC 5029 Medición de archivos, 19 de diciembre 2001 Dirección de Planeación y Evaluación 9

10 8. INDICADORES Transferencia y Descarte Documental Eficacia Eficacia Crecimiento en Metros lineales intervenidos/ Transferencia y Descarte Documental Metros lineales transferidos, descartados y en gestión Reprografía Eficacia Crecimiento de digitalización 9. RIESGOS OPERATIVO RIESGO CALIDAD DE SERVICIO Retrasos en la entrega de información. Enviar Información incoherente o no relevante RIESGO SEGURIDAD ADMINISTRATIVO RIESGO RIESGO LEGAL 10. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA 0 Elaboración 06/02/2015 Publicación dd/mm/aaaa 1 Elaboración 05/07/2017 Publicación dd/mm/aaaa Dirección de Planeación y Evaluación 10

11 11. APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA Silvana Lorena Tacán Practicante Procesos Documentales 05/07/2017 ELABORÓ Maria Alejandra Muñoz Practicante Procesos Documentales REVISÓ Marlen Torres Coordinadora de procesos APROBÓ Marlen Torres Henry Sánchez Rengifo Coordinadora de procesos Jefe Administración Documental Dirección de Planeación y Evaluación 11