ACTIVIDADES DEL ALMACÉN. Establecer la metodología para realizar las actividades del Almacén de Aguas de Buga S.A E.S.P.

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1 Página 1 de 5 1. OBJETIVO Establecer la metodología para realizar las actividades del Almacén de Aguas de Buga S.A E.S.P. 2. ALCANCE Aplica para todas las actividades desarrolladas en el Almacén en cumplimiento de las solicitudes de las áreas. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA No aplica. 4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS Legalización: Registro en físico y en el sistema de una Constancia de entrega de materiales FT-DAF-058, para liquidar un pendiente. IMIS: Integrated Management Information System o Sistema Integrado de Información & Gestión, que permite dar solución modular a múltiples requerimientos al interior de la infraestructura informática de la Organización. Kárdex: Registro de manera organizada de la mercancía que se tiene en el Almacén. Para hacerlo, es necesario hacer un inventario de todo el contenido, la cantidad, un valor de medida y el precio unitario.

2 Página 2 de 5 5. DESCRIPCIÓN 5.1 Actividades: Las siguientes tablas describen los pasos a seguir por los funcionarios, al momento de realizar las actividades del Almacén: 1. Entrega de materiales y salidas del sistema: Responsables: Ayudantes de Almacén, Ayudante de Oficina, Auxiliar de Almacén. 1. El Ayudante de Almacén recibe la solicitud a través del IMIS el FT-DAF-058 Constancia de Entrega de Materiales, donde se describen todos los artículos solicitados por un área específica. Este formato debe estar autorizado por el Jefe inmediato o por un Directivo de la Organización que sea responsable de los artículos que se están autorizando. 2. Una vez el funcionario recibe los artículos solicitados, debe firmar el FT-DAF Constancia de Entrega de Materiales, en señal de recibido, al igual que el Ayudante de Almacén, en señal de entregado. Ningún formato se debe archivar sin estar firmado por las dos partes. 3. El Ayudante de Almacén con el FT-DAF-058 diligenciado, registra la salida de los artículos por Apoteosys, que es donde se encuentra el kárdex del Almacén y cuando esto sucede, pasa el paquete de la solicitud por el IMIS (FT -DAF-058) junto con la salida por Apoteosys a la Ayudante de Oficina, para que sea archivado en la carpeta correspondiente al mes en curso. 4. Cuando se trate de artículos pendientes por legalizar, se debe seguir lo estipulado en el PR-10 Entrega de materiales, en los tiempos indicados en dicho Procedimiento. 5. Cuando se trata de salidas de material de cantera o de río (Arena, Grava y Roca Muerta) o artículos de Planta o de Laboratorio, la Ayudante de Oficina es la encargada de hacer este procedimiento por Apoteosys, con base en la información enviada en excel al correo electrónico, por los responsables de las áreas. 6. En caso de devoluciones, el funcionario que retiró el material, regresa al Almacén el (los) artículo(s) no utilizado(s) y el Ayudante de Almacén procede a realizar la devolución en el IMIS, con el número de transacción generada por Apoteosys. Una vez queda registrado en el IMIS, la Auxiliar de Almacén realiza la devolución al Inventario por Apoteosys, para que queden los artículos devueltos, nuevamente cargados en el kardex. PR-10 Entrega de materiales FT-DAF-058 Constancia de Entrega de Materiales

3 Página 3 de 5 2. Recepción de mercancía y entradas al sistema: Responsables: Ayudantes de Almacén, Ayudante de Oficina, Auxiliar de Almacén, Jefe de Almacén. 1. Una vez se diligencia la solicitud de compras y se autoriza por los que establece el Formato, se entrega en físico en el área de Compras para que sea tramitado por la Asistente del área con el proveedor y una vez se coordina la compra, se elabora una Orden de Compra que arroja un consecutivo, documento que se envía al correo electrónico del Almacén y también en físico con los debidos soportes, para poder recibir la mercancía que llegará con el documento en mención. 2. El pedido llega en el tiempo establecido al Almacén, lo recibe el Ayudante de Almacén, verifica con la Orden de Compra que efectivamente esos artículos correspondan a lo que dice la Orden de Compra, firma y sella la remisión o la factura que trae el Proveedor, diligencia el FT-DAF-020, Verificación y Seguimiento al Desempeño de Proveedores de bienes críticos (En caso de que el (los) artículo(s) recibido(s) sea(n) crítico(s) para el Almacén) y radica la factura, en caso de que el Proveedor la entregue directamente en el Almacén. 3. Los Ayudantes de Almacén, proceden a organizar los artículos recibidos en las estanterías que están previamente codificadas y son los encargados de mantener limpias las estanterías y la bodega de depósito de los artículos. 4. Una vez terminado el proceso de recepción en Bodega, las facturas pasan a la Auxiliar de Oficina para ser ingresadas al inventario por Apoteosys. La Auxiliar de Almacén verifica nuevamente que la factura corresponda a la Orden de Compra e inicia el proceso de ingreso al sistema; cuando se ingresa de manera exitosa la entrada, se imprime la transacción, se adjunta con el paquete al que corresponde la entrada y se le pasa al Jefe del área para que revise y firme la entrada al Almacén. Cuando la solicitud la hace un área en especial, se le envía al correo electrónico del solicitante la información correspondiente a la llegada de los artículos, para que sean retirados del Almacén por medio del IMIS. 5. Cuando ya se tiene la Entrada al Almacén firmada por el Jefe del área, la Auxiliar de Almacén realiza la Solicitud de pago por el módulo de Tesorería del IMIS y posteriormente la Ayudante de Almacén elabora la relación de todas las cuentas que van para la Sede Administrativa para seguir el trámite en lo correspondiente a firmas y direccionamiento ya sea a Jurídico o a Contabilidad, para su posterior pago en Tesorería. Todas las cuentas junto con la relación demás documentos, son enviados a diario con uno de los Ayudantes de Almacén a la Sede Administrativa, en el vehículo (moto) asignado para el Almacén.

4 Página 4 de 5 6. La Auxiliar, junto con los Ayudantes del Almacén, revisan de manera periódica en físico qué artículos se van agotando, a la vez que con la rotación de inventario que arroja el sistema, se soporta esta información, para hacer los pedidos de material y artículos con el debido tiempo y así evitar faltantes, sobre todo en lo correspondiente a las áreas de Distribución, Alcantarillado y Taller de Medidores. FT-DAF-020, Verificación y Seguimiento al Desempeño de Proveedores de bienes críticos 3. Entrega de cobros: Responsables: Ayudantes de Almacén, Ayudante de Oficina, Jefe de Almacén 1. Las áreas de Distribución, Alcantarillado y Taller de Medidores legalizan los cobros en el Almacén, entregando el Documento denominado Cobro y/o Control de Materiales, con los artículos utilizados y trabajos realizados. Con este formato, el Ayudante de Almacén confronta con el FT-DAF-058, Constancia de entrega de materiales, previamente diligenciado, si efectivamente el cobro corresponde a lo solicitado en dicho Formato. El cobro es la evidencia de los solicitantes de las áreas, de la utilización de los materiales entregados por el Almacén y necesariamente debe ser entregado en el Almacén, para que ya quede registrada la legalización en el sistema. 2. Cuando se solicitan artículos por el IMIS que requieren cobro y de acuerdo al PR-10 (Entrega de Materiales) se necesitan algunos días ya establecidos por procedimiento para legalizar, se guarda el FT-DAF-058, Constancia de entrega de materiales en la carpeta del Trabajador solicitante, hasta que trae el cobro para que sea legalizado. 3. Una vez el Ayudante de Almacén registra los cobros en el sistema y quedan legalizados, pasan en físico a manos de la Ayudante de Oficina para ser escaneados para que queden grabados en el sistema y posteriormente ser relacionados en un formato en Excel, tanto para el área Comercial (Cuando los cobros son del Taller de Medidores), como para el área de la Dirección Técnica de Acueducto y Alcantarillado (Cuando los cobros son de Distribución y Alcantarillado). Estos cobros son enviados a estas dos áreas para que sigan el procedimiento. 4. El Jefe de Almacén periódicamente revisa los vencimientos por el IMIS de los cobros y cuando se pasan del tiempo establecido por procedimiento, se comunica de manera verbal o escrita a los líderes de proceso, haciéndoles saber cuáles son los cobros pendientes por legalizar y cuánto tiempo llevan incumpliendo el tiempo establecido.

5 Página 5 de 5 PR-10 Entrega de materiales; FT-DAF-058 Constancia de Entrega de Materiales LISTA DE MODIFICACIONES Rev. Fecha Página Descripción de las Modificaciones No aplica. Creación del documento. Elaborado: Jorge Humberto García H. Cargo: Jefe Almacén Verificado: Nassier Arenas Núñez Cargo: Director Administrativo Aprobado: Nassier Arenas Núñez Cargo: Director Administrativo Fecha de aprobación: Firma: Firma: Firma: Rige a partir de: