Código Fecha de Emisión Número de Revisión Página PR-ADM-02 Julio de de 6

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María Soledad Murillo Montero
hace 5 años
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1 PR-ADM-02 Julio de de 6 1. Objetivo: Describir las actividades que se llevan a cabo en el departamento de crédito y cobranza para solicitar, otorgar y dar seguimiento a las ventas a crédito que realicen los clientes. 2. Alcance: Áreas: Gerencia Administrativa, Facturación, Contabilidad,. 3. s: Desarrollo de s, Comercialización, Entrega de Pedidos y Pago de Comisiones Facturación 4. Descripción de Actividades Solicitud y otorgamiento de crédito 1 Jefe de Proporciona al cliente que lo solicite una junto con los requisitos que debe proporcionar descritos en dicho documento Nota: Si el cliente es una persona física se le excluye el requisito de acta constitutiva 2 Jefe de Solicita al Ingeniero de de la zona dónde esté establecido el cliente solicitante investigue personalmente en las instalaciones lo siguiente: Empresa formalmente establecida Distribuidores cercanos en la zona Si es un rancho saber qué es lo que cultiva y el estado que guarda, cuántas hectáreas, volumen de producción Garantías del crédito Manejo de cuentas Documentos comprobatorios 3 Ingeniero de Registra en el campo de Observaciones de la Solicitud de los resultados de la investigación y apoya al cliente en la recopilación de documentos para otorgar el crédito y los turna al Jefe de 4 Jefe de / Ingeniero de Recopilan la documentación necesaria para el otorgamiento del crédito: Documentos comprobatorios Expediente del cliente Jefe de

2 PR-ADM-02 Julio de de 6 Acta Constitutiva (persona moral) Comprobante domiciliario RFC Identificación oficial del Representante Legal Alta de SHCP 4 Jefe de 5 Jefe de / director Administrativo Revisa que la documentación esté completa, que no existan observaciones negativas en la visita que realiza el Ingeniero de y analiza el historial de las ventas del cliente. Si es factible otorgar el crédito al cliente con base a lo anterior, se reúne con el director Administrativo para tomar la decisión de otorgarle el crédito o rechazar la solicitud. Expediente del cliente Historial de en Sistema Expediente del cliente 6 Jefe de Si no se autoriza el crédito, le comunica al cliente los motivos por los cuales se rechazo la línea de crédito. 7 Director Administrativo Si se autoriza el crédito, analiza el tamaño de la empresa para definir monto, plazo y forma de pago y le notifica al Jefe de para que lo registre en la Solicitud. y Cobranza autorizada 8 Jefe de / Responsable de Facturación Capturan en el módulo de alta de clientes del sistema los datos del cliente para darlo de alta y en la sección correspondiente registran las condiciones del crédito (monto, plazo y forma de pago) Facturación Módulo de Alta de Clientes Seguimiento de líneas de crédito otorgadas 1 Jefe de Genera cartera semanal de créditos vencidos por zona y entrega a los Ingenieros de Venta para su respectiva cobranza. Genera cartera los días lunes con lo que quedó pendiente de cobrar de la semana anterior y lo entrega al Cartera Semanal de s Vencidos (Control de Cobranza) Jefe de

3 PR-ADM-02 Julio de de 6 Ingeniero de para que anoten sus observaciones antes de la revisión con el Gerente Administrativo. 2 Ingeniero de Revisan semanalmente la cartera vencida y reciben la documentación de la venta de parte del Jefe de para realizar la cobranza de la semana. Control de Cobranza en Excel 3 Ingeniero de / Jefe de y Cobranzas 4 Jefe de s Nota: Imprime en Excel el control de la cobranza para registrar con los Ingenieros de la entrega de documentación correspondiente. Semanalmente revisan con el Jefe de lo que ha sido cobrado y devuelven la documentación de lo que no cobraron. Actualizan el control de cobranza impreso en Excel con la cobranza realizada y la documentación devuelta Las liquidaciones en efectivo las registra en una libreta y genera un concentrado de depósitos en banco con las instrucciones para el Diligenciero. Las liquidaciones con cheques post fechados los registra en un reporte en Excel y conforme se van depositando a través de la Terminal Bancaria los va eliminando. Control de Cobranza en Excel Libreta y Concentrado de depósitos en efectivo cheques En las fichas de depósito y contra recibos que le proporciona el Ingeniero de anota el nombre del cliente y número de factura y entrega a Contabilidad 5 Jefe de s 6 Jefe de s Recibe de parte del Contador la relación de depósitos no identificados para investigar de quién proviene. Descarga en el módulo de pagos los depósitos realizados por: Diligenciero (efectivo) Terminal bancaria (cheques) Transferencia (estados de cuenta bancarios) Terminal de tarjeta bancaria Depósitos No Identificados Módulo de Pagos 7 Jefe de s / Contabilidad Diariamente genera un listado de la cobranza realizada y la entrega al Auxiliar de Contabilidad para su cotejo. Listado de cobranza realizada Jefe de

4 PR-ADM-02 Julio de de 6 Autorización de Pedidos 1 Ingeniero de Elabora una los Pedidos de sus clientes con la siguiente información: - Nombre del cliente - Número de piezas - - Importe 2 Ingeniero de 3 Jefe de Entregan pedidos a Jefe de y Cobranza para su autorización Analiza la situación actual de cada cliente con relación a: - Vencimiento de sus facturas (fechas y montos) - Monto solicitado corresponda a su línea de crédito - Compromiso de pago (en caso de presentar vencimientos) Pedidos Pedidos Pedidos en formato libre 4 Jefe de Si autoriza, firma junto a cada nombre de cliente en la Pedidos los que son autorizados y de lo contrario, registra brevemente el motivo por el cual no fue otorgado para que el Ingeniero de lo revise con el Director Administrativo. Desarrollo de s, Comercialización, Entrega de Pedidos y Liquidación de Comisiones Pedidos con firmas de autorización 5 Jefe de Entrega Pedidos a Facturación Facturación Elaboración de Notas de 1 Ingeniero de Notifica a Jefe de la necesidad de aplicar nota de crédito con algún cliente por alguna de las siguientes razones: Pedidos en formato libre Descuentos Devoluciones de (continúa con paso No. 7) 2 Jefe de Recibe la copia de la factura con el Vo. Bo. del Director Copia de Jefe de

5 PR-ADM-02 Julio de de 6 Comercial para la elaboración de la Nota de y factura revisa el convenio con el cliente por pronto pago u otro tipo de bonificaciones o descuentos. Nota 1: En caso de detectar alguna situación que sea diferente a la pactada con el cliente, lo comunica al Director Comercial para su análisis y en su caso, rectificación. Nota 2: En caso de que la factura haya sido pagada y requiera cambio de algún dato que indique el cliente, registra la Nota de con la fecha y número de factura, nombre del cliente y del Ingeniero de, motivo del cambio e importe de la Nota. Nota de 3 Jefe de Elabora la Nota de con la siguiente información: Nombre del cliente Número de factura que va a tener el descuento Monto o porcentaje del descuento Copia de factura Nota de 4 Jefe de Entrega Nota de con copia de factura al Director Comercial para su autorización Nota de firmada 5 Jefe de Entrega Nota de al Ingeniero de para su envío al cliente y conserva una copia archivada en un consecutivo con copia de factura en su respectiva carpeta. Consecutivo de Notas de 6 Ingeniero de / Jefe de Almacén Para devoluciones de producto entrega al Jefe de Almacén con el Vo. Bo. del Director Comercial en la copia de factura para que se genere una entrada en el formato correspondiente y la descripción de los motivos de dicha devolución. Copia de factura con Vo. Bo. del Director Comercial Entrada de devuelto al Almacén 7 Jefe de Almacén Entrega copia de factura y copia de Entrada de devuelto al Almacén a Jefe de (regresa a paso No. 2) 8 Jefe de En los casos en los que la devolución de producto no se realice en el mismo mes, entrega copia de Nota de, copia de Entrada al Almacén y copia de Factura Facturación Jefe de

6 PR-ADM-02 Julio de de 6 a Facturación para que ingrese el producto a sistema. 5. Historial de Cambios: Revisión Fecha Resumen del cambio con respecto a la revisión anterior 01 Julio de 2011 Alta de documento Jefe de

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