CUENTAS POR COBRAR NACIONALES E INTERNACIONALES

Transcripción

1 CUENTAS POR COBRAR NACIONALES E INTERNACIONALES Versión 03, Revisión 02, Vigencia a partir del 18 de abril de Departamento de Administración y Contabilidad Elaboró Sara Guadarrama Directora de Administración Autorizó Eduardo Vélez Presidente Esta información es para uso exclusivo de SEA CARGO Logistics. El uso e impresión fuera del Gestor Documental se considera COPIA CONTROLADA y es responsabilidad de la o el usuario cerciorarse que utiliza la versión vigente. A partir de la fecha de vigencia quedan sin validez las versiones anteriores, lineamientos, circulares y cualquier otro comunicado, formal o informal, que se haya emitido al respecto.

2 1. Objetivo. MXCC-PRO-01 Establecer los mecanismos y actividades para llevar a cabo las actividades de Cuentas por Cobrar Nacionales e Internacionales. 2. Alcance. Aplica a todos aquellos que realicen y tengan injerencia en las actividades de Cuentas por Cobrar Nacionales e Internacionales de SEA CARGO Logistics. 3. Responsables. Directora de Administración y Contabilidad: Asegurar del cumplimiento de los requerimientos establecidos en el presente procedimiento, supervisando en todo momento al personal de cuentas por cobrar. Jefe de cuentas por cobrar: Supervisa y apoya al personal administrativo para asegurar del pleno cumplimiento del presente procedimiento. Ejecutivos de cuentas por cobrar: Asegura que las actividades descritas en el presente procedimientos se lleven acabó y en caso requerido solicitar el apoyo del jefe de cuentas por cobrar. 4. Referencias. ISO-9001:2009 MXCA-MAN-01 MXCC-FOR-01 MXCC-FOR-02 MXCC-FOR-03 MXCC-FOR-04 Norma Internacional Sistemas de Gestión de la Calidad Requisitos. Manual de Calidad. Revisión de clientes. Investigación de Asociados de Negocio. Registro de Clientes en el Extranjero. Cancelación de Facturas y Notas de Crédito. 5. Definiciones. BL POD NC CXC CXP Bill of lading Proof of delivery / Prueba de entrega. Nota de crédito. Cuentas por cobrar. Cuentas por pagar. Esta información es para uso exclusivo de SEA CARGO Logistics. El uso e impresión fuera del Gestor Documental se considera COPIA CONTROLADA y es responsabilidad de la o el usuario cerciorarse que utiliza la versión vigente. Página 2 de 7

3 6. Lineamientos. MXCC-PRO Facturación En el caso que el cliente requiera documentos adicionales para la recepción de su factura se deberá enviar junto con la hoja control Hojas control con perdida deben estar autorizadas vía por el Branch Manager Hojas control con impuestos deben de tener especificado el anticipo que recibimos del cliente La autorización de la hoja control puede ser mediante un correo electrónico o con la firma del agente de ventas Horarios de recepción de hoja control. Recepción de hoja control hasta las 4 p.m. se factura el mismo día. Después de las 4 p.m. se facturará al día siguiente. Corrección de las hojas control recibidas después de las 4 p.m. se factura al siguiente día Ultimo día de recepción de hojas control en el mes El penúltimo día hábil en horario abierto. Dudas de las hojas control se reciben hasta las 12 p.m. del último día hábil El departamento de facturación tendrá máximo hasta el último día hábil del mes para facturar Alta de Clientes Antes de dar de alta a un cliente se debe investigar en la Lista Clinton. Para realizar la investigación de los nuevos clientes, se deberá de guardar evidencia de la investigación en el formato Investigación de Asociados de Negocio (MXCC-FOR-02) Cuando el cliente sea extranjero se deberá de anexar el Alta de agente en el extranjero (MXCC-FOR-03) Clientes de contado, el cliente debe llenar el formato de alta y contrato, entregarlo firmado por el representante legal Clientes que solo sean de revalidación o una sola operación, no será necesario el contrato Clientes con crédito, el cliente debe de llenar el formato de alta, contrato, formato de autorización para la consulta en buró de crédito y pagaré, esta documentación debe ser firmada por el representante legal Los socios son los únicos facultados para otorgar créditos cuando no se cumplan los criterios de crédito y serán autorizados vía . Esta información es para uso exclusivo de SEA CARGO Logistics. El uso e impresión fuera del Gestor Documental se considera COPIA CONTROLADA y es responsabilidad de la o el usuario cerciorarse que utiliza la versión vigente. Página 3 de 7

4 Lo clientes extranjeros no serán sujetos de crédito, salvo la autorización vía por el Vicepresidente Requisitos de Crédito: a) N CRÉDITO 1. Solicitud de registro de cliente contado firmada en original, 2. Contrato contado firmada en original, 3. R.F.C, 4. Comprobante de domicilio (antigüedad máxima de tres meses) se aceptan: Recibo de servicios básicos (agua, luz, teléfono); Contrato de arrendamiento; Estado de cuenta sin información financiera. 5. Inscripción al registro federal de contribuyentes, 6. Acta Constitutiva, 7. Poder Notarial, 8. Identificación oficial del representante legal (INE o Pasaporte), 9. Opinión de cumplimiento de obligaciones fiscales (actualizado al mes en curso). b) CRÉDITO HASTA 10, USD 1. Los puntos del apartado anterior, excepto el punto 1 y 2, 2. Solicitud de registro de cliente crédito firmada en original, 3. Contrato de crédito en original y firmada por representante legal, 4. Formato de autorización de consulta de buro de crédito, 5. Pagaré. c) CRÉDITO MAYOR DE 10,000 USD: 1. Los puntos del apartado b, 2. Estados financieros auditados del último ejercicio, 3. Últimos dos pagos de impuestos, 4. Declaración anual del último ejercicio Cuentas por Cobrar Apoyo al departamento de cobranza con base a los periodos de vencimiento: a) 15 días- Ejecutivo comercial asignado a la cuenta. b) 30 días- Gerente de oficina. c) 60 días - Dirección general. d) Más de 60 días- Cobranza externa (se decidirá caso por caso) La cobranza se realiza mediante vía telefónica y/o Procedimiento. Esta información es para uso exclusivo de SEA CARGO Logistics. El uso e impresión fuera del Gestor Documental se considera COPIA CONTROLADA y es responsabilidad de la o el usuario cerciorarse que utiliza la versión vigente. Página 4 de 7

5 Cuentas por Cobrar Nacional e Internacional FACTURACIÓN A CLIENTE/AGENTE INICIO Recibir la hoja de control. A Revisar HC autorizada por el vendedor vía o con su firma. *Borrar preventa y se notifica a operaciones. Correcta?. B C Realizar factura electrónica y enviar al cliente, operativo y vendedor. *Archivar en carpeta de facturación. *Archivar en la Red ( PDF y XML) FIN A. En el caso de que el cliente requiera documentos adicionales para la recepción de su factura enviarlos junto con la hoja control B. Hojas de control con perdida debe estar autorizada por el branch manager. C. Hojas control con impuestos debe tener especificado el anticipo que recibimos del cliente. Horario para recibir hoja control hasta las 4 pm, hojas control recibidas después de eso horario se facturan al siguiente día Correcciones de las hojas control recibidas después de las 4 pm se facturan al siguiente día Ultimo día para recibir hojas control en el mes: penúltimo día hábil horario abierto. Dudas de las hojas control se reciben hasta las 12 pm del último día hábil. El departamento de facturación tendrá máximo hasta el último día hábil para facturar. Esta información es para uso exclusivo de SEA CARGO Logistics. El uso e impresión fuera del Gestor Documental se considera COPIA CONTROLADA y es responsabilidad de la o el usuario cerciorarse que utiliza la versión vigente. Página 5 de 7

6 Cuentas por Cobrar Nacional e Internacional ALTA DE CLIENTES NACIONALES Y EXTRANJEROS INICIO Recibir solicitud de Alta de cliente mediante formato. Realizar la investigación en la lista Clinton. Cliente confiable? Notificar al ejecutivo CC al Branch/Admon/Calidad/ Presidencia. Revisar formato, contrato firmado y la documentación completa. Regresa la documentación especificando lo que le hace falta. La información esta completa?. A B Registrar al cliente en sistemas con documentos adjuntos *Notificación a área comercial Cliente con crédito? Validar información adicional (Referencias comerciales, formato buró de crédito, pagaré, análisis de estados financieros). Buró de crédito positvo? Notificar al Branch Manager del rechazo de la autorización del crédito. Información válida? CRÉDITO > A 10,000 USD Revisión por parte del Gerente Administrativo y/o Directivos. Fue autorizado? CRÉDITO < A 10,000 USD Se aprobó? Envía al cliente y al vendedor informando el crédito otorgado y al operativo. FIN A. Los socios son los únicos autorizados para aprobar el registro de clientes y otorgar créditos cuando los documentos no estén completos o la información financiera del cliente no sea positivo. Tendremos confirmación por escrito. B. Los Clientes extranjeros no tendrán crédito, salvo casos especiales que serán aprobados por Aurelien Vélez. Esta información es para uso exclusivo de SEA CARGO Logistics. El uso e impresión fuera del Gestor Documental se considera COPIA CONTROLADA y es responsabilidad de la o el usuario cerciorarse que utiliza la versión vigente. Página 6 de 7

7 Cuentas por Cobrar Nacional e Internacional CUENTAS POR COBRAR Operaciones recibe la factura y envía al cliente/agente solicitando pago N CRÉDITO INICIO CON CRÉDITO Emisión de reporte semanal de cobranza Recibe comprobante de pago del cliente/agente por parte de operaciones y envía al depto. de CXC Enviar estado de cuenta informativo al cliente/agente una semana antes del vencimiento. Monitoreo Realizar labor de cobranza vía y llamadas telefónicas Hay dinero en bancos?. Solicitar a ventas/operaciones los requerimientos adicionales. El cliente requiere información adicional? REFACTURACIÓN Notificar a operaciones para la liberación de la mercancía. Proceden las facturas?. Registrar cobranza en sistema. 1 Existen cuentas por pagar de ese agente extranjero?. Realizar neteo con agente extranjero. 2 Para clientes morosos solicitar apoyo a ventas, gerentes de oficina o dirección general. Confirmación de pago? Registrar neteo en sistema. Confirmación de pago? Registrar cobranza en sistema. FIN 1. Solo en el caso de cuentas por cobrar de agentes internacionales. 2. Apoyo de cobranza en base a periodos de vencimiento: a. 15 días Ejecutivo comercial asignado a la cuenta. b. 30 días Gerente de oficina. c. 60 días - Dirección General. d. 60 días en adelante Cobranza externa (se decidirá caso por caso). Esta información es para uso exclusivo de SEA CARGO Logistics. El uso e impresión fuera del Gestor Documental se considera COPIA CONTROLADA y es responsabilidad de la o el usuario cerciorarse que utiliza la versión vigente. Página 7 de 7