Política Institucional

Transcripción

1 Política Institucional PARA LA APLICACIÓN DEL SEGURO ESTUDIANTIL Objetivo Área Fecha Elaboración Actualización Próxima Revisión CONTABILIDAD 04 DE JULIO 2014 OCTUBRE DE 2017 OCTUBRE DE 2018 Establecer los lineamientos para la correcta aplicación del seguro estudiantil. Alcance Corporativo Director general Plantel Director del plantel Coordinador administrativo Asistente de orientación y servicios estudiantiles Definiciones SEGURO ESTUDIANTIL: Tiene como objeto proteger al estudiante que sufra una lesión o accidente en las instalaciones de la institución o en trayecto de su casa al plantel o viceversa y en eventos supervisados por la institución con previa autorización por escrito del padre o tutor. Políticas LINEAMIENTOS GENERALES 1. La dirección del plantel deberá informar a la dirección de administración y finanzas y a la coordinación de activo cualquier accidente suscitado dentro de las instalaciones de la universidad, tomando en cuenta que la póliza de seguro estudiantil únicamente cubrirá los siguientes casos:

2 - Accidente del alumno dentro de las instalaciones de la universidad. - En trayecto de la casa al plantel o viceversa. - Eventos supervisados por la institución cuya duración sea de un día. - Eventos supervisados por la institución y previamente autorizados mediante una carta firmada por el padre o tutor, cuya duración sea de más de un día y fuera de las instalaciones de la universidad. 2. El coordinador administrativo, deberá solicitar autorización mediante una carta al padre o tutor del alumno, en caso de que el evento sea fuera de la institución y con duración de más de un día, siempre y cuando el evento este supervisado por autoridades de la propia universidad. 3. La dirección del plantel tiene la obligación de informar al alumno la cobertura de la póliza del seguro estudiantil vigente. 4. El coordinador administrativo deberá solicitar al alumno el llenado del formato de designación de beneficiarios del seguro estudiantil en periodo de inscripciones. 5. La dirección del plantel deberá hacer del conocimiento del alumno que en caso de accidente o muerte accidental el límite máximo a reembolsar es de $25,000 MN, de los cuales se descontará el deducible de $800 MN, de esta cantidad la universidad se compromete a pagar $400 MN y el alumno $400 MN y se cubrirán los gastos a través de reembolso, previa entrega de la documentación y autorización correspondiente. 6. La dirección del plantel, el asistente de orientación y servicios estudiantiles y el coordinador administrativo, deberán informar al alumno que tipo de accidentes no están cubiertos por la póliza del seguro estudiantil. 7. La asistente de orientación y servicios estudiantiles y la coordinación administrativa deberá registrar el nombre completo y fecha de nacimiento del alumno en SIIE, en caso de que alguno de estos datos sea incorrecto no se podrá hacer aplicación del seguro. SOBRE LAS CONDICIONES NECESARIAS PARA LA APLICACIÓN DEL SEGURO ESTUDIANTIL. 1. En cada periodo de inscripción deberán solicitar a cada uno de los alumnos el llenado del formato de designación de beneficiario del seguro. 2. Deberán solicitar al médico tratante el llenado de los siguientes formatos: a) Aviso de accidente o enfermedad. b) Informe Médico c) Formato de documentos para la reclamación de accidentes o enfermedad.

3 3. El coordinador administrativo deberá elaborar carta en hoja membretada de la universidad con los datos del alumno y una breve descripción de lo sucedido, deberá anexar el nombre del beneficiario a quien se le hará el reembolso (firmada por el director del plantel y sellada). 4. El coordinador administrativo, deberá solicitar identificación oficial, CURP y comprobante de domicilio del alumno y el beneficiario (padre o tutor) plasmando de puño y letra en cada copia la leyenda Actúo en nombre y por cuenta propia junto con la firma, esto para solicitar el reembolso correspondiente. 5. El coordinador administrativo deberá solicitar interpretación de radiografías, estudios médicos y facturas al alumno tomando en cuenta los siguientes aspectos: a) Cuando los gastos sean menores a $800 MN deberán solicitar las facturas a nombre de la Universidad del Desarrollo Profesional S.C. para que puedan ser reembolsadas. b) Cuando el importe del gasto supere los $800 MN el alumno deberá solicitar las facturas correspondientes a nombre del estudiante o beneficiario (padre o tutor) para poder solicitar el reembolso. 6. El coordinador administrativo deberá recopilar los documentos antes mencionados y deberá colocar el sello de la institución como cotejo para enviarlos al corporativo en original y solicitar a la aseguradora el reembolso correspondiente. 7. Es importante informar al alumno que la póliza no cubre los accidentes derivados de motocicleta o bicicleta como conductor o pasajero, accidentes provocados o causados por negligencia del alumno. Autorización de excepciones 1. Los casos no previstos en la presente política así como las posibles excepciones a las disposiciones contenidas en la misma, serán resueltos y/o autorizados por el director general o de administración y finanzas.

4 Procedimiento 1. Incluir los apartados requeridos para detallar el procedimiento por cada cuestión # Actividad Responsable SOLICITA EL LLENADO DEL FORMATO DE DESIGNACIÓN DE BENEFICIARIOS 1. El director o coordinador administrativo de cada plantel, deberá solicitar al alumno el llenado del formato de designación de beneficiarios del seguro durante el periodo de inscripción en cada ciclo y la deberá archivar en su expediente. SOLICITA ATENCIÓN MEDICA 2. El director o coordinador de cada plantel, deberá preguntar cómo se presentó el accidente para descartar que haya sido provocado o causado por negligencia del alumno y deberá solicitar la atención médica de la institución más cercana al plantel; para posteriormente enviar los documentos necesarios al corporativo y solicitar el reembolso. Reembolso máximo de $25,000 MN INFORMAR ACCIDENTE DEL ALUMNO 3. El director o coordinador de cada uno de los planteles, deberá dar aviso a la coordinación de activo mediante un correo electrónico dentro de las 24 horas después de haber sucedido el accidente. Deberá enviar hoja membretada con los datos necesarios del alumno junto con una breve descripción de lo sucedido. - Nombre del estudiante - Matricula - Plantel - Nombre del beneficiario (padre o tutor) Envía carta con la autorización del padre o tutor, en caso de que el evento haya sido fuera de las instalaciones de la universidad debidamente supervisado con duración de más de un día.

5 SOLICITAR FORMATOS PARA APLICAR POLIZA DEL SEGURO El director, asistente de orientación y servicios estudiantiles o coordinador de cada uno de los planteles, deberá indicar al alumno que el médico tratante tiene que llenar los siguientes formatos para poder aplicar la póliza del seguro. 4. Aviso de accidente o enfermedad. Informe médico Formato de relación de comprobantes 5. Y en casos específicos se deberán anexar los siguientes formatos: Perdidas Orgánicas Muerte accidental El monto máximo a reembolsar para cualquiera de los casos antes mencionados será de $25,000 MN. VALIDAR INFORMACION PARA FACTURACION Deberán esperar el dictamen médico y el importe total para determinar a nombre de quién se van a solicitar las facturas para pago; monto máximo a reembolsar es de $25,000 MN Si el monto es mayor a $800 MN deberán solicitar las facturas a nombre del alumno, padre o tutor con identificación oficial. Si el monto es menor a $800 MN deberá solicitar las facturas a nombre de la Universidad del Desarrollo Profesional. SOLICITAR REEMBOLSO Cuando es mayor a $800 MN 6. El director o coordinador de cada uno de los planteles, deberá solicitar el reembolso a la coordinación de activo fijo, enviando los siguientes documentos: - Factura original a nombre del estudiante o beneficiario (padre o tutor) - INE y CURP del estudiante y beneficiario (padre o tutor) plasmando de puño y letra la leyenda Actúo en nombre y por cuenta propia junto con la firma - Informe médico - Aviso de accidente o enfermedad

6 - Formato de relación de comprobantes - Comprobante de domicilio no mayor a 3 meses plasmando de puño y letra la leyenda Actúo en nombre y por cuenta propia junto con la firma - Carta membretada expedida por el plantel, haciendo mención de lo sucedido junto con los datos personales del estudiante y el nombre del beneficiario - Interpretación de radiografías y estudios realizados - Recetas medicas - Carta con la autorización del padre o tutor si el evento se presentó fuera de la universidad con duración de más de un día. Los documentos antes mencionados los deberá cotejar el director de plantel o coordinador administrativo colocando el sello de la institución. Cuando es menor a $800 MN Enviar la siguiente documentación: - Factura original a nombre de UNIDEP - Informe médico - Aviso de accidente - INE y CURP del estudiante y beneficiario (padre o tutor) plasmando de puño y letra la leyenda Actúo en nombre y por cuenta propia junto con la firma. - Carta membretada expedida por el plantel, haciendo mención a lo sucedido junto con los datos personales del estudiante y el nombre del beneficiario - Interpretación de radiografías y estudios realizados - Recetas medicas - Carta con la autorización del padre o tutor si el evento se presentó fuera de la universidad con duración de más de un día. PAGO DEL DEDUCIBLE 7. El director o coordinador administrativo deberá informar al alumno que del reembolso solicitado se descontaran $800 del deducible, de los cuales se le rembolsaran $400 por parte de la institución.

7 RECIBE INFORMACION 8. El coordinador de activo recibe la documentación del accidente. Verifica que estén anexos todos los documentos solicitados. 9. SOLICITA REEMBOLSO A CUENTAS POR PAGAR SI EL IMPORTE A REEMBOLSAR SI ES MENOR A $800 MN Tramita el reembolso del alumno enviando la solicitud de fondos a cuentas por pagar junto con la documentación enviada por el plantel. SOLICITA REEMBOLSO A LA ASEGURADORA SI EL IMPORTE ES MAYOR A $800 MN 10. Envía documentos a la aseguradora siempre y cuando el monto a reembolsar sea mayor a $800 MN AUTORIZA REEMBOLSO 11. Envía cheque a la coordinación de activo con el monto a reembolsar. En caso de que la aseguradora no autorice el reembolso, envía un correo electrónico a la coordinación de activo indicando los motivos por el cual el seguro no cubre el accidente. ASEGURADORA ENVÍA CHEQUE AUTORIZADO AL Envía cheque al plantel, para hacer la entrega al alumno. ENVÍA POLIZA FIRMADA A LA COORDACION DE ACTIVO Envía la póliza firmada de recibido por el estudiante y se da fin al procedimiento. RECIBE Y ARCHIVA POLIZA Recibe póliza y archiva todos los documentos.