BAJA INSTRUCTIVO TRÁMITE DE BAJA. Realizó: LMB. Fecha: 10/02/2016. Autorizó: ACC. Edición: NO. 1. Código:I,AS,04 CON QUÉ? MATERIAL Y EQUIPO CON QUIÉN?

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José Luis González Benítez
hace 5 años
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1 Página 1 de 7 CON QUÉ? MATERIAL Y EQUIPO Internet Telefonía interna Programa Servo Escolar Equipo de Cómputo CON QUIÉN? Vicerrect. Académica Vicerrect Admva. CAS Control de pagos Servicios Escolares Direcciones de área ENTRADAS Solicitud de baja Solicitud de registro de trámite BAJA SALIDAS Baja temporal en el sistema Servo escolar Baja Definitiva: Entrega de doctos. originales CÓMO? PROCEDIMIENTOS Y MÉTODOS Instructivo de trámite de baja PROCESOS DE SOPORTE Académico Entrega de documentos Control de pagos Servicios Escolares QUÉ RESULTADOS? INDICADORES DE EFECTIVIDAD Índice de bajas académicas Comparativo

2 Página 2 de 7 Actividades 1. Trámite de Baja 1.1. Alumno acude e informa a CAS que se quiere dar de baja 1.2. El miembro del CAS explica los requisitos que debe cubrir así como los pasos a seguir, siendo estos los siguientes: Identificación (credencial de estudiante original) para alumnos de las áreas de universidad y maestrías Si el alumno no puede efectuar el trámite, puede realizarse con la persona que éste determine mediante CARTA PODER ORIGINAL firmada por el alumno, que presente identificación oficial con fotografía y copia de la credencial del alumno Para los alumnos del área preparatoria, el trámite lo efectúa el TUTOR, mediante identificación oficial con fotografía Se llama a la Coordinación de Servicios Escolares para efectuar el trámite La Coordinación de Servicios Escolares le pregunta y revisa al tramitante los requisitos antes descritos según sea el caso, para efectuar el procedimiento y le entrega al alumno el Formato FBA/01 para su llenado La C o o r d i n a c i ó n d e S e r v i c i o s E sc o l a r e s analiza el motivo y trata de darle solución para que el alumno desista de su baja En caso de que el motivo sea académico puede solicitar el apoyo a la Dirección Académica y Coordinadores correspondientes a fin de darle solución al alumno y éste desista de su baja Cuando sea por motivos personales, se analiza el caso y trata de darle la solución adecuada para que ésta no proceda Cuando el motivo es económico canaliza al alumno a la Coordinación de Ingresos y CAS a fin de darle la solución adecuada, evitando la baja De acuerdo a la situación siempre que esta no tenga solución o sea voluntad propia y bien analizada por el alumno o tutor para proceder con la baja del plantel; la Dirección Académica autoriza la baja.

3 Página 3 de 7 2. Baja Temporal: 2.1. El alumno cuando realiza con anterioridad los puntos 2.1 al 2.5 acude a control de pagos para verificar si tiene adeudos. Si no es así, se anexa el comprobante de no adeudo en el formato de Solicitud de Baja FBA/ El alumno entrega a CAS la Solicitud de Baja Autorizada, el comprobante de no adeudo y las copias correspondientes a credencial de estudiante, (carta poder en su caso al igual que copia de identificación oficial con fotografía del apoderado) y realiza el llenado de folio de Trámite CAS informa mediante correo vía Outlook a Servicios Escolares que el alumno realizó una Baja Temporal 2.4. Servicios Escolares formaliza la Baja en el sistema (SERVO ESCOLAR) cada fin de mes, para que no interfiera en la captura de calificaciones de alumnos activos Esta no genera ningún costo. 3. Baja Definitiva: 3.1. Se realizan las actividades del 2.1 al descritas anteriormente El alumno acude a control de pagos para que le verifiquen posibles adeudos y realice el pago correspondiente del trámite de Baja (Preparatoria no paga), no se solicita la credencial del alumno y se anexa el comprobante de no adeudo en el formato de baja La persona de Control de pagos emite la Solicitud de Baja junto con el comprobante de no adeudo a CAS CAS verifica todo lo anterior y si cumple con lo señalado anteriormente, el alumno realiza el llenado de Solicitud de Trámite correspondiente CAS solicita vía telefónica y envía la información por a Servicios Escolares (servescolar@ceut.edu.mx) para que elaboren el trámite El miembro del CAS informa al alumno la hora de la entrega de documentos (procurando sea el mismo día) En el día y la fecha acordada se hace la entrega del trámite solicitado de Servicios Escolares al CAS (Centro de Atención y Servicios) donde se firma de qué documentos se están recibiendo, en qué estado, la fecha y quién entregó.

4 Página 4 de Si hay alguna observación por parte de Servicios Escolares o CAS se anota en la parte de abajo del formato ya que solo es exclusivo para el CAS (ambas firmas 3.9. CAS entrega documentos al alumno en el día y la fecha acordada, quien firma de recibido no sin antes haber revisado la documentación entregada por la persona del CAS. Si hubiese alguna observación por parte del alumno, escribe con su puño y letra sus observaciones en dicho formato. Coloca además la fecha y hora El miembro del CAS anota sus iniciales en la Solicitud de Registro de dicho trámite para conocer quien entregó los documentos Cuando la solicitud es cerrada sin ninguna complicación solo se verifica que se haya cumplido satisfactoriamente con el proceso y se captura en el sistema Cuando la solicitud se encuentra en un proceso abierto la persona de CAS informará a la Gerencia de Calidad, quien verificará se dé el seguimiento adecuado o averiguar los motivos por los cuales no se ha entregado el trámite y también será capturada en el sistema Cuando la solicitud es cerrada insatisfactoriamente la persona de CAS enviará a la Gerencia de Calidad la información, para que analice y determine las acciones para no incurrir en la misma problemática.

5 Página 5 de 7 4. ANEXOS Formato de Baja. FBA/01

6 Página 6 de 7 Formato de Bitácora de Tramite F.F1

7 Página 7 de 7 5. Flujo grama.

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