PROCEDIMIENTO: DE TRÁMITE PARA PAGO A CONTRATISTAS DE OBRA SEPTIEMBRE 2005

Transcripción

1 SISTEMA NACIONAL PARA OFICIALÍA MAYOR DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PATRIMONIAL DE TRÁMITE PARA PAGO A CONTRATISTAS DE OBRA SEPTIEMBRE 2005 Versión dictaminada por el Comité de Mejora Regulatoria Interna (COMERI), el día 23 de septiembre de 2005, la cual entre en vigor a partir del día de su publicación en la Normateca Interna

2 INTEGRAL DE LA ELABORÓ: DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES APROBÓ: OFICIALÍA MAYOR 2 23/09/2005 Vo. Bo.: COMERI ÍNDICE HOJA 1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. DEFINICIONES 4. RESPONSABILIDAD/AUTORIDAD 5. DIAGRAMA DE FLUJO 6. DESARROLLO 7. REFERENCIAS ESTE DOCUMENTO ES DE USO EXCLUSIVO DEL Y SE PROHÍBE CUALQUIER REPRODUCCIÓN

3 INTEGRAL DE LA 3 23/09/ OBJETIVO Tener un adecuado control en la supervisión de la obra pública que realizan las empresas contratadas para el mantenimiento de los diversos inmuebles del Sistema, así como una adecuada supervisión en los documentos presentados para el trámite de pago en tiempo y forma. ESTE DOCUMENTO ES DE USO EXCLUSIVO DEL Y SE PROHÍBE CUALQUIER REPRODUCCIÓN

4 INTEGRAL DE LA 4 23/09/ ALCANCE Aplica a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, a la Subdirección de Administración Patrimonial, a sus Departamentos y las demás áreas donde se realiza algún tipo de obra pública. ESTE DOCUMENTO ES DE USO EXCLUSIVO DEL Y SE PROHÍBE CUALQUIER REPRODUCCIÓN

5 INTEGRAL DE LA 5 23/09/ DEFINICIONES 3.1 Bitácora: Instrumento de carácter jurídico que establece un orden y un equilibrio entre quien ordena y paga por una obra, y quien la ejecuta a cambio de una retribución económica, estableciéndose en ella el historial de los eventos que se dan en una obra. 3.2 Contratista: Persona física o moral que se compromete contractualmente a la ejecución de una obra, trabajo o servicio, mediante una remuneración a cargo del contratante. 3.3 Estimación: Valoración monetaria que se realiza para determinar el costo de una obra pública en un lapso determinado. 3.4 Número Generador: Formato que representa gráficamente, dimensiona y localiza un concepto de trabajo ejecutado para su cuantificación y pago. 3.5 Supervisor de Obra: Servidor público del SNDIF que realiza funciones de supervisión en la calidad, cantidad y tiempo de ejecución en obras de mantenimiento y conservación en los diversos inmuebles del Sistema. ESTE DOCUMENTO ES DE USO EXCLUSIVO DEL Y SE PROHÍBE CUALQUIER REPRODUCCIÓN

6 INTEGRAL DE LA 6 23/09/ RESPONSABILIDAD / AUTORIDAD 4.1 Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales Autorizar el pago de las facturas por las obras públicas realizadas, previa revisión de la Subdirección de Administración Patrimonial. 4.2 Subdirección de Administración Patrimonial Revisar que la documentación para pago por la realización de las obras públicas se realice con estricto apego a lo establecido en el contrato y lo establecido en los artículos 84 y 86 del reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. 4.3 Departamento de Obras y Conservación Realizar las funciones de la residencia de obra en los términos del articulo 84 del Reglamento de la Ley de obras Públicas y Servicios Relacionados Con las Mismas. Vigilar y controlar el desarrollo de los trabajos en sus aspectos de calidad, costo, tiempo y apego a los programas de ejecución de los trabajos de acuerdo con los avances, recursos asignados, rendimientos y consumos pactados en el contrato. Aplicar en tiempo y forma las penas convencionales en que incurra la empresa contratada por el incumplimiento en la realización de la obra. 4.4 Coordinación Técnica de Obras Realizar las funciones de la Supervisión de obra en los términos del artículo 86 del Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. Determinar y calcular en tiempo y forma las penas convencionales en que incurra la empresa contratada por el incumplimiento en la realización de la obra, generando oficio de notificación a la empresa. Supervisar y revisar que los trabajos ejecutados por la empresa se lleven a cabo conforme a las especificaciones estipuladas en el contrato, firmando de conformidad en volumetría y calidad de ejecución. 4.5 Coordinación Técnica Especializada Aplicar y Verificar el registro y control del presupuesto autorizado, para la ejecución de las obras. Vigilar el trámite de pago de las estimaciones de acuerdo a los tiempos señalados en el artículo 54 de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas así como los artículos 98 y 99 de su Reglamento. ESTE DOCUMENTO ES DE USO EXCLUSIVO DEL Y SE PROHÍBE CUALQUIER REPRODUCCIÓN

7 INTEGRAL DE LA 7 23/09/2005 DEPARTAMENTO DE OBRAS Y CONSERVACIÓN COORDINACIÓN DEPARTAMENTO TÉCNICA ESPECIALIZADA DE ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS DOCUMENTOS NO INICIO 1.1 RECIBE DE SUPERVISOR NÚMEROS GENERADORES FIRMADOS POR CONTRATISTA PARA REVISIÓN. 1.2 A TRAVÉS DEL SUPERVISOR DE OBRA REALIZA INSP. FÍSICA CONSTATANDO QUE LOS TRABAJOS ESTEN EJECUTADOS. LOS GENERADORES SON CORRECTOS? 1.3 A TRAVÉS SUPERVISOR DE OBRA DEVUELVE AL CONTRATISTA GENERADORES INCORRECTOS Y ANOTA EN BITÁCORA. SI 2.1 RECIBE DE CONTRATISTA PARA REVISIÓN: FACTURA, ESTADO DE CUENTA, ESTIMACIÓN, GENERADORES, FOTOS Y CROQUIS DE TRABAJ OS. 2.2 REGISTRA EN CONTROL DE ESTIMACIONES LA DOCUMENTACIÓN ORIGINAL. 2.3A TRAVÉS DE TÉC.SUP.1 REVISA ARITMÉTICAMENTE DATOS DE ESTIMACIÓN CONTRA GENERADORES, SEÑALA ERRORES 2.4A TRAVÉS DE TÉC.SUP.2 RECIBE DOCTOS. REVISA EDO. DE CUENTA Y QUE FACTURA TENGA REQUISITOS FISCALES. 2.5 RECIBE DOCTOS. Y REVISA SI TIENE OBSERVACIONES. 2.7 REGISTRA EN LIBRETA DE CTROL. DE ESTIMACIONES PARA REVISIÓN Y AUTORIZACIÓN POR RESIDENCIA D/OBRA 2.8 ELABORA MEMORANDO Y TURNA AL DEPTO D/OBRAS DOCTOS. ORIGINALES 1 1.1, 1.3, 1.4 NÚMEROS GENERADORES , 3.1 BITÁCORA FACTURA, ESTADO DE CUENTA, ESTIMACIÓN, FOTOGRAFÍAS Y CROQUIS 2.8 MEMORANDO 1.4 A TRAVÉS DE SUPERVISOR DE OBRA AUTORIZA GENERADORES Y ENTREGA AL CONTRATISTA P/ELABORAR ESTIMACIÓN NO SON CORRECTOS LOS DOCUMENTOS? SI 2.6 LOS DEVUELVE AL CONTRATISTA PARA SU CORRECCIÓN. ESTE DOCUMENTO ES DE USO EXCLUSIVO DEL Y SE PROHÍBE CUALQUIER REPRODUCCIÓN

8 INTEGRAL DE LA 8 23/09/2005 DEPARTAMENTO DE OBRAS Y CONSERVACIÓN SUBDIRECCIÓN DE DE OBRAS ADM. Y CONSERVACIÓN PATRIMONIAL DEPARTAMENTO DE C. T. ESPECIALIZADA ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS DOCUMENTOS RECIBE DOCTOS. QUE AMPARAN TRABAJOS EJECUTADOS PARA REVISIÓN Y AUTORIZACIÓN DE ESTIMACIÓN 5.1 RECIBE OFICIO Y DOCTOS. ORIGINALES Y LOS FIRMA 4.1 RECIBE EST. DE TRABAJOS EJECUTADOS Y ELABORA OFICIO EN 7 TANTOS, OBTIENE FIRMAS Y TURNA A DPOP PARA TRÁMITE DE PAGO 2.9, 3.2, 4.1 MEMORANDO 3.2 AUTORIZA DOCTOS., DOCTOS., TURNA TURNA AL A DEPTO. LA C. T. DE ESPECIAL. ADMÓN DE CONTRATOS ESTIMACIÓN DE TRABAJOS EJECUTADOS PARA TRÁMITE DE PAGO TURNA TURNA AL A DEPTO. LA C.T.ESP. DE ADMÓN. OFICIO DE CONTRATOS Y DOCTOS. OFICIO Y PARA RECABAR DOCTOS. PARA QUE FIRMA DE LA RECABE FIRMA DE DRMSG LA DRMSG. 4.2 CONSERVA COPIA DE EST. DE TRABAJOS REALIZADOS PARA INTEGRAR Y CONTROLAR EXPEDIENTE. 4.1, 4.3, 5.1,5.2, 6.1, 6.2 OFICIO 4.3 TURNA A LA SUBDIR. DE OBRAS Y SUBD. DE ADMON. CONSERV. OFICIOS Y PATRIMONIAL DOCTOS. OFICIOS Y DOCTOS ORIGINALES ORIGINALES PARA PARA FIRMA FIRMA. 6.1 RECIBE OFICIO Y DOCTOS. PARA QUE RECABAR FIRMA DE LA DRMSG. 6.2 RECIBE OFICIO Y DOCTOS. FIRMADOS POR LA DRMSG. Y LOS ENVÍA A DPOP. FIN CONTINÚA CON PAGO A PROVEEDORES DE DPOP ESTE DOCUMENTO ES DE USO EXCLUSIVO DEL Y SE PROHÍBE CUALQUIER REPRODUCCIÓN

9 INTEGRAL DE LA 9 23/09/2005 ÁREA RESPONSABLE ACT. No. ACTIVIDAD DEPARTAMENTO DE OBRAS Y CONSERVACIÓN (SUPERVISOR DE OBRA) 1.1 Recibe los números generadores debidamente firmados por el contratista, para su revisión y aprobación, una vez concluidos los conceptos de trabajo; registra el mismo día en bitácora la recepción de los mismos para su verificación. 1.2 Realiza inspección física en un periodo máximo de 1 día, en el plazo acordado con el contratista constatando que los trabajos estén ejecutados de acuerdo a las especificaciones y verifica que la cuantificación de volúmenes sea correcta. 1.3 Los generadores no son correctos Devuelve el mismo día de su verificación al contratista los números generadores incorrectos o incompletos asentando mediante nota de bitácora debidamente firmada por ambas partes. Los generadores son correctos 1.4 Firma la autorización de los números generadores ya verificados y los entrega el mismo día al contratista para que elabore su estimación. COORDINADOR TÉCNICO ESPECIALIZADO 2.1 Recibe del contratista para revisión cuantitativa, originales de la factura, estado de cuenta y cuerpo de estimación que incluye los números generadores, fotografías y croquis de los trabajos ejecutados para el pago correspondiente, sellándole de acuse de recibo al contratista en una copia de la factura. 2.2 Registra en control de estimaciones la documentación original y turna al Técnico Superior 1, el mismo día en que la recibe, obteniendo acuse de recibo en el control. 2.3 Recibe, a través del Técnico Superior 1, la documentación y el mismo día revisa aritméticamente los datos de la estimación contra generadores, señalando en su caso, los errores en la misma; el mismo día turna al Técnico Superior Recibe, a través del Técnico Superior 2 la documentación señalada, el mismo día revisa el estado de cuenta, verifica que la factura contenga lo siguiente: - Requisitos fiscales - Importes y deducciones - Nombre y firma, así como datos del contratista. y la turna a más tardar al día siguiente al Coordinador Técnico Especializado. ESTE DOCUMENTO ES DE USO EXCLUSIVO DEL Y SE PROHÍBE CUALQUIER REPRODUCCIÓN

10 INTEGRAL DE LA 10 23/09/2005 ÁREA RESPONSABLE ACT. No. ACTIVIDAD 2.5 Recibe y registra el mismo día en el control la documentación y revisa si tiene observaciones. No es correcta la documentación 2.6 Se comunica el mismo día vía telefónica con el contratista y le indica que en forma inmediata se presente a recoger la documentación, para su corrección. Si es correcta la documentación 2.7 Registra el mismo día, la documentación en la libreta de control de estimaciones, para su revisión y autorización por la residencia de obra. 2.8 Elabora memorando al siguiente día hábil y turna al Jefe del Departamento de Obras y Conservación la documentación original de la estimación de trabajos ejecutados. JEFE DEL DEPARTAMENTO DE OBRAS Y CONSERVACIÓN 3.1 Recibe en original y dos copias la factura, estado de cuenta y cuerpo de estimación que ampara los trabajos ejecutados, para la revisión y autorización de estimación (que comprende revisión de volúmenes estimados, números generadores autorizados y fotografías), así como firma de estado de cuenta. Actividad desarrollada en 3 días hábiles. 3.2 Autoriza, y a mas tardar al día siguiente, turna mediante memorando al Coordinador Técnico Especializado, en original y una copia, la estimación de trabajos ejecutados, para el tramite de pago correspondiente COORDINADOR TÉCNICO ESPECIALIZADO 4.1 Recibe memorando con el original y una copia de la estimación de trabajos realizados debidamente autorizados, acusa de recibo; elabora contra recibo para el contratista y elabora oficio en 7 tantos, para firma del Subdirector de Administración Patrimonial y Director de Recursos Materiales y Servicios Generales, el mismo día de su recepción para trámite de pago, ante la Dirección de Programación, Organización y Presupuesto, anexando original de la factura, estado de cuenta y estimación. 4.2 Conserva copia de la estimación de trabajos ejecutados, para integración y control del expediente. 4.3 Turna al día siguiente de su recepción, en forma económica a la Subdirección de Administración Patrimonial, el oficio en 7 tantos con la documentación original, para firma de la factura y el oficio. SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PATRIMONIAL 5.1 Recibe el oficio en 7 tantos con la documentación original y firma el mismo día de autorización la factura y el oficio. ESTE DOCUMENTO ES DE USO EXCLUSIVO DEL Y SE PROHÍBE CUALQUIER REPRODUCCIÓN

11 INTEGRAL DE LA 11 23/09/2005 ÁREA RESPONSABLE ACT. No. ACTIVIDAD 5.2 Turna a más tardar al día siguiente en forma económica a la Coordinación Técnica Especializada el oficio y la documentación original para que recabe firma del Director de Recursos Materiales y Servicios Generales. COORDINADOR TÉCNICO ESPECIALIZADO 6.1 Recibe el oficio y la documentación original y el mismo día procede a recabar la firma del Director de Recursos Materiales y Servicios Generales. 6.2 Recibe la documentación firmada por el Director de Recursos Materiales y Servicios Generales, y continúa el trámite ante la Dirección de Programación, Organización y Presupuesto a más tardar el siguiente día hábil, turnando la siguiente documentación: -Factura Original -Estado de cuenta original -Estimación original -Solicitud de servicios original, en su caso, y -Fianza de vicios ocultos, en su caso. obtiene acuse de recibo y distribuye de la siguiente manera: 1ª copia: Subdirección de Finanzas. 2ª copia: Subdirección de Administración Patrimonial. 3ª copia: Jefe del Departamento de Obras y Conservación. 4ª copia: Coordinador Técnico Especializado 5ª copia: Coordinación Técnica de Apoyo Administrativo 6ª copia: Coordinación Técnica de Electromecánica, en su caso. 7ª y 8ª copias: Acuses de recibo de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales y Subdirección de Administración Patrimonial. Conecta con el Procedimiento de Pago a Proveedores de DPOP FIN DEL PROCEDIMIENTO ESTE DOCUMENTO ES DE USO EXCLUSIVO DEL Y SE PROHÍBE CUALQUIER REPRODUCCIÓN

12 INTEGRAL DE LA 12 23/09/ REFERENCIAS 7.1 Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. Publicada el 7 de julio de 2005 en el Diario Oficial de la Federación. 7.2 Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. Publicado el 20 de agosto de 2001 en el Diario Oficial de la Federación. 7.3 Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia. Publicado el 1º. de Junio de 1999 y sus modificaciones del 18 de agosto del 2002, publicados en el Diario Oficial del la Federación. 7.4 Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. Autorizadas el 18 de agosto de ESTE DOCUMENTO ES DE USO EXCLUSIVO DEL Y SE PROHÍBE CUALQUIER REPRODUCCIÓN

13 ESTE DOCUMENTO ES DE USO EXCLUSIVO DEL Y SE PROHÍBE CUALQUIER REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL