UNIVERSIDAD NACIONAL VICERRECTORÍA DE DESARROLLO PROVEEDURÍA INSTITUCIONAL MAPEO DE PROCESO

Transcripción

1 MAPEO DE PROCESO ACTUAL DE LA UNIVERDAD NACIONAL UNIVERDAD NACIONAL VICERRECTORÍA DE DESARROLLO PROVEEDURÍA INSTITUCIONAL MAPEO DE PROCESO Resumen CÓD: BP-01-6 Actividad Símbolo TOTAL OBSERVACIONES PROCESO: ADMINISTRADOR DE CONTRATO. Aprobado por el Consejo Asesor, mediante Minuta No de fecha 26 de marzo de Operación Decisión Inspección Traslado Operación Combinada 0 No. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN INSUMOS PRODUCT OS Y SUBPROD UCTOS SCA Unidad Específica ACTOR DE PROCESO Almacén UTE SCE Superior Jerárquico TIEMPO VALOR LEGAL OBSERVA- CIONES (demora) Inicio proceso. Inicio 1 Comunica contrato eficaz u orden de inicio. PAPI. 2 3 La recepción es desconcentrada? Ejecútese proceso recepción de Almacén. BP Proceso Recepción Es una contratación por servicios? Coordina detalles de la ejecución con el contratista. Instructivo. El servicio se ejecuta en un solo acto? Se brindó el servicio?. Verifica que la ejecución se ajuste con lo pactado. Instructivo. Se recibió el servicio conforme a las condiciones pactadas? Recibe a conformidad. Instructivo.

2 11 Remite documentos para trámite pago. Oficio, factura firmada recibido conforme, a más tardar 5 días después de recibido a satisfacción el servicio, formulario completado con requisitos del proceso de recepción Ejecútese proceso de Recepción de Almacén. Determina las condiciones del contrato que no se cumplen. Aporta prueba correspondiente. Remitir en su momento a labp actividad Proceso específica Recepción y al proceso que corresponda Determina monto correspondiente a lo ejecutado, o bien si lo recibido es defectuoso valora disminución del monto a pagar por incumplimiento. Determina la existencia de daños y perjuicios. Traslada oficio con toda la documentación. Ejecuta proceso Verificación Contractual. BP Es una contratación de bienes? La Unidad Técnica Especializada es la Administradora de Contrato? Recibe contrato eficaz u orden de inicio. Orden de compra. Especificaciones técnicas, cartel si es necesario, otros Verifica que la información sea suficiente para continuar el proceso. Instructivo. 23 Información es completa para continuar? Proceso Contratación de bienes o servicios Verifica término del plazo de entrega.

3 Coordinan fecha probable de entrega. Otorga cita para entrega e instalación cuando corresponda. Instructivo y formulario. Puede la Unidad Técnica estar presente en la recepción? La fecha que se establece es el último día del plazo ofrecido por el contratista o una fecha posterior al mismo. Cuando se otorga cita deben enviar copia al Almacén para el seguimiento respectivo. (Debe incluirse esta anotación en el formulario) Recibe provisionalmente. Inicia conteo plazo previsto por normativa vigente interna (15 días para recepción definitiva). Nombre, firma y sello de la Unidad en que se indique que se recibe provisionalmente en el documento que presente el contratista en la entrega. 29 Custodia bienes, bajo su responsabilidad, durante estadía provisional. Instructivo. Deben ubicarse los bienes en un lugar adecuado hasta que sea revisado por la UTE Coordina formalmente la visita para revisión. Instructivo Comunica plazo para revisión. Elabora oficio en que se establezca fecha recepción, hora, lugar, contacto, entre otros. Este plazo debe comunicarse por escrito UTE, se presentó en fecha y hora establecida para la revisión? Comunica al superior jerárquico de la Unidad Técnica. Da la instrucción para que atienda el requerimiento. En caso que la UTE incumpla la primera vez, se debe elaborar comunicado al superior jerárquico, por cuanto podría implicar responsabilidad para la Administración en caso que el contratista cobre daños y perjuicios. S

4 35 Realiza la verificación técnica Bienes cumplen con especificaciones técnicas contratadas? Comunica al proveedor para que realice el cambio en plazo definido. Proveedor realiza los cambios? El plazo que se da es hasta el 50% del plazo original detallando los problemas presentados. Artículo 194 RLCA Determina las condiciones del contrato que no se cumplen. Determina si el incumplimiento es total o parcial Aporta prueba correspondiente. Traslada oficio con toda la documentación. Recibe documentación. Ejecuta proceso Verificación Contractual. Realiza recepción definitiva. BP El contratista entrega factura a la UTE. 46 Verifica aspectos formales de la factura contra orden de compra. Instructivo. Verlo con almacén. Verifica No. Cédula jurídica igual entre factura y orden de compra. Factura a nombre de la UNA, que no incluya impuesto venta, que cantidades y precios coincidan con la orden de compra. No deben recibirse líneas parciales. Factura no presente tachaduras, borrones u otros, de lo contrario se solicita corrección, etc Factura presenta inconsistencias.? Se devuelve al Contratista para que proceda con su corrección. N

5 49 Llena formulario de remisión de facturas y adjunta documentos que correspondan. Sella factura original en el frente, indica fecha, nombre, número de cédula y firma del usuario especialista responsable, llena formulario con requisitos del proceso de recepción. 50 Traslada oficio con documentación. Remitir oficio dentro de los 3 días posteriores a la recepción del bien, Adjunta además copia de todas las comunicaciones formales que medien con el proveedor para el expediente de contratación. Debe tramitarse en el tiempo establecido para evitar acarrear responsabilidad del funcionario al tenor de 51 Ejecútese proceso de Recepción, Almacenamiento y Distribución (Plataforma de Servicios) BP Proceso Recepción Recibe contrato eficaz u orden de inicio. Orden de compra Verifica término del plazo de entrega. Contratista coordina cita dentro del plazo de entrega? 55 Se comunica con el contratista. La fecha que se establece es el último día del plazo ofrecido o antes de esa fecha si el contratista lo solicita. 56 Otorga cita para recepción del bien. 57 Contratista se presenta a la entrega?

6 58 59 Procede con la verificación física. Hay coincidencia entre lo que establece la orden de compra y la mercancía recibida? Recibe bien o material y revisa en detalle las especificaciones establecidas en la orden de compra. (marca, modelo, serie, etc.) 60 Devuelve mercancía. 61 La recepción es provisional? En los casos que se requiera realizar pruebas, o que se solicitaron capacitaciones, entre otros Establece plazo para revisión y recepción definitiva. El plazo que se da es hasta el 50% del plazo original detallando problemas presentados. Artículo 194 RLCA. 63 Se cumplieron las condiciones establecidas para la recepción definitiva? Realiza recepción definitiva. 65 Solicita factura al contratista Verifica aspectos formales de la factura contra orden de compra. Instructivo. Verlo con almacén. Factura presenta inconsistencias.? Verifica No. Cédula jurídica igual entre factura y orden de compra. Factura a nombre de la UNA, que no incluya impuesto venta, que las cantidades y precios coincidan con la orden de compra. No deben recibirse líneas parciales. Factura no presente tachaduras, borrones u otros, de lo contrario se solicita corrección, etc.

7 68 Se devuelve al Contratista para que proceda con su corrección. 69 Elabora oficio. Sella factura original en el frente, indica fecha, nombre, número de cédula y firma del usuario especialista responsable, llena formulario con requisitos del proceso de recepción. 70 Traslada oficio con documentación correspondiente. Remitir oficio dentro de los 3 días posteriores a la recepción del bien. Adjuntar además copia de todas las comunicaciones formales que medien con el proveedor al expediente de contratación. 71 Ejecútese proceso de Recepción de Almacén. (Plataforma Servicios) BP Proceso Recepción Recibe orden de inicio. 73 Verifica que la información sea suficiente para continuar el proceso. Instructivo. 74 Información es completa para continuar? Contratación de bienes o servicios 1 75 Solicita cronograma físico y financiero al contratista. Otorga máximo 15 DH. 76 Recibe el cronograma. El cronograma debe tener congruencia con lo establecido en la Adjudicación.

8 Emite orden de inicio para la ejecución del contrato. Contratista inicia ejecución contrato en fecha establecida en el cronograma. Lleva control de la ejecución del contrato. 15 días hábiles. Documentando todos los hechos acaecidos durante la ejecución. Verificación de avance real en el cronograma aprobado. 80 Contratista solicita pago. 81 Verifica que cumpla con el ito establecido en el cronograma y que corresponda al precio señalado. 82 Se cumplió el cronograma físico financiero? 83 Es pago parcial por avance? FIN 84 Se rechaza la solicitud de pago. 85 Se autoriza pago del avance. 86 Solicita factura al contratista para tramitar avance de pago.

9 87 Verifica aspectos formales de la Verifica No. Cédula factura contra orden de compra. jurídica igual entre factura y orden de Instructivo. Verlo con almacén. compra. Factura a nombre de la UNA, no incluya impuesto venta, cantidades y precios coincidan con la orden de compra. No deben recibirse líneas parciales. Factura no presente tachaduras, borrones u otros, de lo contrario se solicita corrección, etc Factura presenta inconsistencias? Se devuelve al Contratista para que proceda con su corrección. 90 Sella factura original en el frente, indica fecha, nombre, número de cédula y firma del Administrador de Contrato, llena formulario con requisitos del proceso de recepción. Elabora oficio con documentación. 91 Traslada oficio con documentación. Remitir oficio dentro de los 3 días posteriores a la recepción del bien, Adjuntar además copia de todas las comunicaciones formales que medien con el proveedor al expediente de contratación. 92 Ejecútese proceso de Recepción del Almacén. BP Proceso Recepción

10 93 Contratista comunica finalización del contrato Otorga cita para recepción Contratista se presenta a la entrega? Procede con la verificación física. Recibe bien o material y revisa en detalle las especificaciones establecidas en la orden de compra. En algunos casos:marca, modelo, serie, etc. 97 Hay coincidencia entre lo que establece el contrato y el objeto entregado? Se otorga plazo para corrección. Realiza recepción provisional. Establece plazo para revisión y recepción definitiva. Se otorga plazo para corrección. En los casos que se requiera realizar pruebas, igualmente se puede hacer bajo protesta para lo cual se otorga un plazo hasta el 50% del plazo original y el efecto sobre el cobro de multas. Cuando se requiere estudios técnicos especializados que no es posible realizarlos en el momento de la recepción Se cumplieron las condiciones establecidas para la recepción definitiva? 108

11 102 Determina las condiciones del contrato que no se cumplen. Detalla el posible incumplimiento. 103 Aporta prueba correspondiente para sustentar el posible incumplimiento Determina el monto correspondien-te a lo ejecutado. Determina la existencia de daños y perjuicios. Traslada oficio con toda la documentación. Detallar: si cumplió con el plazo establecido, si se otorgaron prórrogas, si el contratista solicita cambio o actualizaciones de bienes, detalle de lo ejecutado, si se recibe a satisfacción, lo pendiente de ejecutar, el costo estimado de lo que realizó el contratista, pero no se recibe a satisfacción e implica un costo adicional para la Administración. En caso que existan deberá señalarlos claramente, remitir la documentación que compruebe el daño, incluyendo la cuantificación del mismo. 107 Ejecuta proceso Verificación Contractual. 108 Realiza recepción definitiva. Elabora acta final de recepción. Dejando constancia si es una recepción bajo protesta. 97 y 101 BP Fin proceso PAPI: Profesional Analista Proveeduría Institucional SCA: Sección de Contratación Administrativa UTE: Unidad Técnica Especializada SCE: Sección de Control y Evaluación