MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DESCRIPCIÓN NARRADA DE LOS PROCEDIMIENTOS SOLICITUD Y CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Ministerio de Desarrollo Social -

2 ÍNDICE ALCANCE...2 I- DESCRIPCIÓN NARRADA DE LOS PROCEDIMIENTOS SOLICITUD Y CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS...3 GESTIONA LA FIRMA DEL CONVENIO CON LA OSC ADJUDICADA...13 ANEXO II - FORMULARIOS...43 ANEXO III LISTA DE ABREVIATURAS UTILIZADAS...49

3 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL ALCANCE El presente Manual de Procedimientos contiene: La descripción de los principales procesos administrativos que reflejan la operativa administrativa. Una lista con el detalle de las abreviaturas utilizadas. I- DESCRIPCIÓN NARRADA DE LOS PROCEDIMIENTOS Se elaboraron los siguientes procedimientos: PROCESOS / SUBPROCESOS 1. Solicitud y Contratación de Bienes y Servicios 1.1 Solicitud de bienes y servicios 1.2 Compra de Bienes y Servicios por Compra Directa 1.3 Contratación de OSC s por Compra Directa 1.4 Compra de Bienes y Servicios por Licitación Abreviada 1.5 Contratación de OSC s por Licitación Abreviada 1.6 Compra de Bienes y Servicios por Licitación Pública 1.7 Contratación de OSC s por Licitación Pública 1. Solicitud y Contratación de Bienes y Servicios 1.1 Solicitud de Bienes y Servicios 1.2 Compra de Bienes y Servicios por Compra Directa 1.3 Contratación de OSC s por Compra Directa 1.4 Compra de Bienes y Servicios por Licitación Abreviada 1.5 Contratación de OSC s por Licitación Abreviada 1.6 Compra de Bienes y Servicios por Licitación Pública 1.7 Contratación de OSC s por Licitación Pública 3

4 1.1 SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS 1.1 Solicitud de Bienes y Servicios ALCANCE: El siguiente procedimiento describe los pasos a seguir para gestionar la solicitud de un bien y/o servicio necesario para desarrollar las actividades previstas por las Direcciones del. El proceso se inicia a partir de la identificación de una necesidad y termina con la entrega del bien y/o servicio a la Dirección Solicitante en caso de que exista stock del bien o prestación actual del servicio, o con la autorización de la adquisición/contratación por quien corresponda. A los efectos de identificar quien es el encargado de autorizar una adquisición/ contratación deberá considerarse el tipo de compra (en función del monto estimado de la operación), la naturaleza de la misma, y la delegación de atribuciones de acuerdo al siguiente detalle: NATURALEZA DE LA SOLICITUD Bienes y Servicios (excepto OSC s) Contratación de OSC s (*) MONTO LIMITE (pesos uruguayos) TIPO DE COMPRA RESPONSABLE AUTORIZAR $ Compra Directa Enc. del Área de Compras $ Licitación Abreviada Ministra N/A Licitación Pública $ Compra Directa Ministra $ Licitación Abreviada N/A Licitación Pública (*) Montos Límites para las Adquisiciones Estatales Setiembre - Diciembre

5 1.1 SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS DESCRIPCIÓN DEL PROCESO: Identifica la necesidad de un bien o servicio: 1. Identifica la necesidad de un bien o servicio para desarrollar una actividad de acuerdo a la planificación operativa anual (POA). 2. Inicia un nuevo expediente confeccionando y firmando (Director) la Solicitud de Insumos y Servicios detallando, entre otros: 2.1 Las especificaciones técnicas del bien o servicio requerido, en caso de ser necesario solicitará ayuda a algunas de las áreas de apoyo del (Compras, Informática, Logística u otra según la naturaleza del bien o servicio). 2.2 Detalles de la muestra y condiciones de entrega (si corresponde). 2.3 Monto presupuestado aproximado, según la planificación realizada. 2.4 En caso de solicitud de contratación de una OSC s propone lista de referencia, en base a información consultada y experiencia previa. 2.5 Propuesta de integrante para conformar la CADEA (Comisión Asesora de Adjudicaciones). 3. Envía el Expediente al área que corresponda en función de la naturaleza del bien o servicio solicitado: 3.1 Al área de Proveeduría, cuando la solicitud corresponda a bienes (excepto los de naturaleza informática). En este caso el procedimiento continúa en el paso Al área de Informática, cuando la solicitud corresponda a bienes de naturaleza informática. En este caso el procedimiento continúa en el paso Al área de Logística, cuando la solicitud corresponda a servicios (excepto cuando sea para contratar una OSC). En este caso el procedimiento continúa en el paso Al área de Planificación y Presupuesto, cuando la solicitud corresponda a la contratación de una OSC. En este caso el procedimiento continúa en el paso 3. En caso de que las especificaciones técnicas sean muy extensas se adjuntará un archivo al expediente electrónico. Verifica la existencia de bienes en stock o servicios similares contratados en la actualidad: 1. Verifica la existencia de bienes en stock o la prestación de servicios similares en la actualidad y: 1.1 En caso de que haya stock de bienes o prestación del servicio solicitado, se lo comunica a la Dirección Solicitante y coordina la entrega de los mismos. 1.2 En caso de que no haya stock de bienes o prestación del servicio solicitado, lo indica en la Solicitud de Insumos y Servicios y envía el expediente al área de Planificación Presupuestal y Financiera. Verifica que el gasto se encuentre planificado y que exista crédito presupuestario: 1.Verifica que el gasto se encuentre planificado y que exista crédito presupuestario: 1.1 En caso de no estar planificado y/o no existir presupuesto, lo indica en el Formulario de Dirección Solicitante Proveeduría/ Informática/ Logística Planificación Presupuestal y Financiera 5

6 1.1 SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS 4 5 Solicitud de Insumos y Servicios y envía el expediente a DIGESE. En este caso el proceso continúa en el paso En caso de estar planificado y existir presupuesto lo indica en la Solicitud de Insumos y Servicios. En este caso el proceso continúa en el paso 5. Toma conocimiento y aprueba o rechaza la continuación del trámite: 1. Toma conocimiento del proceso y aprueba o rechaza la continuación del trámite: 1.1 En caso de aprobar el trámite envía el expediente al área de Planificación Presupuestal y Financiera 1.2 En caso de rechazar el trámite comunica las observaciones correspondientes a la Dirección Solicitante. Identifica el proceso de compra y deriva a quién corresponda: 1. Identifica el proceso de compra correspondiente (en función del monto presupuestado), completa la Solicitud de Insumos y Servicios y envía el expediente al área autorizante del gasto que corresponda: 1.1 Al área de Compras, en caso de que el importe presupuestado no supere el monto máximo de Compra Directa y el objeto del gasto no sea la contratación de una OSC. 1.2 A la Ministra, en caso de que el importe presupuestado supere el monto máximo de Compra Directa y/o el objeto del gasto sea la contratación de una OSC. DIGESE Planificación Presupuestal y Financiera Cuando el objeto de la contratación se refiera a servicios prestados por una cooperativa social, será necesario contar con un informe del área de Desarrollo Ciudadano y con la autorización de la Directora de dicha área. 6 7 Toma conocimiento de la solicitud y autoriza o realiza las observaciones correspondientes: 1. Toma conocimiento de la solicitud, evalúa su razonabilidad y actúa en consideración: 1.1 El área de Compras: Autoriza la adquisición, en este caso firma la Solicitud de Insumos y Servicios en señal de conformidad. Inicio del Proceso de Compra de Bienes y Servicios por Compra Directa Consulta a DIGESE sobre la conveniencia o no de la autorización de la compra. En este caso el proceso continúa en el paso La Ministra: Autoriza la adquisición, en este caso firma la Solicitud de Insumos y Servicios en señal de conformidad y envía el expediente al área de Jurídica para confeccionar la Resolución de Aprobación correspondiente. En este caso el proceso continúa en el paso Rechaza la adquisición, comunicando a la Dirección Solicitante las observaciones que correspondan. Toma conocimiento y aprueba o realiza observaciones: 1. Toma conocimiento del proceso y firma la documentación en señal de conformidad, de lo contrario le comunica al área de Compras las observaciones Compras/Ministra DIGESE 6

7 1.1 SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS correspondientes. Toma conocimiento del aval de DIGESE y autoriza la adquisición: 1. Toma conocimiento del aval de DIGESE y autoriza la adquisición firmando la Solicitud de Insumos y Servicios en señal de conformidad. Inicio del Proceso de Compra de Bienes y Servicios por Compra Directa. Confecciona Pliego y Proyecto de Resolución correspondiente: 1. Confecciona: 1.1 Proyecto de Convenio y Proyecto de Resolución de Autorización del Contrato, en caso de tratarse de la contratación de una OSC o una Cooperativa Social por compra directa. 1.2 Pliego de Condiciones, Proyecto de Resolución de Aprobación del Llamado y de Aprobación de la CADEA (Comisión Asesora de Adjudicaciones), en caso de tratarse de la adquisición de un Bien o Servicio o la contratación de una OSC s mediante licitación Abreviada o Pública. 2. Adjunta los documentos confeccionados al Expediente. 3. Gestiona la firma de la Ministra. Toma conocimiento y aprueba o realiza observaciones: 1.Toma conocimiento del proceso y firma: 1.1 Proyecto de Resolución de Autorización del Contrato, en caso de tratarse de la contratación de una OSC s o una Cooperativa Social por compra directa. 1.2 Pliego de Condiciones y Resolución de Aprobación del Llamado y Aprobación de la CADEA (Comisión Asesora de Adjudicaciones) en el resto de las modalidades de adquisiciones. 1. Envía la documentación al área que corresponda: 1.1 En caso de tratarse de la compra de un Bien o Servicio (excepto OSC s), envía al área de Compras copia del Pliego aprobado electrónicamente en formato word junto con el Expediente, registrando la entrega de la documentación en el sistema de expedientes y solicitando la firma del remito correspondiente. Inicio del proceso de compras correspondiente. 1.2 En caso de tratarse de la contratación de una OSC s envía el Expediente al área Contable, registrando la entrega de la documentación en el sistema de expedientes y solicitando la firma del remito correspondiente. Inicio del proceso de compras correspondiente. Una vez autorizada la adquisición por la Ministra, Jurídica informa al área de INFOCOM del, para que proceda a la publicación de la resolución en la página web de la institución. Ministra 7

8 1.2 COMPRA DE BIENES Y SERVICOS POR COMPRA DIRECTA 1.2 Compra de Bienes y Servicios por Compra Directa ALCANCE: El siguiente procedimiento describe los pasos a seguir para gestionar la adquisición de un bien y/o servicio mediante la modalidad de Compra Directa. Queda excluido dentro del alcance del presente procedimiento la contratación de OSC s para las cuáles hay definido un procedimiento específico (ver procedimiento siguiente: 1.3 Contratación de OSC s por Compra Directa ). Cuando el monto de la operación sea igual o mayor al 15% del límite máximo correspondiente a las adquisiciones por Compra Directa, será obligatorio: Publicar la invitación en la página web de compras estatales. Recepcionar ofertas como tope máximo hasta 48 horas posteriores a partir de realizada la publicación. El proceso se inicia a partir de la autorización de la adquisición y culmina con la priorización del pago en el Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF) por parte del área Contable del. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO: Inicia el proceso de adquisición: 1. Inicia un nuevo trámite. 2. Registra el pedido y el armado de la compra en el SICE. 3. Define tres proveedores para enviar la invitación a la oferta consultando los registros existentes en el SICE. 3. Confecciona las invitaciones para enviar a los oferentes seleccionados (la Encargada del Departamento o personal administrativo en su nombre firma las invitaciones). 4. Envía por fax las invitaciones a los oferentes indicando el plazo para presentar las ofertas y solicitando la confirmación de recepción de la invitación. 5. Adjunta al trámite las invitaciones enviadas por fax a los oferentes seleccionados. 6. Mantienen el trámite a la espera de la recepción de las propuestas de los proveedores. Entrega oferta: 1. Entrega oferta en el área de Compras del, vía fax o personalmente. Registra ofertas en el SICE y deriva a quién corresponda: 1. Recepciona las ofertas de los proveedores y la adjunta al trámite. 2. Imprime del SICE el cuadro comparativo de ofertas y lo adjunta al trámite. 3. Envía el trámite al área que corresponda, en función de la naturaleza del bien o servicio a adquirir: 3.1 Si es de naturaleza informática, envía el trámite al área de Informática. 3.2 Si es un servicio, envía el trámite al área de Logística. Proveedor Invitado 8

9 1.2 COMPRA DE BIENES Y SERVICOS POR COMPRA DIRECTA En el resto de los casos, mantiene el trámite en el área de Compras. Evalúa ofertas y recomienda la adjudicación: 1. Evalúa las ofertas recibidas analizando el cuadro comparativo de ofertas. 2. Recomienda la adjudicación de la compra indicando el proveedor seleccionado y firma el cuadro comparativo adjuntando la documentación al trámite. 3. Envía el trámite al área de Compras. Adjudica la compra y la registra en el SICE: 1. Registra en el SICE las ofertas recibidas de los proveedores 2. Adjudica la compra al proveedor seleccionado. 3. Registra la adjudicación en el SICE. 4. Confecciona, firma y adjunta el comprobante de Orden de Compra al trámite. 5. Ingresa el alta de la Orden de Compra en el SICE. 6. Comunica y envía por fax al proveedor adjudicado la Orden de Compra y comprobante de afectación del crédito. 7. Envía el trámite al área que corresponda en función de la naturaleza del bien o servicio adquirido: 7.1 Al área de Informática, en caso de que la naturaleza del bien sea informático. 7.2 Al área de Logística, en caso de contratar un servicio. 7.3 Al área de Proveeduría, en el caso de compra de bienes (excepto informáticos). Coordina con el área de referencia del la entrega el bien o servicio adquirido: 1. Coordina con el contacto del (indicado en la Orden de Compra) la entrega del bien o servicio. 2. Entrega el bien o servicio al contacto del área de referencia correspondiente. Las áreas de referencia correspondientes serán Informática, Proveeduría o Logística según se trate de un bien informático u otro tipo de bien o servicio. Recepciona el bien o servicio: 1. Recepciona el bien o servicio que corresponda verificando que: 1.1 Los datos de la Orden de Compra coincidan con lo entregado por el proveedor. 1.2 El estado de la mercadería (en caso de bienes) sea el adecuado. 2. Firma la factura al proveedor confirmando la conformidad con el bien o servicio entregado. 3. Adjunta el original de la factura, firmada al proveedor en conformidad de la entrega, al trámite 4. Adjunta el informe de prestación de servicio al Expediente (en caso de corresponder). 5. Envía el trámite al área de Compras, registrando la entrega de la documentación en el sistema de expedientes y solicitando la firma del remito correspondiente En caso de servicios, la factura deberá ir acompañada de un informe de calidad de la prestación del servicio. Encargado de: Informática/ Logística/ Compras Proveedor Adjudicado Informática/ Logística/ Proveeduría 9

10 1.2 COMPRA DE BIENES Y SERVICOS POR COMPRA DIRECTA Registra la factura en el SICE: 1. Registra la factura del proveedor en el SICE asegurándose que se encuentre aprobada por quién recibió el bien o servicio. 2. Envía trámite al área Contable, registrando la entrega del mismo en el sistema de expedientes y solicitando la firma del remito correspondiente. Registra la afectación, compromiso, constancia de afectación del crédito, obligación y prepara el lote de pago en el SIIF: 1. Verifica que se cumplan los aspectos formales del procedimiento y: 1.1 En caso de identificar inconsistencias se comunica con el área de Compras para coordinar los ajustes correspondientes. 1.2 En caso de no identificar inconsistencias registra en el SIIF la afectación, el compromiso, la constancia de afectación del crédito y la obligación con el nro. de lote de pago. 2. Firma y adjunta una copia de la afectación, el compromiso, la constancia de afectación del crédito y la obligación al trámite. 3. Gestiona la firma de DIGESE. Toma conocimiento y aprueba o realiza observaciones: 1. Toma conocimiento del proceso y firma la documentación en señal de conformidad, de lo contrario le comunica a Contable las observaciones correspondientes. Continúa el trámite del proceso: 1. Envía el Expediente al Contador Central Delegado del Tribunal de Cuentas en el -, registrando la entrega del mismo en el sistema de expedientes Realiza la intervención u observación del gasto: 1. Verifica que se cumplan los requisitos normativos correspondientes y: 1.1 Observa el gasto y devuelve el trámite a Financiero Contable para que lo remita al área Jurídica registrando la entrega del mismo en el sistema de expedientes. En este caso el procedimiento continúa en el paso Interviene el gasto y envía el trámite al área Contable registrando la entrega del mismo en el sistema de expedientes. En este caso el procedimiento continúa en el paso 17. Confecciona Resolución de Reiteración del Gasto: 1. Confecciona Resolución de Reiteración del Gasto. 2. Adjunta la Resolución al Expediente. 3. Gestiona la firma de la Ministra. DIGESE Contador Central (Delegado del Tribunal de Cuentas en el ) 10

11 1.2 COMPRA DE BIENES Y SERVICOS POR COMPRA DIRECTA Toma conocimiento y determina la continuación del proceso: 1. Toma conocimiento y determina la continuación del proceso firmando la Resolución correspondiente. Continúa el trámite del proceso: 1. Envía el trámite a Financiero Contable para que lo entregue al Contador Central (Delegado del Tribunal de Cuentas en el ) registrando la entrega del mismo en el sistema de expedientes y solicitando la firma del remito correspondiente. Realiza la intervención por reiteración del gasto: 1. Realiza la intervención por reiteración del gasto. Envía el expediente al área Contable registrando la entrega del mismo en el sistema de expedientes. Prioriza los pagos en el SIIF: 1. Prioriza los pagos en el SIIF. 2. Envía una copia de la priorización de pagos a la Tesorería General de la Nación vía correo electrónico. 3. Archiva una copia de la priorización de los pagos. 4. Verifica que no existan saldos pendientes de pago, y: 1.1 Si no existen saldos pendientes de pago, envía el trámite al área de Administración Documental, registrando la entrega de la documentación en el sistema de expedientes y solicitando la firma del remito correspondiente. En este caso el proceso continúa en el paso En caso de que la obligación se cancele en varios pagos, envía el trámite al área de Proveeduría/Logística/Informática según corresponda, registrando la entrega de la documentación en el sistema de expedientes y solicitando la firma del remito correspondiente. En este caso el proceso se repite desde el paso 7. Archiva el Expediente: 1. Archiva el Expediente. Ministra Contador Central (Delegado del Tribunal de Cuentas en el ) Administración Documental 11

12 1.3 CONTRATACIÓN DE OSC S POR COMPRA DIRECTA 1.3 Contratación de OSC s por Compra Directa ALCANCE: El siguiente procedimiento describe los pasos a seguir para gestionar la contratación de los servicios de una OSC mediante la modalidad de Compra Directa. El proceso se inicia a partir de que la solicitud de contratación ha sido autorizada y culmina con la priorización del pago en el Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF) por parte del área Contable del. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO: Registra la afectación, compromiso y constancia de afectación del crédito en el SIIF: 1. Inicia un nuevo trámite. 2. Registra en el SIIF la afectación, el compromiso y la constancia de afectación del crédito. 3. Firma y adjunta una copia de la afectación, el compromiso y la constancia de afectación del crédito al trámite. 4. Envía el expediente al área de Compras. Notifica a la OSC adjudicada: 1. Notifica la adjudicación a la OSC correspondiente. 2. Envía el trámite al área de Jurídica. Gestiona la firma del Convenio con la OSC adjudicada 1. Coordina con la OSC seleccionada día y fecha para firmar del Convenio. Firma Convenio: 1. Firma el Convenio de Servicios y guarda una copia del mismo. 2. Coordina con la Dirección Solicitante del servicio los detalles para comenzar la prestación efectiva del mismo. Continúa el trámite: 1. Adjunta el Convenio firmado al trámite y archiva una copia del mismo. 2. Envía el trámite a la Dirección Solicitante que corresponda. Confecciona Nota de Solicitud de Pago: Representante de OSC Dirección Solicitante 12

13 1.3 CONTRATACIÓN DE OSC S POR COMPRA DIRECTA Mantiene el trámite hasta el vencimiento del pago. 2. Confecciona Nota de Solicitud de Pago y la adjunta al trámite. 3. Envía el trámite al área de Contable. Registra en el SIIF la obligación de pago y prepara lote de pago: 1. Verifica que se cumplan los aspectos formales del procedimiento y: 1.1 En caso de identificar inconsistencias se comunica con el área de Jurídica para coordinar los ajustes correspondientes. 1.2 En caso de no identificar inconsistencias registra en el SIIF la obligación de pago y prepara lote de pago. 2. Gestiona la firma de DIGESE. Toma conocimiento y aprueba o realiza observaciones: 1. Toma conocimiento del proceso y firma la documentación en señal de conformidad, de lo contrario le comunica a Contable las observaciones correspondientes. Continúa el trámite del proceso: 1. Envía el Expediente al Contador Central Delegado del Tribunal de Cuentas en el. Realiza la intervención u observación del gasto: 1. Verifica que se cumplan los requisitos normativos correspondientes y: 1.1 Observa el gasto y envía el trámite a Financiero Contable para que lo remita al área Jurídica. En este caso el proceso continúa en el paso Interviene el gasto y envía el trámite al área Contable. En este caso el procedimiento continúa en el paso 14. Confecciona Resolución de Reiteración del Gasto: 1. Confecciona Resolución de Reiteración del Gasto. 2. Adjunta la Resolución al trámite. 3. Gestiona la firma de la Ministra. Toma conocimiento y determina la continuación del proceso: 1. Toma conocimiento de las observaciones y determina la continuación del proceso firmando la Resolución correspondiente. Continúa el trámite del proceso: 1. Envía el trámite a Financiero Contable para que lo remita al Contador Central (Delegado del Tribunal de Cuentas en el ), registrando la entrega del mismo en DIGESE Contador Central (Delegado del Tribunal de Cuentas en el ) Ministra 13

14 1.3 CONTRATACIÓN DE OSC S POR COMPRA DIRECTA el sistema de expedientes Realiza la intervención por reiteración del gasto: 1. Realiza la intervención por reiteración del gasto. Envía el trámite al área Contable registrando la entrega del mismo en el sistema de expedientes Prioriza los pagos en el SIIF: 1. Prioriza los pagos en el SIIF. 2. Envía una copia de la priorización de pagos a la Tesorería General de la Nación vía correo electrónico. 3. Archiva una copia de la priorización de los pagos. 4. Envía el trámite a la Dirección Solicitante. Verifica si existen pagos pendientes y actúa en consideración: 1. Verifica si existen saldos pendientes de pago, y: 1.1 Si no existen saldos pendientes de pago, confecciona y adjunta Informe Final de Prestación del Servicio al trámite y lo envía al área de Administración Documental. En este caso el proceso continúa en el paso En caso de que la obligación se cancele en varios pagos confecciona Informe de Prestación del Servicio y lo adjunta al trámite. En este caso el proceso se repite desde el paso 6. Archiva el Expediente: 1. Archiva el trámite. Contador Central (Delegado del Tribunal de Cuentas en el ) Dirección Solicitante Administración Documental 14

15 1.4 COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS POR LICITACIÓN ABREVIADA 1.4 Compra de Bienes y Servicios por Licitación Abreviada ALCANCE: El siguiente procedimiento describe los pasos a seguir para gestionar la adquisición de un bien y/o servicio mediante la modalidad de Licitación Abreviada. Queda excluido dentro del alcance del presente procedimiento la contratación de OSC s, cometido para el cual se ha definido un procedimiento específico (ver procedimiento siguiente: 1.5 Contratación de OSC s por Licitación Abreviada ). El proceso se inicia a partir de que la adquisición ha sido autorizada y culmina con la priorización del pago en el Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF) por parte del área Contable del. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO: Registra el llamado en el SICE: 1. Inicia un nuevo trámite. 2. Retoma el archivo electrónico del Pliego y lo termina de confeccionar agregándole la siguiente información: 2.1 Precio del Pliego de Condiciones. 2.2 Fecha y hora de apertura del llamado. 2.3 Formulario de Identificación del Oferente (Anexo Nº 1). 3. Coordina con el área de Jurídica la presencia de un Escribano para el día y hora de la apertura del llamado. 4. Define por lo menos seis proveedores de los registros existentes en el SICE para enviar las invitaciones correspondientes. 5. Registra en el SICE el pedido y armado de la compra. 6. Adjunta copia del Pliego publicado al trámite. 7. Envía el trámite al área Contable. Registra la afectación del crédito en el SIIF: 1. Registra en el SIIF la afectación del crédito. 2. Firma y adjunta una copia de la afectación del crédito al trámite. 3. Gestiona la firma de DIGESE. Toma conocimiento y aprueba o realiza observaciones: 1. Toma conocimiento del proceso y firma la documentación en señal de conformidad, de lo contrario le comunica a Contable las observaciones correspondientes. DIGESE 4 15

16 1.4 COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS POR LICITACIÓN ABREVIADA Envía el trámite al área de Compras. Envía las invitaciones del llamado a proveedores seleccionados: 1. Ingresa datos del llamado y el Pliego en el SICE. 2. Elabora las invitaciones para enviar a los proveedores seleccionados (la Encargada del Área o personal administrativo en su nombre firma las invitaciones). 3. Envía por fax las invitaciones a los oferentes indicando el plazo para presentar las ofertas y solicitando la confirmación de recepción de la invitación. 4. Envía la invitación del llamado a revistas especializadas para su publicación. 5. Adjunta al trámite las invitaciones enviadas por fax a los proveedores seleccionados. Entrega oferta: 1. Entrega oferta en el Departamento de Compras del personalmente. Realiza la apertura del llamado: 1. Procede a realizar la apertura de las ofertas recibidas ante la presencia del Escribano del área de Jurídica y los proveedores interesados. 2. Verifica que los oferentes cumplan con los requisitos formales solicitados, en caso de existir objeciones se elabora una nota solicitando al oferente la documentación faltante en un plazo no mayor a 48 horas. 3. Confecciona el acta de apertura del llamado conjuntamente con el Escribano del área de Jurídica. 4. Adjunta original de las ofertas recibidas al trámite y archiva dos copias de las mismas. 5. Adjunta al trámite copia de las publicaciones realizadas en revistas especializadas. 6. Envía el trámite a la Comisión Asesora de Adjudicaciones (CADEA), registrando la entrega de la documentación en el sistema de expedientes y solicitando la firma del remito correspondiente. En este caso el procedimiento continúa en el paso 8. Confecciona Informe de Recomendación de Adjudicación: 1. Evalúa y analiza las ofertas presentadas por los proveedores. 2. Verifica que las ofertas cumplan con los requisitos solicitados en el Pliego. 3. Confecciona un Informe de Recomendación de Adjudicación y lo adjunta al Expediente. 4. Envía el Expediente al área de Jurídica, registrando la entrega de la documentación en el sistema de expedientes y solicitando la firma del remito correspondiente. En caso de tratarse de bienes y/o servicios de naturaleza informática, se solicitará la opinión de la AGESIC respecto a las ofertas bajo análisis. Confecciona Resolución de la Adjudicación Ad referendum: 1. Confecciona la Resolución de Adjudicación ad referendum de la intervención del contador central delegado del Tribunal de Cuentas y lo adjunta al trámite. Proveedor Interesado Comisión Asesora de Adjudicaciones/ 16

17 1.4 COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS POR LICITACIÓN ABREVIADA 2. Envía el Expediente al área de Compras, registrando la entrega de la documentación en el sistema de expedientes y solicitando la firma del remito correspondiente En caso de que el objeto de la licitación sea la contratación de un servicio, el área Jurídica confecciona el Proyecto de Convenio del Servicio. Registra la preparación de la adjudicación en el SICE: 1. Registra en el SICE la preparación de la adjudicación. 2. Envía el Expediente al área Contable, registrando la entrega de la documentación en el sistema de expedientes y solicitando la firma del remito correspondiente. Registra el compromiso y constancia de afectación del crédito en el SIIF: 1.Verifica que se cumplan los aspectos formales del procedimiento y: 1.1. En caso de identificar inconsistencias se comunica con el área de Compras para coordinar los ajustes correspondientes En caso de no identificar inconsistencias registra en el SIIF el compromiso y la constancia de afectación del crédito. 3. Firma y adjunta una copia de la documentación al trámite. 4. Gestiona la firma de DIGESE. Toma conocimiento y aprueba o realiza observaciones: 1. Toma conocimiento del proceso y firma la documentación en señal de conformidad, de lo contrario le comunica a Contable las observaciones correspondientes. Continúa el trámite del proceso: 1. Envía el trámite al Contador Central Delegado del Tribunal de Cuentas en el -, registrando la entrega de la documentación en el sistema de expedientes Realiza la intervención del gasto u observa el mismo: 1. Verifica que se cumplan los requisitos normativos correspondientes: 1.1 Interviene el gasto y envía el trámite al área Contable. En este caso el proceso continúa en el paso Observa el gasto y devuelve el trámite al área Financiero Contable para que lo remita al área Jurídica, registrando la entrega de la documentación en el sistema de expedientes. En este caso el proceso continúa en el paso 15. Toma conocimiento del proceso, se comunica con la Ministra y actúa en consideración: 1. Se comunica con la Ministra para conocer su intención de insistir o no en el gasto y: 1.1 En caso de que la Ministra manifieste la intención de insistir en el gasto, DIGESE Contador Central (Delegado del Tribunal de Cuentas en el ) 17

18 1.4 COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS POR LICITACIÓN ABREVIADA Confecciona Resolución de Reiteración del Gasto. En ese caso el proceso continúa en el paso Gestiona la firma de la Ministra En caso de que la Ministra no manifieste intención de reiterar el gasto, Confecciona Resolución desistiendo del Gasto Gestiona la firma de la Ministra. Toma conocimiento de la intervención del Contador Central y confirma o desiste el gasto: 1. Toma conocimiento de la intervención del Contador Central y: 1.1 Confirma el gasto, firmando la Resolución en señal de conformidad. 1.2 No confirma el gasto, firmando la correspondiente Resolución por la que desiste del gasto. 2. Envía el trámite al área de Jurídica. 1. Toma conocimiento del consentimiento de la Ministra y: 1.1 En caso de tratarse de la reiteración del gasto observado, envía el trámite al área de Compras, registrando la entrega de la documentación en el sistema de expedientes y solicitando la firma del remito correspondiente. En este caso el proceso continúa en el paso En caso de tratarse de la no confirmación del gasto observado, envía el trámite al área de Administración Documental, registrando la entrega de la documentación en el sistema de expedientes y solicitando la firma del remito correspondiente. En este caso el proceso continúa en el paso 33. Registra la adjudicación en el SICE: 1. Registra en el SICE la adjudicación del llamado. 2. Confección y envía, mediante fax, nota a todos los oferentes informando la resolución de adjudicación y la necesidad de pasar a notificarse. 3. Adjunta al trámite notas enviadas y comprobante de recepción de las mismas. 4. Confecciona, firma y adjunta el comprobante de Orden de Compra al trámite. 5. Comunica y envía al proveedor adjudicado la Orden de Compra y constancia de afectación del crédito vía fax. 6. Cuando corresponde firmar contrato se remite el trámite al área Jurídica.En este caso el proceso continúa en el paso Envía el trámite al área que corresponda en función de la naturaleza del bien o servicio adquirido, registrando la entrega del mismo en el sistema de expedientes y solicitando la firma del remito correspondiente. 6.1 Al área de Informática, en caso de que la naturaleza del bien sea informático. 6.2 Al área de Logística, en caso de contratar un servicio. 6.3 Al área de Proveeduría, en el caso de compra de bienes (excepto informáticos). Ministra 19 Firma el convenio: 1. Firma el convenio de servicios y guarda una copia del mismo 2. Coordina con la Dirección solicitante del servicio los detalles para comenzar la 18

19 1.4 COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS POR LICITACIÓN ABREVIADA prestación efectiva del mismo. Coordina con el área de referencia del la entrega el bien o servicio adquirido: 1. Coordina con el contacto del (indicado en la Orden de Compra) la entrega del bien o servicio. 2. Entrega el bien o servicio al contacto del área de referencia correspondiente. Las áreas de referencia correspondientes serán Informática, Proveeduría o Logística según se trate de un Bien Informático u otro tipo de bien o servicio. En caso de que el monto de la compra supere el 40% del tope de la licitación abreviada, el Proveedor deberá gestionar con el área de Tesorería del la constitución de la garantía por el fiel cumplimiento de contrato. Dicha constitución será realizada por el importe establecido por el o por el mínimo legal Recepciona el bien o servicio: 1. Recepciona el bien o servicio que corresponda verificando que: 1.1 Los datos de la Orden de Compra coincidan con lo entregado por el proveedor. 1.2 El estado de la mercadería (en caso de bienes) sea el adecuado. 2. Firma la factura al proveedor confirmando la conformidad con el bien o servicio entregado. 3. Adjunta el original de la factura firmada al proveedor, en conformidad de la entrega, al trámite. 4. Adjunta el informe de prestación de servicios al Expediente (en caso de corresponder). 5. Envía el trámite al área de Compras, registrando la entrega del mismo en el sistema de expedientes y solicitando la firma del remito correspondiente. En caso de prestación de servicios, la factura deberá ir acompañada de un informe de prestación del servicio. Registra la factura en el SICE: 1. Registra la factura del proveedor en el SICE asegurándose que se encuentre aprobada por quién recibió el bien o servicio. 2. Envía trámite al área Contable, registrando la entrega del mismo en el sistema de expedientes y solicitando la firma del remito correspondiente. Registra la obligación de pago en el SIIF y prepara lote de pago: 1. Registra en el SIIF la obligación de pago y prepara lote de pago. 2. Gestiona la firma de DIGESE. Toma conocimiento y aprueba o realiza observaciones: 1. Toma conocimiento del proceso y firma la documentación en señal de conformidad, de lo contrario le comunica a Contable las observaciones correspondientes. Proveedor Adjudicado Informática/ Logística/ Proveeduría DIGESE 19

20 1.4 COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS POR LICITACIÓN ABREVIADA Envía el Expediente al Contador Central Delegado del Tribunal de Cuentas en el -, registrando la entrega del mismo en el sistema de expedientes Toma conocimiento del proceso y observa o interviene la obligación de pago: 1. Verifica que se cumplan los requisitos normativos correspondientes: 1.1 Interviene el pago y envía el trámite al área Contable, registrando la entrega de la documentación en el sistema de expedientes. En este caso el proceso continúa en el paso Observa el pago y devuelve el trámite al área Contable para que lo remita al área Jurídica, registrando la entrega de la documentación en el sistema de expedientes. En este caso el proceso continúa en el paso 27. Confecciona Resolución de Reiteración del Pago: 1. Toma conocimiento de la observación del pago por parte del Contador Central y: 1.1 Confecciona Resolución de Reiteración del Pago. 1.2 Adjunta la Resolución al trámite. 1.3 Gestiona la firma de la Ministra. Toma conocimiento y aprueba o realiza observaciones: 1. Toma conocimiento del proceso y firma la documentación en señal de conformidad, de lo contrario le comunica a Jurídica las observaciones correspondientes. 1. Toma conocimiento del consentimiento de la Ministra y envía el trámite a Financiero Contable para que lo remita al Contador Central (Delegado del Tribunal de Cuentas en el ), registrando la entrega de la documentación en el sistema de expedientes y solicitando la firma del remito correspondiente. Realiza la intervención por reiteración: 1. Realiza la intervención por reiteración del pago. Envía el trámite al área Financiero Contable, registrando la entrega del mismo en el sistema de expedientes. Prioriza los pagos en el SIIF: 1. Prioriza los pagos en el SIIF. 2. Envía una copia de la priorización de pagos a la Tesorería General de la Nación vía correo electrónico. 3. Archiva una copia de la priorización de los pagos. 4. Envía el trámite al área de Compras, registrando la entrega del mismo en el sistema de expedientes y solicitando la firma del remito correspondiente. Contador Central (Delegado del Tribunal de Cuentas en el ) Ministra Contador Central (Delegado del Tribunal de Cuentas en el ) 20

21 1.4 COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS POR LICITACIÓN ABREVIADA Deriva o mantiene el trámite según corresponda: 1. Verifica que no existan saldos pendientes de pago en el SICE y que se encuentre toda la documentación correspondiente: 1.1 Si no existen saldos pendientes de pago y se encuentra toda la documentación correspondiente, envía el trámite al área de Administración Documental, registrando la entrega de la documentación en el sistema de expedientes y solicitando la firma del remito correspondiente. En este caso el proceso continúa en el paso En caso de que la obligación se cancele en varios pagos, envía el trámite al área de Logística/Informática/Proveeduría, registrando la entrega del mismo en el sistema de expedientes y solicitando la firma del remito correspondiente. En este caso se vuelve a repetir el proceso desde el paso 21. Archiva el Expediente: 1. Archiva el Expediente. Administración Documental 21

22 1.5 CONTRATACIÓN DE OSC s POR LICITACIÓN ABREVIADA 1.5 Contratación de OSC s por Licitación Abreviada ALCANCE: El siguiente procedimiento describe los pasos a seguir para gestionar la contratación de los servicios de una OSC mediante la modalidad de Licitación Abreviada. El proceso se inicia a partir de que la solicitud de contratación ha sido autorizada y culmina con la priorización del pago en el Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF) por parte del área Contable del. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO: Registra la afectación del crédito en el SIIF: 1. Inicia un nuevo trámite. 2. Registra en el SIIF la afectación del crédito. 3. Firma y adjunta una copia de la afectación del crédito al trámite. 4. Gestiona la firma de DIGESE. Toma conocimiento y aprueba o realiza observaciones: 1. Toma conocimiento del proceso y firma la documentación en señal de conformidad, de lo contrario le comunica a Contable las observaciones correspondientes. 1. Envía el trámite al área de Compras. Envía las invitaciones del llamado a los oferentes seleccionados: 1. Elabora las invitaciones para enviar a los oferentes seleccionados (la Encargada del Área o personal administrativo en su nombre firma las invitaciones). 2. Envía por fax las invitaciones a los oferentes indicando el plazo para presentar las ofertas y solicitando la confirmación de recepción de la invitación. 3. Envía la invitación del llamado a revistas especializadas para su publicación y demás publicidad que se quiera realizar. 4. Adjunta al trámite las invitaciones enviadas por fax a los oferentes seleccionados. Entrega oferta: 1. Entrega oferta donde se indique en el Pliego, personalmente. Realiza la apertura del llamado: DIGESE Representante de OSC 22

23 1.5 CONTRATACIÓN DE OSC s POR LICITACIÓN ABREVIADA Procede a realizar la apertura de las ofertas recibidas ante la presencia del Escribano del área de Jurídica y los oferentes interesados. 2. Verifica que los oferentes cumplan con los requisitos formales solicitados, en caso de existir objeciones se elabora una nota solicitando al oferente la documentación faltante en un plazo no mayor a 48 horas. 3. Confecciona el acta de apertura del llamado conjuntamente con el Escribano del área de Jurídica. 4. Adjunta original de las ofertas recibidas al trámite y archiva dos copias de las mismas. 5. Adjunta al trámite copia de las publicaciones del llamado realizadas. 6. Envía el trámite a la Comisión Asesora de Adjudicaciones (CADEA), registrando la entrega del mismo en el sistema de expedientes y solicitando la firma del remito correspondiente. Confecciona Informe de Recomendación de Adjudicación: 1. Evalúa y analiza las ofertas presentadas por los oferentes. 2. Verifica que las ofertas cumplan con los requisitos solicitados en el Pliego. 3. Confecciona un Informe de Recomendación de Adjudicación y lo adjunta al trámite. 4. Envía el trámite al área de Jurídica, registrando la entrega de la documentación en el sistema de expedientes y solicitando la firma del remito correspondiente. Confecciona Resolución de Adjudicación ad referendum y Proyecto de Convenio del Servicio: 1. Confecciona el Resolución de Adjudicación ad referendum de la intervención del Contador Central Delegado del Tribunal de Cuentas y Proyecto de Convenio del Servicio y lo adjunta al trámite. 2. Envía el trámite al área Contable, registrando la entrega de la documentación en el sistema de expedientes y solicitando la firma del remito correspondiente. Registra el compromiso y constancia de afectación del crédito en el SIIF: 1. Verifica que se cumplan los aspectos formales del procedimiento y: 1.1 En caso de identificar inconsistencias se comunica con el área de Jurídica para coordinar los ajustes correspondientes. 1.2 En caso de no identificar inconsistencias registra en el SIIF el compromiso y la constancia de afectación del crédito. 2. Firma y adjunta una copia de la documentación al Expediente. 3. Gestiona la firma de DIGESE. Toma conocimiento y aprueba o realiza observaciones: 1. Toma conocimiento del proceso y firma la documentación en señal de conformidad, de lo contrario le comunica a Contable las observaciones correspondientes. Continúa el trámite del proceso: Comisión Asesora de Adjudicaciones/ DIGESE 23

24 1.5 CONTRATACIÓN DE OSC s POR LICITACIÓN ABREVIADA 1. Envía el expediente al Contador Central (Delegado del Tribunal de Cuentas en el ) registrando la entrega del mismo en el sistema de expedientes 12 Realiza la intervención del gasto u observa el mismo: 1. Verifica que se cumplan los requisitos normativos correspondientes: 1.1 Interviene el gasto y envía el expediente al área Contable, registrando la entrega de la documentación en el sistema de expedientes. En este caso el proceso continúa en el paso Observa el gasto y devuelve el trámite al área Contable para que lo remita al área Jurídica, registrando la entrega de la documentación en el sistema de expedientes. En este caso el proceso continúa en el paso 13. Contador Central (Delegado del Tribunal de Cuentas en el ) Toma conocimiento del proceso, se comunica con la Ministra y actúa en consideración: 2. Se comunica con la Ministra para conocer su intención de insistir o no en el gasto y: 2.1 En caso de que la Ministra manifieste la intención de insistir en el gasto, Confecciona Resolución de Reiteración del Gasto Gestiona la firma de la Ministra. 2.2 En caso de que la Ministra no manifieste intención de reiterar el gasto, Confecciona Resolución desistiendo del Gasto Gestiona la firma de la Ministra. En este caso el proceso continúa en el paso 31. Toma conocimiento del dictámen del Contador Central y confirma o desiste el gasto: 3. Toma conocimiento de la intervención del Contador Central y: 3.1 Confirma el gasto, firmando la Resolución en señal de conformidad. 3.2 No confirma el gasto, firmando la correspondiente Resolución por la que desiste del gasto. 4. Envía el trámite al área de Jurídica. Continúa el trámite: 1. Toma conocimiento de resolución de la Ministra y envía el expediente al área de Compras, registrando la entrega del mismo en el sistema de expedientes y solicitando la firma del remito correspondiente. Notifica a los oferentes la Resolución de Adjudicación. 1. Confecciona y envía, mediante fax, nota a todos los oferentes informando la resolución de adjudicación y la necesidad de pasar a notificarse. 2. Adjunta al trámite notas enviadas y comprobante de recepción de las mismas. 3. Envía el trámite al área de Jurídica, registrando la entrega del mismo en el sistema de expedientes y solicitando la firma del remito correspondiente. Ministra 24

25 1.5 CONTRATACIÓN DE OSC s POR LICITACIÓN ABREVIADA Gestiona la firma del Convenio con la OSC adjudicada: 1. Coordina con la OSC seleccionada día y fecha para firmar el Convenio. Firma Convenio: 1. Firma el Convenio de Servicios y guarda una copia del mismo. 2. Coordina con la Dirección Solicitante del servicio los detalles para comenzar la prestación efectiva del mismo. Continúa el trámite: 1. Adjunta el Convenio firmado al trámite y archiva una copia del mismo. 2. Envía el trámite a la Dirección Solicitante correspondiente, registrando la entrega de la documentación en el sistema de expedientes y solicitando la firma del remito correspondiente. Confecciona Nota de Solicitud de Pago: 1. Mantiene el trámite hasta el vencimiento del pago. 2. Confecciona Nota de Solicitud de Pago y la adjunta al trámite. 3. Envía el trámite al área de Contable. Registra la obligación de pago en el SIIF y prepara lote de pago: 1. Registra en el SIIF la obligación de pago y prepara lote de pago. 2. Gestiona la firma de DIGESE. Toma conocimiento y aprueba o realiza observaciones: 1. Toma conocimiento del proceso y firma la documentación en señal de conformidad, de lo contrario le comunica a Contable las observaciones correspondientes. 1. Envía el Expediente al Contador Central Delegado del Tribunal de Cuentas en el -, registrando la entrega del mismo en el sistema de expedientes. Toma conocimiento del proceso y observa o interviene la obligación de pago: 1. Verifica que se cumplan los requisitos normativos correspondientes: 1.1 Interviene el pago y envía el trámite al área Contable, registrando la entrega de la documentación en el sistema de expedientes. En este caso el proceso continúa en el paso Observa el pago y devuelve el trámite al área Contable para que lo Representante de OSC Dirección Solicitante DIGESE Contador Central (Delegado del Tribunal de Cuentas en el ) 25

26 1.5 CONTRATACIÓN DE OSC s POR LICITACIÓN ABREVIADA remita al área Jurídica, registrando la entrega de la documentación en el sistema de expedientes. En este caso el proceso continúa en el paso Confecciona Resolución de Reiteración del Pago: 1. Toma conocimiento de la observación del pago por parte del Contador Central y: 1.1 Confecciona Resolución de Reiteración del Pago. 1.2 Adjunta la Resolución al trámite. 1.3 Gestiona la firma de la Ministra. Toma conocimiento y aprueba o realiza observaciones: 1. Toma conocimiento del proceso y firma la documentación en señal de conformidad, de lo contrario le comunica a Jurídica las observaciones correspondientes. Ministra Continúa el trámite: 1. Toma conocimiento del consentimiento de la Ministra y envía el trámite a Contable para que lo remita al Contador Central (Delegado del Tribunal de Cuentas en el ), registrando la entrega de la documentación en el sistema de expedientes y solicitando la firma del remito correspondiente. Realiza la intervención por reiteración: 1. Realiza la intervención por reiteración del pago. Envía el trámite al área Financiero Contable, registrando la entrega del mismo en el sistema de expedientes. Contador Central (Delegado del Tribunal de Cuentas en el ) Prioriza los pagos en el SIIF: 1. Prioriza los pagos en el SIIF. 2. Envía una copia de la priorización de pagos a la Tesorería General de la Nación vía correo electrónico. 3. Archiva una copia de la priorización de los pagos. 4. Envía el trámite a la Dirección Solicitante, registrando la entrega del mismo en el sistema de expedientes y solicitando la firma del remito correspondiente. Verifica si existen pagos pendientes y actúa en consideración: 1. Verifica si existen saldos pendientes de pago, y: 1.1 Si no existen saldos pendientes de pago, confecciona y adjunta Informe Final de Prestación del Servicio al trámite y lo envía al área de Administración Documental. En este caso el proceso continúa en el paso 31. Dirección Solicitante 26

27 1.5 CONTRATACIÓN DE OSC s POR LICITACIÓN ABREVIADA 1.2 En caso de que la obligación se cancele en varios pagos confecciona Informe de Prestación del Servicio y lo adjunta al trámite. En este caso el proceso se repite desde el paso Archiva el Expediente: 1. Archiva el Expediente. Administración Documental 27

28 1.6 COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS POR LICITACION PUBLICA 1.6 Compra de Bienes y Servicios por Licitación Pública ALCANCE: El siguiente procedimiento describe los pasos a seguir para gestionar la adquisición de un bien y/o servicio mediante la modalidad de Licitación Pública. Queda excluido dentro del alcance del presente procedimiento la contratación de OSC s, cometido para el cual se ha definido un procedimiento específico (ver procedimiento siguiente: 1.7 Contratación de OSC s por Licitación Pública ). El proceso se inicia a partir de que la adquisición ha sido autorizada y culmina con la priorización del pago en el Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF) por parte del área Contable del. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO: Registra el llamado en el SICE: 1. Inicia un nuevo trámite. 2. Retoma el archivo magnético del Pliego y lo termina de confeccionar agregándole la siguiente información: 2.1 Precio del Pliego de Condiciones. 2.2 Fecha y hora de apertura del llamado. 2.3 Formulario de Identificación del Oferente (Anexo Nº1). 3. Coordina con el área de Jurídica la presencia de un Escribano para el día y hora de la apertura del llamado. 4. Confecciona la nota para enviar a publicar el llamado 5. Registra en el SICE la solicitud y el armado del pedido. 6. Adjunta copia del Pliego publicado al trámite. 7. Envía el trámite al área Contable. Registra la afectación del crédito en el SIIF: 1. Registra en el SIIF la afectación del crédito. 2. Imprime, firma y adjunta una copia de la afectación del crédito al trámite. 3. Gestiona la firma de DIGESE. Toma conocimiento y aprueba o realiza observaciones: 1. Toma conocimiento del proceso y firma la documentación en señal de conformidad, de lo contrario le comunica a Contable las observaciones correspondientes. 1. Envía el trámite al área de Compras. DIGESE

29 1.6 COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS POR LICITACION PUBLICA 5 Envía las solicitudes de publicaciones: 1. Ingresa datos del llamado y el Pliego en el SICE. 2. Publica en el Diario Oficial y en al menos otro de circulación nacional y en la página web del y de Compras Estatales Entrega oferta: 1. Entrega oferta en el Departamento de Compras del, personalmente. El Proveedor deberá gestionar con el área de Tesorería del la constitución de la garantía por mantenimiento de las ofertas. Realiza la apertura del llamado: 1. Procede a realizar la apertura de las ofertas recibidas ante la presencia del Escribano del área de Jurídica y los oferentes interesados. 2. Verifica que los oferentes cumplan con los requisitos formales solicitados, en caso de existir objeciones se elabora una nota solicitando al oferente la documentación faltante en un plazo no mayor a 48 horas. 3. Confecciona el acta de apertura del llamado conjuntamente con el Escribano del área de Jurídica. 4. Adjunta original de las ofertas recibidas al Expediente y archiva dos copias de las mismas. 5. Envía el Expediente a la Comisión Asesora de Adjudicaciones (CADEA), registrando la entrega del mismo en el sistema de expedientes y solicitando la firma del remito correspondiente. Confecciona Informe de Recomendación de Adjudicación: 1. Evalúa y analiza las ofertas presentadas por los proveedores. 2. Verifica que las ofertas cumplan con los requisitos solicitados en el Pliego. 3. Confecciona un Informe de Recomendación de Adjudicación y lo adjunta al trámite. 4. Evalúa el monto de la compra y: 4.1 En caso de que el monto de la compra sea superior al valor de cuatro licitaciones abreviadas, envía el trámite al área de Administración Documental, registrando la entrega del mismo en el sistema de expedientes y solicitando la firma del remito correspondiente. En este caso el proceso continúa en el paso En caso de que el monto de la compra sea inferior al valor de cuatro licitaciones abreviadas, envía el trámite al área de Jurídica, registrando la entrega del mismo en el sistema de expedientes y solicitando la firma del remito correspondiente. En este caso el proceso continúa en el paso 10. En caso de tratarse de bienes y/o servicios de naturaleza informática, se solicitará la opinión de la AGESIC respecto a las ofertas bajo análisis. Da vista del Expediente a los oferentes: Proveedor Interesado Comisión Asesora de Adjudicaciones Administración Documental

30 1.6 COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS POR LICITACION PUBLICA Notifica a los interesados personalmente o mediante telegrama sobre el período de vista del expediente a realizarse. 2. Da vista del Expediente a los oferentes por un término de 5 días. 3. Envía el trámite al área de Jurídica, registrando la entrega de la documentación en el sistema de expedientes y solicitando la firma del remito correspondiente. Confecciona Proyecto de Resolución de la Adjudicación: 1. Confecciona el Proyecto de Resolución de la Adjudicación y lo adjunta al trámite. 2. Envía al área de Compras archivo adjunto del Proyecto de Resolución de la Adjudicación. 3. Envía el trámite al área de Compras, registrando la entrega de la documentación en el sistema de expedientes y solicitando la firma del remito correspondiente. 4. Confecciona Nota de Envío del trámite al Tribunal de Cuentas. En caso de que el objeto de la licitación sea la contratación de un servicio, el área Jurídica confecciona el Proyecto de Convenio del Servicio. Registra la preparación de la adjudicación en el SICE: 1. Registra en el SICE la preparación de la adjudicación. 2. Adjunta al trámite copia de las publicaciones del llamado realizadas en el Diario Oficial, en otro diario y cualquier otra publicación realizada. 3. Envía el trámite al área Contable, registrando la entrega de la documentación en el sistema de expedientes y solicitando la firma del remito correspondiente. Registra el compromiso y constancia de afectación del crédito en el SIIF: 1. Verifica que se cumplan los aspectos formales del procedimiento y: 1.1 En caso de identificar inconsistencias se comunica con el área de Compras para coordinar los ajustes correspondientes. 1.2 En caso de no identificar inconsistencias registra en el SIIF el compromiso y la constancia de afectación del crédito. 2. Imprime, firma y adjunta una copia de la documentación al trámite. 3. Gestiona la firma de DIGESE Toma conocimiento y aprueba o realiza observaciones: 1. Toma conocimiento del proceso y firma la documentación en señal de conformidad, de lo contrario le comunica a Contable las observaciones correspondientes. 1. Envía a la firma de la Ministra la nota de remisión al Tribunal de Cuentas 2. Envía el trámite al área Administración Documental, registrando la entrega de la documentación en el sistema de expedientes y solicitando la firma del remito correspondiente. DIGESE

31 1.6 COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS POR LICITACION PUBLICA Envía el trámite al Tribunal de Cuentas. Realiza la intervención u observación del gasto: 1. Verifica que se cumplan los requisitos normativos correspondientes e interviene el gasto o efectúa las observaciones correspondientes. 2. Envía el trámite al. 1. Adjunta al trámite la toda la documentación recibida. 2. Envía el Expediente a Financiero Contable para que lo remita al Contador Central (Delegado del Tribunal de Cuentas en el ), registrando la entrega de la documentación en el sistema de expedientes y solicitando la firma del remito correspondiente. 3. Notifica a DIGESE el recibo de la documentación y su posterior envío a Financiero Contable para que se notifique al Contador Central. Toma conocimiento de la intervención u observación del Expediente: 1. Toma conocimiento de la intervención u observación del trámite. 2. Envía el trámite a Financiero Contable para que lo remita al área Jurídica, registrando la entrega del mismo en el sistema de expedientes. Toma conocimiento de la intervención del Tribunal de Cuentas y actúa en consideración: 1. Toma conocimiento de la intervención del Tribunal de Cuentas y deriva a quien corresponda: 1.1 En caso de que el gasto tenga observaciones del Tribunal de Cuentas, confecciona Resolución de Reiteración del Gasto o Anulación de la Contratación, la adjunta al trámite y gestiona la firma de la Ministra. 1.2 En caso de que el gasto no tenga observaciones del Tribunal de Cuentas, envía el trámite a la Ministra. Toma conocimiento y aprueba o realiza observaciones: 1. Toma conocimiento del proceso y firma la documentación en señal de conformidad, de lo contrario le comunica a Jurídica las observaciones correspondientes. 1. Dependiendo del monto de la licitación envía el trámtie a: 1.1 El área de Administración Documental para su posterior envío a Presidencia, en caso de que el monto supere las siete veces el valor de la licitación abreviada. Administración Documental Tribunal de Cuentas Administración Documental Contador Central (Delegado del Tribunal de Cuentas en el ) Ministra

32 1.6 COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS POR LICITACION PUBLICA Registra la entrega de la documentación en el sistema de expedientes y solicita la firma del remito correspondiente. El proceso continúa en el paso El área de Compras, en caso de que el monto no supere las siete veces el valor de la licitación abreviada. Registra la entrega de la documentación en el sistema de expedientes y solicita la firma del remito correspondiente. El proceso continúa en el paso Envía el Expediente a Presidencia. Toma conocimiento y aprueba o realiza observaciones: 1. Toma conocimiento del proceso y firma la Resolución en señal de conformidad, de lo contrario le comunica al las observaciones correspondientes. 2. Envía el Expediente al. 1. Adjunta al trámite toda la documentación recibida. 2. Envía el trámite al área de Compras, registrando la entrega de la documentación en el sistema de expedientes y solicitando la firma del remito correspondiente. 3. Notifica a DIGESE el recibo de la documentación y su posterior envío al área de Compras. Registra la adjudicación en el SICE: 1. Registra en el SICE la adjudicación del llamado. 2. Confecciona y envía, mediante fax, nota a todos los oferentes informando la resolución de adjudicación y la necesidad de pasar a notificarse. 3. Adjunta al Expediente notas enviadas y comprobante de recepción de las mismas. 4. Confecciona, firma y adjunta el comprobante de Orden de Compra al trámite. 5. Comunica y envía al proveedor adjudicado la Orden de Compra y constancia de afectación del crédito vía fax. 6. Envía el trámite al área que corresponda en función de la naturaleza del bien o servicio adquirido, registrando la entrega de la documentación en el sistema de expedientes y solicitando la firma del remito correspondiente: 6.1 Al área de Informática, en caso de que la naturaleza del bien sea informático. 6.2 Al área de Logística, en caso de contratar un servicio. 6.3 Al área de Proveeduría, en el caso de compra de bienes (excepto informáticos). En caso de tratarse de un servicio, Jurídica coordinará con el proveedor adjudicado la firma del convenio de servicios y posteriormente enviará el Expediente al área de Compras. Coordina con el área de referencia del la entrega el bien o servicio adquirido: 1. Coordina con el contacto del (indicado en la Orden de Compra) la entrega del bien o servicio. Administración Documental Presidencia Administración Documental Proveedor Adjudicado

33 1.6 COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS POR LICITACION PUBLICA 2. Entrega el bien o servicio al contacto del área de referencia correspondiente Las áreas de referencia correspondientes serán Informática, Proveeduría o Logística según se trate de un Bien Informático u otro tipo de bien o servicio. En caso de que el monto de la compra supere el 40% del tope de la licitación abreviada, el Proveedor deberá gestionar con el área de Tesorería del la constitución de la garantía por el fiel cumplimiento de contrato. Dicha constitución será realizada por el importe establecido por el o por el mínimo legal. Recepciona el bien o servicio: 1. Recepciona el bien o servicio que corresponda verificando que: 1.1 Los datos de la Orden de Compra coincidan con lo entregado por el proveedor. 1.2 El estado de la mercadería (en caso de bienes) sea el adecuado. 2. Firma la factura al proveedor confirmando la conformidad con el bien o servicio entregado. 3. Adjunta el original de la factura firmada al proveedor, en conformidad de la entrega, al Expediente. 4. Adjunta el informe de prestación de servicio al Expediente (en caso de corresponder). 5. Envía el Expediente al área de Compras, registrando la entrega de la documentación en el sistema de expedientes y solicitando la firma del remito correspondiente En caso de prestación de servicios, la factura deberá ir acompañada de un informe de prestación del servicio. Registra la factura en el SICE: 1. Registra la factura del proveedor en el SICE asegurándose que se encuentre aprobada por quién recibió el bien o servicio. 2. Envía trámite al área Contable, registrando la entrega del mismo en el sistema de expedientes y solicitando la firma del remito correspondiente. Registra la obligación de pago en el SIIF y prepara lote de pago: 1. Registra en el SIIF la obligación de pago y prepara lote de pago. 2. Gestiona la firma de DIGESE. Toma conocimiento y aprueba o realiza observaciones: 1. Toma conocimiento del proceso y firma la documentación en señal de conformidad, de lo contrario le comunica a Contable las observaciones correspondientes. 1. Envía el trámite al Contador Central Delegado del Tribunal de Cuentas en el -, registrando la entrega de la documentación en el sistema de expedientes y solicitando la firma del remito correspondiente Informática/ Logística/ Proveeduría DIGESE

34 1.6 COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS POR LICITACION PUBLICA Toma conocimiento del proceso y observa o interviene la obligación de pago: 1. Verifica que se cumplan los requisitos normativos correspondientes: 1.1 Interviene el pago y envía el trámite al área Contable, registrando la entrega de la documentación en el sistema de. En este caso el proceso continúa en el paso Observa el pago y envía el trámite a Financiero Contable para que lo remita al área de Jurídica, registrando la entrega de la documentación en el sistema de expedientes y solicitando la firma del remito correspondiente. En este caso el proceso continúa en el paso 33. Confecciona Resolución de Reiteración del Pago: 1. Toma conocimiento de la observación del pago por parte del Contador Central y: 1.1 Confecciona Resolución de Reiteración del Pago. 1.2 Adjunta la Resolución al Expediente. 1.3 Gestiona la firma de la Ministra. Toma conocimiento y aprueba o realiza observaciones: 1. Toma conocimiento del proceso y firma la documentación en señal de conformidad, de lo contrario le comunica a Jurídica las observaciones correspondientes. 1. Toma conocimiento del consentimiento de la Ministra y envía el trámite a Financiero Contable para la intervención del Contador Central (Delegado del Tribunal de Cuentas en el ), registrando la entrega de la documentación en el sistema de expedientes y solicitando la firma del remito correspondiente. Realiza la intervención por reiteración: 1. Realiza la intervención por reiteración del pago. Envía el trámite al área Financiero Contable, registrando la entrega del mismo en el sistema de expedientes. Prioriza los pagos en el SIIF: 1. Prioriza los pagos en el SIIF. 2. Envía una copia de la priorización de pagos a la Tesorería General de la Nación vía correo electrónico. 3. Archiva una copia de la priorización de los pagos. 4. Envía el trámite al área de Compras, registrando la entrega del mismo en el sistema de expedientes y solicitando la firma del remito correspondiente. Deriva o mantiene el Expediente según corresponda: 1. Verifica que no existan saldos pendientes de pago en el SICE y que se encuentre toda la Contador Central (Delegado del Tribunal de Cuentas en el ) Ministra Contador Central (Delegado del Tribunal de Cuentas en el )

35 1.6 COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS POR LICITACION PUBLICA 39 documentación correspondiente: 1.1 Si no existen saldos pendientes de pago y se encuentra toda la documentación correspondiente, envía el trámite al área de Administración Documental registrando la entrega de la documentación en el sistema de expedientes y solicitando la firma del remito correspondiente. En este caso el proceso continúa en el paso En caso de que la obligación se cancele en varios pagos, envía el trámite al área de Logística/Informática/Proveeduría, registrando la entrega de la documentación en el sistema de expedientes y solicitando la firma del remito correspondiente. En este caso el proceso se repite desde el paso 27. Archiva el Expediente: 1. Archiva el Expediente. Administración Documental

36 1.7 CONTRATACION DE OSC s POR LICITACION PUBLICA 1.7 Contratación de OSC s por Licitación Pública ALCANCE: El siguiente procedimiento describe los pasos a seguir para gestionar la contratación de los servicios de una OSC mediante la modalidad de Licitación Pública. El proceso se inicia a partir de que la solicitud de contratación ha sido autorizada y culmina con la priorización del pago en el Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF) por parte del área Contable del. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO: Registra la afectación del crédito en el SIIF: 1. Inicia un nuevo trámite. 2. Registra en el SIIF la afectación del crédito. 3. Imprime, firma y adjunta una copia de la afectación al trámite 4. Gestiona la firma de DIGESE. Toma conocimiento y aprueba o realiza observaciones: 1. Toma conocimiento del proceso y firma la documentación en señal de conformidad, de lo contrario le comunica a Contable las observaciones correspondientes. 1. Envía el trámite al área de Compras, registrando la entrega de la documentación en el sistema de expedientes y solicitando la firma del remito correspondiente. Envía las invitaciones del llamado a los oferentes seleccionados: 1. Publica en el Diario Oficial, en otro diario de circulación nacional, en las páginas web del Mides y de Compras Estatales y en otro medio que se quiera publicar. DIGESE 5 Entrega oferta: 1. Entrega oferta en el Departamento de Compras del o donde se indique en el Pliego de Condiciones, personalmente. Representante de OSC 6 Realiza la apertura las ofertas: 1. Procede a realizar la apertura de las ofertas recibidas ante la presencia del Escribano del

37 1.7 CONTRATACION DE OSC s POR LICITACION PUBLICA área de Jurídica y los oferentes interesados. 2. Verifica que los oferentes cumplan con los requisitos formales solicitados, en caso de existir objeciones se elabora una nota solicitando al oferente la documentación faltante en un plazo no mayor a 48 horas. 3. Confecciona el acta de apertura del llamado conjuntamente con el Escribano del área de Jurídica. 4. Adjunta original de las ofertas recibidas al trámite y archiva dos copias de las mismas. 5. Envía el trámite a la Comisión Asesora de Adjudicaciones (CADEA), registrando la entrega del mismo en el sistema de expedientes y solicitando la firma del remito correspondiente. Confecciona Informe de Recomendación de Adjudicación: 1. Evalúa y analiza las ofertas presentadas por los oferentes. 2. Verifica que las ofertas cumplan con los requisitos solicitados en el Pliego. 3. Confecciona un Informe de Recomendación de Adjudicación y lo adjunta al trámite. 4. Evalúa el monto de la compra y: 4.1. En caso de que el monto de la compra supere el valor de cuatro licitaciones abreviadas, envía el trámite al área de Administración Documental, registrando la entrega de la documentación en el sistema de expedientes y solicitando la firma del remito correspondiente. En este caso el proceso continúa en el paso En caso de que el monto de la compra no supere el valor de cuatro licitaciones abreviadas, envía el trámite al área de Jurídica, registrando la entrega de la documentación en el sistema de expedientes y solicitando la firma del remito correspondiente. En este caso el proceso continúa en el paso 9. En caso de tratarse de bienes y/o servicios de naturaleza informática, se solicitará la opinión de la AGESIC respecto a las ofertas bajo análisis. Da vista del Expediente a los oferentes: 1. Notifica a los interesados personalmente o mediante telegrama sobre el período de vista del trámite a realizarse. 2. Da vista del Expediente a los oferentes por un término de 5 días. 3. Envía el trámite al área de Jurídica, registrando la entrega de la documentación en el sistema de expedientes y solicitando la firma del remito correspondiente. Confecciona Proyecto de Resolución de la Adjudicación: 1. Confecciona el Proyecto de Resolución de la Adjudicación y lo adjunta al trámite. 2. Envía el trámite al área de Compras, registrando la entrega de la documentación en el sistema de expedientes y solicitando la firma del remito correspondiente. Adjunta copia de las publicaciones al expediente: 1. Adjunta al trámite copia de las publicaciones del llamado realizadas en el Diario Oficial y demás medios. 2. Envía el trámite al área de Financiero Contable, registrando la entrega de la documentación en el sistema de expedientes y solicitando la firma del remito correspondiente Comisión Asesora de Adjudicaciones Administración Documental

38 1.7 CONTRATACION DE OSC s POR LICITACION PUBLICA Registra el compromiso y constancia de afectación del crédito en el SIIF: 1. Verifica que se cumplan los aspectos formales del procedimiento y: 1.1 En caso de identificar inconsistencias se comunica con el área de Jurídica para coordinar los ajustes correspondientes. 1.2 En caso de no identificar inconsistencias registra en el SIIF el compromiso y la constancia de afectación del crédito. 2. Imprime, firma y adjunta una copia de la documentación al trámite. 3. Gestiona la firma de DIGESE. Toma conocimiento y aprueba o realiza observaciones: 1. Toma conocimiento del proceso y firma la documentación en señal de conformidad, de lo contrario le comunica a Contable las observaciones correspondientes. 1. Confecciones y envía a la firma de la Ministra la nota de remisión al Tribunal de Cuentas 2. Envía el trámite al área Administración Documental, registrando la entrega de la documentación en el sistema de expedientes y solicitando la firma del remito correspondiente. Toma conocimiento y manifiesta consentimiento o realiza observaciones: 1. Toma conocimiento del proceso y manifiesta su acuerdo ó comunica a las observaciones correspondientes. 1. Envía el Expediente al Tribunal de Cuentas. Realiza la intervención u observación del gasto: 1. Verifica que se cumplan los requisitos normativos correspondientes e interviene el gasto o efectúa las observaciones correspondientes. 2. Envía el trámite al. 1. Adjunta al trámite toda la documentación recibida. 2. Envía el trámite a Financiero Contable para que lo remita al Contador Central (Delegado del Tribunal de Cuentas en el ), registrando la entrega de la documentación en el sistema de expedientes y solicitando la firma del remito correspondiente. 3. Notifica a DIGESE el recibo de la documentación y su posterior envío al Contador DIGESE Ministra Administración Documental Tribunal de Cuentas Administración Documental

39 1.7 CONTRATACION DE OSC s POR LICITACION PUBLICA Central. Toma conocimiento de la intervención u observación del Expediente: 1. Toma conocimiento de la intervención u observación del trámite. 2. Envía el trámite a Financiero para que se remita al área Jurídica, registrando la entrega del mismo en el sistema de expedientes y solicitando la firma del remito correspondiente. Toma conocimiento de la intervención del Tribunal de Cuentas y actúa en consideración: 1. Confecciona Proyecto de Convenio del Servicio y lo adjunta al trámite. 2. Toma conocimiento de la intervención del Tribunal de Cuentas y deriva a quien corresponda: 2.1 En caso de que el gasto tenga observaciones del Tribunal de Cuentas, confecciona Resolución de Reiteración del Gasto o Anulación de la Contratación, la adjunta al trámite y gestiona la firma de la Ministra. 2.2 En caso de que el gasto no tenga observaciones del Tribunal de Cuentas, envía el trámite a la Ministra. Toma conocimiento y aprueba o realiza observaciones: 1. Toma conocimiento del proceso y firma la documentación en señal de conformidad, de lo contrario le comunica a Jurídica las observaciones correspondientes. 1. Dependiendo del monto de la licitación envía el trámite a: 1.1 El área de Administración Documental para su posterior envío a Presidencia, en caso de que el monto supere las siete veces el valor de la licitación abreviada. Registra la entrega de la documentación en el sistema de expedientes y solicita la firma del remito correspondiente. El proceso continúa en el paso El área Administración Documental, en caso de que el monto no supere las siete veces el valor de la licitación abreviada. Registra la entrega de la documentación en el sistema de expedientes y solicita la firma del remito correspondiente. El proceso continúa en el paso Envía el trámite a Presidencia. Toma conocimiento y aprueba o realiza observaciones: 1. Toma conocimiento del proceso y firma la Resolución en señal de conformidad, de lo contrario le comunica al las observaciones correspondientes. 2. Envía el trámite al. Contador Central (Delegado del Tribunal de Cuentas en el ) Ministra Administración Documental Presidencia

40 1.7 CONTRATACION DE OSC s POR LICITACION PUBLICA Adjunta al trámite toda la documentación recibida de Presidencia (si corresponde). 2. Confecciona y envía, mediante fax, nota a todos los oferentes informando la resolución de adjudicación y la necesidad de pasar a notificarse. 3. Adjunta al trámite notas enviadas y comprobante de recepción de las mismas. 4. Notifica a DIGESE la recepción del expediente y su posterior envío al área de Jurídica. 5. Envía el trámite al área de Jurídica, registrando la entrega de la documentación en el sistema de expedientes y solicitando la firma del remito correspondiente. 1. Confecciona y envía, mediante fax, nota a todos los oferentes informando la resolución de adjudicación y la necesidad de pasar a notificarse. 2. Adjunta al Expediente notas enviadas y comprobante de recepción de las mismas. Gestiona la firma del Convenio con la Ministra y con la OSC adjudicada: 1. Coordina con la Ministra y con la OSC seleccionada día y fecha para firmar el Convenio de Servicio. Firma Convenio: 1. Firma el Convenio de Servicios y guarda una copia del mismo. Administración Documental Representante de OSC/ Ministra La OSC seleccionada coordinará con la Dirección Solicitante del Servicio los detalles para comenzar la prestación efectiva del mismo. Continúa el trámite: 1. Adjunta el Convenio firmado al trámite y archiva una copia del mismo. 2. Envía el trámite a la Dirección Solicitante correspondiente, registrando la entrega de la documentación en el sistema de expedientes y solicitando la firma del remito correspondiente. Confecciona Nota de Solicitud de Pago: 1. Mantiene el trámite hasta el vencimiento del pago. 2. Confecciona Nota de Solicitud de Pago y la adjunta al trámite. 3. Envía el trámite al área de Contable. Registra la obligación de pago en el SIIF y prepara lote de pago: 1. Registra en el SIIF la obligación de pago y prepara lote de pago. 2. Gestiona la firma de DIGESE. Dirección Solicitante

41 1.7 CONTRATACION DE OSC s POR LICITACION PUBLICA Toma conocimiento y aprueba o realiza observaciones: 1. Toma conocimiento del proceso y firma la documentación en señal de conformidad, de lo contrario le comunica a Contable las observaciones correspondientes. 1. Envía el trámite al Contador Central Delegado del Tribunal de Cuentas en el -, registrando la entrega de la documentación en el sistema de expedientes DIGESE 33 Toma conocimiento del proceso y observa o interviene la obligación de pago: 1. Verifica que se cumplan los requisitos normativos correspondientes: 1.1 Interviene el pago y envía el trámite al área Contable, registrando la entrega de la documentación en el sistema de expedientes. En este caso el proceso continúa en el paso Observa el pago y envía el trámite al área Financiero Contable para que lo remita al área Jurídica, registrando la entrega de la documentación en el sistema de expedientes y solicitando la firma del remito correspondiente. En este caso el proceso continúa en el paso 34. Contador Central (Delegado del Tribunal de Cuentas en el ) Confecciona Resolución de Reiteración del Pago: 1. Toma conocimiento de la observación del pago por parte del Contador Central y: 1.1 Confecciona Resolución de Reiteración del Pago. 1.2 Adjunta la Resolución al trámite. 1.3 Gestiona la firma de la Ministra. Toma conocimiento y aprueba o realiza observaciones: 1. Toma conocimiento del proceso y firma la documentación en señal de conformidad, de lo contrario le comunica a Jurídica las observaciones correspondientes. Continúa el trámite: 1. Toma conocimiento del consentimiento de la Ministra y envía el trámite al Contador Central (Delegado del Tribunal de Cuentas en el ), registrando la entrega de la documentación en el sistema de expedientes y solicitando la firma del remito correspondiente. Realiza la intervención por reiteración: 1. Realiza la intervención por reiteración del pago. Envía el trámite al área Financiero Contable, registrando la entrega del mismo en el sistema de expedientes y solicitando la firma del remito correspondiente. Ministra Contador Central (Delegado del Tribunal de Cuentas en el )

42 1.7 CONTRATACION DE OSC s POR LICITACION PUBLICA Prioriza los pagos en el SIIF: Prioriza los pagos en el SIIF. 2. Envía una copia de la priorización de pagos a la Tesorería General de la Nación vía correo electrónico. 3. Archiva una copia de la priorización de los pagos. 5. Envía el trámite a la Dirección Solicitante, registrando la entrega del mismo en el sistema de expedientes y solicitando la firma del remito correspondiente. Verifica si existen pagos pendientes y actúa en consideración: 1. Verifica si existen saldos pendientes de pago, y: 1.1 Si no existen saldos pendientes de pago, confecciona y adjunta Informe Final de Prestación del Servicio al trámite y lo envía al área de Administración Documental. En este caso el proceso continúa en el paso En caso de que la obligación se cancele en varios pagos confecciona Informe de Prestación del Servicio y lo adjunta al trámite. En este caso el proceso se repite desde el paso 29. Archiva el Expediente: 1. Archiva el trámite. Dirección Solicitante Administración Documental ANEXO II - FORMULARIOS 1. FORMULARIO DE SOLICITUD DE INSUMOS Y SERVICIOS

43 1.7 CONTRATACION DE OSC s POR LICITACION PUBLICA

44 MODELO DE NOTAS UTILIZADAS EN EL PROGRAMA 44

45 MODELO DE NOTAS UTILIZADAS EN EL PROGRAMA 2. NOTA DE SOLICITUD GENÉRICA. AREA (Se especifica área que realiza la solicitud) de de. Montevideo, REF: (Se identifica el Número de expediente) Identifica el Cargo del destinatario de la Nota Nombre del destinatario de la Nota. Asunto: (Se identifica el asunto de la consulta) Se describe la solicitud. Nombre. Identificación del cargo del Emisor de la Nota. 45