PROCEDIMIENTO SUBCONTRATACIÓN Establecer la normativa y las actividades para la subcontratación de servicios en la DESAF.

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO SUBCONTRATACIÓN 1. PROPÓSITO 1.1. Establecer la normativa y las actividades para la subcontratación de servicios en la DESAF. 2. DESCRIPCIÓN 2.1. El presente procedimiento se estructura de la siguiente manera: Generalidades (2.2.) Elaboración de plan de compras (2.3.) Especificaciones técnicas (2.4.) Trámite de la solicitud de pedido (2.5.) Objeciones al cartel (2.6.) Análisis técnico de las ofertas (2.7.) Seguimiento de la contratación (2.8.) Adjudicación (2.9.) Recurso de revocatoria (2.10.) Reunión de inicio del proyecto (2.11.) Supervisión de la subcontratación (2.12.) Así mismo su aplicación corresponde a: Dirección de la DESAF Jefe del Departamento de Gestión Analista del Departamento de Gestión Proveeduría Institucional Jefe de Departamento Interesado Colaborador del Departamento Interesado Fiscalizador del contrato Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS) 2.2. Generalidades La subcontratación de servicios en DESAF corresponde a la adquisición de servicios específicos que la institución no está en condiciones de ofrecerlos, y que tienen como propósito, brindar un servicio de excelencia a sus usuarios/clientes. La subcontratación se lleva a cabo bajo la reglamentación aplicable al Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. R: 23/07/12 V. 01 Página 1 de 6

2 Por la razón anterior, no aplican a este procedimiento las disposiciones de la Norma ISO 9001 relacionadas con la evaluación y revaluación de proveedores Elaboración del plan de compras Los Jefes de Departamento envían por correo electrónico al Departamento de Gestión sus necesidades de subcontratar servicios El Jefe del Departamento de Gestión se reúne con la Directora de DESAF para evaluar las necesidades de los Departamentos. Dicha reunión se ejecuta como mínimo- una semana antes de elaborarse el 7F21, Plan de compras El Jefe del Departamento de Gestión, junto con el Analista del Departamento de Gestión, la Directora de DESAF y las demás jefaturas de departamentos, elaboran cada año en el mes de octubre el 7F21, Plan de compras, de acuerdo con los requisitos establecidos por las jefaturas, y lo establecido por el Ministerio de Hacienda en la 7E02, Ley de Contratación Administrativa, N 7494, así como en el 7E03, Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa La Analista del Departamento de Gestión envía en el mes de noviembre el 7F21, Plan de compras a la Proveeduría Institucional para su posterior publicación en el Diario Oficial La Gaceta Especificaciones técnicas El Departamento Interesado determina una necesidad, para lo cual inicia por delimitar sus requerimientos técnicos y solicitar tres cotizaciones a oferentes de dichos servicios El Departamento Interesado, en coordinación con el Departamento de Gestión redacta un oficio de Especificaciones Técnicas, donde se indican las características específicas del servicio, las cotizaciones recibidas o estudio de mercado, las proyecciones de precio, entre otras. Nota: de considerarse pertinente, se envía el documento de especificaciones técnicas a la Asesoría Legal para su revisión Trámite de la solicitud de pedido R: 23/07/12 V. 01 Página 2 de 6

3 Para cada subcontratación planificada, el Jefe del Departamento de Gestión, junto con un colaborador del Departamento Interesado, elabora la 7F22, Solicitud de pedido, con base en el documento de especificaciones técnicas El Departamento de Gestión solicita la 7F23, Solicitud de constancia de contenido presupuestario a la Dirección Financiera del MTSS La Dirección Financiera del Ministerio de Trabajo envía al Departamento de Gestión la constancia de contenido presupuestario, en la cual indica que los servicios a subcontratar cuentan con presupuesto El Departamento de Gestión elabora mediante oficio- la solicitud de contratación, y lo envía a la Oficialía Mayor. En este formulario se define a la persona que fungirá como Fiscalizador del contrato, una vez que se esté ejecutando la subcontratación El Jefe del Departamento de Gestión remite el oficio, dos originales de la 7F22, Solicitud de pedido, la certificación original de la solicitud de constancia de contenido presupuestario y el oficio de especificaciones técnicas a la Oficialía Mayor del Ministerio de Trabajo La Oficialía Mayor del Ministerio de Trabajo revisa los documentos recibidos y si aprueba la compra, emite el oficio de inicio para trámite de compra y lo remite a la Proveeduría Institucional, con copia a la Directora del DESAF La Proveeduría Institucional revisa los documentos y en caso de requerir modificaciones las remite mediante oficio- a la Dirección del DESAF, con copia al Departamento de Gestión, las correcciones necesarias. Una vez corregidas las observaciones se envían nuevamente a la proveeduría todos los documentos Una vez aprobados los documentos la Proveeduría Institucional procede a elaborar el cartel de la contratación e iniciar el proceso de contratación Objeciones al cartel La Proveeduría Institucional, cuando hayan objeciones o consultas al cartel las envía mediante oficio- a la Directora del DESAF, quien a su vez lo remite al Departamento de Gestión, para que en coordinación con el Departamento interesado respondan a las consultas y las remitan -mediante oficio- a la proveeduría. R: 23/07/12 V. 01 Página 3 de 6

4 2.7. Análisis técnico de las ofertas La Proveeduría Institucional solicita -mediante Oficio- a la Dirección de DESAF, con copia al Departamento de gestión realizar el análisis técnico de las ofertas presentadas, las cuales deben ser descargadas de la plataforma de Comprared, y tiene por propósito la evaluación de los requisitos establecidos en el cartel de la contratación. Nota: La responsabilidad de la realización del análisis técnico recae sobre el Departamento de Gestión junto con una persona designada del Departamento Interesado El Departamento de Gestión con apoyo del Departamento Interesado elaboran el 7F25, Análisis técnico de cumplimiento de requisitos para la Proveeduría Institucional, donde se indica si se cumple o no con los requisitos técnicos y si se deben presentar aclaraciones a la oferta presentada. En caso de que se rechace(n) la(s) oferta(s) se justifican las razones del porque se rechaza(n) Seguimiento de la contratación El Departamento de Gestión en coordinación con la Directora de DESAF da seguimiento al proceso de contratación en la Proveeduría Institucional cada ocho días, con el fin de conocer el estado de la contratación y la registra en el 7F26, Seguimiento de la contratación, y lo remite a la Dirección de DESAF Adjudicación Una vez adjudicada la contratación, la Proveeduría Institucional envía mediante oficio la notificación, la orden de compra y una copia del Contrato a la Oficial Mayor y con copia a la Dirección de DESAF, quien lo envía al Departamento de Gestión y al Departamento Interesado para que coordinen el inicio del proyecto en cuestión Recurso de revocatoria En caso de presentarse un recurso de revocatoria a la adjudicación, la proveeduría traslada la información a la Directora del DESAF, quien la remite al Departamento de Gestión y al Departamento Interesado para que realicen un análisis del recurso y emitan un criterio para la Proveeduría Institucional Reunión de inicio del proyecto R: 23/07/12 V. 01 Página 4 de 6

5 El Fiscalizador del contrato, junto con el Departamento Interesado realizan una reunión de inicio con la empresa adjudicada, en la cual se presentan las contrapartes y revisan las responsabilidades que le corresponden tanto a la empresa, como a DESAF Además, se revisan las metas para el proyecto, así como los indicadores de evaluación, haciendo la aclaración de que estos aspectos se establecerán mensualmente. Los acuerdos se registran en 5F01, Agenda-Minuta Supervisión de la subcontratación El Fiscalizador del contrato realiza la supervisión de la subcontratación, junto con un colaborador del Departamento Interesado. Ambos tienen reuniones mensuales con la empresa adjudicada, cuyo objetivo es valorar el cumplimiento de las metas propuestas y evaluar la calidad del servicio como tal Dentro de los primeros 5 días de cada mes se recibe de la empresa, la factura por el monto contratado y un informe de labores (darle vuelta), mientras esté vigente el proceso El Fiscalizador del contrato y un colaborador del Departamento Interesado elaboran el 7F27, Informe técnico mensual, con el fin de evidenciar el cumplimiento o no de las metas definidas para el mes en cuestión; y lo envía -mediante oficio-, junto con la factura a la Proveeduría Institucional Si en dicho informe consta que la empresa ha cumplido con las metas y con los estándares de calidad requeridos, la Proveeduría Institucional remite la factura al Departamento Financiero para que se efectúe el pago a la empresa. En caso contrario, se realiza un análisis de las causas de los incumplimientos y se determina si es viable girar el pago a la empresa, o si del todo no se tramita el pago por los servicios recibidos. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 5F01, Agenda-Minuta 7F21, Plan de compras 7F22, Solicitud de pedido 7F23, Solicitud de constancia de contenido presupuestario R: 23/07/12 V. 01 Página 5 de 6

6 7F25, Análisis técnico de cumplimiento de requisitos 7F26, Seguimiento de la contratación 7F27, Informe técnico mensual 7E02, Ley de Contratación Administrativa, N E03, Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa 4. CONTROL DE VERSIONES Versión Fecha Origen del cambio Revisado por: Aprobado por: REPRESENTANTE DE LA DIRECCION DIRECTOR/A DE LA DESAF R: 23/07/12 V. 01 Página 6 de 6