SUSCRIPCION O COMPRA Y ENTREGA DE DIARIOS Y REVISTAS

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1 CODIGO: COMUN-UO VERSION: PRIMERA AREA: UNIDAD ORGANICA DEL INDECI TITULO: SUSCRIPCION O COMPRA Y ENTREGA DE DIARIOS Y REVISTAS RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA Formulado por: Equipo de Elaboración del Manual de Procedimientos (MAPRO) - OPP Revisado por: Unidades Orgánicas del INDECI VºBº por: Oficina de Planificación y Presupuesto

2 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: COMUN-UO PAG Sede Central SUSCRIPCION O COMPRA Y ENTREGA DE DIARIOS Y REVISTAS FECHA:04/08/2005 2/17 1. OBJETIVO Estandarizar el proceso de Suscripción o Compra y entrega de Diarios y Revistas en las Unidades Orgánicas de la Sede Central y en las Direcciones Regionales de Defensa Civil del INDECI. 2. ALCANCE Este procedimiento es de aplicación en las Unidades Orgánicas de la Sede Central y en las Direcciones Regionales de Defensa Civil del INDECI. Describe las actividades desde que la Unidad Orgánica realiza el requerimiento a la Dirección Nacional de Logística en la Sede Central o desde la autorización del Regional para realizar la compra en una Dirección Regional de Defensa Civil, hasta la recepción, control y distribución de los Diarios y/o Revistas a las Unidades Orgánicas y el pago al proveedor del servicio. 3. BASE LEGAL 3.1. Constitución Política del Perú Decreto Ley N 19338, Ley del Sistema de Defensa Civil, y sus normas modificatorias Decretos Legislativos s. 442, 735 y 905, Ley Nº y el Decreto de Urgencia Nº Decreto Supremo Nº SGMD, aprueba el Reglamento del Sistema de Defensa Civil, y su norma modificatoria Decreto Supremo Nº PCM Decreto Supremo N PCM, que aprueba Reglamento de Organización y Funciones del INDECI Texto Unico Ordenado de la Ley de Adquisiciones y Contrataciones del Estado aprobado con Decreto Supremo PCM El Reglamento de la Ley de Adquisiciones y Contrataciones del Estado aprobado con Decreto Supremo PCM. 4. REQUISITOS DEL PROCESO 4.1. El requerimiento de las Unidades Orgánicas para la compra de diarios y/o revistas, dirigido a la Dirección Nacional de Logística La autorización del Regional para la compra de diarios y/o revistas con los fondos para pagos en efectivo o con el fondo fijo para caja chica en las Direcciones Regionales de Defensa Civil. 5. RESPONSABLES DEL PROCESO 5.1. La Unidad de Abastecimiento de la Dirección Nacional de Logística La Unidad de Servicios Generales de la Oficina de Administración Dirección Regional de Defensa Civil.

3 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: COMUN-UO PAG Sede Central SUSCRIPCION O COMPRA Y ENTREGA DE DIARIOS Y REVISTAS FECHA:04/08/2005 3/17 6. CONSIDERACIONES 6.1. Los diarios o revistas que se distribuyen a las unidades orgánicas y las Direcciones Regionales de Defensa Civil son para facilitar las labores de los funcionarios y servidores del INDECI, siendo inaceptable que un funcionario o servidor cuyas funciones no ameritan el empleo de diarios o revistas haga uso de ellas en horario de trabajo El Nacional, el Regional y de la unidad orgánica, según corresponda, fomentarán la circulación de artículos de interés o copia del mismo, al interior de su dependencia. SEDE CENTRAL 6.3. En el requerimiento de los diarios y/o revistas, las Unidades Orgánicas siempre deben considerar al diario oficial El Peruano En las Unidades Orgánicas, el o deberá consultar con su personal antes de realizar el requerimiento de diarios y/o revistas, con la finalidad de que coadyuven en el desarrollo de sus labores, siempre y cuando estos no se encuentren disponibles en Internet En el requerimiento de revistas, las Unidades Orgánicas podrán solicitar sugerencias a la Unidad de Imagen Institucional Los diarios y/o revistas de más uso en el INDECI deberán adquirirse mediante suscripción, y en los casos de diarios o revistas que se compran esporádicamente deberán efectuarse por caja chica El Area de Seguridad de la Unidad de Servicios Generales de la Oficina de Administración es la encargada de entregar los diarios y revistas a las Unidades Orgánicas de la Sede Central, y su registro en el Cuadro de Distribución de los Diarios y Revistas. DIRECCIONES REGIONALES DE DEFENSA CIVIL 6.8. Las Direcciones Regionales de Defensa Civil realizan la compra de los Diarios y Revistas con los fondos para pagos en efectivo o los fondos fijos para caja chica, previa autorización del Regional El proveedor debe entregar puntualmente los diarios y/o revistas de acuerdo a lo que estipula el contrato La de la Unidad de Administración de la DRDC es la encargada de recepcionar, entregar y llevar el control mensual de diarios o revistas, así como dar la conformidad del servicio al proveedor. 7. SIGLAS 7.1. CCI: Código de Cuenta Interbancario DINALOG: Dirección Nacional de Logística DRDC: Dirección Regional de Defensa Civil OA: Oficina de Administración SGII: Secretaría General e Imagen Institucional.

4 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: COMUN-UO PAG Sede Central SUSCRIPCION O COMPRA Y ENTREGA DE DIARIOS Y REVISTAS FECHA:04/08/2005 4/ SSGG: Unidad de Servicios Generales SINADECI: Sistema Nacional de Defensa Civil UE: Unidad de Economía de la Oficina de Administración UII: Unidad de Imagen institucional UO: Unidad Orgánica. 8. DEFINICIONES 8.1. Cuadro de Distribución de Diarios y Revistas: Es elaborado en la Unidad de Servicios Generales de la Oficina de Administración, en base a la documentación que envió la DINALOG, para realizar la distribución de los diarios y revistas a las Unidades Orgánicas de la Sede Central del INDECI Fondo para Pagos en Efectivo: Es aquel establecido con carácter único, con recursos provenientes de la Fuente de Financiamiento de Recursos Ordinarios Fondo Fijo para Caja Chica: Es aquel constituido con recursos directamente recaudados. 9. ANEXO Formato de Cuadro de Distribución de los diarios y revistas en la Sede Central.

5 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: COMUN-UO PAG Sede Central SUSCRIPCION O COMPRA Y ENTREGA DE DIARIOS Y REVISTAS FECHA:04/08/2005 5/ DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Suscripción o compra y entrega de Diarios y Revistas en la Sede Central UNIDAD ORGANICA UNIDAD ORGANICA SGII / UII / AREA DE PRENSA UNIDAD ORGANICA DINALOG / UNIDAD DE ABASTECIMIENTO OA OA / SSGG RESPONSABLE / Periodista / / DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 1. Prepara requerimiento para solicitar diarios o revistas de interés para el desarrollo de las funciones de la unidad orgánica. Es para adquirir Revistas 2. Pide recomendación a la UII por ser la Unidad Orgánica competente para emitir opiniones relacionadas con la prensa escrita. 3. Emite opinión recomendando la compra anual de diarios y revistas según públicos objetivos, veracidad de contenidos y estilos. Ir a la actividad 4. es para adquirir Revistas 4. Envía requerimiento a la DINALOG, para que realicen la compra de los diarios y/o revistas. 5. Recibe requerimiento, toma conocimiento y deriva a la Unidad de Abastecimiento. Es una Adjudicación de Menor Cuantía Ir al proceso de Adjudicación de Menor Cuantía, el que concluye con la contratación del proveedor para el servicio de entrega de los diarios o revistas en la Sede Central del INDECI, envía los documentos del proveedor y el Cuadro de Distribución de Diarios y Revistas en la Sede Central, a la OA, luego ir a la actividad 7. es una Adjudicación de Menor Cuantía 6. Se deriva el requerimiento a la OA, señalando que no es Adjudicación de Menor Cuantía, luego ir al condicional Diarios o Revistas para Compras por Caja Chica, después de la actividad Recibe memorándum indicando el proveedor seleccionado y la distribución de Diarios y Revistas, registra ingreso y entrega al de la OA. 8. Recibe, toma conocimiento y asigna al de la SSGG. 9. Recibe, toma conocimiento y revisa. Son diarios o revistas para comprar por caja chica Se inicia el proceso de Adquisiciones con Fondos para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica, el que concluye con la entrega del dinero en efectivo para realizar la compra de los diarios y/o revistas.

6 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: COMUN-UO PAG Sede Central SUSCRIPCION O COMPRA Y ENTREGA DE DIARIOS Y REVISTAS FECHA:04/08/2005 6/17 UNIDAD ORGANICA OA / SSGG OA / SSGG OA / SSGG UNIDAD ORGANICA / SGII / UII OA / SSGG UNIDAD ORGANICA / 10. Recibe diario y/o revista, da V B a la factura. Dando fin al proceso. son diarios o revistas para comprar por caja chica 11. Revisa y asigna responsable, entrega los documentos. 12. Toma conocimiento y elabora el Cuadro de Distribución de Periódicos y Revistas. 13. Entrega el Cuadro de Distribución de Diarios y Revistas al área de Seguridad, para efectúe la distribución y registro. Area de Seguridad / 14. Recibe Cuadro de Distribución de Diarios y Revistas y firma cargo. Luego ir a la actividad 16. Diariamente en las mañanas 15. Entrega Diarios y/o Revistas al Area de Seguridad / Area de Seguridad / Distribución a las Unidades Orgánicas / Encargado del Area de Prensa Area de Seguridad / responsable del Area de Seguridad. 16. Recibe Diarios y/o Revistas contabiliza lo entregado por el proveedor y compara con el Cuadro de Distribución de Diarios y Revistas. coinciden 17. Observa y solicita la totalidad del pedido, para poder firmar el cargo por la recepción de los diarios y revistas. 18. Entrega la totalidad del pedido al responsable del Area de Seguridad. Continúa en la actividad 19. Coinciden 19. Firma el cargo por los diarios y revistas recibidos, en concordancia con el Cuadro de Distribución de Diarios y Revistas y espera para realizar la entregar a las Unidades Orgánicas. Ir a la actividad Al ingreso al INDECI solicita los diarios y revistas correspondientes a su Unidad Orgánica. 21. Entrega diarios y/o revistas de acuerdo al Cuadro de Distribución, luego ir a la actividad Recibe diarios y/o revistas que corresponden, firma cargo. Luego de que el personal de cada Unidad Orgánica usuaria tomó conocimiento de la información de los diarios y/o revistas UNIDAD ORGANICA Es El Peruano 23. Archiva por fechas el diario El Peruano o recortes de otros diarios o revistas con temas de Defensa Civil.

7 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: COMUN-UO PAG Sede Central SUSCRIPCION O COMPRA Y ENTREGA DE DIARIOS Y REVISTAS FECHA:04/08/2005 7/17 SGII / UII OA / SSGG OA / SSGG DINALOG OA / UE es El Peruano tiene temas de Defensa Civil 24. Archivo hemerográfico mensual temporal. Tiene temas de Defensa Civil Area de Prensa 25. Recorta artículo relacionado con Defensa Civil, luego va a la actividad 23 para archivar por temas y fechas los recortes según corresponda. Para el archivo hemerográfico Institucional. Al final del día Area de Seguridad / Unidad de Abastecimiento Area de Tesorería 26. Reporta la entrega de diarios y/o revistas al de la SSGG. 27. Recibe Reporte de Entregas del responsable del Area de Seguridad, si habría algún diario y/o revista sobrante deberá recibir Informe de lo sucedido. Cada fin de mes 28. Presenta Acta de Conformidad a la SSGG de la OA, para el pago por el servicio. 28. Revisa Acta de Conformidad, de estar conforme firma, caso contrario coordina con proveedor las observaciones a efectos de dar la conformidad del servicio. 29. Envía factura y adjunta Cuadro de Entregas a la DINALOG. Se inicia el proceso de Elaboración de Ordenes de Compra o de Servicio y Recepción de Acta de Conformidad, donde se elabora la orden de compra y se envía la conformidad respectiva a la OA. Finalmente ir al proceso de Transferencia de Fondos y Trámite de Pagos, el que concluye con el pago al proveedor por el servicio. Fin del proceso.

8 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: COMUN-UO PAG Sede Central SUSCRIPCION O COMPRA Y ENTREGA DE DIARIOS Y REVISTAS FECHA:04/08/2005 8/ Suscripción o compra y entrega de diarios y revistas en las Direcciones Regionales. UNIDAD ORGANICA RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES DRDC Luego de recibir los Fondos Ir al proceso de Remesas y Reembolsos para la Sede Central y los Organos Desconcentrados del INDECI, el que concluye con la recepción de los fondos reembolsables. 1. Autoriza la compra de diarios y/o revistas diarios o revistas de interés para el desarrollo de las funciones de la DRDC. 2. Recibe autorización para realizar la compra diarios y/o revistas, coordina con la Unidad de Administración. 3. Se comunica con proveedor y coordina con éste para realizar documento para formalizar Unidad de el contrato. Administración / 4. Formula documento estableciendo condiciones del servicio. 5. Solicita la firma de ambas partes, firmando el y el proveedor. Diariamente, en las mañanas 6. Entrega diarios y/o revistas. DRDC 7. Recibe diarios y/o revistas y firma cargo por lo recibido y pone a disposición del Regional y de las personas que necesitan de la información. 8. Realiza lectura y devuelve. 9. Recibe diarios y/o revistas del. Es El Peruano 10. Archiva El Peruano o recortes de otros diarios o revistas con temas de Defensa Civil. es El Peruano tiene temas de Defensa Civil 11. Recicla diario o revistas que no tienen temas de Defensa Civil. Si tiene temas de Defensa Civil 12. Recorta artículos relacionados con Defensa Civil, luego va a la actividad 10, para archivar los recortes por fechas de publicación. Cada fin de mes 13. Envía documentos (Factura, Cuadro de Entregas, Acta de Conformidad), para el pago por el servicio prestado.

9 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: COMUN-UO PAG Sede Central SUSCRIPCION O COMPRA Y ENTREGA DE DIARIOS Y REVISTAS FECHA:04/08/2005 9/17 DRDC / APOYO ADMINISTRATIVO DRDC Mesa de Partes / Unidad de Logística Unidad de Administración 14. Recibe documentos del proveedor, firma cargo, registra documentos y entrega al. 15. Recibe documentos, toma conocimiento y deriva a la Unidad de Logística. 16. Recibe documentos derivados, revisa Acta de Conformidad, compara lo entregado con lo recibido, de estar conforme firma el acta, caso contrario observa para que el proveedor realice las correcciones que correspondan. es conforme el servicio 17. Rescinde el contrato al proveedor, luego va a la actividad 3, para comunicarse con otro proveedor. caso contrario coordina con proveedor las observaciones a efectos de dar la conformidad del servicio. 18. Informa decisión al. Es conforme el servicio 19. Hace visar la factura con el, quien luego de tomar conocimiento visa la factura en señal de conformidad del servicio. Se reinicia el proceso de Remesas y Reembolsos para la Sede Central y los Organos Desconcentrados del INDECI, el que finaliza con el pago al proveedor por el servicio realizado, previa autorización del Regional. Se da fin al proceso.

10 11. DIAGRAMA DE FLUJO

11 SUSCRIPCION O COMPRA Y ENTREGA DE DIARIOS Y REVISTAS EN LA SEDE CENTRAL INDECI DRDC UO OA SSGG AREA DE SEGURIDAD SGII UII DINALOG UNIDAD DE ABASTECIMIENTO Inicio 1 Prepara requerimiento Es para adquirir revistas SI 2 Pide recomendación a la UII 3 Recibe 3 Emite opinión recomendando la compra anual 4 Envía requerimiento a la DINALOG 5 Recibe requerimiento, y deriva 5 Recibe documentos, toma conocimiento Es una adjudicación de menor cuantia Si Adjudicación de Menor Cuantia 7 Recibe datos, firma cargo, registra y entrega 8 Recibe documentos, toma conocimiento y asigna 9 Recibe documentos, toma conocimiento y revisa 6 Deriva requerimiento al Area de la SSGG para que se compre por caja chica Diarios/Revistas para comprar por caja chica Si 10 Recibe diario y/o revista, firma factura Fin 11 Recibe documentos Adquisiciones con Fondos para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica 11 Revisa, asigna y entrega documentos 12 Toma conocimiento y elabora el cuadro de distribución de diarios y revistas 13 Entrega el cuadro de distribución al Area de Seguridad 14 Recibe cuadro de distribución y firma cargo α

12 SUSCRIPCION O COMPRA Y ENTREGA DE DIARIOS Y REVISTAS EN LA SEDE CENTRAL INDECI DRDC UNIDADES ORGANICAS / SGII / UII AREA DE PRENSA OA SSGG AREA DE SEGURIDAD DINALOG UNIDAD DE ABASTECIMIENTO Diariamente en las Mañanas α 15 Entrega diarios/revistas al del Area de Seguridad 16 Recibe diarios/revistas y compara con el cuadro de distribución Coinciden Si 18 Revisa y entrega totalidad del pedido 17 Observa y solicita la totalidad del pedido 19 Firma cargo por lo recibido Diariamente en las Mañanas antes de iniciar las Labores, se realiza la distribución a las Unidades Orgánicas Entrega 20 Al ingresar al INDECI 21 Entrega diarios/revistas, según el cuadro de distribución 22 Recibe diarios/revistas, firma cargo Luego de que personal de la UO toma conocimento de la información Es El Peruano Si a Por Fechas 23 Tiene temas de Defensa Civil Si Por Fechas y Temas 24 Al Final del Día 26 Reporta al de SSGG 25 Recorta artículo a 27 Recibe reporte de entrega, si hay sobrante debe constar en el reporte α

13 SUSCRIPCION O COMPRA Y ENTREGA DE DIARIOS Y REVISTAS EN LA SEDE CENTRAL DRDC UO INDECI OA SSGG UE AREA DE TESORERIA SGII SECRETARIA GENERAL DINALOG UNIDAD DE ABASTECIMIENTO α Cada Fin de Mes 28 Coordina para la conformidad del servicio 28 Coordina con Proveedor para firma del acta de conformidad 29 Envía la factura y adjunta el cuadro de entregas Elaboración de Ordenes de Compra o de Servicio y Recepción de Acta de Conformidad Transferencia de Fondos y Trámite de Pagos Fin

14 SUSCRIPCION O COMPRA Y ENTREGA DE DIARIOS Y REVISTAS EN LAS DIRECCIONES REGIONALES DRDC UNIDAD DE ADMINISTRACION INDECI OA SSGG UE AREA DE TESORERIA SGII SECRETARIA GENERAL DINALOG UNIDAD DE ABASTECIMIENTO Luego de recibir los Fondos Remesas y Reembolsos para la Sede Central y los Organos Desconcentrados 2 Recibe autorización para realizar la compra 1 Autoriza la compra de diarios y revistas 3 Se comunica y coordina 3 Se comunica con Proveedor b 4 Formula documento estableciendo condiciones de servicio 5 Firma 5 Solicita firma 5 Firma Diariamente en las mañanas 6 Entrega diarios y/o revistas 7 Recibe diarios y/o revistas, firma cargo y pone a disposición del y personal que lo necesite 8 Realiza lectura y devuelve 9 Recibe diarios y/o revistas del Es El Peruano Si a Por Fechas 10 Tiene temas de Defensa Civil Si 11 Recicla 12 Recorta artículo Cada fin de mes 13 Envía documentos para su pago a α

15 SUSCRIPCION O COMPRA Y ENTREGA DE DIARIOS Y REVISTAS EN LAS DIRECCIONES REGIONALES APOYO ADMINISTRATIVO MESA DE PARTES UNIDAD DE LOGISTICA Especialista en Logística DRDC UNIDAD DE ADMINISTRACION INDECI OA SSGG AREA DE SEGURIDAD SGII SECRETARIA GENERAL DINALOG UNIDAD DE ABASTECIMIENTO α 14 Recibe documentos del proveedor, firma cargo, registra documentos y entrega 15 Recibe documentos, toma conocimiento y deriva 16 Recibe documentos derivados y revisa acta compara lo recibido con lo entregado Si Es conforme 17 Rescinde el Contrato al Proveedor o coordina para dar conformidad b 18 Informa desición al 18 Toma conocimiento 19 Recibe factura, hace firmar con 19 Firma factura Remesas y Reembolsos para la Sede Central y los Organos Desconcentrados del INDECI Fin

16 ANEXO

17 INDECI Oficina de Administración Unidad de Servicios Generales FECHA : DISTRIBUYE : DIARIOS/REVISTAS CUADRO DE DISTRIBUCION DE DIARIOS Y REVISTAS EN LA SEDE CENTRAL UNIDADES ORGANICAS DIAS PRECIO UNITARIO TOTAL JEFATURA SUB JEFATURA DIRECCION NACIONAL DE OPERACIONES DIRECCION NACIONAL DE PREVENCION DIRECCION NACIONAL DE PROYECTOS ESPECIALES DIRECCION NACIONAL DE EDUCACION Y CAPACITACION DIRECCION NACIONAL DE LOGÍSTICA OFICINA DE PLANIFICACION Y PRESUPUESTO IMAGEN INSTITUCIONAL OFICINA DE ADMINISTRACION OFICINA DE ESTADISTICA Y TELEMATICA OFICINA DE ASESORIA JURIDICA OFICINA DE AUDITORIA INTERNA SECRETARIA PERMANENTE GRUPO DE COORDINACION CANTIDAD TOTAL TOTAL SOLES