Dirección del Archivo de Notarías

Transcripción

1 Secretaría General de Gobierno Manual de Procedimientos Dirección del Archivo de Notarías Número de Registro MP /3

2 MP-2 Dirección del Archivo de Notarias 2 de 40 ACTA DE AUTORIZACIÓN En este Manual de Procedimientos de la Dirección del Archivo de Notarías del Estado, se presentan los Procedimientos de: Autorización de Volúmenes de Protocolo, Cierre de Volúmenes de Protocolo, Recepción de Volúmenes de Protocolo, Registro de Testamentos, Expedición de Documentos Notariales, Informe sobre existencia o no de disposiciones testamentarias. Este manual fue elaborado por el C. Edgar Figueroa Terán; validado y autorizado por la Lic. María Luisa Díaz Lozada, Directora del Archivo de Notarías. El presente Manual es registrado con el número MP /3 el día 17 del mes de Noviembre del año 2015 por la Subsecretaría de Administración de la Secretaría de Finanzas y Administración. A partir de esta fecha de registro se establece su obligatoriedad en apego a los procedimientos que se especifican en dicho Manual.

3 MP-2 Dirección del Archivo de Notarias 3 de 40 Í N D I C E 1. Introducción Objetivo del Manual Marco jurídico administrativo Relación de procedimientos Procedimiento de Autorización de Volúmenes de Protocolo Objetivo del Procedimiento Normas y Políticas de operación Descripción del Procedimiento Diagrama de Flujo Procedimiento de Cierre de Volúmenes de Protocolo Objetivo del Procedimiento Normas y Políticas de operación Descripción del Procedimiento Diagrama de Flujo Procedimiento de Recepción de Volúmenes de Protocolo Objetivo del Procedimiento Normas y Políticas de operación Descripción del Procedimiento Diagrama de Flujo. 24

4 MP-2 Dirección del Archivo de Notarias 4 de Procedimiento de Registro de Testamentos Objetivo del Procedimiento Normas y Políticas de operación Descripción del Procedimiento Diagrama de Flujo Procedimiento de Expedición de Documentos Notariales Objetivo del Procedimiento Normas y Políticas de operación Descripción del Procedimiento Diagrama de Flujo Procedimiento de Informe sobre existencia o no de disposiciones testamentarias Objetivo del Procedimiento Normas y Políticas de operación Descripción del Procedimiento Diagrama de Flujo Simbología de Flujograma. 40

5 Dirección del Archivo de Notarias 5 de INTRODUCCIÓN El presente manual es la versión detallada por escrito de los procedimientos a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos de trabajo a fin de mantener la estructura organizacional adecuada que permita realizar las funciones, así como las tareas administrativas especificas que se ejecutan en la Dirección del Archivo de Notarías. La principal finalidad en su elaboración es que cuente con su propio manual de procedimientos a fin de proporcionar al personal y funcionarios encargados de la dirección, departamentos y operaciones una visión completa de las diversas funciones y actividades que asume y desarrolla esta Unidad Responsable y al mismo tiempo ser un documento guía en la ejecución de las actividades que se realizan. Para lograr el mejor cumplimiento de este documento se recomienda efectuar su revisión trimestral a fin de incluir las adecuaciones que surjan de los avances en el proceso de transformación de los sistemas burocráticos del Gobierno del Estado. Este manual forma parte del activo fijo de la Dirección del Archivo de Notarías, por consiguiente deberá permanecer en el centro de trabajo para efecto de consulta.

6 MP-2 Dirección del Archivo de Notarias 6 de OBJETIVO DEL MANUAL El objetivo de este manual es dar a conocer, las funciones y actividades, así como el procedimiento de cada una de ellas, con la finalidad de hacer más práctica y eficaz la atención a la ciudadanía.

7 Dirección del Archivo de Notarias 7 de Marco Jurídico Administrativo Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Última publicación en el D.O.F. 10/VII/2015 Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla Última publicación en el P.O.E. 29/VII/2015 Ley del Notariado del Estado de Puebla (P. O. 31/XII/2012, entrando en vigor el 01/ I 2013). Capítulo XVI Artículos 155, 156, 157, 158 y 159 Reglamento Interior de la Secretaría General de Gobierno P.O.E 27/05/2015 Artículos 19 y 36

8 Dirección del Archivo de Notarias 8 de Relación de Procedimientos Nombre Procedimiento Hoja De Procedimiento de Autorización de Volúmenes de Protocolo Procedimiento de Cierre de Volúmenes de Protocolo Procedimiento de Recepción de Volúmenes de Protocolo Procedimiento de Registros de Testamentos Procedimiento de Expedición de documentos notariales Procedimiento de Informe sobre existencia o no de disposiciones testamentarias

9 MP-1 Dirección del Archivo de Notarias 9 de Procedimiento de Autorización De Volúmenes de Protocolo Tiempo Promedio del Procedimiento: 7 días Elaboró Edgar Figueroa Terán Revisó Lic. María Luisa Díaz Lozada

10 Dirección del Archivo de Notarias 10 de OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Autorizar los volúmenes de protocolo de los notarios públicos con el fin de dar seguridad jurídica a la ciudadanía cuando realicen sus escrituras.

11 MP-3 Dirección del Archivo de Notarias 11 de NORMAS Y POLÍTICAS DE OPERACIÓN Todos los/las Notarios/as Públicos/as del Estado deberán estar al corriente en el cierre de sus volúmenes de protocolo para darles la autorización. Para solicitar los folios deberán contar con la autorización del Consejo de Notarios.

12 MP-3 Dirección del Archivo de Notarias 12 de DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Responsable Descripción de Actividades Formato y/o Documento INICIO DEL PROCEDIMIENTO Notario/a 1.- Solicita la autorización de volúmenes de Protocolo. Director/a 2.- Recibe y verifica la solicitud. 3.- Informa el costo de los derechos al Notario y turna al auxiliar. Auxiliar 4.- Recibe volumen de protocolo Y realiza la autorización Director /a 5.- Revisa y sella hoja por hoja y entrega personalmente a la Oficina de el/la Secretario/a General de Gobierno.

13 MP-3 Dirección del Archivo de Notarias 13 de DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Responsable Descripción de Actividades Formato y/o Documento Secretario/a General de Gobierno. 6. Recibe los volúmenes de protocolo y/o el folio de autorización, autoriza y devuelve a el/la Director/a del Archivo de Notarías. Director/a. 7. Recibe el/la directora/a y entrega a el/la Notario/a. FIN DEL PROCEDIMIENTO Nota: Por la naturaleza de los documentos que se generan por la realización de este procedimiento, no es posible anexarlos al presente Manual.

14 Dirección del Archivo de Notarias 14 de DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO

15 MP-1 Dirección del Archivo de Notarias 15 de PROCEDIMIENTO DE CIERRE DE VOLÚMENES DE PROTOCOLO Tiempo Promedio del Procedimiento: 7 días Elaboró Edgar Figueroa Terán Revisó Lic. María Luisa Díaz Lozada

16 Dirección del Archivo de Notarias 16 de OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Realizar el cierre de volúmenes de protocolo requerido por el/la Notario/a para su resguardo preventivo.

17 Dirección del Archivo de Notarias 17 de NORMAS Y POLÍTICAS DE OPERACIÓN Todos los/las Notarios/as Públicos/as del Estado deberán dar cumplimiento a lo establecido por el artículo 158 de la Ley del Notariado vigente en el Estado de Puebla. Cuando el/la Notario/a se encuentra fuera de la Ciudad de Puebla, deberá traer a la Dirección del Archivo de Notarías sus volúmenes de protocolos para realizar el cierre de los mismos.

18 MP-3 Dirección del Archivo de Notarias 18 de DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Responsable Descripción de Actividades Formato y/o Documento INICIO DEL PROCEDIMIENTO Notario/a Director/a 1. Solicita vía telefónica a la Dirección del Archivo de Notarías el cierre de volúmenes de protocolo 2. Recibe la solicitud de el/la Notario/a para realizar el cierre de volúmenes de protocolos y acude a la Notaria y revisa. 3. Revisa los Protocolos NO ES CORRECTA 4. Le informa al notario/a y deja pendiente de revisión el volumen de protocolo hasta que este correcto. ES CORRECTA 5.- Coloca razón de cierre, sella y firma. FIN DEL PROCEDIMIENTO Nota: Por la naturaleza de los documentos que se generan por la realización de este procedimiento, no es posible anexarlos al presente Manual.

19 Dirección del Archivo de Notarias 19 de DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO NOTARÍAS PÚBLICAS DIRECCIÓN DEL ARCHIVO DE NOTARÍAS INICIO Solicita vía telefónica a la Dirección del Archivo de Notarías el cierre de volúmenes de protocolo 1 2 Recibe la solicitud de el/la Notario/a para realizar el cierre de volúmenes de protocolos y acude a la Notaria y revisa. 3 Revisa los Protocolos NO CORRECTO SI Le informa al notario/a y deja pendiente de revisión el volumen de protocolo hasta que este correcto. 4 Coloca razón de cierre, sella y firma. 5 FIN DEL PROCESO

20 MP-1 Dirección del Archivo de Notarias 20 de PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN DE VOLÚMENES DE PROTOCOLO. Tiempo Promedio del Procedimiento: 7 días Elaboró Edgar Figueroa Terán Lic. María Luisa Díaz Lozada Revisó

21 Dirección del Archivo de Notarias 21 de OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Recibir por parte de los/las Notarios/as Públicos/as los volúmenes de protocolo que han cumplido con el plazo que establece la Ley del Notariado Vigente en el Estado de resguardo preventivo para su guarda y custodia definitiva en el Archivo de Notarías.

22 Dirección del Archivo de Notarias 22 de NORMAS Y POLÍTICAS DE OPERACIÓN Todos los Notarios Públicos del Estado deberán cumplir con lo establecido en el Artículo 69 de la Ley del Notariado Vigente en el Estado.

23 MP-3 Dirección del Archivo de Notarias 23 de DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Responsable Descripción de Actividades Formato y/o Documento INICIO DEL PROCEDIMIENTO Notario/a Director/a 1. Solicita por vía telefónica fecha y hora para entregar volúmenes de protocolo. 2. Acuerda fecha y hora de entrega 3. Recibe del Notario/a por oficio los volúmenes de Protocolo y turna al Auxiliar. Auxiliar 4. Recibe el oficio revisado, sella, firma de conformidad y entrega el oficio a el/la Notario/a NO ES CORRECTO Director/a 5.- Recibe el oficio revisado, sella, firma de conformidad y entrega el oficio a el/la Notario/a FIN DEL PROCEDIMIENTO Nota: Por la naturaleza de los documentos que se generan por la realización de este procedimiento, no es posible anexarlos al presente Manual.

24 Dirección del Archivo de Notarias 24 de DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO NOTARÍAS PÚBLICAS DIRECCIÓN DEL ARCHIVO DE NOTARÍAS INICIO Solicita por vía telefónica fecha y hora para entregar volúmenes de protocolo 1 2 Acuerda fecha y hora de entrega Recibe del Notario/a por oficio los volúmenes de Protocolo y turna al Auxiliar. 3 Recibe y revisa cada volumen, verifica el oficio y regresa a el/la Director/a. 4 5 Recibe el oficio revisado, sella, firma e conformidad y entrega el oficio a el/la Notario/a FIN DEL PROCESO

25 MP-1 Dirección del Archivo de Notarias 25 de PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE TESTAMENTOS Tiempo Promedio del Procedimiento: 7 días Elaboró Edgar Figueroa Terán Revisó Lic. María Luisa Díaz Lozada

26 Dirección del Archivo de Notarias 26 de OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Registrar cada uno de los testamentos públicos abiertos otorgados en las Notarías Públicas del Estado, para tener un control de cada uno y la base de datos del Registro Nacional de Avisos de Testamentos ( RENAT) al corriente.

27 Dirección del Archivo de Notarias 27 de NORMAS Y POLÍTICAS DE OPERACIÓN Los/las Notarios/as Públicos/as deberán notificar a la Dirección del Archivo de Notarías el otorgamiento de los testamentos públicos abiertos con máximo de 10 días hábiles; dando cumplimiento así al Artículo 158 de la Ley del Notariado vigente en el Estado.

28 MP-3 Dirección del Archivo de Notarias 28 de DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Responsable Descripción de Actividades Formato y/o Documento INICIO DEL PROCEDIMIENTO Notario/a 1.- Envía aviso de Testamento Director/a 2.- Recibe el aviso y turna a el/la auxiliar. Auxiliar (1) 3.- Recibe aviso y registra en el Libro de Avisos de Testamentos y turna a otro/a Auxiliar, para su captura. Auxiliar(2) 4.- Captura en la base de datos del Registro Nacional de Testamentos (RENAT). FIN DEL PROCEDIMIENTO. Nota: Por la naturaleza de los documentos que se generan por la realización de este procedimiento, no es posible anexarlos al presente Manual.

29 Dirección del Archivo de Notarias 29 de DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO. NOTARÍAS PÚBLICAS DIRECCIÓN DEL ARCHIVO DE NOTARÍAS INICIO 1 Envía aviso de Testamento 2 Recibe el aviso y turna a el/ la auxiliar. 3 Recibe aviso y registra en el Libro de Avisos de Testamentos y turna a otro/ a Auxiliar, para su captura. Captura en la base de datos del RENAT 4 FIN DEL PROCESO

30 MP-1 Dirección del Archivo de Notarias 30 de PROCEDIMIENTO DE EXPEDICIÓN DE DOCUMENTOS NOTARIALES. Tiempo Promedio del Procedimiento: 7 días Elaboró Edgar Figueroa Terán Revisó Lic. María Luisa Díaz Lozada

31 Dirección del Archivo de Notarias 31 de OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Brindar seguridad jurídica a la ciudadanía que solicita: testimonios, copias fotostáticas certificadas de las escrituras que se encuentran en los volúmenes de protocolo de las Notarías Públicas del Estado y que están en custodia en la Dirección delarchivo de Notarías.

32 Dirección del Archivo de Notarias 32 de NORMAS Y POLÍTICAS DE OPERACIÓN La expedición de documentos notariales únicamente se da a las personas que se encuentren mencionadas en las escrituras realizadas en los volúmenes de protocolo de las diferentes Notarías Públicas del Estado. El/a ciudadano/a solicita por escrito y con los datos necesarios para encontrar su escritura y proporcionarle el servicio requerido.

33 MP-3 Dirección del Archivo de Notarias 33 de DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Responsable Descripción de Actividades Formato y/o Documento INICIO DEL PROCEDIMIENTO Ciudadano 1. Solicita por oficio copia de documento. Auxiliar(1) 2. Recibe y analiza solicitud 3. Informa a el/a ciudadano/a fecha de entrega y turna a otro auxiliar. Auxiliar(2) 4. Realiza la captura de la escritura en el formato solicitado y turna a el/la Director/a Director 5. Verifica, autoriza y turna al auxiliar. 6. Recibe e informa a el/la ciudadano/a el costo del servicio y se le advierte que no puede cancelar el servicio una vez solicitado. 7. Entrega al ciudadano/a previo comprobante de su pago. FIN DEL PROCEDIMIENTO Nota: Por la naturaleza de los documentos que se generan por la realización de este procedimiento, no es posible anexarlos al presente Manual.

34 Dirección del Archivo de Notarias 34 de DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO CIUDADANÍA DIRECCIÓN DEL ARCHIVO DE NOTARÍAS SECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN INICIO 1 Solicita por oficio copia de documento. 2 Recibe y analiza solicitud Informa a el/a ciudadano/a fecha de entrega y turna a otro auxiliar. 3 4 Realiza la captura de la escritura en el formato solicitado y turna a el/la Director/a Verifica y autoriza. Turna nuevamente al auxiliar. 5 Recibe e informa a el/la ciudadano/a el costo del servicio y se le advierte que no puede cancelar el servicio una vez solicitado. 6 Entrega al ciudadano/a previo comprobante de su pago. 7 El ciudadano/a deberá pagar los derechos en la caja de la Secretaría de Finanzas y Administración FIN DEL PROCESO

35 MP-1 Dirección del Archivo de Notarias 35 de PROCEDIMIENTO DE INFORMES SOBRE EXISTENCIA O NO DE DISPOSICIONES TESTAMENTARIAS Tiempo Promedio del Procedimiento: 7 días Elaboró Edgar Figueroa Terán Revisó Lic. María Luisa Díaz Lozada

36 Dirección del Archivo de Notarias 36 de OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Informar a los Juzgados Civiles y Familiares del Estado y a particulares, sobre la existencia o no de disposiciones testamentarias realizadas por la Ciudadanía, en las diferentes Notarías Públicas del Estado.

37 Dirección del Archivo de Notarias 37 de NORMAS Y POLÍTICAS DE OPERACIÓN Si el solicitante es particular deberá presentar su solicitud, anexando comprobante de domicilio, copia del ife y demostrar el entroncamiento con el de cujus. Si es Juzgado Civil o Familiar del Estado, no genera costo el servicio.

38 MP-3 Dirección del Archivo de Notarias 38 de DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Responsable Descripción de Actividades Formato y/o Documento INICIO DEL PROCEDIMIENTO Juzgados Civiles y Familiares Auxiliar Auxiliar Auxiliar Auxiliar Director/a Auxiliar 1. Por oficio solicita información si una persona otorgó testamento. 2.Recibe solicitud, sella de recibido y turna al auxiliar para su búsqueda 3.Realiza la búsqueda en los Libros de Registro de testamentos y turna al auxiliar del RENAT, anexa solicitud. 4. Realiza la búsqueda en el sistema del RENAT, imprime respuesta del mismo y entrega al auxiliar para su respuesta 5. Elabora oficio de respuesta y turna a la Dirección 6. Recibe, verifica y firma oficio de respuesta y turna al auxiliar para su entrega. 7. Entrega a particular y/o a Juzgados Civiles y Familiares del Estado. FIN DEL PROCEDIMIENTO Nota: Por la naturaleza de los documentos que se generan por la realización de este procedimiento, no es posible anexarlos al presente Manual.

39 Dirección del Archivo de Notarias 39 de DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO CIUDADANÍA, JUZGADOS CIVILES Y FAMILIARES DEL ESTADO DIRECCIÓN DEL ARCHIVO DE NOTARÍAS INICIO 1 Por oficio solicita información si una persona otorgó testamento. Recibe solicitud, sella de recibido y turna al auxiliar para su búsqueda 2 3 Realiza la búsqueda en los Libros de Registro de testamentos y turna al auxiliar del RENAT, anexa solicitud. Realiza la búsqueda en el sistema del RENAT, imprime respuesta del mismo y entrega al auxiliar para su respuesta Elabora oficio de respuesta y turna a la Dirección Recibe, verifica y firma oficio de respuesta y turna al auxiliar para su entrega. Entrega a particular y /o a Juzgados Civiles y Familiares del Estado. 7 FIN DEL PROCESO

40 MO-3 Dirección del Archivo de Notarias 40 de SIMBOLOGÍA DE FLUJOGRAMA