Procedimiento. Facturar

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1 Procedimiento Facturar

2 Página 2 de 18 Tabla de Contenidos 1 Información del Documento Objetivos Indicador Principal del Proceso Facturar Normas que Rigen el Proceso Facturar Roles y Responsabilidades Administrativo de Ventas Marca Analista de Finanzas Junior Vendedor Jefe de Administración Ventas Jefe de Contabilidad Supervisor Administración Ventas Descripción Proceso Facturar Etapas que componen el Proceso Facturar Etapa Generar Factura y Homologado Etapa Generar Facturas Varias Etapa Generar Notas de Crédito Ventas Unidades Etapa Generar Notas de Crédito Varias ANEXOS Anexo 1: Detalle de facturas varias

3 Página 3 de 18 1 Información del Documento HISTORIA DEL DOCUMENTO Nombre del Documento: Elaborado por: Aprobado por: Aprobado por: Facturar Jefe Administración Ventas (Héctor Araya) Sub gerente Administración y Planificación (Javier Benítez) Ingeniero de Procesos Corporativo (Susana Casas) Visado por: Gerente de División Camiones y Buses (Ivan Abud) Fecha de Aprobación 07/10/2016 Visado por: Gerente de Auditoría Corporativa Fecha de Aprobación (Por Auditar) CONTROL DE VERSIONES Versión Fecha de Vigencia Aprobación Comentario 01 07/10/2016 Javier Benítez Primera versión (*) La presente versión sustituye completamente a todas las precedentes, de manera que éste sea el único documento válido de entre todos los de la serie.

4 Página 4 de 18 2 Objetivos El objetivo del proceso Facturar es cumplir con la emisión del documento tributario, que permita que el cliente pueda inscribir el bien adquirido a nombre de quién se remite la factura, para poder continuar con los trámites legales que le permitan circular según la normativa de tránsito vigente. 3 Indicador Principal del Proceso Facturar El Indicador Principal del Proceso Facturar es el tiempo que transcurre entre la recepción de la carpeta del negocio por parte del Administrativo de Ventas y la fecha de la factura. 4 Normas que Rigen el Proceso Facturar La normativa que rige este proceso es: Ley N de 1984 (Ley de Tránsito) D. S. N 1.111/84 (Reglamento del registro de vehículos motorizados). D. S N 55/94 (Ministerio de Transporte y Telecomunicaciones) 5 Roles y Responsabilidades 5.1 Administrativo de Ventas Marca Asegurar que la documentación del vehículo le permita al cliente circular por las calles, sea generada de acuerdo a la normativa vigente, sin errores y dentro de los plazos establecidos.

5 Página 5 de 18 Minimizar los riesgos para la compañía velando porque siempre se inicien los trámites una vez que se haya confirmado la disponibilidad de fondos y que la unidad esté habilitada por la marca. 5.2 Analista de Finanzas Minimizar los riesgos para la compañía confirmando la disponibilidad de fondos oportunamente. 5.3 Junior Realizar trámites velando porque los antecedentes registrados en la documentación concuerden con los solicitados. 5.4 Vendedor Revisar que la factura enviada, concuerde con los datos estipulados en la carpeta del negocio. 5.5 Jefe de Administración Ventas Controlar que se cumpla con los plazos establecido para la emisión de las facturas, notas de crédito y chequear que las notas de crédito solicitadas sean válidas y estén dentro de los plazos legales establecidos. 5.6 Jefe de Contabilidad Aprobar las solicitudes de notas de crédito por concepto de venta de unidades. 5.7 Supervisor Administración Ventas. Entregar oportunamente la carpeta del negocio con las autorizaciones pertinentes, para poder generar la factura y homologad

6 Página 6 de 18 6 Descripción Proceso Facturar El Proceso Facturar abarca desde que es recepcionada la carpeta del negocio hasta que se genera la factura y homologado, además considera la emisión de facturas distintas a las ventas de unidades y la generación de notas de crédito por cualquier concepto. Se compone de cuatro etapas etapas: Generar factura y homologado Generar Facturas varias Generar Notas de Crédito Ventas Unidades Generar Notas de Crédito Facturas Varias Facturar 1. Generar Factura y Homologado 2. Generar Facturas Varias 3. Generar Notas de Crédito Venta Unidades 4. Generar Notas de Crédito por Facturas Varias

7 Página 7 de 18 7 Etapas que componen el Proceso Facturar 7.1 Etapa Generar Factura y Homologado Entradas Etapa Generar Factura y Homologado Carpeta de Negocio Flujograma de Información Etapa Generar Factura y Homologado Etapa Generar Factura y Homologado Marca Administración Camiones y Buses Vendedor Supervisor Adm.Ventas Administrativo Ventas Marca Proceso de Ventas, Etapa Documentar Cierre CN F F Generar Factura y Homologado S F F, H Proceso Tramitar Primera Inscripción o Transferencia CN : Carpeta de Negocio aprobada Subgte. Comercial; S: SAP; F: Factura; H: Homologado

8 Página 8 de Lista de Tareas Etapa Generar Factura y Homologado ACTIVIDAD: GENERAR FACTURA Y HOMOLOGADO Recibir Revisar LISTA DE TAREAS ROL: ADMINISTRATIVO DE VENTAS Vía correo electrónico de Supervisor Administración Ventas, Carpeta de Negocio digital Que la carpeta contenga toda la información necesaria acerca del negocio y del cliente. y que venga con las firmas requeridas. (PUNTO DE CONTROL) Imprimir Archivar Revisar Emitir Enviar Imprimir Guardar Emitir Imprimir Timbrar y firmar Fotocopiar Carpeta de Negocio Carpeta de Negocio En SAP, transacción VELO que estén presentes todas las características de la unidad Factura en SAP transacción VELO acción Z272 (Crear Factura de Camión, Bus o Grúa) o ZFAC. Vía Correo electrónico al Supervisor de Administración Ventas y Vendedor factura en PDF. Factura en SAP transacción IDCP Copia física de la factura en Carpeta de Negocio (Obs.1) Homologado (CVMI) en SAP transacción VELO acción Z200 (excepto las unidades Euro 4 (Obs.3) ) Homologado en SAP transacción IDCP Homologado Homologado

9 Página 9 de 18 Archivar En Carpeta de Negocio Copia del Homologado Observaciones : 1. En caso de que el Supervisor Administración Ventas lo requiera, se le envía factura electrónica a su correo. 2. En caso de que el negocio sea con crédito directo sujeto a interés, se debe realizar una factura adicional solo por los intereses. 3. A las unidades Euro 4 ya se les había emitido su Homologado Salida Etapa Generar Factura y Homologado Factura y Homologado. 7.2 Etapa Generar Facturas Varias Entradas Etapa Generar Facturas Varias Correo electrónico con detalle a facturar.

10 Página 10 de Flujograma de Información Etapa Generar Facturas Varias División Administración CyB División Externos Area Solicitante (1) Administrativo Ventas Marca Internos Externos DF Generar Factura S F DF: Detalle a Facturar ; F: Factura Area Solicitante DF A quien se remite factura Jefe Financiamiento Detalle negocios (cartola) Financiera, Cobranza e internamente. Gerente comercial/jefe de ventas Detalle de facturación (vin, vendedor) Carrocero, Cobranza e internamente. Administrador SOAP BCI Detalle de facturación, remarque Aseguradora, Cobranza e internamente. Contabilidad Detalle de facturación en $ y US D. Contabilidad, Cobranza e internamente. Contabilidad Detalle de facturación y condiciones Contabilidad, Cobranza e internamente. Encargado Chile compra Orden de compra por servicio Encargado Chile compra Lista de Tareas Etapa Generar Facturas Varias ACTIVIDAD: GENERAR FACTURA LISTA DE TAREAS ROL: ADMINISTRATIVO DE VENTAS Recibir Vía correo electrónico detalle a facturar (Ver Anexo 1) Ingresar Digitar Generar A SAP TX VA01 RUT del cliente y se completa según detalle a facturar Factura en pdf

11 Página 11 de 18 Imprimir Factura Adjuntar Guardar Enviar Observaciones : 1. Factura Física y Detalle a facturar recibido En archivador de Facturas de Varios Factura, Vía correo electrónico, a quien se detalla en el correo de solicitud de facturación (Ver Anexo 1) Salida Etapa Generar Facturas Varias Factura. 7.3 Etapa Generar Notas de Crédito Ventas Unidades Entradas Etapa Generar Notas de Crédito Ventas Unidades Correo electrónico solicitando emitir nota de crédito.

12 Página 12 de Flujograma de Información Etapa Generar Notas de Crédito Ventas Unidades Etapa Generar Nota de Crédito por Venta Unidades Marca Vendedor Jefe Administración Ventas Administración CyB Jefe de Contabilidad Administrativo Ventas Marca Solicitar Nota de Crédito Solicitar Aprobación S Aprobar Emisión Nota de Crédito NC Generar Nota de Crédito S NC S: SAP; NC: Nota de Crédito Lista de Tareas Etapa Generar Notas de Crédito Ventas Unidades ACTIVIDAD: SOLICITAR NOTA DE CRÉDITO Recibir LISTA DE TAREAS ROL: JEFE DE ADMINISTRACIÓN VENTAS Vía correo electrónico de Vendedor, solicitud de emisión de Nota Crédito indicando el motivo de la misma (Obs.1)

13 Página 13 de 18 Analizar Caso indicado en el correo, con la Carpeta del Negocio involucrado (Obs.2) (Obs.3) Correo de Vendedor a Administrativo de Ventas Marca, Reenviar indicándole como proceder Observaciones : 1. En caso de que al momento de ir a realizar la Primera Inscripción o Transferencia de una unidad, el Registro Civil, rechace la factura por detectar un error en los datos del cliente, el Administrativo de Ventas debe informarle por correo electrónico al vendedor, el error detectado para que este proceda a solicitar la corrección del cliente en SAP y la solicitud de la generación de la Nota de Crédito respectiva. 2. En caso, de que se trate de una corrección de texto relacionadas con el cliente (Razón Social, dirección, giro, RUT) se valida en SAP que la razón social esté corregida. Si no está corregido, se le indica en el correo al Administrativo de Ventas Marca que le solicite al Vendedor que solicite a Crédito y Cobranzas la modificación del cliente en SAP. 3. En caso de que se solicite la Nota de Crédito por cambio en el valor o anulación de una venta, debe venir autorización explícita del Gerente Comercial. Si no viene dicha autorización, se debe reenviar el correo al Gerente Comercial para que autorice la emisión de la Nota de Crédito. ACTIVIDAD: SOLICITAR APROBACIÓN Recibir Ingresar LISTA DE TAREAS ROL: ADMINISTRATIVO VENTAS MARCA Vía correo electrónico de Jefe Administración Ventas, solicitud de emisión de Nota Crédito indicando el motivo de la misma A SAP transacción VA01 Preparar Enviar Observaciones : En SAP la nota de crédito Por correo electrónico a Jefe de Contabilidad el número de solicitud de nota de crédito

14 Página 14 de 18 ACTIVIDAD: APROBAR EMISIÓN NOTA DE CRÉDITO Recibir LISTA DE TAREAS ROL: JEFE DE CONTABILIDAD Vía correo electrónico de Administrativo de Ventas, solicitud de emisión de Nota Crédito indicando el motivo de la misma Ingresar En SAP a la transacción V.23 Liberar Enviar Observaciones : La nota de crédito Correo electrónico al Administrativo de ventas Marca que la Nota de crédito fue liberada ACTIVIDAD: GENERAR NOTA DE CRÉDITO Recibir Ingresar LISTA DE TAREAS ROL: ADMINISTRATIVO VENTAS MARCA Vía correo electrónico de Jefe De Contabilidad, confirmando la liberación de la nota de crédito. A SAP TX VA01 Imprimir Guardar Enviar Nota de Crédito Nota de crédito en PDF en computador del administrativo carpeta Notas de Crédito Vía correo electrónico Nota de Crédito en PDF al vendedor. Observaciones :

15 Página 15 de Salida Etapa Generar Notas de Crédito Ventas Unidades Nota de crédito. 7.4 Etapa Generar Notas de Crédito Varias Entradas Etapa Generar Notas de Crédito Varias Correo electrónico del solicitante Flujograma de Información Etapa Generar Notas de Crédito Varias

16 Página 16 de 18 Etapa Generar Notas de Crédito Facturas Varias Área del Solicitante Administración CyB Solicitante (1) Jefe Administración Ventas Administrativo Ventas Marca Solicitar Nota de Crédito NC Generar Nota de Crédito S NC S: SAP; NC: Nota de Crédito (1) Solicitante: Jefe Financiamiento Gerente comercial/jefe de ventas Encargado Chile compra Lista de Tareas Etapa Generar Notas de Crédito Varias ACTIVIDAD: SOLICITAR NOTA DE CREDITO Recibir LISTA DE TAREAS ROL: JEFE DE ADMINISTRACIÓN VENTAS Vía correo electrónico del solicitante, la solicitud de emisión de Nota Crédito indicando el motivo de la misma

17 Página 17 de 18 Analizar Reenviar Observaciones : Caso indicado en el correo electrónico. Correo del solicitante a Administrativo de Ventas Marca, indicándole como proceder ACTIVIDAD: SOLICITAR APROBACIÓN Recibir Ingresar LISTA DE TAREAS ROL: ADMINISTRATIVO VENTAS MARCA Vía correo electrónico de Jefe Administración Ventas, solicitud de emisión de Nota Crédito indicando el motivo de la misma A SAP transacción VA01 Preparar Enviar En SAP la nota de crédito Por correo electrónico a quién solicito la Nota de crédito. Observaciones : Salida Etapa Generar Notas de Crédito Varias Nota de Crédito. 8 ANEXOS

18 Página 18 de Anexo 1: Detalle de facturas varias. Tipo facturación Quién solicita Que me envía A quien se remite factura Financiamientos (Z45) Jefe Financiamiento (Giulianna Rossi) Detalle negocios (cartola) Financiera, Cobranza e internamente. Comisión carrocerias (Z17) Gerente comercial/jefe de ventas Detalle de facturación (vin, vendedor) Carrocero, Cobranza e internamente. Seguros (Z47) Administrador SOAP BCI (Ramon Pereira) Detalle de facturación, remarque Aseguradora, Cobranza e internamente. Garantías de fabrica (Z48) Analista Contable (Victor Acuña) Detalle de facturación en $ y US D. Contabilidad, Cobranza e internamente. Interes por prestamos de dinero interempresas (Z52) Analista Contable (Victor Acuña/Irma Beltran) Detalle de facturación y condiciones Contabilidad, Cobranza e internamente. Servicos de mantención Chile compra (Z4F) Encargado Chile compra Orden de compra por servicio Encargado Chile compra. ***** Fin del Documento *****