Procedimiento Generar. Orden de Compra

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Elena Villanueva Castellanos
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1 Procedimiento Generar Orden de Compra

2 Página 2 de 8 Tabla de Contenidos 1 Información del Documento Objetivos Indicador Principal del Proceso Normas que Rigen el Proceso de Generar Orden de Compra Roles y Responsabilidades Supervisor Administración Ventas Administrativo de Ventas Jefe Administración Ventas Vendedor Proveedor Descripción Proceso Generar Orden de Compra Etapas que componen el Proceso Generar Orden de Compra Entradas etapa Generar Orden de Compra Flujograma de información etapa Generar Orden de Compra ista de tareas etapa Ganerar Orden de Compra Salida etapa Generar Orden de Compra... 8

3 Página 3 de 8 1 Información del Documento HISTORIA DEL DOCUMENTO Nombre del Documento: Elaborado por: Aprobado por: Aprobado por: Generar Orden de Compra Jefe Administración Ventas (Héctor Araya) Subgerente Administración y (Javier Benitez) Ingeniero de Procesos Corporativo (Susana Casas) Visado por: Gerente División Camiones y Buses (Iván Abud) Fecha de Aprobación: 7/10/2016 Visado por: Gerente de Auditoría Corporativa Fecha de Aprobación: (Por Auditar) CONTROL DE VERSIONES Versión Fecha de Vigencia Aprobación Comentario 01 7/10/2016 Javier Benítez Primera versión (*) La presente versión sustituye completamente a todas las precedentes, de manera que éste sea el único documento válido de entre todos los de la serie.

4 Página 4 de 8 2 Objetivos El objetivo del proceso Generar Orden de Compra consiste en elaborar un documento que avale la compra de un accesorio para una unidad. 3 Indicador Principal del Proceso Generar Orden de Compra. El Indicador Principal del Proceso Generar Orden de Compra es el tiempo en que tarda en ser elaborada la Orden de Compra desde que es recibida conforme la carpeta del negocio. 4 Normas que Rigen el Proceso Generar Orden de Compra A la fecha no existe norma que rige este proceso. 5 Roles y Responsabilidades 5.1 Supervisor Administración Ventas Presentar el requerimiento de orden de compra por intermedio de la carpeta del negocio o correo electrónico. 5.2 Administrativo de Ventas Marca Reconocer en la carpeta del negocio o en la solicitud por correo electrónico la necesidad de elaborar una orden de compra para una unidad. 5.3 Jefe de Administración Ventas Mayorista Validar y liberar la orden de compra elaboraba por el Administrativo de Ventas.

5 Página 5 de Vendedor Debe recibir por correo electrónico la orden de compra elaborada. 5.5 Proveedor Debe recibir por correo electrónico la orden de compra elaborada. 6 Descripción Proceso Generar Orden de Compra El proceso generar Orden de compra consta de 4 etapas: Solicitud de orden de compra Emisión orden de compra Liberación orden de compra Envío de orden de compra 7 Etapas que componen el Proceso Generar Orden de Compra Entradas Etapa Generar Orden de Compra Carpeta de Negocio o solicitud.

6 Página 6 de Flujograma de Información Etapa Generar Orden de Compra Marca Administración Camiones y Buses Marca Externo Supervisor Adm.Ventas Administrativo Ventas Marca Jefe Administración Ventas Vendedor Proveedor Proceso de Ventas, Etapa Realizar Venta o Aceptar Cotización CO, CA Generar Orden de Compra S Autorizar Orden de Compra S Enviar Orden de OC OC Proceso Instalar Equipamiento Externo, Etapa Realizar Instalación CO: Cotización del Proveedor; CA: Correo con autorización de Jefe de Venta o Subgte. Comercial; S: SAP;OC: Orden de Compra Lista de Tareas Etapa Generar Orden de Compra ACTIVIDAD: GENERAR ORDEN DE COMPRA Recibir LISTA DE TAREAS ROL: ADMINISTRATIVO DE VENTAS Carpeta de Negocio aprobada

7 Página 7 de 8 Revisar Ingresar Si Nota de Venta en Excel indica que se debe generar Orden de Compra para proveedor de equipamiento A SAP transacción VELO acción ZUOR Completar Todos los datos solicitados, tales como RUT del proveedor, grupo de compra, organización de compra. Solicitar Liberación de Orden de Compra a Jefe de Administración (Obs.1) Observaciones : 1. Si el monto excede lo que puede ser autorizado por el Jefe de Administración, se escala la solicitud de autorización al Gerente de Área. ACTIVIDAD: AUTORIZAR ORDEN DE COMPRA Ingresar Revisar Aprobar LISTA DE TAREAS ROL: JEFE ADMINISTRACION VENTAS A SAP transacción ME28 Orden de Compra (PUNTO DE CONTROL) Orden de Compra en SAP Observaciones : ACTIVIDAD: ENVIAR ORDEN DE COMPRA Generar Imprimir Guardar LISTA DE TAREAS ROL: ADMINISTRATIVO DE VENTAS MARCA Transacción MIGO Orden de Compra en transacción ME9F Impresión en Carpeta de Negocio

8 Página 8 de 8 Enviar Archivar Vía correo electrónico a Proveedor Equipamiento Externo con copia a Vendedor y a Supervisor Administración Ventas, Orden de Compra (Obs.1) Copia de Orden de Compra en Carpeta de Negocio Observaciones : 1. En caso de que no se disponga de un correo electrónico donde enviar la Orden de Compra, se envía la Orden de Compra al Vendedor y al Supervisor Administración Ventas Salida Etapa Generar Orden de Compra Orden de Compra enviada a Proveedor Orden de Compra archivada en Carpeta de Negocio ***** Fin del Documento *****

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