Procedimiento de Ventas

Transcripción

1 Página 1 de 5 1. OBJETIVO Y ALCANCE El propósito de este documento es establecer responsabilidad, oportunidad y metodología para la preparación de cotizaciones y atención de órdenes de compra. Se aplica desde la recepción del requerimiento del cliente, hasta la entrega de los productos al cliente. 2. DEFINICIONES Cotización: Documento que establece las condiciones y acuerdos comerciales establecidos entre EECOL y sus clientes. Orden de compra (O/C): Documento mediante el cual el cliente formaliza su solicitud de productos a la compañía. Orden de Venta (OV): Documento interno en el que se detalla los productos solicitados por el cliente, así como sus cantidades, códigos, forma de pago, precios, fechas de entrega y dirección de entrega. Picking (PK): Documento generado por el Área de Ventas en el sistema AX, que sirve como confirmación para la preparación de la mercadería solicitada por el cliente. Cabe mencionar que una Orden de Venta puede generar más de un Picking. 3. DOCUMENTOS A CONSULTAR PR-COM-001. de s Nacionales PR-COM-002. de s de Importación PR-ALM-001. de Recepción y Almacenamiento de Productos PR-ALM-002. de Despacho y Distribución de Productos

2 Página 2 de 5 4. RESPONSABLES Jefe de Sucursal, E-Supply, Proyectos Jefes de Producto Ejecutivo de Ventas Cotizadores y Expeditadores Jefe de Créditos y Cobranzas Jefe de Almacén Asistente de Importaciones y Nacionales Asistente de Facturación 5. CONSIDERACIONES GENERALES Cuando se envía las cotizaciones al cliente, el sistema adjunta las condiciones Generales de Venta (F-VEN-004). Se usará el formato de cotización del stema AX o formatos en Excel o PDF. En cuanto a la distribución de Facturas y Guías; ambas se emiten en 5 ejemplares y se reparten según lo indicado a continuación: Guías de Remisión Factura Facturación Copia Remitente Copia Transportista Cliente Copia SUNAT Original Destinatario Factura electrónica Almacén Copia Control de Bodega 6. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO El Ejecutivo de Ventas o Cotizador recibe una solicitud del cliente por diferentes medios ( , teléfono, portal, visita a oficina, etc.) en la que solicita una cotización.

3 Página 3 de 5 En el caso la solicitud sea vía telefónica, el Ejecutivo de Ventas o Cotizador deberá elaborar y enviar la cotización de acuerdo a lo requerido por el cliente. La cotización enviada vía correo electrónico deberá ser guardada como evidencia de la atención al requerimiento. Cuando el Ejecutivo de Ventas o Cotizador recibe una solicitud de cotización vía correo electrónico o por Fax, debe guardar dicho correo, así como el de respuesta al requerimiento. El de Ventas se describe en el flujograma del Anexo Nº 01 (ANX-VEN- 001). El Ejecutivo de Ventas o Cotizador hace seguimiento mediante el sistema AX, de las cotizaciones y de las órdenes de compra, para asegurar la eficacia del proceso se realiza las consultas en el excel actualizable de Cotizaciones. Los Jefes de Ventas con los Expeditadores hacen seguimiento a las Órdenes de Venta mediante el excel actualizable Backlog versión Aprobación Comercial: Cuando se requiere esta aprobación se valida lo siguiente: Tabla Nº 01: Autorización de Cotizaciones por Margen (sin IGV) Márgenes Autorización 15%, 12% en cables requiere 1% Gerentes o Jefes de Sucursales Gerente de Ingeniería - 20% Gerente de Construcción y Equipamiento Gerente Administración y Finanzas - 30% Gerente General - 50% Gerente General de Sudamerica Tabla Nº 02: Autorización de Cotizaciones por Monto de (sin IGV) Monto Autorización < $ requiere De $ a $ Gerentes o Jefes de Sucursales De $ a $ Gerente de Ingeniería Gerente de Construcción y Equipamiento Gerente Administración y Finanzas De $ a $ Gerente General De $ a $ Gerente General de Sudamerica

4 Página 4 de Aprobación Financiera: Cuando se requiere esta aprobación se valida lo siguiente: cambien la forma y condición de pago asignada al cliente. Que no supere la línea de crédito. tenga facturas vencidas. 7. DOCUMENTOS: F-VEN-002 Cotización EECOL. F-VEN-004 Condiciones Generales de Venta. Excel actualizable Cotizaciones. Excel actualizable Backlog Versión 9. Lista de Precios EECOL. Orden de del Cliente. Orden de Venta. Cotización de ingeniería. Picking. Guía. Factura. 8. ANEXOS Anexo Nº 01: Diagrama del de Ventas

5 Página 5 de 5 Anexo Nº 1. Diagrama del de Ventas PROCEDIMIENTO DE VENTAS Código: Versión: Página: ANX-VEN de 1 CLIENTE VENTAS COMPRAS ALMACEN FACTURACION Solicita Cotización Cliente es nuevo? Crea la cotización Los márgenes están conformes? Crea el cliente comercial (Ver Tabla 01) F1 F2 F5 F6 F8 F9 Documentos Cotización de EECOL Condiciones Generales de Venta Orden de compra del cliente Orden de Venta Cotización del proveedor N Solicitud de Importación Picking Guia Factura La cotización es menor a USD ? por monto (Ver Tabla 02) Cliente hace evaluación Envia la cotización F1 F2 Emite Orden de Recibe la Orden de Revisa la cotización Pierde el negocio Requiere aprobación financiera? financiera Confirma cotización (crea OV) Se encuentra en Stock? Nacional o Importación? Nacional F5 de s Nacionales Importación F6 Envía a Jefe de Producto de s de Importación Recepción y Almacenamiento de Productos RESPONSABLE DE FACTURACIÓN Envía el Picking y la Orden de Verifica la disponibilidad de productos Recepciona la OC Verifica picking con OC del cliente de Despacho y Distribución de Productos Genera la guía y factura F9 F8