PROCEDIMIENTO DE NECESIDADES DEL CLIENTE, PRESUPUESTOS Y COMERCIALIZACIÓN P-COM-D-01

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1 Página: 1 de OBJETIVO El objetivo de este procedimiento es establecer las actividades necesarias para la detección de necesidades del cliente, generación de presupuestos y comercialización de productos, incluyendo la entrega de mercadería y facturación. 2.-ALCANCE Este procedimiento se aplica a todos los productos comercializados mediante una Orden de pedido. 3.- RESPONSABILIDADES 3.1 Gerente de Ventas 3.2 Asistente de Ventas 3.3 Gerencia General 4.- DOCUMENTOS APLICABLES 4.1 Norma ISO Procedimiento de Importaciones P-IMP-D Procedimiento de Bodega y despacho P-COM-D TERMINOLOGIA 5.1 Presupuesto: Registro que valoriza los requerimientos del cliente. 5.2 Orden de pedido: Registro que detalla los productos solicitados a bodega. 6. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS No aplicable.

2 Página: 2 de ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO Actividades Documentos Descripción Responsables INGRESAR SOLICITUD DE PRESUPUESTO DETERMINAR TIPO DE PRODUCTO A PRESUPUESTAR SI Inicio RECEPCIONAR REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE PRODUCTO POR IMPORTACIÓN? SOLICITAR PRECIO A PROVEEDOR SOLICITAR COSTOS POR IMPORTACION EMITIR PRESUPUESTO NO SOLICITUD DE COSTOS POR IMPORTACION PRESUPUESTO 1) El Gerente de Ventas, Gerente General y/o Asistente de ventas, recepciona los requerimientos de presupuestos de parte del cliente vía telefónica, correo electrónico, visitas, fax u otro medio. 2) Una vez que reciba la solicitud de presupuesto del cliente, se determina el tipo de productos a cotizar, existiendo dos alternativas: 2.1 Productos estándar: Productos disponibles en stock y/o de precio conocido; con lo cual el encargado de comercialización y ventas procede a emitir el presupuesto indicando el tiempo de entrega de acuerdo a lo solicitado por el cliente, o bien, detallando las mejores alternativas disponibles en el caso que el cliente solicite asesoría sobre los productos que mejor satisfacen sus requerimientos. 2.2 Productos por importación: En el caso de productos especiales, se informa al cliente que es necesario cotizar los productos solicitados y determinar el tiempo estimado de entrega del presupuesto ya que en este caso, los precios y/o los productos no se encuentran disponibles en forma inmediata por lo cual es necesario cotizar los costos asociados a la importación de los mismos y determinar el tiempo que lleva obtenerlos desde el proveedor internacional, para lo cual se hace entrega al encargado de comercio exterior el formato de Solicitud de Costos por Importación del Anexo ) Se completa el formato del anexo 2 con los resultados del proceso encomendado detallando las alternativas cotizadas, remitiendo el registro del anexo 2 y los respectivos respaldos con la información solicitada al Encargado de comercialización y ventas o responsable designado por el Gerente General y se procede a la emisión del presupuesto. Gerente de ventas, Gerente General y/o Asistente de Ventas. Gerente de Ventas, Gerente General y/o Asistente de Ventas. Asistente de ventas, Gerente de Ventas y/o Gerente General. Encargado de comercio exterior. Gerente General. INGRESAR PRESUPUESTO AL SISTEMA SIA ENVIAR PRESUPUESTO AL CLIENTE CLIENTE ACEPTA PRESUPUESTO? EMITIR ORDEN DE PEDIDO FIN NO ORDEN DE COMPRA U OTRO RESPALDO EMITIDO POR EL CLIENTE ORDEN DE PEDIDO ORDEN DE COMPRA 2.4) Una vez emitido el presupuesto, debe ser ingresado al Sistema SIA 2.0, para que sea asignado el número correlativo al presupuesto: a) El primer paso es ingresar nombre de usuario, contraseña y contraseña de seguridad, luego se debe seleccionar el cliente, en caso que este no esté ingresado, el usuario debe ir a la opción del menú izquierdo de la pantalla: CLIENTES-> AGREGAR. Y completar los datos requeridos en este ítem: -RUT -RAZON SOCIAL -GIRO -DIRECCIÓN -COMUNA -CIUDAD -REGIÓN Cuando el cliente ya exista en la base de datos, se ingresa a la opción del menú izquierdo PRESUPUESTOS y luego presionar Agregar. En esta instancia, se debe completar la siguiente información relativa al presupuesto que está en ingreso: Encargado de comercialización y ventas o responsable designado por el Gerente General. Encargado de comercialización y ventas o responsable designado por el Gerente General. Encargado de comercialización y ventas o responsable designado por el Gerente General.

3 Página: 3 de 11 P-COM-D-02 FIN FACTURA DE VENTA ELECTRONICA TIPO DE DOCUMENTO: Especificar si es una Carta o un Presupuesto. La carta se utiliza a modo de disculpas al cliente, cuando por motivos técnicos u otros, no es posible generar el presupuesto. FECHA DE EMISION: Fecha de creación del presupuesto. TIPO DE VENTA: Condiciones de venta de los productos a presupuestar. Puede ser de los siguientes tipos: Responsables de acuerdo a lo establecido en procedimiento P-GAF-D IMPORTACION DIATERM: Los productos son importados por la empresa. - IMPORTACION DIRECTA: Los productos son importados por el cliente desde el proveedor internacional. - STOCK IMPORTADO: Productos que se encuentran en stock importados por Diaterm. - PRODUCTO NACIONAL: Productos de fabricación nacional, según requerimientos del cliente. Asistente de Ventas, Encargado de bodega y despacho o Responsable designado por el Gerente General. CATEGORIA: Tipos de productos a presupuestar, teniendo las siguientes opciones -BOMBAS PARA AGUA -BRAZOS DE EXTRACCIÓN -CONTROLES HVAC -FILTROS PARA AIRE -MANOMETROS DIFERENCIALES -MIXTO (Más de un tipo de producto en el mismo presupuesto). -RECUPERADORES DE CALOR -REPUESTOS PARA BOMBAS B&G -REPUESTOS PARA TORRES SPX -TORRES DE ENFRIAMIENTO -VÁLVULAS DE EQUILIBRADO RESPONSABLE: Encargado de emitir el presupuesto. HUNTER: Encargado de recordar el seguimiento del presupuesto. CONTACTO: Persona de contacto del cliente. Se puede agregar en cualquier momento al sistema. Puede existir más de un contacto por cliente. DESCRIPCION: Descripción general del presupuesto. MONEDA: Especificar si es un presupuesto en Dólar, Peso o UF. TOTAL: Valor neto del presupuesto, el cual es de carácter obligatorio para que el presupuesto quede oficialmente ingresado. 2.5) luego, el presupuesto, es enviado al cliente a través de correo electrónico, u otro medio definido entre la empresa y el cliente, de acuerdo al formato establecido en el Anexo 1: Ejemplo formato de Registro Presupuesto.

4 Página: 4 de 11 4) Presupuestos aceptados: 4.1 Un presupuesto es aceptado a través de una orden de compra emitida por el cliente u otro medio según corresponda, con cuya información se procede a emitir la solicitud en el caso de los productos por importación que requieren ser importados, la cual es entregada al encargado de compras e importaciones, quien procede a cursar la solicitud. GUIA DE DESPACHO ELECTRONICA 4.2 Para los productos en stock, el proceso continua con la emisión de la Orden de pedido, remitiendo este registro al encargado de bodega y despacho para solicitar los productos registrando cuando corresponda el número de orden de compra asociada, verificando que la información registrada sea acorde a la información contenida en el presupuesto aceptado y/o orden de compra enviada por el cliente u otro respaldo. Cuando el cliente acepta telefónicamente el presupuesto o no adjunta orden de compra, se indica en la casilla O/C de la Orden de pedido que se trata de una Orden de pedido sin orden de compra. En caso contrario, se registra en dicha casilla, el número de orden de compra asociada al pedido. 5) La entrega de los productos se realiza de acuerdo a lo establecido en el procedimiento P-COM-D-02. FACTURA DE VENTA ELECTRONICA 6) Toda salida de productos se respalda con guia de despacho electrónica. 7) Toda Orden de pedido origina al final del proceso una factura de venta electrónica. 7.1 COMPRAS NACIONALES Las compras de productos nacionales, sólo se efectúan en forma excepcional cuando los requerimientos del cliente así lo establecen. 8.- REGISTROS 8.1 PRESUPUESTO 8.2 ORDEN DE PEDIDO 8.3 GUIA DE DESPACHO ELECTRÓNICA 8.4 FACTURA DE VENTA ELECTRÓNICA 8.5 SOLICITUD DE COSTOS POR IMPORTACIÓN

5 Página: 5 de ANEXOS 9.1 ANEXO 1: Ejemplo formato de Registro Presupuesto 9.2 ANEXO 2: Ejemplo Solicitud de costos por importación 9.3 ANEXO 3: Ejemplo de formato de registro Orden de pedido 9.4 ANEXO 4: Ejemplo formato de Registro Guía de despacho Electrónica. 9.5 ANEXO 5: Ejemplo formato de registro Factura de Venta Electrónica.

6 Página: 6 de 11 ANEXO 1: Ejemplo formato de Registro Presupuesto

7 Página: 7 de 11 ANEXO 2: Ejemplo Solicitud de costos por importación Proveedor: SOLICITUD DE COSTOS POR IMPORTACIÓN Nº At. Depto. de Importaciones País De Hugo Navarro V. Ciudad Cliente XXXXXXX Zip-Code Embarcador Moneda Dolares Euros Contacto Valores EX-FAB. FOB Teléfono Flete Marítimo Aereo Fecha Cotiz. XX / XX / XXX Peso Kg. Libras ITEM CANT. DESCRIPCION VALOR PESO VOLUM. PESO VOLUM. COSTO COSTO Nº UNID. DEL PRODUCTO UNIT. UNIT. UNIT. TOTAL TOTAL UNIT. TOTAL Observaciones :

8 Página: 8 de 11 ANEXO 3: Ejemplo de formato de registro Orden de pedido ORDEN DE PEDIDO N

9 Página: 9 de 11 ANEXO 4: Ejemplo formato de Registro Guía de despacho Electrónica

10 Página: 10 de 11 ANEXO 5: Ejemplo formato de registro Factura de Venta Electrónica.

11 Página: 11 de MODIFICACIONES AL DOCUMENTO VERSION FECHA REVISION CAMBIOS REALIZADOS Se modifica Nota de pedido cambiando por Orden de pedido Se actualiza registro de factura a factura electrónica, se adjunta anexo Se modifica punto 1 y 2 respecto a las actividades de recepción de requerimientos del cliente Se incorpora ingreso de presupuestos al sistema SIA 2.0 Se modifica concepto de Nota de Venta por Orden de Pedido Se corrige código de procedimiento P-GAF- D-01 por código correcto P-COM-D-02. REALIZADO POR: Asistente de ventas Asistente de Ventas Asistente de Ventas Coordinadora de Calidad Coordinadora de Calidad APROBADO POR: Gerente de ventas Gerente de Ventas. Gerente de Ventas. Gerente de Ventas Gerente de Ventas