2. DOCUMENTOS QUE GENERAN MOVIMIENTO AL INVENTARIO EN CANTIDADES EN EL SIIGO 3. DOCUMENTOS QUE GENERAN MOVIMIENTO AL INVENTARIO EN VALORES EN EL SIIGO

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1 Página 1 de 11 I. METODOLOGÍA 1. CONCEPTOS A. INVENTARIOS: Bienes tangibles que están disponibles para la venta o para su uso en la producción. Los productos considerados como inventarios serán registrados en el sistema contable IGO en cantidades y valores. Los productos de inventario son de consumo constante y quedan en custodia del almacén. B. GASTOS: Se considerarán como GASTOS aquellos productos ó suministros que son requeridos para OT s específicas y otros que Contabilidad o la Gerencia lo determinen. Sólo algunos quedan en custodia del almacén. C. IGO: Software contable que registra todos los movimientos de la empresa para su procesamiento. 2. DOCUMENTOS QUE GENERAN MOVIMIENTO AL INVENTARIO EN CANTIDADES EN EL IGO A. Documento E-001: Nota de Ingreso por Importación B. Documento E-002: Nota de Ingreso por Compras Locales C. Documento H-001: Nota de Salida a producción D. Documento H-015: Nota de Salida del Almacen 16 al 17 por ventas del Pañol a Yanacocha. E. Documento S-002: Guía de Remisión por Ventas de mercaderías F. Documento T-009: Transferencia del almacén Lima a otra sede (Proyecto) G. Documento T-016: Transferencia del almacén 16 al 17 por diferencias en el uso de códigos en la atención a Yanacocha. H. Documento L-009: Ajuste de inventario I. Documento C-004: Nota de Crédito 3. DOCUMENTOS QUE GENERAN MOVIMIENTO AL INVENTARIO EN VALORES EN EL IGO A. Documento L-011: Valorización de las Importaciones B. Documento L-012: Valorización de las Compras Locales C. Documento L-007: Valorización del costeo mensual a los documentos H-001, H-015 y S-002 D. Documento L-009: Valorización de Ajuste de Inventario APROBACIONES ELABORADO REVISADO APROBADO MBRE / FIRMA Rafael Avalos Flor Fierro Camilo Sarmiento CARGO Analista de Inventarios Rep. de la Dirección Gerente General

2 Página 2 de POLÍTICAS GENERALES: IT POLITICA DOCUMENTO AL QUE APLICA 01 Todo ingreso o salida de los inventarios en el almacén, deberá tener sustento documentario. E-001, E-002, H-001, H-015, S-002, T-009, T-016, L Todo movimiento del inventario (cantidad y valor) deberá ser registrado en su mes respectivo. Cualquier regularización de movimientos anteriores al mes en curso deberá ser notificado como Ajuste de Inventario, previa coordinación con Contabilidad y Control de Inventarios. Todo ingreso por compras locales o de importación deberá tener como sustento para registrar su ingreso al almacén, Factura del Proveedor, Orden de Compra (ver Recepción de productos y Almacenamiento ). Todo ingreso de importación deberá ser por lo indicado en la factura ó si lo recibido es menor a lo indicado en la factura, se registra la cantidad física (cantidad menor). Cualquier diferencia como faltante o sobrante deberá ser comunicado mediante un correo al Jefe de Logística, Control de Inventarios, Contabilidad; a fin de tomar las acciones del caso. Todo pedido al almacén deberá realizarse con una ORDEN DE PEDIDO, documento Z del IGO, sea para INVENTARIO ó para GASTO. Todo producto facturado de importación, pendiente de ser recibido será considerado como mercadería en tránsito en la cuenta Existencias por recibir, antes del cierre de mes deberá tenerse respuesta por parte de Logística a fin de evitar se siga acumulando la cuenta mencionada. El ajuste de barras y tubos se realizarán todos los meses, considerando como chatarra cantidades menores a 20 pulgadas. Las salidas generadas en el mes, que no fueron retiradas por planta o que la OT no ha sido facturada, deberá ser cambiada al mes siguiente y así hasta que sea facturada la OT ó que el Jefe de Planta indique su reingreso al almacén, si es en el mes en curso, se procederá a anular el documento, sino mediante un ajuste L-009 E-001, E-002, H-001, H-015, S-002 E-001, E-002 E-002 Z-001, Z-002, Z-003 L-009 L-009 H-001, L PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO PARA EL MANEJO DE LOS INVENTARIOS A. Generación de Pedidos al Almacén a. Pasos a seguir para generar OP en el IGO B. Recepción de Productos y Almacenamiento C. Atención de Ordenes de Pedidos D. Tratamiento para Devoluciones E. Ajustes de Inventario

3 Página 3 de 11 PASOS GENERACIÓN DE PEDIDOS AL ALMACÉN 1 Necesidad de generar pedido al almacén para retirar productos para las OT s de producción, suministros para la planta, atención de Ventas Napa, atención de todas las áreas, devoluciones de planta, reposiciones de stock El pedido es para una OT de Planta? Generar documento Z-001 en el IGO (Ver Instructivo Para Generar Ordenes de Pedido por el IGO) Z-001 El pedido es para Ventas Napa / Proyectos? Generar documento Z-002 en el IGO (Ver Instructivo Para Generar Ordenes de Pedido por el IGO) Z El pedido es para el desarrollo de las actividades de otras áreas? Generar documento Z-003 en el IGO (Ver Instructivo Para Generar Ordenes de Pedido por el IGO) Z-003 El pedido es para hacer devolución interna de productos al almacén? Generar documento Z-007 en el IGO (Ver Instructivo Para Generar Ordenes de Pedido por el IGO) Z-007 El pedido es para hacer una reposición de stock? Generar documento Z-010 en el IGO (Ver Instructivo Para Generar Ordenes de Pedido por el IGO) Z Entregar la O/P al almacén Teléfono Físicamente (si se requiere cargo de recibido) 4 Hacer seguimiento a los pedidos generados para solicitarlos al almacén en el momento que sea requerido por el usuario 5 Seguir procedimiento para Atención de Ordenes de pedido por el Almacén

4 Página 4 de 11 Entrar al IGO en: PASOS A SEGUIR PARA GENERAR ÓRDENES DE PEDIDO POR EL IGO PASO 01: 09 Órdenes de Pedido / Elaboración de órdenes de pedido / Seleccionar tipo de pedido: Z-001 PED. PLANTA: 1. Utilizado para solicitar al almacén barras, tubos, sellos, otros; que tienen una OT directa de producción. 2. El centro y sub centro de costo a utilizar será el mismo de la OT. 3. El RUC, será el del cliente de la OT. Ejm: OT-7290 (6) RB SERVICES S.AC. Z-002 PED. NAPA: 1. Utilizado para solicitar al almacén la atención de Ordenes de Compra por Ventas Napa / Mangueras 2. El centro y sub centro de costo a utilizar será: a (Lima - Napa) b (Yanacocha Mangueras) 3. El RUC, será el del cliente de la venta Ejm: Pedido para CONIRSA Z-003 PED. OTROS: 1. Utilizado para solicitar al almacén cualquier producto para el desarrollo de nuestras actividades de todas las áreas. 2. El centro y sub centro de costo a utilizar variará dependiendo del área solicitante: a : Almacén b : Administración c : Contabilidad d : Planta Administración e : Planta Producción f : Ventas g. 004 : Mantenimiento h : Lima Servicios (suministros para producción) 3. El RUC, será el de Hydraulic Systems

5 Página 5 de 11 Z-007 DEV. PLANTA: 1. Utilizado para solicitar una devolución al almacén de los productos que no han sido utilizados en las OT s. 2. El centro y sub centro de costo a utilizar será: a : Lima Servicios (si no se tiene claramente identificado la OT) b. xxxx yyy : N OT identificada 3. El RUC, será el de Hydraulic Systems ó el del cliente si se tiene la OT. Z-010 REPOS. STOCK: 4. Utilizado para solicitar reposiciones de stock para el almacén. 5. El centro y sub centro de costo a utilizar será: a : Lima Servicios (producción) b : Lima Napa (ventas) El RUC, será el de Hydraulic Systems PASO 02: Ingresar en moneda 1, enter y click en, para avanzar. PASO 03: Registrar los siguientes datos en: Fecha : fecha del día generado el documento C.C. : Variará dependiendo del tipo de pedido F. Entrega : Fecha de entrega del pedido RUC : Variará dependiendo del tipo de pedido Nombre : Avanzar con enter Vend. : Avanzar con enter F. Pago : Avanzar con enter En la siguiente ventana avanzar todos los campos con enter, hasta salir y aparezca la ventana de productos a solicitar.

6 Página 6 de 11 PASO 04: Registrar el código del producto a requerir, avanzar con enter e indicar la cantidad requerida, seguir hasta terminar de listar los items a solicitar al almacén. TA: Para registrar el código de producto se puede utilizar la opción de búsqueda por referencia o descripción de la opción Búsqueda que figura en la parte superior de la ventana. PASO 05: Para grabar el pedido presionar F1 ó el símbolo de la banderita roja PASO 06: A continuación aparecerá el número asignado, avanzar con enter y colocar en el mensaje el motivo o necesidad del pedido. PASO 07: Aparecerá la vista previa y se mandara la impresión.

7 Página 7 de PASOS RECEPCIÓN DE PRODUCTOS Y ALMACENAMIENTO PROCESO DE COMPRAS Recibir Orden de Compra O/C de productos a recepcionar Y-001 O/C de Importación Y-002 O/C Nacional Y-003 O/C Nacional para ventas Napa Recepcionar productos del proveedor, revisando: Producto Físico (cantidad, calidad) Guía, Factura de proveedor O/C emitida por HYdraulic Systems SAC Verificar que el producto físico y documentos coincidan Y-001 Y-002 Y Almacenar en su ubicación respectiva Es conforme? Generar Nota de Entrada E-001 Ingreso por compras de importación E-002 Ingreso por compras locales STOCK El producto tiene pedido o es para stock? O/P, O/C cliente Seguir procedimiento para Atención de Ordenes de pedido por el Almacén E-001 E-002 Informar al responsable de compras de la diferencia encontrada, para hacer las correcciones del caso o devolución del producto Proveedor acepta cambio o devolución? Responsable de compras deberá enviar un correo al G. General, pidiendo se realice un ajuste Seguir procedimiento para Tratamiento para Ajustes de Inventario Tramitar cambio de factura ó Nota de Crédito si requiere N/C

8 Página 8 de 11 PASOS ATENCIÓN DE ORDENES DE PEDIDO Generar H-001, de la O/P Z- 001 y si es el caso de Z-003 Separar en las cajas de OT, en espera de que Planta retire los productos Generar su ORDEN DE PEDIDO (O/P) en el IGO, utilizando el documento Z, según sea el caso y área. (Ver Instructivo para generar un pedido al almacén a través del IGO ) Recepcionar O/P Teléfono Físicamente Identificar tipo de O/P Z-001 (Planta OT) Z-002 (Ventas Napa) Z-003 (Pedido Otros, útiles, suministros) Revisar saldos y ubicación en el IGO, según sea el tipo de producto Se tiene stock? Separar productos y alistarlos INVENTARIO PLANTA El producto es gasto o inventario Es atención a Planta o Ventas Napa? GASTO VENTAS NAPA Es venta ó transferencia? VENTA Generar Guía de Remisión (S-002) DE LA O/P Z-002 Pasar a Control de Inventarios para autorizar compra Entregar a solicitante, haciendo firmar O/P como cargo TRANSFERENCIA Seguir Proceso de Compras Generar Guía de Remisión (T-009) 10 Entregar a los usuarios en el momento Entregar a facturación para generar factura Entregar a transportista para su despacho ó Cliente de mostrador FIN

9 Página 9 de 11 PASOS 1 TRATAMIENTO PARA DEVOLUCIONES Necesidad de generar una devolución al almacén 2 3 VENTAS NAPA Es devolución de Planta ó de Ventas Napa? PLANTA Solicitar al Cliente devuelva el producto en las condiciones físicas entregadas junto con la Guía de Remisión ó generen una Guía de Devolución por parte de ellos Generar documento Z- 007 en el IGO (Ver Instructivo Para Generar Ordenes de Pedido por el IGO) Entregar a Control de Inventarios los productos físicos con el documento de devolución. 4 5 El vendedor deberá enviar un correo explicando el motivo de la devolución (indicar producto, acciones a tomar si se devuelve el dinero, se cambia producto, etc: Jefe de almacén Vendedor mostrador Napa Control Inventarios Asistente Contable Contador Recepcionar el producto por parte del almacén y verificar si todo es conforme en relación a la venta entregada con anterioridad Revisar los productos físicos con el documento y firmar un cargo para entregar al Técnico de Repuestos de Planta Seguir procedimiento para Ajustes de Inventarios 6 Comunicar al cliente que no procede la devolución, se considera venta efectuada Es conforme? Procede la devolución? 7 Cliente acepta respuesta? Anular Guía de Remisión y Factura de venta, de ser posible caso contrario generar Nota de Crédito (Doc. C-004) 8 Comunicar a la Gerencia el problema generado con el Cliente, pedir autorización para que el producto sea recibido por el almacén Se generará nueva atención? FIN 9 10 Autorización vía correo por parte de Gerencia con copia a los involucrados Seguir procedimiento para Ajustes de Inventarios Seguir procedimiento para Atención de Ordenes de pedido por el Almacén

10 Página 10 de 11 PASOS 1 TRATAMIENTO PARA AJUSTES DE INVENTARIO Detectar la necesidad de ajustar el inventario por: Resultado de Inventarios cíclicos ó generales Revisión por parte del personal de almacén Revisión por parte de cualquier personal de HYSY Resultado de devoluciones realizadas por planta (Z-007) Revisión de productos a dar de baja ó chatarra (mermas) Resultado de devoluciones de clientes (Ventas Napa) Resultado de faltantes en la recepción de importaciones 2 Comunicar al Analista de Inventarios cualquiera de los resultados indicados anteriormente, mediante un correo con copia al Asistente Contable y Contador; para las devoluciones de Planta entregar un cargo del documento Z-007 (Ver Generación de Pedidos al almacén ) Z Analizar el producto a ajustar en cuanto: Movimiento del kárdex Ajustes realizados con anterioridad Estado de Ordenes de Pedido Duplicidad de códigos en el Catálogo de Productos Productos equivalentes con saldo y movimiento 4 5 Valorizar el efecto del ajuste en moneda soles, enviar un correo solicitando autorización para realizar el ajuste a: Contador Gerente General Asistente Contable Jefe de Almacén Administradora (si requiere) Cualquiera de los indicados podrían rechazar el ajuste o pedir otras explicaciones del caso. El Contador deberá responder en un plazo de 08 horas, se procedo o no el ajuste y que debe realizarse Realizar el ajuste en cantidades con el documento L-009 Ajuste de Inventario, tendiendo en cuenta: Valor máximo a ajustar por mes de S/. 10, (Si el monto es mayor, la diferencia se aplicará en partes proporcionales en los meses que resta del año en ejercicio o el determinado por el Contador) Valor máximo a ajustar por artículo al mes de S/ Comunicar vía correo al Asistente Contable y Contador, el ajuste realizado indicando el número correlativo generado. Entregar una copia impresa firmada, al Asistente Contable El Asistente Contable realizará la volorización del ajuste contra la cuenta Ajuste de Inventario L-009

11 Página 11 de 11 II. CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO N Versión 02 DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO Se modificó la codificación del documento según el Procedimiento Control de Documentos (P-DO-01), ya no hace referencia sólo a Sistema de Gestión Administrativa, sino como Sistema Integrado de Gestión. Se agregó el punto II. Control de Cambios del Documento. Se retiró en el punto 2. Documentos que generan movimiento al inventario en cantidades en el IGO, los documentos T-004 (Transferencia entre almacenes de otra sede al almacén central Lima) y T-005 (Transferencia del almacén central Lima al almacén Morales Durares) y se agregó el documento H-015. En el punto 4. Políticas Generales, ítem 07, se modificó la cantidad a considerar como chatarra en barras y tubos a 20 pulgadas. Se incluyó el flujo para generar Órdenes de Pedido OP por el sistema IGO, antes en IA-001. FECHA