SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN P-GA-01 MANIPULACION, ALMACENAMIENTO, CONSERVACION Y ENTREGA

Transcripción

1 Página 1 de 7 1 OBJETIVOS Establecer la metodología que permita preservar el producto hasta su entrega al destino previsto y mantener la conformidad con los requisitos. 2 ALCANCE Es aplicable a las actividades de recepción, atención de pedidos, almacenamiento y manipulación de productos. 3 RESPONSAB. JEFE DE ALMACÉN.- Cumplir y hacer cumplir el presente procedimiento por el personal a su cargo. Revisar la documentación generada en su área. Aprobar las reposiciones de stock generadas por el personal de almacén. Hacer seguimiento a los préstamos realizados por parte del almacén. Tramitar y hacer seguimiento a las devoluciones efectuadas así como la documentación requerida ALMACENEROS.- Realizar las operaciones de recepción, manipulación, almacenamiento y entrega de los productos siguiendo el presente procedimiento. Comunicar al, cualquier irregularidad presentada. Mantener los registros del área en forma clara y de fácil ubicación. 4 REFERENCIA Norma ISO 9001:2008 (Requisito Preservación del producto) Norma ISO 9000:2005 P-GO-01 Compras Locales P-GO-02 Importaciones 5 TERMINOLOGIA Inventarios: Bienes tangibles que están disponibles para la venta o para su uso en la producción. Los productos considerados como inventarios serán registrados en el sistema contable SIIGO en cantidades (almacén) y valores (contabilidad). Los productos de inventario son de consumo constante y quedan en custodia del almacén. Pueden ser considerados como INVENTARIO y MERCADERÍA NAPA. Gastos: Se considerarán como Gastos aquellos productos ó suministros que son requeridos para la producción y otros que Contabilidad o la Gerencia lo determinen. Algunos quedan en custodia del almacén. Activo Fijo: Bien propiedad de la empresa, donde la compra no se destina para venderse o consumirse; el valor del mismo debe superar la 1/4 parte de la UIT y el consumo o deterioro del activo se da en el tiempo. SIIGO: Software contable que registra todos los movimientos de la empresa para su procesamiento. O/T: Orden de trabajo O/P: Orden de Pedido 6 POLITICAS La recepción de productos se realiza con la Orden de Compra según indica el procedimiento P-GO- 01 y P-GO-02. Los pedidos de reposición de gastos, útiles de oficina, equipos de protección personal, gases industriales serán elaborados por los almaceneros y aprobados por el con su V B. Los productos de inventario son repuestos por el Analista de Inventarios. Los pedidos que sean para OT s podrán pasar directamente a Control de Inventarios sin necesidad del V B del, para agilizar el trámite. La ubicación de los productos deberán seguir el criterio de los más pesados en la parte inferior y los de mayor rotación deben tener fácil acceso a su ubicación. APROBACIONES ELABORADO REVISADO APROBADO NOMBRE / FIRMA Michel Romero Flor Fierro Camilo Sarmiento CARGO Rep. de la Dirección Gerente General

2 Página 2 de 7 7 DESARROLLO 7.1 RECEPCIÓN DE PRODUCTOS 1 / Recepción de productos.- Recepcionar los productos según Política de manejo de inventarios en Hydraulic Systems SAC, ver 4.B Recepción de productos y almacenamiento. NOTA: Los productos que no sean conformes y/o no sean aprobados por el solicitante, se procederá a devolver el producto y facturas al proveedor, se coordinará con el RED si requiere registro de SAC. Para la recepción se deberá contar con la Orden de Compra para el cruce y verificación de lo recibido. Para el caso de los gastos ó compras que no llevan O/C, se deberá solicitar al Comprador o Jefe de Logística, firme y selle la factura en conformidad de lo pedido al proveedor para continuar con la recepción. Sellar los documentos en señal de conformidad y entregar cargos al proveedor. Registrar la factura en el Cuaderno de control de facturas. 2 / NOTA: En la recepción de Activos, se deberá comunicar al área Contable mediante correo, la llegada del mismo. Trámite documentario de las recepciones.- Para recepciones de INVENTARIO ó MERCADERÍA NAPA por compras locales o de importación: Generar Nota de Entrada, adjuntar 02 copias de la O/C al proveedor, Factura y Guía del proveedor. Seguir con el punto 7.2 Manipulación y almacenamiento Para recepciones de GASTOS por compras locales o de importación: Adjuntar las 02 copias de la O/C al proveedor si requiere (Ver P-GO-01 Compras, P-GO-02 Importaciones), Factura y Guía del proveedor. Seguir con el punto 7.2 Manipulación y almacenamiento. 3 Verificación de facturas.- Revisar los documentos registrados de las recepciones y sellar V B en Facturas y notas de entrada, en señal de conformidad y aceptación. 4 / Tramite del Cuaderno de Control de facturas.- Entregar al área de Logística el Cuaderno de control de facturas con los documentos de la recepción para su revisión y posterior entrega a Control de Inventarios y Contabilidad para su registro y pago correspondiente. 7.2 MANIPULACIÓN Y ALMACENAMIENTO 1 / Identificación de producto a almacenar.- Identificar si el producto recibido es para stock, atención de OT u O/C del Cliente. Si es para stock: Ubicar los productos en los estantes, parihuelas destinadas para el almacenamiento según el tipo de producto. Ver anexo 01 Tipos de embalaje para almacenamiento de productos, teniendo en cuenta protegerlos del medio ambiente. Si es para atención de OT: Colocar en las cajas de los estantes de Productos Completos y/o Productos Incompletos identificándolos con las tarjetas Atención de ordenes de pedidos para OT S Almacén Hydraulic, ver anexo 02. Si es para O/C Cliente Napa: Coordinar con Rep. Ventas Napa, el despacho.

3 Página 3 de 7 2 / Verificación y creación de ubicaciones en el SIIGO productos en stock.- Verificar si el producto a ser almacenado para stock tiene ubicación existente en el SIIGO: Para los productos que tengan ubicación creada en el SIIGO proceder a colocar el producto en dicha ubicación. Ver anexo 03 Códigos de ubicaciones de productos en el almacén. Para los productos que no tienen ubicación asignada en el SIIGO, identificar el lugar de almacenamiento correspondiente y registrar la nueva ubicación en el SIIGO y proceder a almacenar el producto. Ver anexo 03 Códigos de ubicaciones de productos en el almacén. 3 / Manipulación de productos.- Utilizar los implementos de seguridad necesarios para la manipulación de los productos. Manipular los productos según el tamaño y peso con ayuda de las transpaletas, montacargas y/o con la ayuda de un compañero. 7.3 ATENCIÓN DE PEDIDOS 1 / Separación de productos.- Atender los pedidos según PA-018 Política de manejo de inventarios en Hydraulic, ver 4.C Atención de órdenes de pedidos. Si es para OT s: Ubicar los productos según ubicación y stock indicado. Generar Nota de salida e imprimir 01 copia. Separar los productos en las cajas de Productos Completos y/o Productos Incompletos según corresponda identificados con su tarjeta Atención de ordenes de pedidos para OT S Almacén Hydraulic, ver anexo 02. Adjuntar las notas de salida a los productos hasta su entrega. Registrar en la pizarra de OT s completas y OT s incompletas según corresponda para el seguimiento y control de los mismos. Entregar a Control de Inventarios la O/P que estén incompletos indicando los que ya cuentan con nota de salida y los que faltan atención para su revisión y posterior compra. Seguir con el procedimiento P-GO-01 Compras Locales y/o P-GO-02 Importaciones. Si es para ventas y/o transferencia a otro almacén: Ubicar los productos según ubicación y stock indicado Generar Guía de Remisión y coordinar con Rep. Ventas Napa, el despacho. 2 / Entrega de productos.- Si es para OT s (Inventarios): Entregar al Vendedor Planta / Supervisor los productos para ser retirados del almacén Hacer firmar la copia de la Nota de salida en señal de conformidad de lo recibido. Archivar la Nota de salida con firma en el file respectivo. Si es para OT s (Gastos): Entregar al personal Técnico, Supervisor para ser retirados del almacén. Hacer firmar el cuaderno de cargo en conformidad de lo entregado. Si son Activos Fijos: Solicitar al área Contable rotule con el código respectivo y proceda a activar en el Sistema SIIGO.

4 Página 4 de ENTREGA DE PRODUCTOS EN CALIDAD DE PRÉSTAMO 1 Personal Hydraulic Solicitud de préstamo de productos al almacén.- Solicitar al almacén el producto(s) en calidad de préstamo, por correo o en forma verbal indicando la fecha de retorno. 2 / Entrega de productos en préstamo.- Si es para préstamo interno (OT s, ajuste de inventario): Retirar el producto(s) de la ubicación respectiva, registrar los datos del producto en el cuaderno, para realizar el seguimiento. Si es para préstamo externo (salida de las instalaciones): Generar Guía de Remisión por préstamo transfiriendo el producto al almacén N 23 Almacén de productos en préstamos. Revisar al cierre de cada mes si no existen productos en préstamo para su retorno al almacén. 7.5 TRATAMIENTO DE PRODUCTOS NO CONFORMESE EN LA RECEPCIÓN Y ENTREGA DE PRODUCTOS 1 / Identificación y registro del PNC.- La identificación de PNC en la recepción se realiza mediante, el rotulado del mismo. Comunicar al proveedor el cambio del PNC. Para los casos de importaciones coordinar con el Analista de inventarios el retiro del mismo. 7.6 REPOSICIÓN DE PRODUCTOS EN ALMACÉN 1 Revisión de niveles de stock.- Revisar semanalmente los niveles de stock de los productos por líneas y grupos de productos. Realizar la reposición de stock generando una orden de pedido Z-010 en el SIIGO. 2 Aprobación órdenes de reposición de stock Aprobar las órdenes de pedido para pasar a Control de Inventarios 7.7 REPOSICIÓN DE GASES INDUSTRIALES 1 Técnico Hydraulic / 2 / 3 / Comunicación de necesidad de reposición.- Comunicar al almacenero ó, la necesidad de reposición. El personal de almacén revisará diariamente, el stock disponible para su reposición. Comunicación con el proveedor para la reposición.- Verificar si el cilindro o envase se encuentra vació y el estado de los demás envases. Llamar al proveedor solicitando la reposición del producto Recepción de gases industriales y similares.- Recepcionar del proveedor los gases industriales y similares. Entregar al personal de área, el cilindro ó envase lleno

5 Página 5 de ATENCIÓN ALMACEN PLANTA 1 Recepción de productos.- Recepcionar los productos a ser almacenados en el Almacen Planta, estos pueden ser: a) Aceros, bronces: provenientes del proveedor (Seguir con 7.1 Recepción de productos) b) Componentes (tapa, pistón) y sellos desarmados: provenientes del área de evaluación, los cuales deberán estar embalados y etiquetados con la OT correspondiente y se ubicarán en las parihuelas. Registrar los ingresos en el cuadro Control de Ingresos de Materiales. Nota: Los s deberán recoger del área de evaluación los componentes desarmados, procurando sean ingresados posterior a cada desarme, así también podrá ser a solicitud de un Técnico Evaluador, Supervisor, Planner. 2 Manipulación y almacenamiento.- Manipular y almacenar los productos, siguiendo los criterios de volumen, peso, frecuencia. (Seguir con 7.2 Manipulación y Almacenamiento). Todo producto almacenado deberá contar con su respectiva identificación: a) Aceros, bronces: OT en la que será utilizado, indicando pieza a ser fabricada (tapa, pistón, etc) b) Componentes (tapa, pistón) y sellos desarmados: OT de cliente con la que ingreso. 3 Entrega de Productos.- Los productos almacenados serán entregados por los almaceneros a solicitud del Planner, Supervisor, quién deberá indicar vía correo ó verbalmente la relación de componentes que requiere sean repartidas a las áreas de maquinado, dibujo y/o evaluación, Colocándolas en las parihuelas rojas o las que se indiquen. Se deberá hacer firmar el cargo de entrega al Supervisor. Registrar las salidas en el cuadro Control de Ingresos de Materiales. Nota: El Planner deberá enviar la relación de componentes con anticipación a fin de ser separados y tramitados. Para los productos considerados como inventario seguir con 7.3 Atención de Pedidos.

6 Página 6 de 7 8 REGISTROS GENERADOS N CODIGO FORMATO 1 N/A 2 N/A NOMBRE DE REGISTRO RESPONSABLE UBICACIÓN Nota de Entrada: E-001 y E-002 Nota de Salida: H-001, S-002 Estante de archivos Almacén Hydraulic Estante de archivos Almacén Hydraulic TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL 1 año Trefilado 1 año Trefilado 3 N/A Cuaderno de Control de facturas Escritorio Almacén Hydraulic ½ año ó al llenar el cuaderno Desechar N/A Control de Ingresos de Materiales s PC / Almacen Planta 1 año Eliminar 9 ANEXOS: N ANEXO NOMBRE 01 Tipos de embalaje para almacenamiento de productos. 02 Tarjetas celestes Atención de ordenes de pedidos para OT s Almacén Hydraulic 03 Códigos de ubicaciones de productos en el almacén 10 CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO N Versión DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA Se efectuaron cambios en la estructura de codificación y desarrollo de los documentos según PC-GC-01 Control de los Documentos. Se añadieron los puntos 6.- POLITICAS, 8.- REGISTROS, 9.- ANEXOS, 10.- CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO. Se efectuaron cambios en la estructura de Manipulación, conservación y entrega de productos. Se agrego en el 7.1 los criterios de aceptación de los aceros. Se considera 4 meses como tiempo de retención de los registros generados en este procedimiento. Se modificó el procedimiento en general, desde el punto 1 al 9. En el punto 7 Desarrollo se han dividido en 7 sub grupos: RECEPCIÓN DE PRODUCTOS MANIPULACIÓN Y ALMACENAMIENTO ATENCIÓN DE PEDIDOS ENTREGA DE PRODUCTOS EN CALIDAD DE PRÉSTAMO TRATAMIENTO DE PRODUCTOS NO CONFORMESE EN LA RECEPCIÓN Y ENTREGA DE PRODUCTOS REPOSICIÓN DE PRODUCTOS EN ALMACÉN REPOSICIÓN DE GASES INDUSTRIALES Se modificó la codificación del documento según el Procedimiento Control de Documentos, ya no hace referencia sólo a Sistema de Gestión de la Calidad, sino como Sistema Integrado de Gestión. Se adicionó el punto 7.8 Atención Almacén Planta. Se quitaron los anexos 4, 5 y 6. Se modificó el punto 7.5 en relación al tratamiento de PNC en la recepción 29/11/07 14/03/08 14/08/09 18/05/ /09/2013

7 Página 7 de 7 ANEXO 01: TIPOS DE EMBALAJE PARA ALMACENAMIENTO DE PRODUCTOS TIPO DE PRODUCTO Sellos Pernos, tuercas, válvulas Barras cromadas Tubos micro bruñidos TIPO DE EMBALAJE Bolsa plástica y/o caja de cartón Bolsas plásticas y/o caja Cartón corrugado Tapón plástico y/o strech film ANEXO 02: TARJETAS DE OT S ANEXO 03: CODIGOS DE UBICACIONES DE PRODUCTOS EN EL ALMACÉN La lectura de una ubicación es: 1. Estante, de derecha a izquierda (NUMÉRICO) 2. Fila, de arriba hacia abajo. (LETRAS) 3. Columna, de izquierda a derecha. (NUMÉRICO)