RECEPCIÓN DE INSUMOS. Versión: 07 Vigente a partir de: 03/Mar/2014 DOCUMENTOS SÓLO PARA CONSULTA ELABORÓ: REVISÓ: AUTORIZÓ:

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1 1 de 9 PROCEDIMIENTO DOCUMENTOS SÓLO PARA CONSULTA ELABORÓ: REVISÓ: AUTORIZÓ: Fecha: Fecha: Fecha: Firma: Firma: Firma: Nombre: Héctor Román Evia Carsi Nombre: Ricardo Madrazo Villarreal Nombre: Gabriela Noé Valdez Puesto: Gerente de Logística Puesto: Director de Cadena de Suministro Puesto: Responsable Sanitario

2 2 de 9 1. OBJETIVO Establecer el mecanismo para la recepción de insumos que permita garantizar que cumplen con los requisitos de calidad establecidos. 2. ALCANCE El presente documento abarca desde la recepción de insumos hasta su revisión y aceptación para ingresar al Almacén. 3. DEFINICIONES 3.1 Almacén: Área donde se guardan materias primas, materiales, intermedios y fármacos, en condiciones controladas de orden y limpieza. 3.2 Fecha de caducidad: 3.3 Insumos para la salud: Fecha de término de la vida útil de un insumo que se calcula a partir de su fecha de fabricación, esterilización o calibración Medicamentos, sustancias psicotrópicas, estupefacientes y las materias primas y aditivos que intervengan para su elaboración; así como los equipos médicos, prótesis, órtesis, ayudas funcionales, agentes de diagnóstico, insumos de uso odontológico, material quirúrgico, de curación y productos higiénicos. 3.4 Lote: Cantidad de materia prima o de insumos, que haya sido elaborada en un ciclo de producción, bajo condiciones equivalentes de operación y durante un periodo determinado. 3.5 O.C.: Orden de Compra. 3.6 Período de caducidad: Es el periodo de vida útil de un medicamento o insumo. Tiempo durante el cual un producto contenido en su envase de comercialización y conservado en condiciones indicadas en su etiqueta o marbete permanece dentro de las especificaciones establecidas. 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Coordinador de : Seguir y cumplir el presente procedimiento Comunicar al Jefe de Operaciones cualquier desviación en documentos entregados por el Proveedor Jefe de Operaciones: Supervisar el cumplimiento del presente procedimiento.

3 5. LINEAMIENTOS GENERALES Código: 3 de Certificados: Medicamentos, si el Proveedor no entrega el certificado analítico y certificado diluyente cuando aplique, no se recibe el producto Para el caso de otros insumos para la salud se debe solicitar el certificado o dictamen de calidad de parte del fabricante Temperatura: Deberán verificarse las condiciones de temperatura en que se están recibiendo los medicamentos sobre todo en aquellos cuyo marbete indique condiciones especiales como refrigeración, congelación, entre 2 C y 25 C, etc En caso de rechazo de producto con condiciones especiales de temperatura, por no cumplir con la temperatura establecida, el Almacenista deberá de asegurarse que el nuevo envío no corresponda al mismo lote previamente rechazado, para ello solicitará copia de la FACTURA y se comunica al Jefe de Compras para que él genere acuerdos con el Proveedor Recepción: La descarga del producto debe realizarse considerando: Nivel de urgencia para la entrega al Cliente. Cumplir con el nivel de inventario mínimo requerido en el almacén (15 días de inventario) Fecha de Caducidad: Medicamentos y aquellos productos que ostenten fecha de caducidad debe registrarse para poder realizar la salida de los insumos del almacén con base a: Primeras Caducidades-Primeras Salidas Demás insumos el sistema inmediatamente genera las salidas con base a la fecha de entrada esto se denomina: Primeras -Primeras Salidas. (ver MANEJO DE FECHAS DE CADUCIDAD (ALMA-POL-01)) 5.5. Medicamento Controlado: Para la recepción de medicamentos controlados revisar el procedimiento MANEJO DE PRODUCTOS CONTROLADOS (ALMA-PNO-) En caso de productos controlados si existe desviación no se acepta el producto. 6. REFERENCIAS 6.1. NORMAS / LEYES / REGLAMENTACIONES Ley General de Salud. Reglamento de Insumos para la Salud. NOM-059-SSA1-2013, Buenas prácticas de fabricación de medicamentos. NOM-241-SSA Buenas prácticas de fabricación para establecimientos dedicados a la fabricación de dispositivos médicos

4 4 de FUENTES BIBLIOGRÁFICAS FEUM Suplemento para establecimientos dedicados a la venta y suministros de medicamentos y demás insumos para la salud. 4 edición. FEUM Suplemento para dispositivos médicos. 2da edición. 7. DIAGRAMA DE FLUJO

5 5 de 9 8. DESARROLLO 1 Proveedor Entrega Documentos. Entrega documentos al Personal de Seguridad del Almacén. 2 Personal de Seguridad Notifica Ingreso de Proveedor. Notifica verbalmente al Coordinador de sobre el ingreso del Proveedor y entrega documentación. 3 Coordinador de Recibe documentación. Recibe la siguiente documentación: Compra Nacional: 1. Factura Original. 2. Orden de compra (O.C.). 3. Packing List (en caso de Activo Fijo). Medicamento: 1. Certificados analíticos del producto. 2. Certificado de Diluyentes (para medicamentos que contengan diluyentes). En el caso de dispositivos médicos: Certificados de Calidad. Factura Orden de Compra Certificados Importaciones: De acuerdo a lo establecido en el procedimiento IMPORTACIONES (CORP- COMP-PNO-) 4 Coordinador de Visualiza O.C. Genera reporte en SAP (MIGO) para visualizar las órdenes pendientes de compra referenciada en la factura del Proveedor. 5 Coordinador de Verifica Documentos. Verifica que los datos de la O.C. coincidan con los de la Factura, los datos a verificar son: Producto. Importe. Cantidad. Registra verificación de la documentación en el formato INSPECCIÓN EN (-FC-01). Inspección en la Recepción de Insumos -FC-01

6 6 de 9 6 Coordinador de Datos Correctos? No: Realiza acciones y notifica. DESVIACIÓN ACCIÓN NOTIFICAR A: 1. Recibe parcialidad. 2. Registra diferencia en factura. Cantidad en factura menor a O.C. (Parcialidad) Cantidad en factura mayor a O.C. Sin Certificados analíticos/diluyentes/calidad 1. Acepta únicamente la cantidad de la O.C. 2. Registra diferencia en factura. No se acepta el producto. Si: Solicite asignación cortina para descarga de insumos. Jefe de Compras. Gerente de Logística. 7 Coordinador de 8 Coordinador de Nota: En el caso de recepción de medicamentos controlados revisar el procedimiento MANEJO DE PRODUCTOS CONTROLADOS (ALMA-PNO-). Acepta Documentos? No: TERMINA PROCESO. Si: Solicita asignación cortina para descarga de insumos. Solicita Supervisión de la Descarga. Entrega documentos (O.C, factura) al Almacenista y solicita la supervisión de la descarga de productos con apoyo del formato INSPECCIÓN EN (-FC-01). 9 Almacenista Supervisa la descarga. Supervisa que se desembarque los insumos conforme a lo siguiente: Estado físico de la mercancía. Cantidad. Lotes. Limpieza del transporte. Temperatura en medicamentos que requieran condiciones especiales de temperatura. Certificados analíticos. Certificados o reportes de calidad. Registra en INSPECCIÓN EN RECEPCIÓN DE PRODUCTOS (-FC- 01) y RECIBO Y UBICACIÓN DEL PRODUCTO (ALMA-PNO-02-FC-01). Nota: En caso de insumos con condiciones especiales de temperatura de almacenamiento realiza la medición de temperatura y maneja el producto de acuerdo a los procedimientos MANEJO DE PRODUCTO EN RED FRÍA (ALMA-PNO-03). Inspección en recepción de Insumos -FC-01 Recibo y ubicación del producto ALMA-PNO-02-FC-01

7 7 de 9 10 Almacenista Existen desviaciones en la descarga? Si. Realiza acciones y notifica DESVIACIÓN Transporte: 1. Caja abierta. 2. Sucio/Mal estado. 3. Evidencias de Humedad/Alimentos. Caducidad Vencida. Lotes diferentes a lo indicado en la factura. Insumos en mal estado Más de tres lotes en mismo producto Corta Caducidad menor a 12 meses ACCIÓN 1. No se acepta el producto. 2. Verifica que no afecte los insumos, en caso contrario no se recibe. 3. No se acepta el producto. No se acepta el producto. 1. Rechaza la mercancía. 2. Solicita cambio de factura Verifica que el empaque primario y secundario o el insumo no se encuentren maltratado o rotos, si es así no se recibe el insumo. No se acepta el producto. Solicita autorización del Gerente de Logística. 11 Gerente de Logística No. Sella con la leyenda de RECIBIDO y firma de recibido en la factura, si se requiere anota observaciones de recepción de insumos. Nota: En caso de productos controlados si existe desviación no se acepta el producto. Autoriza Producto? No: Termina Proceso. Si: Sella con la leyenda de RECIBIDO y firma de recibido en la factura, si se requiere anota observaciones de recepción de insumos. 12 Almacenista Entrega Documentos. Entrega al Coordinador de : Factura Original. Orden de Compra. INSPECCIÓN EN (-FC-01) RECIBO Y UBICACIÓN DEL PRODUCTO (ALMA-PNO-02-FC-01) 2 copias de la FACTURA: 1 para el Coordinador de. 1 copia para el Auxiliar de Responsable Sanitario. (En el caso de Medicamentos Controlados).

8 8 de 9 13 Coordinador de Genera Número de Entrada en SAP. Genera número de entrada en el sistema SAP en la transacción MIGO y lo registra en la factura original y copias. Ingresa los datos en SAP con apoyo de la O.C. y los proporcionados por el Almacenista en el formato RECIBO Y UBICACIÓN DEL PRODUCTO (ALMA- PNO-02-FC-01). Ingresa los datos Lote y Fecha de Caducidad de los insumos para su registro en SAP. Entrada de Mercancía 14 Coordinador de Entrega documentos al Proveedor. Devuelve la factura original con sello de recibo del almacenista que realizo la revisión al Proveedor para que sea entregada en las oficinas de MEDICUS

9 9 de 9 conforme al Procedimiento VERIFICACION DE FACTURAS (PCS-05) Solicita se transporte los materiales al área de almacenamiento de material de APLICACIONES MÉDICAS INTEGRALES, S.A. DE C.V., considerando lo siguiente: Conforme a las indicaciones del Proveedor. Correcto Entarimado que garantice la estabilidad de las cajas. En caso que los insumos requieran previamente un etiquetado, se traslada al área de etiquetado, detona el procedimiento COTRAETIQUETADO DE PRODUCTO (ALM-PNO-24). Para continuar con las actividades de almacenamiento ver procedimiento ALMACENAMIENTO DE INSUMOS (ALMA-PNO-02) 9. DOCUMENTOS RELACIONADOS No. Documento Código 1 Almacenamiento de Insumos ALMA-PNO-02 2 Manejo de Producto en Red Fría ALMA-PNO-03 3 Manejo de Productos Controlados ALMA-PNO- 4 Verificación de Facturas PCS-05 5 Importaciones CORP-COMP-PNO- 10. FORMATOS REQUERIDOS No. Documento Código 1 Inspección en recepción de productos -FC-01 2 Recibo y ubicación del producto ALMA-PNO-02-FC-01 3 Factura N/A 4 Certificados analíticos o de calidad del producto N/A 5 Certificado de diluyentes N/A 6 Orden de Compra N/A