Manual de Procedimientos

Transcripción

1 Código N: 1 8 Manual Procedimientos Entrega 1

2 Código N: 2 8 Contenido PROCEDIMIENTO: ENTREGA DE SUMINISTROS... 3 a. Propósito y alcance... 3 b. Responsables... 3 c. Abreviaturas... 3 d. Normativa aplicable... 3 Leyes y Reglamentos:... 3 e. Conceptos claves... 4 f. Formularios o documentos respaldo... 4 g. Detalle l Procedimiento... 4 h. Diagrama Flujo

3 Código N: 3 8 PROCEDIMIENTO: ENTREGA DE SUMINISTROS a. Propósito y alcance Su propósito es establecer el proceso acuado para realizar el spacho a las diferentes penncias l INTA. Este procedimiento afecta al Área Suministros b. Responsables l Almacén Central / a. Jefatura Servicios generales Director/a Administrativo/a Financiero/a. Director/a Ejecutivo/a. c. Abreviaturas DAF: Dirección Administrativa Financiera. DAR: Departamento Administración Recursos. d. Normativa aplicable Leyes y Reglamentos: 6227 Ley General la Administración Pública Ley General Control Interno. Reglamento Interno. 3

4 Código N: 4 8 e. Conceptos claves No incluye f. Formularios o documentos respaldo Formulario Requisición materiales y Formulario Control Requisiciones g. Detalle l Procedimiento Procedimiento Narrativo Responsable No Paso l procedimiento Descripción 0 Inicio Jefatura / Área solicitante 1 Jefatura termina las necesidas su área responsabilidad. 2 Jefatura la penncia elabora y presenta el Formulario requisición materiales y. 3 Entrega el Formulario requisición materiales y al /a Suministros. 4 Recibe Formulario requisición materiales y, sello recibido, entrega copia al Solicitante y la registra en el Control requisiciones. Esta terminación es planificada y está acuerdo con lo asignado para cada unidad. Las jefaturas llevan control individual los solicitantes. Las entregas son trimestrales. La persona encargada recibe la nota y activa el mecanismo entrega. Este control es llevado por el encargado, quien las archiva en un ampo especialmente asignado. 4

5 Código N: 5 8 Procedimiento Narrativo Responsable No Paso l procedimiento Descripción Jefe Inmediato l Almacén Central Área solicitante 5 Revisa el Formulario requisición materiales y y establece las cantidas por entregar según stock en boga. 6 Notifica al Jefe Inmediato el nivel existencias. 7 Autoriza la cantidad por spachar. 8 Indica la cantidad por spachar. 9 Prepara los. 10 Esta verificación es contra existencias, en físico y los registros que lleva. 11 Despacha los en la tercera semana cada mes y revisa con el Área solicitante las cantidas spachadas 12 Firma el recibido conforme en el Formulario Requisición y Materiales y se ja una copia, y traslada los a su Área. 13 Coloca fecha entrega l Formulario Requisición y Materiales y firma persona que entrega los materiales. Existen suficientes en boga? Si: Pasa a la actividad 9. No: Pasa a la actividad 6. La cantidad a spachar está regulada por las necesidas establecidas en cada una las unidas. Esta revisión es periódica y se establece mediante o cualquier otro medio comunicación, siempre y cuando haya un registro la planificación. 5

6 Código N: 6 8 Procedimiento Narrativo Responsable No Paso l procedimiento Descripción l Almacén Central 14 Realiza la scarga l Formulario Requisición y Materiales en el Sistema Administración Inventarios y la archiva en el consecutivo. La scarga es en el mismo momento que se hace el spacho, no queda para otro momento. Fin h. Diagrama Flujo 6

7 Código N: 7 8 Organización Nombre Código ENTREGA DE SUMINISTROS Página Versión 1 1 JEFATURA RESPONSABLE / ÁREA SOLIC. JEFE INMEDIATO ENC. DE SUMINISTROS ENCARGADO DEL ALMACEN CENTRAL INICIO 8.Indica la cantidad por spachar. 1. Jefatura termina las necesidas su área 1 responsabilidad. 7. Autoriza la cantidad por spachar. 6. Notifica al Jefe Inmediato el nivel existencias. No 2. Jefatura De la penncia elabora y presenta el formulario Requisición materiales y, en la primer semana cada mes. Existen suficientes en boga? 5.Revisa el formulario Requisición materiales y y establece las cantidas por entregar según stock en boga. Sí 09. Prepara los 3.Entrega el Formulario Solicitud Bienes y Requisiciones al /a Suministros. 4.Recibe Formulario requisición materiales y, sello recibido, entrega copia al Solicitante y la registra en el Control requisiciones.. 1 7

8 Código N: 8 8 Organización Nombre Código ENTREGA DE SUMINISTROS Página Versión 2 1 ENC. RESPONSABLE DE SUMINISTROS ÁREA SOLICITANTE ENC. DE SUMINISTROS ENCARGADO DEL ALMACEN CENTRAL Esta verificación es contra existencias, en físico y los registros que lleva. 11.Despacha los en la tercer semana cada mes y revisa con el Área solicitante las cantidas spachadas. 12. Firma el recibido conforme en el Formulario Requisición y Materiales y se ja una copia, y traslada los a su Área. 13. Coloca fecha entrega el formulario Requisición materiales y y firma persona que entrega los materiales. 14. Realiza la scarga el formulario Requisición materiales y en el sistema Administración Inventarios y la archiva en el consecutivo. FIN 8