PROCEDIMIENTO TÉCNICO OPERATIVOS COBRANZA Sistema de Gestión de la Calidad CMX-2009

Tamaño: px

Comenzar la demostración a partir de la página:

Download "PROCEDIMIENTO TÉCNICO OPERATIVOS COBRANZA Sistema de Gestión de la Calidad CMX-2009"

Estefania Franco Herrera
hace 7 años
Vistas:

1 PRCEDIMIENT TÉCNIC PERATIVS Revisión No.: 0 Clave : MPT-CBR-001 Página 0 de 5 1. bjetivo Establecer los lineamientos y la secuencia a seguir para el proceso de cobranza, buscando el cobro oportuno y efectivo de los importes implicados por la reparación. 2. Alcance El cobro adecuado y oportuno al cliente de los costos que haya generado la reparación del automóvil mientras permaneció en el taller de reparación Nombre del CDR. 3. Campo de Aplicación Aplica a todos los procedimientos que intervengan este dentro del taller de autos Nombre del CDR 4. Definiciones N/A 5. Referencias N/A 6. Responsables GERENTE GENERAL. Es responsable de dar a conocer, cumplir y dar seguimiento a la correcta aplicación del presente procedimiento. CNTADR GENERAL. Es responsable de dar a conocer, cumplir y dar seguimiento a la correcta aplicación del presente procedimiento. CAJERA. Responsables de la aplicación del presente procedimiento. 7. Actividades Cierre de la rden 7.1 Diariamente el Contador general descarga del sistema los ingresos de unidades en su sabana de control (Excel), para a futuro tener el control de los cobros de todas y cada una de las unidades que ingresan. 7.2 El jefe de taller genera aviso de unidad terminada.

2 Revisión No.: 0 Clave : MPT-CBR-001 Página 1 de El responsable de atención a clientes revisa si el cliente es asegurado o tercero, si es asegurado verifica el porcentaje de pago de deducible en póliza de seguro de cliente y además consulta valor comercial en la GUIA EBC, en caso de no ser asegurado se llena reporte de garantía y se especifica que es tercero. 7.4 El responsable de atención a clientes anota en el original de la orden de servicio el monto del deducible. NTA: En órdenes particulares se coteja la orden de servicio contra el presupuesto autorizado por el cliente. Si se detectan diferencias se notifica al asesor para que las solvente. 7.5 El responsable de Atención a Clientes y el responsable de Compras se encargan de revisar que el expediente se encuentre completo y listo para cobro. 7.6 Una vez que arriba el cliente al taller se ejecuta el procedimiento de Entrega de la unidad MPT-TALL-015, Finalizando con el llenado de Vale de Salida FRM-VALE DE SALIDA. 7.7 Al final del día, la Cajera debe elaborar reporte de autos entregados y lo acompaña de todos los expedientes cobrados al área de contabilidad. 7.8 Contabilidad revisa expediente y actualiza su Sabana de control y además migra los datos al sistema, para facturación electrónica y posteriormente entrega expediente al Encargado de Refacciones para su facturación. 7.9 Genera factura y corrobora que el expediente este completo y en su defecto anexa los documentos complementarios exigidos por la aseguradora (1. Factura, 2. Volante de admisión, 3. Valuación WEB con sello y firma de autorización, 4. Vale de refacciones con sello y firma autorización, 5. Sello y firma de autorización, 6. Copia legible de factura, 7. Recibo provisional de pago de deducible, 8. Finiquito, 9. Copia de identificación oficial, 10. Fotos del siniestro, 11. Carta fecha promesa de entrega, 12. Encuesta de satisfacción).

3 Revisión No.: 0 Clave : MPT-CBR-001 Página 2 de 5 Revisión y Cobro de Facturas 7.9 El Contador General crea un listado de expedientes para cobro y espera los días martes de cada semana a las 10:00 a el mensajero de Nombre del CDR (sucursal matriz) para que lleve los expedientes a cobro a las oficinas de Compañía de seguros Si existiesen expedientes rechazados, le serán entregados de nueva cuenta al mensajero de Nombre del CDR por parte del personal de al siguiente martes y este a su vez los entregara al área de contabilidad del taller El Contador General del taller de reparación recibe los expedientes rechazados, rastrea el error y completa la documentación faltante y espera el siguiente martes para mandar de nueva cuenta con el Mensajero los expedientes rechazados a cobro, más los que se sumaron en el transcurso de la semana De los expedientes que no hubo rechazo de 15 días después de la reparacion, el taller recibe pago vía electrónica, de todos los vehículos facturados, y una vez que la compañía de seguros realiza la transferencia, el ejecutivo de compañía de seguros de igual forma manda una relación de las facturas pagadas vía al correo del contador general. 8. Registros Clave Descripción Retención Disposición XXXXXX XXXXXXXXXX TIEMP DE ACCIN A TMAR RESGUARD DE TRAS CULMINAR DCUMENT EL TIEMP DE RETENCIN SBRE EL DCUMENT(ALM ACENAR DESTRUIR,ETC) 9. Documentos de Referencia Lineamiento CMX-2009 ENTREGA DE UNIDADES MPT-TALL-015

4 Revisión No.: 0 Clave : MPT-CBR-001 Página 3 de Control y Revisiones Revisión Fecha de revisión Descripción de cambio 0 DD-MM-AA EMISIÓN CAMBI QUE SUFRA EL PRCEDIMIENT Elaboró: Revisó: Autorizó: DEPARTAMENT AREA(ENCARGAD) DEPARTAMENT AREA(ENCARGAD) DEPARTAMENT AREA(ENCARGAD)

5 Revisión No.: 0 Clave : MPT-CBR-001 Página 4 de Anexos Anexo 1. Diagrama de flujo CMPRAS CNTABILIDAD Consulta del NMBRE DEL CDR Ingresos de autos Descarga datos en su sabana de control Entrega expediente completo para su facturación. Revisa expediente Actualiza Sabana de control y Migra datos a sistema contable CNTPAQ Checa que expediente este completo y Genera factura Prepara expedientes para mandarlos a compañía de seguros verifica que contenga: 1. Factura 2. Volante de admisión 3. Valuación WEB con sello y firma de autorización 4. Vale de refacciones con sello y firma autorización 5. MDT con sello y firma de autorización 6. Copia legible de factura 7. Recibo provisional de pago de deducible 8. Finiquito 9. Copia de identificación oficial 10. Fotos del siniestro 11. Carta fecha promesa de entrega 12. Encuesta de satisfaccion Solicita Modulo de talleres compañía de seguros Terminado Revisa expediente completo y Manda a contabilidad Una vez que compañía de seguros realiza la transferencia, el ejecutivo de compañía de seguros de igual forma manda una relación de las facturas pagadas vía 15 días después taller recibe pago vía electrónica, de todos los vehículos facturados. Archiva expediente de siniestro mensualmente en archivo muerto que contiene CPIA DE: 1. Factura 2. Volante de admisión 3. Valuación WEB con sello y firma de autorización 4. Vale de refacciones con sello y firma autorización 5. MDT con sello y firma de autorización 6. Copia legible de factura 7. Recibo provisional de pago de deducible 8. Finiquito 9. Copia de identificación oficial 10. Fotos del siniestro 11. Carta fecha promesa de entrega 12. Encuesta de satisfacción 13. rden de trabajo 14. Checklist de reparación 15. rden de salida de taller 16. Especificaciones del vehículo NMBRE DEL CDR Recibe los expedientes rechazados Rastrea el error y completa la documentación faltante y espera el siguiente martes CAJERA Recibe expediente cerrado con montos de cobro Cobra el cliente el deducible o costo de la reparación en caso de particulares Entrega recibo de pago provisional de pago deducible Llena y entrega VALE DE SALIDA AUT a cliente Al final del día Entrega Genera reporte de AUTS ENTREGADS y entrega también expedientes de unidades entregadas a contabilidad Imprime el MDT compañía de seguros de la unidad Entrega expediente a Supervisor Talleres AXA para firmas de autorización MENSAJER Manda expedientes a compañía de seguros con mensajero N Hay algún expediente rechazado? SI El martes siguiente el personal de la oficina de compañía de seguros regresa el expediente a mensajero de taller Los motivos de rechazo mas comunes son FALTA o ERRR en: *Valuación WEB *Comprobante de deducible *Copia de FE ATENCIN A CLIENTES Revisa si el cliente es asegurado o tercero en hoja de admision Es SI asegurado? N Verifica porcentaje de pago de deducible en póliza de seguro de cliente Consulta valor comercial en guía EBC Se llena reporte de garantia de compañía de seguros y se especifica que es tercero No paga deducible, firma formato JEFE DE TALLER Genera aviso de unidad terminada INICI

Documentos relacionados

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. Dirección Administración y Finanzas

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. Dirección Administración y Finanzas Hoja: 1 de 14 56.- PROCEDIMIENTO PARA RECEPCIÓN, ALMACENAJE Y DESPACHO DE LOS MATERIALES DE CONSUMO Y/O AYUDAS EN ESPECIE. Hoja: 2 de 14 1.0 Propósito 1.1 Establecer la operación y requisitos necesarios