MANUAL DE USUARIO ALMACENISTAS. Almacenistas Página 1 de 19

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1 MANUAL DE USUARIO ALMACENISTAS Almacenistas Página 1 de 19

2 ÍNDICE 1. Introducción Generalidades Integración de Movimientos Movimientos Orden de Compra 2.2. Entrada de Compra 2.3. Devolución Compra 2.4. Entrada Defectos 2.5. Orden Traspaso 2.6. Orden Transferencia 2.7. Inventario Físico 2.8. Cotización 2.9. Pedido Factura Venta Perdida Devoluciones Venta Almacenistas Página 2 de 19

3 Introducción GENERALIDADES El proceso del encargado de almacén es básico dentro de cualquier organización, debido a que por este medio es como se atienden los requerimientos del área de servicio y del cliente. El ciclo que se ilustra a continuación muestra de forma rápida y esquemática los pasos a cubrir en el sistema para el ciclo de los encargados de Almacén dentro de Harley - Davidson. Almacenistas Página 3 de 19

4 PROCESO DE ALMACÉN ANTECESOR MÓDULO DE INVENTARIOS SUCESOR Orden de Servicio Orden de Transferencia Transferencias al almacén de Servicio Orden de Traspaso (salida, transito) Recibo Traspaso (en suc. Destino) Devolución de compra (mercancía def) Entrada Defectos Salida Defectos Inventario Físico Ajustes de Inventario Almacenistas Página 4 de 19

5 ANTECESOR MÓDULO DE COMPRAS SUCESOR Pedido de Ventas Orden de Compra Entrada de Compra Devolución de Compra MÓDULO DE VENTAS Cotización de Ventas Pedido de Ventas Factura de Ventas Devolución de Ventas Almacenistas Página 5 de 19

6 Movimientos Orden de Compra Este movimiento es generado por los encargados de almacén cuando detecten que hay una necesidad o requerimiento de solicitar alguna refacción. En el movimiento Cotización, se requiere llenar los siguientes campos: Movimiento: Orden Compra Moneda: Moneda que aplica al movimiento (Dólares o Pesos) Tipo de Cambio: El correspondiente a la moneda y al día. Agente: Clave del almacenista Proveedor: Clave del proveedor a quien se está originando la orden de compra Almacén: Almacén de la sucursal donde se origina el movimiento Condiciones de Pago: Condiciones de pago relacionadas al proveedor Referencia: Campo de texto opcional Número de Dealer: NO APLICA Una vez que se ingreso la información necesaria, el movimiento se afecta para que nos dé un número consecutivo del movimiento y quedará en estatus de Pendiente hasta que se realice la entrada de compra del mismo. Almacenistas Página 6 de 19

7 Finalmente cuando llega la mercancía que solicitamos, afectamos nuevamente nuestra orden de compra para generar la Entrada Compra. Entrada Compra Este movimiento es generado a partir de la Orden de Compra, con la finalidad de dar entrada física de las piezas al inventario y generar la cuenta por cobrar al proveedor. Almacenistas Página 7 de 19

8 En el movimiento Entrada Compra, se requiere llenar los siguientes campos: Movimiento: Orden Compra Moneda: Moneda que aplica al movimiento (Dólares o Pesos) Tipo de Cambio: El correspondiente a la moneda y al día. Agente: Clave del almacenista Proveedor: Clave del proveedor a quien se está originando la orden de compra Almacén: Almacén de la sucursal donde se origina el movimiento Condiciones de Pago: Condiciones de pago relacionadas al proveedor Referencia: Campo de texto opcional Factura/OC: Indicar el número de factura del proveedor. Número de Dealer: Indicar el de NO APLICA Números de Serie / lote: Es importante indicar en número de serie HECHO EN USA o HECHO EN MÉXICO dependiendo del origen del artículo, así como la cantidad. Una vez que se ingreso la información necesaria, el movimiento se afecta para que nos dé un número consecutivo del movimiento y quede en estatus Concluido. Devolución Compra Este movimiento es generado por encargado de almacén cuando se requiere generar una devolución de compra por mercancía defectuosa, intercambiada o en mal estado. Almacenistas Página 8 de 19

9 Movimiento: Devolución de Compra Moneda: Moneda en cual se realiza el movimiento (pesos o dólares) Tipo de Cambio: El correspondiente a la moneda y al día. Concepto: En este caso siempre se utilizará el concepto Devoluciones sobre compra Proveedor: Clave del proveedor que origina la devolución. Almacén: Almacén correspondiente al movimiento (por sucursal). Factura/OC: Indicar el número de factura del proveedor. Número de Dealer: Indicar el de NO APLICA Números de Serie / lote: Es importante indicar en número de serie HECHO EN USA o HECHO EN MÉXICO dependiendo del origen del artículo, así como la cantidad. En este movimiento se indica el artículo que se va a regresar al proveedor o bien se mantendrá en cuarentena en caso de ser defectuoso. Situación: Pendiente por Autorizar: El encargado de almacén ingresará a la situación para solicitar la autorización de la devolución. Autorizada: El Gerente de sucursal validara esta devolución para autorizarla. Para concluir este movimiento solo es necesario afectarlo y generará un número consecutivo y la nota de crédito al proveedor. Entrada Defecto Este movimiento es generado por el encargado de almacén para ingresar mercancía defectuosa proveniente de una devolución de compra. Almacenistas Página 9 de 19

10 Movimiento: Entrada Defecto Moneda: CUALQUIER MOVIMIENTO QUE SE REALICE EN INVENTARIOS SERÁ CON LA MONEDA PESOS. Tipo de Cambio: El correspondiente a la moneda y al día. Almacén: Almacén de defectos correspondiente a la sucursal. Para concluir este movimiento solo es necesario afectarlo y generará un número consecutivo del movimiento y afectará las existencias de nuestro almacén de defectos. Orden Traspaso Este movimiento es generado por el encargado de almacén cuando se requiere generar un traspaso de mercancía entre sucursales. Movimiento: Orden Traspaso Moneda: CUALQUIER MOVIMIENTO QUE SE GENERE EN EL MÓDULO DE INVENTARIOS SE REALIZA EN PESOS. Tipo de Cambio: Siempre se utiliza Pesos por lo que el tipo de cambio es 1 en todos los casos. Almacén: Clave del almacén origen (del cual saldrá la mercancía) Almacén Destino: Clave del almacén destino (a donde se enviara la mercancía) Concepto: En este caso siempre se utilizará el concepto Traspaso entre sucursales Almacenistas Página 10 de 19

11 Al afectar este movimiento nos genera un número consecutivo y el movimiento quedará en estatus Pendiente. Es necesario afectarlo nuevamente para generar una Salida Traspaso y confirmar que efectivamente esta saliendo la mercancía. Este mismo nos genera un movimiento Transito el cual se concluye al generar el Recibo Traspaso. Este último movimiento lo genera la sucursal destino que esta recibiendo la mercancía. Situación: Mercancía Recibida: En este movimiento es necesario afectar la situación de mercancía recibida como validación de este proceso. Este movimiento se concluye al afectar el Recibo Traspaso, generándonos un número consecutivo del mismo y afectando nuestras existencias en inventario. Orden Transferencia Este movimiento es generado a partir de una orden de servicio, cuando nos solicitan material. Los encargados de almacén verán la Orden Transferencia en estatus pendiente. Almacenistas Página 11 de 19

12 Campos de la Orden Transferencia: Movimiento: Orden Transferencia Moneda: CUALQUIER MOVIMIENTO QUE SE GENERE EN EL MÓDULO DE INVENTARIOS SE REALIZA EN PESOS. Tipo de Cambio: Siempre se utiliza Pesos por lo que el tipo de cambio es 1 en todos los casos. Almacén: Clave del almacén origen (del cual saldrá la mercancía) Almacén Destino: Clave del almacén destino (a donde se enviara la mercancía) Para concluir este movimiento es necesario generar un movimiento de Transferencia y no dejar artículos pendientes por surtir. Al afectar este movimiento podremos generar la Transferencia. Almacenistas Página 12 de 19

13 Transferencia Este movimiento es generado a partir de una orden de transferencia, se utiliza para confirmar los artículos que serán enviados del almacén general al almacén de servicio. Movimiento: Orden Transferencia Moneda: CUALQUIER MOVIMIENTO QUE SE GENERE EN EL MÓDULO DE INVENTARIOS SE REALIZA EN PESOS. Tipo de Cambio: Siempre se utiliza Pesos por lo que el tipo de cambio es 1 en todos los casos. Concepto: Transferencia entre almacenes (misma sucursal) Almacén: Clave del almacén origen (del cual saldrá la mercancía) Almacén Destino: Clave del almacén destino (a donde se enviara la mercancía) Para concluir este movimiento basta con afectarlo para confirmarlo y que nos genere un número consecutivo. Almacenistas Página 13 de 19

14 Inventario Físico. Este movimiento es generado por los encargados de departamento para elaborar la toma de inventario físico diario, mensual y anual. Movimiento: Inventario Físico Moneda: Moneda que aplica al movimiento (Dólares o Pesos) Tipo de Cambio: El correspondiente a la moneda y al día. Concepto: Inventario físico Diario, Mensual y Anual Agente: Clave del vendedor. Referencia: Se debe indicar la localización de los artículos (PISO o BODEGA) Situaciones: Dentro de este movimiento se debe de ingresar a la situación: Solicitar Autorización de Ajustes. Una vez que se afecte el movimiento de inventario físico, genera un movimiento de ajustes sin afectar, el cual debe de ser revisado por la Encargada de Mercancías Generales y / o Asistente de Dirección. Almacenistas Página 14 de 19

15 Cotización Este movimiento es generado por el departamento de ventas con el fin de proporcionar información sobre precios y tiempos de entrega a sus clientes. En el movimiento Cotización, se requiere llenar los siguientes campos: Movimiento: Cotización Moneda: Moneda que aplica al movimiento (Dólares o Pesos) Tipo de Cambio: El correspondiente a la moneda y al día. Cliente: Clave del cliente a quien se está originando la cotización Lista Precios: Precio Lista Agente: Clave del vendedor. Almacén: Almacén de donde se surtirá el artículo (Obligatorio) Condiciones de Pago: Condiciones de pago relacionados al movimiento (por omisión da Contado) Descuento Global: Descuento que aplica al movimiento de acuerdo al cliente. Referencia: Campo de texto opcional Una vez que se ingreso la información necesaria, el movimiento se afecta para que nos dé un número consecutivo del movimiento y se le pueda imprimir o enviar esta información al cliente. El movimiento queda en estatus Por Confirmar. Almacenistas Página 15 de 19

16 Para concluir el movimiento se deberán generar los movimientos Pedido, Factura, Factura motocicletas o Venta Perdida. Pedido Este movimiento es generado por el departamento de ventas para reflejar en el sistema los pedidos del cliente. Almacenistas Página 16 de 19

17 En el movimiento Pedido, se requiere llenar los siguientes campos: Movimiento: Pedido Moneda: Moneda que aplica al movimiento (Dólares o Pesos) Tipo de Cambio: El correspondiente a la moneda y al día. Cliente: Clave del cliente a quien se está originando el pedido Lista Precios: Precio Lista Agente: Clave del vendedor. Concepto: Venta (aplica para refaccs. Accesorios y ropa), Venta Motocicletas y Venta Servicio. Almacén: Almacén de donde se surtirá el artículo (Obligatorio) Condiciones de Pago: Condiciones de pago relacionados al movimiento (por omisión da Contado) Descuento Global: Descuento que aplica al movimiento de acuerdo al cliente. Referencia: Campo de texto opcional Una vez que se ingreso la información necesaria, el movimiento se afecta para que nos dé un número consecutivo del movimiento y se le pueda imprimir al cliente. El movimiento queda en estatus Pendiente. Para concluir el movimiento se deberán generar los movimientos Factura o Venta Perdida. Almacenistas Página 17 de 19

18 Factura Este movimiento podrá ser generado a partir de una cotización o un pedido. Así también la factura podrá ser generada por el departamento de ventas sin antecedentes. Movimiento: Factura Moneda: Moneda que aplica al movimiento (Dólares o Pesos) Tipo de Cambio: El correspondiente a la moneda y al día. Cliente: Clave del cliente a quien se está originando la factura Lista Precios: Precio Lista Agente: Clave del vendedor. Concepto: Venta (aplica para refaccs. Accesorios y ropa) y Venta Servicio. Almacén: Almacén de donde se surtirá el artículo (Obligatorio) Condiciones de Pago: Condiciones de pago relacionados al movimiento (por omisión da Contado) Descuento Global: Descuento que aplica al movimiento de acuerdo al cliente. Referencia: Campo de texto opcional Una vez que se ingreso la información necesaria, el movimiento se afecta para que nos dé un número consecutivo del movimiento y se le pueda imprimir al cliente. El movimiento queda en estatus Concluido. Almacenistas Página 18 de 19

19 Devoluciones Venta Este movimiento es generado por el departamento de ventas cuando un cliente solicita la devolución de mercancía por cambio físico o defecto. La Devolución Venta contiene los siguientes campos: Movimiento: Devoluciones Venta Moneda: Moneda que aplica al movimiento (Dólares o Pesos) Tipo de Cambio: El correspondiente a la moneda y al día. Cliente: Clave del cliente que esta originando la devolución Agente: Clave del vendedor. Concepto: Devolución mercancía (cambio físico) o Devolución mercancía (Defectuosa) Almacén: Almacén a donde se ingresará la mercancía. Es importante que si fue defectuosa ingrese al almacén de defectos de la sucursal para distinguirla del resto de la mercancía. Condiciones de Pago: NOTA CRÉDITO Referencia: Campo de texto opcional Situaciones: Por Autorizar: Se solicitará autorización al gerente para que valide la devolución. Devolución Autorizada: Gerente valida y autoriza devolución. Para concluir este movimiento solo hay que afectarlo para que genere un número consecutivo y quedará en estatus CONCLUIDO. Almacenistas Página 19 de 19