COMPRAS INTERNACIONALES

Transcripción

1 VERSIÓN: 1 Página 1 de 6 PREPARO: L.N.I. Eduardo Borja REVISÓ: Lic. Francisco Javier Mendoza Valencia REVISÓ: C.P. Salomón Ponce Hernández AUTORIZÓ: Lic. Jorge A. López Aceves CARGO: FIRMA: FECHA: Gerente de Compras Internacionales Piso Director de Finanzas Director de Contraloría Director General 1. OBJETIVO Establecer la metodología y parámetros necesarios para la correcta compra de productos en el extranjero. 2. ALCANCE Este documento es aplicable a las áreas de Calidad, Compras Internacionales, Finanzas, Costos, Dirección Comercial y áreas comerciales. 3. DEFINICIONES AD DG DC DF CO JLI CVE JD ECO Asistente de dirección Dirección General Dirección Comercial Director de Finanzas Comprador o Compras Jefe de Logística Internacional Coordinación de Ventas Jefe Directo Encargado de Costos 4. POLÍTICAS Y RESPONSABILIDADES Del Jefe de compras: Asegurarse que se cumpla este procedimiento.

2 VERSIÓN: 1 Página 2 de 6 5. METODOLOGÍA 1. CONOCER NECESIDAD DE COMPRA 1.1 Programar Reunión Mensual Agendar Reunión Mensual. La AD, en base a la agenda de DG y DC, debe agendar y confirman la fecha y hora a la que se llevara a cabo la reunión mensual. Por lo general se debe de llevar a cabo en los primeros 5 días del mes en curso. Una vez confirmada la reunión, se debe de informar a los interesados, DF, CO, JLI, CVE, DG y DC Preparar Reportes. Una vez programada la reunión mensual, CO debe preparar los reportes para la presentación en la junta. El reporte a presentar toma en cuenta toda la información necesaria para la toma de decisiones, como lo es el inventario real en las bodegas, promedio de venta de los 4 meses anteriores, ordenes en producción y en tránsito y fechas de llegada; Se hace además el reporte MRP en sistema en donde adicional se analiza el crecimiento por mes. Con el resultado de los reportes se elabora una sugerencia de compra Llevar a cabo la reunión. La junta se lleva a cabo en fecha y hora programadas. El CO debe de presentar su reporte con la información completa y correcta a los demás interesados y en conjunto se coordinan las compras del mes en curso y las fechas aproximadas de necesidad del producto, así como lista de prioridades si ésta existiera Elaborar requisición o pedido de productos especiales Llenar Requisición. El solicitante debe elaborar su pedido en base a su necesidad de compra, presentando la justificación, proveedor sugerido, características del producto y las cantidades, así como una fecha aproximada de necesidad del producto si así fuera el caso. El JD del solicitante debe tener conocimiento del pedido Entregar requisición a compras. El solicitante debe entregar la requisición con el formato completo al CO, así como toda la información necesaria para la correcta compra. 2. COTIZAR. 2.1 Pedir cotizaciones en base a especificaciones El CO debe pedir a los proveedores las cotizaciones en base a las especificaciones del producto a comprar. Si fuera un producto de línea, o de compra repetitiva, se debe de confirmar el precio anterior o precio necesario para la compra. En caso que fuera un producto nuevo, se deberá de pedir al menos 3 cotizaciones para tomar la mejor opción. Es importante que las cotizaciones se pidan en base a las especificaciones completas del producto a comprar, así como también tomar en cuenta las fechas aproximadas de entrega y necesidad del material, tipo de pago y el costo puesto en planta. NOTA: En el caso de productos que requieran certificación para cumplir con alguna de las normas que se solicita en la fracción arancelaria a utilizar, se debe de llevar a cabo el proceso con el organismo indicado. El proceso por lo general debe de llevarse a cabo de la siguiente manera:

3 VERSIÓN: 1 Página 3 de 6 Se solicitan las muestras necesarias solicitadas por el organismo certificador. Se debe de confirmar que dichas muestras cumplan con los requisitos mínimos para el laboratorio de pruebas y según la norma que abarque dicho producto. Después de ingresar a pruebas de laboratorio el producto, se le debe dar seguimiento a los resultados. Una vez obtenidos los resultados satisfactorios, se deberá de ingresar toda la documentación necesaria con el organismo certificador para obtener la certificación requerida por aduana Comparar cotizaciones. Una vez que se reciben las cotizaciones necesarias, el CO debe compararlas para tomar la mejor decisión de compra. Esto se llevara a cabo tomando en cuenta la cotización por autorizar en base al precio, proveedor aprobado por calidad (Ver procedimiento Selección, evaluación y reevaluación de proveedores internacionales PRO-016) y el tiempo de entrega. Estos 3 factores serán la base principal para llevar a cabo una compra Autorizar orden. DG será el encargado de autorizar la orden por comprar. El CO debe presentarle las mejores opciones en base a la evaluación de los proveedores. La orden autorizada debe tener el formato correcto, la firma autorizada para la compra, así como las características y especificaciones del producto, proveedor, descripción, cantidad, precio, tiempo de entrega y en caso que sea necesario, el costeo del producto puesto en planta. 3. COLOCAR PEDIDO Elaborar o pedir orden de compra. En base a la orden autorizada, el CO debe de solicitar las órdenes de compra. La orden de compra debe de tener la información completa y necesaria para llevar a cabo la compra, como lo es el precio final, tiempo de entrega, datos completos del proveedor, especificaciones del producto, INCOTERM para determinar las responsabilidades de cada una de las partes y datos completos para el depósito de los pagos Establecer prioridades. El CO, considerando el inventario real, pronóstico de flujo, pronóstico de ventas, tiempos de entrega, tiempos de producción, urgencias, etc. Debe de establecer las prioridades de las órdenes a comprar Pasar anticipo a costos. En base al flujo de efectivo y las prioridades establecidas, el CO deberá de pasar el anticipo al departamento de costos. Dicho anticipo deberá de estar identificado por una referencia de orden de compra, ingresada al SAP, mostrar la cantidad a pagar y tener los datos completos del depósito Catalogar Orden. El ECO, al recibir la orden del comprador, deberá llevar un control de las órdenes por medio de los catálogos de órdenes de los proveedores. Dicho catalogo se integrara por el consecutivo de las ordenes de cada proveedor. Después de ser organizado dicho catalogo, el ECO ingresara al sistema la cantidad a pagar, el área comercial a la cual pertenece, así como la identificación y referencia de la orden a pagar, proveedor y descripción del pago Realizar Pago. Después de ingresado y registrado el pago al sistema, el ECO le dará los anticipos ingresados al sistema a pagos. Éste ultimo llevara a cabo el pago por medio de las casas de bolsa (en caso de ser moneda extranjera) o depósito nacional. El pago realizado deberá de constar de una factura de pago con la información completa del proveedor, cantidad pagada, moneda base e información bancaria completa.

4 VERSIÓN: 1 Página 4 de El ECO debe enviar copia del comprobante de pago al CO Enviar Pago. El CO deberá de enviar electrónicamente el comprobante de pago realizado al proveedor, así como la referencia de la orden. Como resultado, el pedido estará confirmado por ambas partes. 4. APROBAR PRODUCTO POR CALIDAD 4.1 Ver procedimiento Liberar producto para embarque PRO LIQUIDAR PEDIDO Establecer prioridades. El CO, considerando el inventario real, pronóstico de flujo, pronóstico de ventas, ordenes pendientes, urgencias, etc. Debe de establecer las prioridades de las órdenes a liquidar Pasar anticipo a costos. En base al flujo de efectivo y las prioridades establecidas, el CO deberá de pasar el anticipo al departamento de costos. Dicho anticipo deberá de estar identificado por una referencia de orden de compra, mostrar la cantidad a pagar y tener los datos completos del depósito Catalogar Orden. El ECO, al recibir la orden por liquidar del comprador, deberá identificarlo en el catálogo de los proveedores. Si la orden cambió en base a la inicial, se debe de señalar los cambios y justificaciones. Después de ser organizado dicho catalogo, el ECO ingresara al sistema la cantidad a pagar, el área comercial a la cual pertenece, así como la identificación y referencia de la orden a pagar, proveedor y descripción del pago Realizar Pago. Después de ingresado y registrado el pago al sistema, el ECO le dará los anticipos ingresados al sistema a pagos. Éste ultimo llevara a cabo el pago por medio de las casas de bolsa (en caso de ser moneda extranjera) o depósito nacional. El pago realizado deberá de constar de una factura de pago con la información completa del proveedor, cantidad pagada, moneda base e información bancaria completa Enviar Pago. El CO deberá de enviar electrónicamente el comprobante de pago realizado al proveedor, así como la referencia de la orden. Como resultado, el pedido estará confirmado por ambas partes 6. PROGRAMAR SALIDA 6.1. Solicitar naviera o transportista El CO deberá de solicitar por correo electrónico al JLI la asignación de la naviera o el transportista de la orden liquidada. La solicitud deberá referenciar de forma correcta la orden para poder hacer la ubicación de la misma. El CO debe de señalar la cantidad de contenedores, número o referencia de orden de compra, datos del proveedor, datos de contacto, puerto o lugar de origen, puerto o destino final y fecha de embarque.

5 VERSIÓN: 1 Página 5 de Verificar navieras aprobadas El JLI debe verificar los costos de las navieras aprobadas para conocer la que ofrece el menor costo para la fecha del embarque. 6.3 Asignar naviera El JLI debe informarle al CO la naviera seleccionada y debe asignar el Booking Enviar datos de naviera a proveedor. Una vez asignada la naviera o transportista, el CO deberá hacer del conocimiento del proveedor el agente que utilizara para manejar su orden. Dicha información deberá de completarse con el contacto del transportista, la orden de compra para ser identificada y la cantidad de material por cargar Proporcionar información para hacer el Booking o carga del material. El CO deberá de proporcionar toda la información necesaria para hacer el Booking y carga del material. Esta información deberá de estar conformada de la información completa del consignatario, puerto de descarga, lugar de entrega y la información necesaria para todos los documentos para la importación Confirmar documentos. El CO deberá de solicitar y confirmar los documentos necesarios para la importación de la mercancía. Dichos documentos deberá de cumplir los requisitos necesarios, como lo es la descripción completa y clara del producto, datos fiscales del importador (consignatario), cantidad de material, precio y monto total. 7. IMPORTAR LA MERCANCIA 7.1 Solicitar documentos. El JLI debe solicitar a la naviera o a compras la factura del producto, el Packing List, los permisos especiales, el Bill of Lading, la factura de la naviera y la notificación de arribo, esto por lo menos una semana antes del arribo del producto. 7.2 Revisar documentos. El JLI debe verificar los documentos para comprobar que concuerden unos con otros. 7.3 Hacer solicitud de impuestos. El JLI debe obtener la factura del flete marítimo por parte de la naviera para calcular los impuestos de importación. 7.4 Enviar al agente aduanal la información del embarque. El JLI debe enviar al agente aduanal, los datos del proveedor, los datos de Promi y los incrementables. 7.5 Revisar el pedimento de importación. El JLI debe revisar el pedimento de importación para darle el VoBo. 7.6 Entregar copia del pago de impuestos. El JLI debe enviar la ficha de depósito del pago de impuestos al agente aduanal.

6 VERSIÓN: 1 Página 6 de 6 8. PROGRAMAR ENTREGA EN PROMI Se puede hacer llegar el embarque de dos formas: a) En transporte enviado por Promi (esto sucede cuando existe la necesidad de que el producto llegue rápido a nuestras instalaciones) b) Por FerroMex. a) En transporte enviado por Promi. 8.1 El JLI debe conseguir cuatro cotizaciones de transportistas que cumplan con las necesidades de capacidad. 8.2 El JLI debe seleccionar la mejor opción de transporte según capacidad, costo y tiempo de entrega. 8.3 El JLI debe informar al agente aduanal que enviaremos transporte para que se haga el envío con el mismo y le debe pasar los datos del transportista. 8.4 El JLI debe darle seguimiento a la ruta del transportista para estar enterado del lugar donde viene y la hora de llegada. b) Por FerroMex 8.5 El JLI debe pedir al agente aduanal la solicitud de transporte con el número de contenedores y los datos del agente aduanal. 8.6 El JLI debe enviar la solicitud a la naviera para que este enterada de los contenedores que llegan a FerroMex. 8.7 El JLI debe solicitar a la naviera la disponibilidad del contenedor para saber la cantidad de contenedores que ya están disponibles en FerroMex Guadalajara o México. 8.8 El JLI debe programar la entrega en nuestras instalaciones de los contenedores que están disponibles en FerroMex Guadalajara o México. Nota1: No se deben entregar más de 12 contenedores al día en nuestras instalaciones. Nota2: Los contenedores no deben permanecer más de 5 días en FerroMex Guadalajara. 9. RECIBIR Y LIBERAR LA MERCANCIA 9.1 Ver Procedimiento Inspección de entrada PRO-022. VERSION # FECHA DE ELABORACION DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO SOLICITÓ CAMBIO 1 20 DICIEMBRE 2011 DOCUMENTO INICIAL EDUARDO BORJA