INSTRUCTIVO PARA TRAMITES DOCUMENTALES

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1 INSTRUCTIVO PARA TRAMITES DOCUMENTALES

2 Contenido INTRODUCCION OBJETIVO ALCANCE RESPONSABILIDADES DEFINICIONES PROCEDIMIENTO Retiros de Mercancía Tipo Contenedor (importación) Ingreso de Mercancía Tipo Contenedor (exportación) Retiros de Mercancía Tipo Carga Suelta (importación) Ingreso de Mercancía Tipo Carga Suelta (exportación) TRAMITES PRESENCIALES DOCUMENTOS SOPORTES PARA RETIRO DE MERCANCIAS PLAN DE CONTINGENCIA Retiros de Mercancía Tipo Carga Suelta y Contenedor. (Importación) Ingreso de Mercancía Tipo Contenedor (Exportación) FORMATOS ANEXOS CONTROL DE CAMBIOS VERSION FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO CONTROL DE APROBACIONES Elaborado Revisado Aprobado Resp. del SIG NOMBRE CARGO FECHA FIRMA 2

3 INTRODUCCION La Sociedad Puerto Industrial Aguadulce S.A., dentro de sus procedimientos ha implementado una guía acerca del proceso de retiros e ingresos de mercancías del Terminal, como mecanismo de consulta donde los usuarios encontraran estandarizadas y documentadas las diferentes actividades de retiro de cargas nacionalizadas, tránsitos, contenedores vacíos y los ingresos de carga contenerizada, suelta, en tránsito y demás actividades propias de la operación. 1. OBJETIVO Dar a conocer a nuestros usuarios y Comunidad Portuaria en general, nuestros procedimientos para el retiro e ingreso de mercancías a la Sociedad Puerto Industrial Aguadulce S.A. 2. ALCANCE La Sociedad Puerto Industrial Aguadulce S.A. comprometida con el servicio y facilitación de los procesos, ha creado la presente guía destinada agilizar el retiro e ingreso de mercancías del terminal y aplica para todos los usuarios que intervienen en los procesos de importación desde el descargue de la mercancía hasta el retiro; y en el proceso de exportación desde el ingreso de la carga a nuestro terminal hasta su embarque. 3. RESPONSABILIDADES Terminal: Dar a conocer a los usuarios, los procedimientos establecidos por el terminal Sociedad Puerto Industrial Aguadulce. Garantizar que toda la documentación presentada por los usuarios, cumpla con los requisitos establecidos por las Autoridades Competentes y lineamientos corporativos de la Sociedad Puerto Industrial Aguadulce S.A. 3

4 Operadores de Comercio Exterior Agencias de Aduanas Agentes de Carga Internacional ACI Agencias Navieras Transportadores Operadores de Transporte Multimodal Importadores y/o Exportadores Acoger los procesos establecidos por la Sociedad Puerto Industrial Aguadulce y darle cumplimiento. Presentar la documentación completa y conforme a lo establecido para cada proceso. Hacer buen uso de las herramientas que brinda el puerto para el desarrollo de los procesos aduaneros. 4. DEFINICIONES AGENCIA DE ADUANAS: Es la persona jurídica autorizada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales para prestar servicios de representación a los importadores, exportadores o declarantes en el desaduanamiento de las mercancías y demás formalidades aduaneras conexas con el mismo. CITA: Fecha y hora de ingreso a cargar mercancía dentro del terminal, asignada a través del portal a una empresa de transporte para determinado vehículo. DECLARACION ADUANERA: Es el acto o documento mediante el cual el declarante indica el régimen aduanero específico aplicable a las mercancías y suministra los elementos e información que la autoridad aduanera requiere. DIAN: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. D.T.A.: Declaración de Transito Aduanero. ETA: (Estimated Time of Arrival) Hora estimada del arribo de la nave. FORMULARIO DE CONTINUACION DE VIAJE: Formulario autorizado por la DIAN para las operaciones de OTM. MUISCA: Modulo Único de Ingreso, Servicio y Control Automatizado. OPERADOR DE COMERCIO EXTERIOR: la persona natural, la persona jurídica o sucursal de sociedad extranjera, que hace parte o interviene, directa o indirectamente, en los destinos, regímenes, operaciones aduaneras o en cualquier formalidad aduanera. 4

5 O.T.M.: Operador de Transporte Multimodal. PIN: Es un tipo de contraseña numérico que solo lo podrá generar la Agencia de Aduanas, el importador, el Operador de Transporte Multimodal y el Agente de Carga Internacional con su respectivo usuario y contraseña a través del portal, quienes lo entregarán a la empresa de transporte para solicitar la cita para los vehículos dispuestos a cargar la mercancía. PORTAL: plataforma Web de interacción con los usuarios para generación de PIN y citas en las operaciones de comercio exterior. 5. PROCEDIMIENTO 5.1 Retiros de Mercancía Tipo Contenedor (importación) AGENCIA DE ADUANAS: Ingresa al portal, digita el número del B/L, adjunta los documentos soportes escaneados en original y a color PUERTO: Revisa la documentación. Envía correo electrónico según sea el caso: APROBADA o DESAPROBADA AGENCIA DE ADUANAS: Después de tener aprobación documental y pago de facturas (clientes debito) ingresa al portal y genera PIN TRANSPORTADOR: Ingresa al portal digita el número del PIN y programa CITA. 5.2 Ingreso de Mercancía Tipo Contenedor (exportación) TRANSPORTADOR paso1: Ingresa al portal, da clic en Asociar contenedor, digita el número del Booking, ingresa los datos de la Agencia de Aduanas, digita el nombre del cliente y asocia los contenedores pertenecientes al Booking TRANSPORTADOR Paso 2: Luego en portal selecciona Crear cita, ingresa el número del Booking y genera Cita CONDUCTOR: Se presenta en el GATE (puerta) con la planilla de traslado y la entrega al funcionario del puerto PUERTO: Verifica los datos de la planilla de traslado y procede a generar el aviso de ingreso en MUISCA y VUCE. 5

6 5.3 Retiros de Mercancía Tipo Carga Suelta (importación) AGENCIA DE ADUANAS: Envía correo electrónico a [email protected], adjuntando el formato retiro de mercancías (OP-M-001-F02) y demás documentos soportes, escaneados en original y a color indicando en el asunto el número de BL hijo correspondiente PUERTO: Revisa la documentación. El usuario recibirá un correo electrónico según sea el caso: APROBADA o DESAPROBADA TRANSPORTADOR: Solicita la asignación de cita enviando un correo a [email protected], adjuntando el formato solicitud cita manual (OP-M-001-F01), tarjeta de propiedad, SOAT y copia de facturas canceladas. 5.4 Ingreso de Mercancía Tipo Carga Suelta (exportación) AGENCIA DE ADUANAS: Envía correo electrónico a [email protected], realizando el anuncio de la mercancía que ingresara al puerto. Para hacer el anuncio por correo electrónico para ingreso de mercancía de Exportación seguir el ejemplo: ASUNTO: Anuncio Exportación Planilla No. XXXXXXXX Exportador. Nombre de Empresa de transportes. Producto. Peso. Cantidad TRANSPORTADOR: Solicita la asignación de cita enviando un correo a [email protected], adjuntando el formato solicitud cita manual (OP-M-001-F01) PUERTO: Verifica los datos del formato de solicitud cita manual (OP-M-001-F01) y asigna la cita CONDUCTOR: Se presenta en el GATE (puerta) con la planilla de traslado. 6

7 5.5 TRAMITES PRESENCIALES SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Código OP-I-001 Oficina 404 del Edificio 2 COSMOS PACIFICO CASOS ESPECIALES: Los siguientes son considerados casos especiales: *Declaración Anticipada. *Declaración corrección y/o modificación. *Declaración de Legalización. *Declaración manual. *Planillas de envío, DTA y/o OTM. *Retiros Parciales. El trámite presencial aplica sólo para los casos especiales, cuando en una misma solicitud se presente más de cinco declaraciones de importación, Planillas de envío, Declaración de tránsito y/o Continuación de viaje y para los retiros parciales cuando se presente separación de bultos o haya lugar a desaduanamiento parcial por parte del cliente. Adicionalmente el usuario debe anunciar la solicitud, adjuntando el B/L a través del PORTAL cuando sea contenedor y si esté no está disponible debe hacerlo a través del correo electrónico [email protected], cuando se trate de carga suelta siempre debe hacerse el anuncio del BL al mismo correo electrónico. Se debe presentar dos juegos de documentos uno original y otro fotocopia. La documentación necesaria se relaciona a continuación: Formato Retiro de mercancía (OP-M-001-F02) BL Master Liberado. BL Hijo Liberado (Si aplica). Consulta de Inventario. Declaración de importación/ Planilla de envío/ Declaración de tránsito aduanero/ Continuación de viaje. Acta de inspección (Si aplica). Acta de separación de bultos firmada por Bodega (si aplica). 7

8 5.6 DOCUMENTOS SOPORTES PARA RETIRO DE MERCANCIAS CARGAS NACIONALIZADAS - BL Master Liberado. - BL Hijo Liberado (si aplica). - Consulta de Inventario. CASOS ESPECIALES Correcciones, legalizaciones, modificaciones o manuales - BL Master Liberado. - BL Hijo Liberado (si aplica). - Consulta de Inventario. - Declaración de Importación. - Declaración anterior (si aplica). - Acta de inspección. DESCARGUE DIRECTO - BL Master Liberado. - BL Hijo Liberado (si aplica). - Consulta de Inventario. - Declaración de Importación. CARGAS EN TRANSITO DTA, OTM Y PLANILLAS DE ENVIO - BL Master Liberado. - BL Hijo Liberado (si aplica). - Formularios DTA, Continuación de Viaje o Planilla de Envío. RETIROS PARCIALES Saldo pendiente por retirar que ha ingresado amparado con un mismo documento de transporte. - BL Master Liberado. - BL Hijo Liberado (si aplica). - Consulta de Inventario. - Declaración de Importación. (Que ampare la mercancía solicitada para retiro.) - Acta de separación de bultos firmada por bodega. 8

9 5.7 PLAN DE CONTINGENCIA SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Código OP-I-001 En el caso de que el portal Aguadulce en Línea no se encuentre disponible para los procesos de solicitudes de ingresos y retiros de mercancías a la SOCIEDAD PUERTO INDUSTRIAL AGUADULCE, se procederá a recibir todas las solicitudes de los usuarios a través del correo electrónico [email protected] Retiros de Mercancía Tipo Carga Suelta y Contenedor. (Importación) AGENCIA DE ADUANAS: Envía correo electrónico a [email protected], adjuntando el formato retiro de mercancías (OP-M-001-F02) y demás documentos soportes, escaneados en original y a color indicando en el asunto el número de BL hijo correspondiente PUERTO: Revisa la documentación. El usuario recibirá un correo electrónico según sea el caso: APROBADA o DESAPROBADA TRANSPORTADOR: Solicita la asignación de cita enviando un correo a [email protected] y [email protected], adjuntando el formato solicitud cita manual (OP-M-001-F01), tarjeta de propiedad, SOAT y copia de facturas canceladas Ingreso de Mercancía Tipo Contenedor (Exportación) TRANSPORTADOR: Solicita la asignación de cita enviando un correo a [email protected] y [email protected], adjuntando el formato solicitud cita manual (OP-M-001-F01) y Planilla de Traslado formato PUERTO: Verifica los datos del formato de solicitud cita manual (OP-M-001-F01) y asigna la cita CONDUCTOR: Se presenta en el GATE (puerta) con la planilla de traslado. Nota: Para los ingresos de mercancías tipo carga suelta se debe proceder con la instrucción del Numeral 5 parágrafo 5.4. Ingreso de Mercancía Tipo Carga Suelta (exportación). 9

10 6. FORMATOS OP-M-001-F01 Formato solicitud cita manual OP-M-001-F02 Formato retiro de mercancías 7. ANEXOS N.A 10