MANUAL SISTEMA DE SOLICITUD DE SERVICIO MÓDULO CONTROL DE ACCESO

Transcripción

1 MANUAL SISTEMA DE SOLICITUD DE SERVICIO MÓDULO CONTROL DE ACCESO Para la Emisión de Credenciales Permisos Provisionales

2 INDICE OBJETIVO... 3 ALCANCE... 3 RESPONSABILIDAD... 3 FLUJO GENERAL DEL PROCESO DE SOLICITUD DE ACCESO... 6 PASOS A SEGUIR PARA LA CREACIÓN DE EMPRESA... 7 PASOS A SEGUIR PARA LA CREACIÓN DE USUARIO OPERADOR PASOS A SEGUIR PARA LA SOLICITUD DE CREDENCIAL TEMPORAL/PERMANENTE PASOS A SEGUIR PARA LA RENOVACION DE CREDENCIAL TEMPORAL/PERMANENTE

3 OBJETIVO Con el propósito de agilizar el proceso de registro de usuarios para la emisión de credenciales o permiso provisional para quienes acceden a la Instalación Portuaria, CONTECON GUAYAQUIL S.A. pone a su disposición el Sistema de Solicitud de Servicio Control de Acceso. Con dicho sistema se pretende brindar al cliente una herramienta donde pueda generarse automáticamente sus solicitudes (permisos provisionales, credenciales, permiso de acceso vehicular pesado/liviano) mejorando la eficacia del proceso y el tiempo de respuesta. ALCANCE El alcance del presente Manual para la generación de Solicitudes de Acceso a la Instalación Portuaria comprende a todos los usuarios que realizan diferentes actividades dentro de la Terminal. CGSA ha establecido los siguientes tipos de Usuarios: Tipos de Usuarios Funcionarios CGSA Funcionarios de Entidades Públicas Agentes Afianzados de Aduana Agencias Naviera Importadores/Exportadores Consolidadoras/ Desconsolidadoras Operadores Portuarios Servicio a Pasajeros Transportistas Proveedores CGSA RESPONSABILIDAD La generación de solicitudes de acceso en éste Sistema de Solicitud de Servicios - S3 de CONTECON GUAYAQUIL S.A., son de responsabilidad exclusiva de la compañía que solicita el acceso. 3

4 POLITICAS GENERALES 1. Las solicitudes de emisión de credencial / registro vehicular / permisos provisionales sólo podrán ser requeridas por los usuarios que estén registrados bajo la compañía. 2. Credencial Temporal: Tiene una vigencia de 2 años y los permisos de acceso a la terminal se habilitarán de acuerdo a la actividad que realizarán dentro de la terminal (por operación). Aplica para: Importador, Exportador, Consolidadoras, Desconsolidadoras, Agente Afianzado de Aduana, Operador Portuario, Proveedor CGSA. 3. Credencial Permanente: Tiene una vigencia de 2 años y los permisos de acceso a la terminal se habilitarán por ese periodo. Aplica para: Compañía de Transporte, Agencia Naviera. 4. Código Permanente: Tiene una vigencia de 2 años y los permisos de acceso a la terminal se habilitarán por ese periodo. Aplica para: Compañía de Transporte y Funcionario de Entidad Pública. 5. Registro Vehicular para Ingreso Permanente: Tiene una vigencia de 1 año y los permisos de acceso a la terminal se habilitarán por ese periodo. Aplica para: Compañía de Transporte, Funcionario de Entidad Pública, Agencia Naviera. 6. Registro Vehicular para Ingreso Temporal: Tiene una vigencia de 1 año y los permisos de acceso a la terminal se habilitarán de acuerdo a la actividad que realizará dentro del puerto (por operación). Aplica para: Operadores Portuarios y Proveedores de CGSA. 7. Requisitos para vehículos PESADOS/MONTACARGAS: Pintar el número de placa en los techos de los vehículos, de acuerdo a las normativas vigentes. Tener correctamente colocadas las placas otorgadas por la autoridad competente en la parte frontal y posterior del vehículo. El vehículo debe tener el Logotipo de la Organización de transporte a la que pertenece, pintado en lugar visible, a cada costado o en sus puertas. La fecha de vigencia de la póliza determina en la fecha hasta la cual el vehículo podrá ingresar a la Terminal. 8. Consideraciones para vehículos LIVIANOS: Luego de aceptada la solicitud de registro del vehículo, realizar la solicitud de ingreso temporal a la Terminal desde la opción: Control de Acceso - Vehículos / Solicitar Acceso Temporal de Vehículos Livianos previamente registrados. 9. La renovación por código permanente transportista y registro vehicular podrán realizarse 15 días antes de la fecha de caducidad. 4

5 10. Si el código permanente está activo, pero debe actualizar la fecha de caducidad de la licencia, el transportista deberá presentar en el área de Credenciales o enviar por correo electrónico la copia de la licencia junto con la última planilla cancelada del último aporte al IESS. 11. La empresa debe ser registrada igual como refleja en el SRI. 12. Los archivos en formato PDF. no pueden pesar más de 1 mega. 13. Para las actualizaciones de certificados de peso y medidas se deberá enviar a la casilla de permisos y credenciales (permisosycredenciales@cgsa.com.ec) copia a color del documento y verificar que se encuentre en vigente en la página de web del Ministerio de Transporte y Obras Públicas. ( 5

6 FLUJO GENERAL DEL PROCESO DE SOLICITUD DE ACCESO SISTEMA DE SOLICITUD DE SERVICIO Usuario registra la empresa en el portal web del sistema S3. CGSA-Credenciales valida la información, registra la empresa y crea usuario para realizar solicitudes. ( de aviso) Usuario ingresa al SSR, registra la solicitud y adjunta documentos mandatorios electrónicos. (formato pdf) Cliente realiza el pago y adjunta el comprobante de pago en la solicitud. CGSA Credenciales adjunta a la solicitud la factura por la emisión de la credencial, sticker, etc. (cuando aplique) CGSA Credenciales verifica la información de la solicitud CGSA Credenciales confirma el pago y genera la factura. CGSA Credenciales envía al usuario correo electrónico notificando fecha para retirar la credencial, permiso provisional, sticker, etc. El usuario se acerca a CGSA Credenciales para la toma de la huellas digitales (si es usuario nuevo) y entrega de la Credencial, sticker o pase provisional

7 PASOS A SEGUIR PARA LA CREACIÓN DE EMPRESA SISTEMA DE SOLICITUD DE SERVICIO 1. Ingrese a la página web de CGSA ( ruta información al cliente / Descargables/ Formulario de Registro de Empresas de clic e inmediatamente se despliega ventana con el Formulario. 2. Seleccione el tipo de empresa, registre los datos de la compañía y del representante legal, adjunte los documentos y de clic en enviar solicitud. 7

8 1. Seleccione tipo de empresa. PQA Registre los datos que se solicitan en la sección Información al cliente. 3. Registre los datos del Representante Legal de la CIA. 4. Adjunte los documentos en formato PDF. Cada archivo no debe pesar más de 1 mega. 8

9 5. Escriba los caracteres que se detallan el cuadro y de clic en Enviar Solicitud. 3. Una vez aprobada su solicitud usted recibirá un correo con un usuario (número de RUC) y una clave temporal la misma que el sistema le pedirá cambiar al momento del ingreso. Una vez cambiada la clave de acceso temporal usted podrá crear rol y asignar el usuario operador. 9

10 PASOS A SEGUIR PARA LA CREACIÓN DE USUARIO OPERADOR 1. Inicie sesión en S3 con el usuario (RUC) y clave asignada por usted. SISTEMA DE SOLICITUD DE SERVICIO 2. En el menú principal, seleccione la opción Creación y Mantenimiento de Usuarios 10

11 3. En la opción criterios de búsqueda de clic en el botón Crear Usuario. SISTEMA DE SOLICITUD DE SERVICIO 4. Inmediatamente el sistema despliega ventana Ingreso/Modificación de Usuario la opción Creación y Mantenimiento de Usuarios. En la opción Datos de Sesión de un nombre al usuario en la casilla USERNAME y una contraseña temporal. En la sección Ingreso/Modificación Datos Personales registre los datos de la persona designada por la compañía para ingresar al sistema y realizar solcicitudes en su nombre. Registre los datos de la persona que la CIA a delegado para ingresar al sistema. 11

12 5. En la sección ingreso/modificación de Datos de Empresa verifique que los datos de la compañía estén correctos. En el caso que alguno de los datos no este correctos comuníquese con facturación de CGSA para actualizar la información. De clic en el botón Guardar. 6. Usted recibirá un correo electrónico notificando la creación del usuario operador con la contraseña asignada. 12

13 7. Retorne al menú principal y seleccione la opción Asignar Roles. SISTEMA DE SOLICITUD DE SERVICIO 8. El sistema despliega ventada Asignación de roles a Usuarios, en la opción Rol a asignar seleccione el rol Credenciales Clientes. 9. En el campo Usuario digite el nombre que le asignó al usuario y de clic en Iniciar Búsqueda. Inmediatamente el sistema muestra tabla en la parte inferior de la pantalla, de check ( ) en la columna Roles y de clic en Guardar. 13

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15 PASOS A SEGUIR PARA LA SOLICITUD DE CREDENCIAL TEMPORAL/PERMANENTE 1. Ingrese a la página WEB de CGSA ( opción Sistema de Solicitud de Servicios, digite su usuario operador y contraseña, luego de clic en el botón Continuar. 2. Inmediatamente el sistema despliega la ventana del Menú Principal, en el sub menú Control de Acceso Personas de clic en la opción Solicitar Emisión Renovación de Credencial (Temporal/Permanente). 3. En la pantalla Emisión/Renovación de Credencial, seleccione el tipo de servicio Tipo de Empresa y Tipo de Credencial. 15

16 4. En la sección Datos Generales del Colaborador complete los siguientes requisitos obligatorios: Nombres Apellidos Tipo de sangre Dirección domiciliaria Teléfono domicilio Lugar de nacimiento Fecha de nacimiento Tipo de licencia / Fecha de expiración de la licencia (estos campos sólo se activa cuando se solicita credencial de conductor de vehículos pesado o equipo portuario) Cargo empleado. Completos todos los campos. De clic en el botón Agregar. 16

17 5. Inmediatamente el sistema despliega una tabla en la parte inferior; en la columna adjuntar, de clic en el botón DOCUMENTOS. 17

18 6. Una nueva ventana es desplegada con los requisitos a ser adjuntados. De clic en el botón Seleccionar Archivo y registre cada uno de los documentos solicitados. Concluido éste proceso de clic en el botón Regresar. 7. El sistema lo retorna a la página principal, si usted desea agregar un nuevo usuario repita el proceso, caso contrario de clic en Enviar Solicitud. 8. Automáticamente el sistema muestra una barra de proceso, concluida la carga de la documentación se muestra una ventana indicando que la transacción fue culminada exitosamente. De clic en el botón Aceptar. 18

19 9. Usted recibirá notificación vía correo electrónico indicando que se procederá a la revisión de los requisitos adjuntados. 10. Si todos los requisitos están correctos, vía correo electrónico recibirá una notificación donde se indica el estado de la solicitud Facturada. Ingrese al Sistema de Solicitud de Servicios S3 para visualizar la factura. 19

20 11. Ingrese a la Consola de Solicitudes/Campo Estado, seleccione la opción Facturada y el sistema muestra el número de solicitudes, de clic en el botón Ver. 12. El sistema despliega una nueva ventada donde se detalla el Tipo de Solicitud, los Generales del Colaborador y los Datos de la factura. De clic el botón Seleccionar Archivo y adjunte el comprobante de depósito. A continuación de clic en Enviar Comprobante. 20

21 13. Se muestra mensaje consultando si esta seguro de enviar el comprobante, si esta correcto, de clic en Aceptar, el sistema le indicará que el comprobante fue enviado exitosamente. De clic en Aceptar. 14. Automaticamente el sistema lo retorna al Menú principal, usted podrá visualizar que el estado de su solicitud ha cambiado a FINALIZADA. 15. Finalmente usted recibirá notificación vía correo electrónico indicando que en las próximas 72 horas laborales recibirá una notificación para que se acerque al departamento de Permisos y Credenciales a realizar el registro (de huellas y toma de foto) y entrega de la credencial. 21

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23 PASOS A SEGUIR PARA LA RENOVACION DE CREDENCIAL TEMPORAL/PERMANENTE 1. Si usted va a realizar una solicitud de Renovación de Credencial, seleccione la opción y realice la busqueda del colaborador por número de cedula, nombres o apellidos y de clic en el botón Buscar. 2. Imnediatamente el sistema activa los campos para que actualice los requisitos del colaborador. De clic en el botón Agregar. 23

24 3. El sistema despliega una tabla en la parte inferior; en la columna adjuntar de clic en el botón DOCUMENTOS. 4. Repita los pasos del 6 al 15 detallado en de la sección Emisión de Credencial Temporal / Permanente. 24

25 PASOS A SEGUIR PARA LA EMISIÓN/RENOVACIÓN DE REGISTRO DE VEHÍCULO PESADO/LIVIANO 1. Ingrese a la página WEB de CGSA ( opción Sistema de Solicitud de Servicios, digite su usuario y contraseña, luego de clic en el botón Continuar. 2. Inmediatamente el sistema despliega la ventana del Menú Principal, en el sub menú Control de Acceso - Vehículos de clic en la opción Solicitar Emisión/Renovación de Registro de Vehículo (Pesado/Liviano) 25

26 3. En la pantalla Emisión/Renovación de Registro de Vehículo (Pesado o Liviano), seleccione el Tipo de Empresa y Tipo de Solicitud (Registro Vehicular para Ingreso Temporal o Registro y Permiso Vehicular Permanente). En la sección Datos del Vehículo seleccione Registro de Nuevo Vehículo e indique el Tipo de Vehículo (Liviano/Pesado). 26

27 4. A continuación complete los siguientes requisitos mandatorios: Placa / No. Serie (para Montacargas) Clase / Tipo: Marca Modelo Color Tipo Certificado de Pesos y Medidas Número de Certificado de Pesos y Medidas: Fecha de Vigencia Permiso MTOP Fecha de Vigencia de Póliza Completos todos los campors de clic en el botón AGREGAR. SISTEMA DE SOLICITUD DE SERVICIO 27

28 5. El sistema despliega tabla en la parte inferior, en la columna adjuntar de clic en el botón Documentos. 6. Adjunte los requisitos solicitados. De clic en el botón Seleccionar Archivo y registre cada uno de los documentos. Culminado este proceso de clic en el botón Regresar. 7. El sistema lo retorna a la página principal, si usted desea agregar un nuevo vehículo repita el proceso caso contrario de clic en el ENVIAR SOLICITUD. Un cuadro de diálogo hará la consulta si está seguro de enviar la solicitud, de clic en Aceptar. 28

29 8. Automáticamente el sistema muestra una barra de proceso, culminada la carga de la documentación se muestra ventana indicando que la transacción fue culminada exitosamente. De clic en el botón Aceptar. 29

30 9. Usted recibirá notificación vía correo electrónico indicando que se procederá a la revisión de los requisitos adjuntados. 10. Si todos los requisitos están correctos, vía correo electrónico recibirá una notificación donde se indica el estado de la solicitud Facturada. Ingrese al Sistema de Solicitud de Servicios S3 para visualizar la factura. 30

31 11. Ingrese a la Consola de Solicitudes/campo Estado seleccione la opción Facturada y el sistema muestra el número de solicitudes, de clic en el botón Ver. 12. El sistema despliega una nueva ventada donde se detalla el Tipo de Solicitud, los Generales del Colaborador y los Datos de la factura. De clic el botón Seleccionar Archivo y adjunte la comprobante de depósito. A continuación de clic en Enviar Comprobante. 13. Se muestra mensaje consultando si esta seguro de enviar el comprobante, si esta correcto de clic en ACEPTAR, el sistema le indica que el comprobante fue enviado exitosamente de clic en ACEPTAR. 31

32 16. Finalmente usted recibirá notificación vía correo electrónico indicando que su solicitud de permiso vehícular ha sido procesada y que debe presentarse al área de Permisos y Credenciales con el permiso y/o incremento de cupo original emitido por la ANT o Comisión de Tránsito para su validación y activación del vehículo. 32