RECIBO DE MERCANCIA EN LOS CENTROS DE DISTRIBUCION

Transcripción

1 13 PAG. 1/11 1. OBJETIVO Establecer un instructivo que permita controlar el recibo de mercancía en el Centro de Distribución. 2. ALCANCE Este instructivo inicia con la llegada del transportador al Centro de Distribución y termina con el recibo de mercancía nacionalizada y DTA en el caso CEDI Cali. Para los otros CEDI a nivel nacional termina con la entrega de documentos al transportador. Aplica para todos los Centros de Distribución a Nivel Nacional. 3. RESPONSABILIDADES 3.1. Director Regional de Distribución 3.2. Supervisor de Distribución 3.3. Auxiliar de Distribución (asignado para el recibo) 3.4. Auxiliar Administrativo(a) Distribución 3.5. Jefe de Cambios y Comercio Exterior 3.6. Analista de Comercio Exterior 4. DEFINICIONES N/A

2 13 PAG. 2/11 5. CONDICIONES GENERALES 5.1. Recibo por Masivo desde Centro de Distribución Regional Cali El transportador o proveedor deberá llegar a cada Centro de Distribución (CEDI) y reportarse con el Supervisor de Distribución para la entrega de la mercancía, presentándole copia del recibo de pago del cargue y descargue, notas de traslado, remisiones o facturas con sus manifiestos y respectiva remesa. El Supervisor de Distribución autorizará el ingreso del vehículo al muelle e informará al Auxiliar de Distribución encargado de recibo para que proceda. En el caso que lleguen varios vehículos, estos serán recibidos de acuerdo al orden de llegada El Supervisor de Distribución o Director Regional de Distribución deberán verificar en presencia del conductor los números de los precintos que trae el vehículo frente a los escritos en la remesa o documento equivalente, el auxiliar de distribución encargado del recibo deberá diligenciar el DI Formato Bitácora de recibo de vehículos en el CEDI. Si se detecta alguna novedad, inmediatamente deberá verificar toda la carga y registrar la novedad en el Formato DI Reporte de Novedades entre Centros de Distribución, en este caso se tomaran fotos como evidencia y se informará por correo electrónico y vía telefónica al Director de Distribución del CEDI Cali y al Coordinador Nacional de Transporte. Esto también aplica para el recibo de mercancía de MAC JCI Si Durante el proceso descargue el Auxiliar de Distribución de recibo detecta algún faltante, deberá informarlo al Supervisor de Distribución y este a su vez, informará al Director de Distribución Regional y el Auxiliar Administrativo de Distribución, si al finalizar el proceso no se ha aclarado la novedad, el Auxiliar de Distribución de recibo deberá colocar la anotación del faltante en la remesa del transportador y diligenciar el Formato DI Reporte de Novedades entre Centros de Distribución, para que esto sea cobrado al mismo y se colocará el sello de recibido adjuntando copia del Formato DI Reporte de Novedades entre Centros de Distribución; toda esta documentación será enviada por correo electrónico al centro de distribución (CEDI) Cali, con copia al Coordinador Nacional de Transporte.

3 13 PAG. 3/ Una vez terminado el descargue, el Auxiliar de Distribución de recibo procederá a revisar la mercancía en detalle, cruzando las unidades de la nota de traslado con las unidades físicas, y hará entrega a cada encargado de línea para la coordinación de su respectiva ubicación, si detecta sobrante o faltante de mercancía, deberá diligenciar el Formato DI Reporte de Novedades entre Centros de Distribución, deberá reportar la novedad al Supervisor de Distribución y este a su vez, informará al Director de Distribución Regional y Auxiliar Administrativo de Distribución. En todo caso el Auxiliar Administrativo de Distribución es el responsable de ingresar la mercancía al SIMAC mediante la factura, garantizando que las cantidades recibidas concuerden con las físicas, y en caso de novedad, hacerle seguimiento, enviando por correo electrónico el Formato DI Reporte de Novedades entre Centros de Distribución al CEDI remitente, para que este verifique y aclare en el mismo día la novedad o máximo 24 horas En caso de presentarse el error en origen el Auxiliar Administrativo de Distribución deberá proceder a enviar la reversa de la nota de traslado con la(s) referencia(s) y la(s) cantidad(es) faltantes y en caso de sobrantes se deberá solicitar la nota de traslado correspondiente con el fin de cerrar la novedad el mismo día o máximo 24 horas Recibo MAC JOHNSON CONTROLS DE COLOMBIA S.A.S El transportador deberá llegar a cada Centro de Distribución (CEDI) y se reportará con el Supervisor de Distribución para la entrega de la mercancía, presentándole la factura El Supervisor de Distribución deberá indicar al Auxiliar de Distribución asignado para el recibo y autorizar el ingreso del vehículo al muelle. En el caso que lleguen varios vehículos, estos serán recibidos de acuerdo al orden de llegada Para los vehículos de propiedad de MAC-JCI, el descargue es asumido por Coexito S.A.S.; de lo contrario estos deben cancelar el dinero correspondiente al cargue o descargue al Auxiliar Administrativo(a) de Cartera o en su defecto al Auxiliar Administrativo(a) de Distribución en la regional correspondiente.

4 13 PAG. 4/11 Nota Aclaratoria: La recepción de dineros en los Centros de Distribución (CEDI) por cargue o descargue de mercancía de proveedores debe hacerse por el concepto 84 cargue y descargue por reintegros transportadora y debe ser enviados dentro de las 24 horas a cartera En el caso de recibo de baterías automotrices, el Auxiliar de Distribución asignado para el recibo de mercancía deberá pesar absolutamente todos los pallets y corroborar el peso contra el rotulo del pallet, utilizando el Formato DI Control Recibo Baterías de MAC-JCI si detecta alguna novedad debe informar de inmediato al Supervisor y Director de Distribución, igualmente debe realizar un muestreo de las baterías automotrices dejando por escrito la revisión en el Formato DI Lista de Chequeo Recepción Baterías Automotrices, para así de acuerdo al resultado aceptar o rechazar el lote a recibir Si terminado el descargue falta, sobra o hay rechazo de mercancía por incumplimiento de las especificaciones, el Auxiliar de Distribución encargado deberá reportar la novedad por medio del Formato DI Reporte de Novedades entre Centros de Distribución al Supervisor de Distribución y este a su vez informará al Director de Distribución, y Auxiliar Administrativo de Distribución deberá enviar por correo la novedad del faltante, sobrante o por incumplimiento de las especificaciones al jefe de despachos de MAC-JCI, para que este verifique y se aclare en el mismo momento Una vez aclarado el tema, se deberá proceder a realizar la devolución en compras con copia al Analista de Compras de Coexito S.A.S. por faltante o incumplimiento de las especificaciones, en caso de sobrante solicitar al el jefe de despachos de MAC- JCI la orden de compra que corresponda a ese sobrante o solicitar al Analista de Compras de Coexito S.A.S. la nueva orden de compra si es el caso. Después con los documentos respectivos el Auxiliar Administrativo de Distribución deberá dar ingreso de la mercancía al sistema.

5 13 PAG. 5/ La mercancía devuelta a MAC-JCI deberá llevar la respectiva devolución en compra junto con una remisión en constancia de la entrega de la mercancía al conductor e informar por correo al jefe de despachos de MAC-JCI. De igual forma el Auxiliar de distribución que maneja la línea deberá estar atento de hacer la devolución de las estibas que llegan, a través de una devolución en compras al proveedor MAC- JCI, evitando un inventario muy alto de estas Recibo por Transportadora El transportador deberá llegar a cada Centro de Distribución (CEDI) y se reportará con el Supervisor de Distribución para la entrega de la mercancía, presentándole la(s) guía(s) con la(s) nota(s) de traslado, remisión o factura El Supervisor deberá indicar al Auxiliar de Distribución asignado para el recibo, autorizar el ingreso del vehículo al muelle recibo y deberá diligenciar el DI Formato Bitácora de recibo de vehículos en el CEDI El Auxiliar de Distribución verificará las referencias, cantidades y estado de la mercancía si encuentra alguna novedad inmediatamente deberá informar al Supervisor y Director de Distribución y Auxiliar Administrativo Distribución, en este caso se tomaran fotos como evidencia y se informará por correo y vía telefónica a la regional remitente; la mercancía en mal estado se le devolverá inmediatamente a la transportadora, realizando una anotación en la guía indicando las referencias y cantidades que llegaron en mal estado y se procederá a realizar un traslado a la bodega J5, por correo electrónico se informará al Coordinador Nacional de Transporte escaneando la guía y todas las notas de traslado que soporten el despacho y las respectivas fotos como evidencia Toda la mercancía deberá llegar correctamente embalada de acuerdo a las especificaciones de la misma, en caso de no ser así deberá enviar correo electrónico al origen con registro fotográfico, para que se tomen las medidas necesarias y no se vuelvan a presentar situaciones que pongan en riesgo la integridad de la mercancía Si por mal embalaje en origen se daña la mercancía, se hará la reversa a quien corresponda para que ésta asuma la baja, y obviamente el flete del traslado en físico; si se detecta que la transportadora fue la que soltó la carga y esto ocasionó el daño

6 13 PAG. 6/11 de la mercancía, entonces se hará el tramite respectivo para su cobro como aparece en el numeral Recibo de Mercancía por Devolución de Clientes Para recoger la mercancía, el Ejecutivo de Ventas previamente deberá diligenciar el Formato ADC Solicitud Elaboración Nota Crédito y adjuntar copia de la factura a la cual se le aplicará la nota crédito. Para completar este formato deberá tener las firmas del Director Regional de Ventas y el Director Regional de Cartera y una vez diligenciado en su totalidad, el Ejecutivo de Ventas deberá llevar el formato diligenciado al Centro de Distribución y si la factura tiene más de 60 días deberá tener la autorización del Director Regional de Cartera para la nota crédito (Ver Procedimiento CA Notas Crédito) El Formato ADC Solicitud Elaboración Nota Crédito es enrutado para la recolección de la mercancía, el conductor debe verificar donde el cliente referencia(s) y cantidad(es) Al llegar al Centro de Distribución (CEDI), el conductor deberá entregar al Supervisor de Distribución la mercancía con el respectivo Formato ADC Solicitud Elaboración Nota Crédito, el Supervisor de Distribución deberá verificar referencia(s) y cantidad(es), si todo está en orden firma en constancia de recibido, ubica la mercancía en la zona Devoluciones colocando una fotocopia del formato a la mercancía con el fin de identificarla, posteriormente el supervisor deberá entregar los documentos al Auxiliar Administrativo de Distribución el cual deberá elaborar la nota crédito el mismo día o al día siguiente En caso que el documento llegue en la tarde del mismo día y sea elaborada la nota crédito, el Auxiliar Administrativo de Distribución deberá notificarle al supervisor para enviar la mercancía que reposa en la zona de devoluciones al sitio correspondiente. Ninguna mercancía debe ingresar al centro de distribución (CEDI) sin el conocimiento de supervisor Recibo de Mercancía Importada El transportador llega al Centro de Distribución (CEDI) y deberá ser anunciado al supervisor de recibo - aduana y al operador de bascula.

7 13 PAG. 7/ El transportador deberá presentarse al operador de báscula con los documentos respectivos (lista de empaque, DTA, BL, Factura comercial) para identificar el contenedor y verificar su pesaje (Según lo proyectado se debe tener información de comercio exterior para tener planificado la prioridad de los contenedores y el número de pedido, para así empezar en el orden correcto y coordinar de la forma más eficiente los recursos para el descargue: espacio, elevador, braceros, racks.) Luego de establecer el orden de recibo y el lugar de recibo (numero de muelle donde va a descargar) se procederá de la siguiente manera: - El operador de la báscula dirige el contenedor, una vez pesado al muelle de descargue indicado y deberá verificar cuantos repuestos llega el vehículo al centro de distribución y confirma que con esos mismos sale. -De igual forma el supervisor del depósito deberá esperar instrucciones de comercio exterior sobre el descargue de un DTA si este viene con seguimiento DIAN, porque normalmente se debe descargar en presencia de un funcionario de esta entidad. - El supervisor de aduana hace apertura del muelle o los muelles respectivos. - El supervisor de aduana recibe los documentos originales de la mercancía (lista de empaque, DTA, BL, Factura comercial,) y verifica fecha de cierre del DTA. - El auxiliar de distribución deberá verificar los sellos que trae el contenedor los cuales deberán ser los mismos registrados en el BL y DTA de origen. - Se procede con el descargue de acuerdo a lo planificado, los auxiliares líderes de descargue y el Supervisor verifican que coincidan las cantidades y referencias estipuladas en los documentos versus el físico, también la totalidad de los contenedores que tiene la orden de pedido. - Se debe diligenciar por DTA el formato DI Planilla Manual de Ingreso al Deposito Coexito, en la parte inferior de la planilla existe un espacio para registrar las novedades (faltantes, averías, y cualquier otro tipo de inconsistencias) detectadas al momento de recibir los contenedores que hacen parte del DTA registrado.

8 13 PAG. 8/11 -Se coordina con el inhouse, el reconocimiento de carga (pre-inspección) y se tramitan los documentos pertinentes (Acta de reconocimiento de mercancía y planilla de ingreso a deposito) se deberán enviar escaneados al área de comercio exterior junto con el DTA, BL, y Factura comercial mientras que llegan los originales ese mismo día o al día siguiente a primera hora de la mañana, se despacha al transportador y se firma remisión de recibo, el producto importado deberá estar claramente separado o almacenado en sitio diferente de la mercancía nacionalizada, para eso se rotula la mercancía - formatos que clasifican a la mercancía si es nacionalizada o sin nacionalizar, número de pedido, referencias, cantidades. - El supervisor de aduana deberá estar atento cuando la mercancía importada sea nacionalizada, es decir, que en la declaración de aduanas verificar que tenga el numero de levante. También reportar e ingresar la liquidación de importación para registrarlo en el inventario de bodega 47, si se presenta algún tipo de novedad se debe estar en permanente contacto con el personal de comercio exterior y directivos, por medio del Trade, correo electrónico o personalmente. - El supervisor de aduana deberá sacar una copia física y otra escaneada de los manifiesto de la DIAN que indica la legalización de la mercancía y archivarla correctamente, también organizar el traslado de la mercancía nacionalizada en el depósito aduanero para la bodega No Conformes Averías Deposito de Aduanas En caso de presentarse algún tipo de No conformidad con la mercancía que se encuentra en el depósito de aduanas se deberá realizar el siguiente proceso: El Supervisor del Deposito Aduanero deberá realizar el Registro del No Conformes cuando se presenten los siguientes casos con la mercancía: - Faltantes - Daños - Mercancía que no Corresponda

9 13 PAG. 9/11 El porcentaje de costo en la mercancía para que sea válido el registro del No Conforme debe ser del 3%. Una vez realizado el registro del No Conforme por parte del Supervisor del Deposito Aduanero, este deberá proceder a enviarlo al Jefe de cambios y comercio exterior con el fin de que realice el respectivo registro en el Indicador de Averías Internacionales Recibo de Mercancía Nacionalizada El transportador deberá llegar al centro de distribución (CEDI) será anunciado al supervisor de recibo del Deposito y al operador de bascula El transportador se debe presentar al operador de báscula con los documentos respectivos (lista de empaque, relación de embarque, BL, Factura comercial) para identificar el contenedor y verificar su pesaje (Según lo proyectado se debe tener información del área de comercio exterior para tener planificado la prioridad de los contenedores y el número de pedido, para así empezar en el orden correcto y coordinar de la forma más eficiente los recursos para el descargue: espacio, elevador y braceros Luego de establecer el orden de recibo y el lugar de recibo (numero de muelle donde va a descargar) se procede de la siguiente manera: - El operador de la báscula dirige el contenedor, una vez pesado al muelle de descargue indicado. - El supervisor del Depósito hace apertura del muelle o los muelles respectivos. - El supervisor del Depósito recibe los documentos originales de la mercancía (lista de empaque, relación de embarque, BL, Factura comercial). - El auxiliar de distribución verifica los precintos de seguridad que trae el contenedor los cuales deben ser los mismos registrados en la relación de embarque.

10 13 PAG. 10/11 - Se procede con el descargue de acuerdo a lo planificado, los auxiliares de distribución líderes de descargue y el supervisor verifica que coincidan las cantidades y referencias estipuladas en los documentos versus la liquidación de importación, también la totalidad de los contenedores que tiene la orden de pedido, si hay alguna inconsistencia se debe reportar en el DI Formato Planilla Manual de Ingreso al Deposito Coexito en la parte indicada para ello. - Dentro de los siete (7) días siguientes al recibo de la mercancía Nacional e Importada, el Auxiliar de Distribución de CEDI Cali encargado procede a realizar la inspección del producto terminado a cada lote (Ver Formato DI Inspección de Producto Terminado Líquidos, Formato DI Inspección de Producto Terminado Bujías, Formato DI Inspección Producto Terminado Suspensión, Formato DI Inspección Producto Terminado Filtro de Aceite, Formato DI Inspección Producto Terminado Materiales de Fricción, Formato DI Inspección de Producto Terminado Lubricantes, Formato DI Inspección de Producto Terminado Llantas, Formato DI Inspección de Producto Terminado Equipo de Diagnostico Automotriz, Formato DI Inspección de Producto Terminado Baterías Estacionarias, VRLA y Tracción, DI Formato Inspección Producto Terminado Llantas de Moto, DI Formato Inspección Producto Terminado Equipos Energía Solar, DI Formato Inspección Producto Terminado Amortiguadores, DI Formato Inspección Producto Terminado Misceláneo, DI Formato Inspección Producto Terminado Balineras y DI Formato Inspección Producto Terminado Filtro Aire). - El supervisor del Deposito ingresa la liquidación de importación para registrarlo en el inventario de bodega 47, si se presenta algún tipo de novedad se debe estar en permanente contacto con el personal de comercio exterior y, por correo electrónico o personalmente. - El supervisor del Depósito debe sacar una copia física y otra escaneada de las declaraciones de importación, que indica la legalización de la mercancía y archivarla correctamente, también de organizar todo el ingreso de la mercancía a su respectivo puesto de almacenamiento.

11 13 PAG. 11/11 ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ: Director Regional de Distribución Director Nacional de Distribución Gerente de Logística