INSTRUCTIVO SEGURIDAD Y MANEJO DE LA CARGA ADU-DOIT-021

Transcripción

1 INSTRUCTIVO SEGURIDAD Y MANEJO DE LA CARGA

2 Contenido 1. ALCANCE OBJETIVO REFERENCIAS NORMATIVAS DEFINICIONES LOGÍSTICA DE TRANSPORTE SEGURO MERCANCÍAS PELIGRÓSAS LUGAR DE CARGUE Puertos: Contenedores Sellos Almacenamiento de contenedor Aeropuertos OPERACIONES SOSPECHOSAS Herramientas para detectar operaciones inusuales o sospechosas RESPONSABLES FORMATOS Y REGISTROS CONTROL DE CAMBIOS... 9

3 1. ALCANCE Aplica a todas las operaciones de comercio exterior y grupos sociales objetivo de ADUACARGA. 2. OBJETIVO Orientar a todos los integrantes que componen la cadena logística, en la aplicación de normas y procedimientos que permitan la disminución y prevención del riesgo y actividades ilícitas en el desarrollo de sus operaciones, mediante los estándares Técnicos establecidos por el sector; garantizando un óptimo manejo de la carga. 3. REFERENCIAS NORMATIVAS Las normas empleadas para el manejo y elaboración de este documento son las siguientes: NTC-ISO 9001:2008: Sistemas de gestión de calidad. Requisitos Norma BASC 2012 Manual de Seguridad en el transporte de Carga PONAL 4. DEFINICIONES La terminología empleada en este procedimiento, se encuentra en la norma NTC-ISO 9000:2005 Sistemas de Gestión de Calidad: Fundamentos y Vocabulario y Norma y estándares BASC 2012, Glosario de términos. 5. LOGÍSTICA DE TRANSPORTE SEGURO ADUACARGA favorece la contratación de proveedores en la cadena logística que posean certificaciones en sistemas de gestión; lo que brinda garantía en el control de nuestras operaciones. Control operativo: Las trasportadoras cuentan con un departamento dedicado al control operativo, logístico y de transporte, donde se tiene en cuenta las necesidades operativas por un jefe de seguridad, controladores de tráfico y unidades de apoyo; permitiendo llevar una ruta segura. IATA: International Air Transport Association, ADUACARGA está certificado por la IATA, garantizando la seguridad en las mercancías y el pago de los feletes internacionales.

4 Póliza: Seguro que ampara siniestros en mercancías. Pólizas que recaen al su dueño directo. Estos seguros deben estar amparados por el dueño de la mercancía y la transportadora. ADUACARGA solicita a sus transportadoras nacionales, copias de sus pólizas y resoluciones; sugiriendo siempre a nuestros clientes la toma de pólizas para sus cargas. Selección de conductores / propietarios: Para la selección de conductores y propietarios de vehículos; las trasportadores realizan procesos internos de verificación de proveedores y/o subcontratistas Visitas de seguridad: registrada en ADU-DCMF-021 Visita proveedores de comercio exterior; realizadas por ADUACARGA por lo menos una vez cada dos años o cuando el proveedor modifique su domicilio o razón social. Documentos proveedores: ADUACARGA, verifica que el proveedor cuente con la documentación legal requerida para su funcionamiento; requiriendo: Copia de un documento que certifique la existencia del proveedor (Cámara y Comercio y/o RUT). Certificación bancaria (pagos por transferencia) Estados financieros Contrato (Ficha de servicio) Certificaciones en Sistemas de Gestión ADU-DCMF-022 Acuerdo de seguridad (Si el proveedor cuenta con certificación BASC no deberá anexar este documento) Dicha documentación deberá ser actualizada por lo menos una vez al año; o cuando se conozca que el proveedor ha realizado cambios en su documentación que afecten el bien o servicio prestado, y/o el proceso de pago. Escolta: En caso de requerir servicio de escolta para acompañamiento de la carga, en rutas cortas o nacionales; las empresas trasportadoras, suministran este servicio, cumpliendo la normativa a nivel de seguridad. Auxiliares de carga: proveedores que aparte de cumplir los requisitos establecidos en este instructivo, soportan la seguridad social de los auxiliares. Selección de parqueaderos: Las trasportadoras cuentan con procedimientos que permiten ubicar la carga en lugares seguros, en caso de pernoctación.

5 Precintos de seguridad: proveedores que aparte de cumplir los requisitos establecidos en este instructivo, certifican la calidad del producto avalados con la norma ISO Estibas: servicio adicionales de la mercancía, para manejar embalajes certificados de la exportación. Seguimiento de la carga: Las trasportadoras, cuentan con servicio de seguimiento y ubicación satelital de la carga a nivel nacional. GRUPO ADUACARGA: La integración de nuestros servicios aduanales y de carga; nos permiten interrelacionar procesos y controles; asegurando operaciones confiables 6. MERCANCÍAS PELIGRÓSAS ADUACARGA garantiza la identificación, nivel de riesgo y clasificación de la mercancía peligrosa, antes de la entrega al transportador; quien señaliza la carga de acuerdo al Artículo 18 (Doc. 9284) de la Organización de aviación civil internacional OACI, EN Colombia regulado por la IATA. Contamos con personal competente en la identificación y tratamiento de las mercancías peligrosas. 7. LUGAR DE CARGUE Según la logística de la operación de comercio internacional, las mercancías, pueden ser cargadas en el medio de transporte nacional o urbano en diferentes lugares (puertos bodegas - aeropuerto). 7.1 Puertos: ADUACARGA maneja de manera integral la mercancía en los diferentes puertos. Por ser actores sensibles de la cadena logística internacional; todos los puertos cuentan con certificaciones que garantizan la conformidad en calidad, seguridad industrial y física; siendo garantía de las operaciones de comercio exterior para el país. Los controles de acceso establecidos por los puertos son de conocimiento y aceptación del personal.

6 7.2 Contenedores ADUACARGA capacita en inspección de contenedores, enfatizando: Efectuar una inspección ocular del contenedor, verificando su estado natural, las marcas y las contramarcas. Inspeccionar las paredes laterales Techo interior y exterior Cuellos de los contenedores. Pared delantera Piso Puertas interiores y exteriores Exterior - Interior 7.3 Sellos ADUACARGA garantiza la instalación de sellos y precintos de seguridad en las mercancías, de acuerdo a su naturaleza, lugar y medio de transporte; proveedor certificado con la norma ISO 17712, para sellos de alta seguridad. El proceso de manejo de precintos se encuentra establecido en ADU-DOIT-039 Control de precintos. ADUACARGA informa a sus asociados de negocio la necesidad de seguir los parámetros para reportar los sellos comprometidos. 7.4 Almacenamiento de contenedor Los asociados de negocio validan zonas seguras de almacenamiento, que impida el acceso y manipulación de personas no autorizadas. Los depósitos, puertos, aeropuertos; garantizan controles de acceso y reporte de personas no autorizadas. 7.5 Aeropuertos El tránsito de la mercancía en aeropuertos garantiza mayor seguridad de la operación, por medio de las entidades de seguridad nacional (POLFA - DIAN).

7 Los controles de acceso, son restringidos, minimizando el riesgo de manipulación indebida. 8. OPERACIONES SOSPECHOSAS Todo colaborador que detecte y considere que una operación puede catalogarse como sospechosa, deberá reportarlo por escrito al Oficial de Cumplimiento SARLAFT, para reportar ante la UIAF. El procedimiento establecido para el tratamiento de las operaciones sospechosas se detalla en ADU-GGP-008 SARLAFT 8.1 Herramientas para detectar operaciones inusuales o sospechosas ADUACARGA podrá detectar operaciones sospechosas, mediante visitas hechas a los clientes, estudio de seguridad y análisis cambio en los estados financieros, operaciones inusuales, cambios frecuentes de sitio de operación, pagos de altas sumas de dinero en efectivo y de contado (siendo antes a crédito), devolución de mercancías ya pagas por el cliente, compra de mercancías en dólares dentro del país. Factores de identificación: Origen y destino de la operación Frecuencia de las operaciones Valor y tipo de mercancía Modalidad de la operación Forma de pago de la transacción Inconsistencias en la información proporcionada Requerimientos inusuales o que se desvían de lo establecido 9. RESPONSABLES Los Líderes del proceso operativo, por el control y gestión de las actividades descritas. La Coordinadora Administrativa y la Ejecutiva Comercial, por el control, de los registros de proveedores. La Ejecutiva comercial, por el control del registro de clientes. Los Auxiliares de Aduanas por cumplir con lo estipulado en el presente instructivo,

8 10. FORMATOS Y REGISTROS ADU-DCMF-021 Visita proveedores de comercio exterior. ADU-DCMF-022 Acuerdo de seguridad.

9 NUMERO DEL CAMBIO 8. CONTROL DE CAMBIOS DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA