CÓDIGO FECHA DE REVISIÓN No. DE REVISIÓN PÁGINA UIS-PR-TS Septiembre DE 11

Transcripción

1 UIS-PR-TS Septiembre DE PROPOSITO: Establecer los lineamientos para administrar y salvaguardar los recursos financieros de la empresa haciendo una correcta aplicación de los mismos. 2. ALCANCE: Aplica para todos los movimientos bancarios realizados por el área de en Universal International Services. 3. LINEAMIENTO: Salvaguardar los recursos financieros de la empresa, así como su correcta administración y aplicación. 4. DESARROLLO: No. RESPONSABLE ACTIVIDAD AUTORIZACION DE PAGO DE PEDIMENTOS (NUEVO LAREDO) 1 Jefe de y/o Asistente de Recibe archivo de validación por parte de los documentadores de la oficina Nuevo Laredo. (Ver procedimientos UIS-PR-OPNL-01 Despacho-Importación, UIS-PR-OPNL-02 Despacho Exportación, UIS-PR-OPNL-03 Despacho-Importación Furgón, y UIS-PR-OPNL-04 Operaciones Especiales) Cliente con Financiamiento o que anticipa impuestos? Si: Se revisa el Reporte de Bancos UIS-FO-TS-03 para cerciorarse que el cliente va al corriente con sus reembolsos de financiamientos o que haya depositado los impuestos solicitados, de ser así genera el archivo de bancos en sistema de tráfico y escribe en el archivo de validación el nombre del banco, el identificador de la cuenta de UIS de la cual se realizará el pago y numero de archivo asignado por el sistema. Nota: Si el cliente no está al corriente con sus pagos se consulta a Dirección General para obtener instrucciones en cuanto a si se continua con el financiamiento o se detiene hasta que el cliente haga el pago correspondiente. No: Genera el archivo de bancos en sistema de tráfico y escribe en el archivo de Validación el número de identificador de la cuenta del cliente de la cual se realizará el pago y numero de archivo asignado por el sistema Entrega el archivo de validación al documentador, y éste transmite el archivo en sistema para generar el pago. (Ver procedimientos UIS-PR-OPNL-01 Despacho-Importación, UIS- PR-OPNL-02 Despacho Exportación, UIS-PR-OPNL-03 Despacho-Importación Furgón, y UIS-PR-OPNL-04 Operaciones Especiales)

2 UIS-PR-TS Septiembre DE 11 No. RESPONSABLE ACTIVIDAD 2 Jefe de y/o Asistente de Registra los movimientos bancarios (Quicken). 3 Documentador Paga el pedimento. (Ver procedimientos UIS-PR-OPNL-01 Despacho-Importación, UIS-PR- OPNL-02 Despacho Exportación, UIS-PR-OPNL-03 Despacho-Importación Furgón, y UIS- PR-OPNL-04 Operaciones Especiales) 4 Documentador Una vez pagado el pedimento entrega a la Recepcionista el archivo de validación. FONDEO PARA PAGO DE IMPUESTOS (VERACRUZ Y AICM) 5 Documentador AICM, y/o Jefe de Tráfico (Veracruz y Manzanillo) AICM De acuerdo al procedimiento UIS-PR-OPA-01 Despacho de mercancía (Importaciones) envía por correo electrónico al Jefe y Asistente de la UIS-FO-AD-01 Solicitud de transferencia para pago de impuestos o gastos de operación. Veracruz y Manzanillo De acuerdo a los procedimientos UIS-PR-OPV-01 Despacho de mercancías (importaciones) y UIS-PR-OPV-03 Coordinación de Corresponsalías, envía por correo electrónico al Jefe y Asistente de la Solicitud de Transferencia (de la Operación) UIS-FO-OPV-07 para pago de impuestos y para gastos de operación. 6 Asistente de y/o Jefe de Revisa UIS-FO-AD-01 Solicitud de, o Solicitud de Transferencia (de la Operación) UIS- FO-OPV-07 previo a la realización de la transferencia contra factura y/o datos mencionados en el asunto del correo que recibe, lo siguiente: Cliente No. de pedimento Importe Solicitado Cuenta e Institución bancaria Clabe interbancaria Si es pago referenciado Terminal (Proveedor del Servicio) Coinciden datos? Si: Continua con la siguiente actividad No: Pide corrección. Una vez que la recibe corregida pasa a la siguiente actividad 7 Asistente de y/o Jefe de Revisa en el Reporte de Bancos UIS-FO-TS-03 que el cliente esté al corriente en sus reembolsos de financiamientos o, si es el caso, que haya realizado el anticipo correspondiente

3 UIS-PR-TS Septiembre DE 11 No. RESPONSABLE ACTIVIDAD El cliente realizó el depósito correspondiente? Si: Procede a realizar el fondeo correspondiente y envía por correo electrónico el comprobante de trasferencia del AICM, de Veracruz y Corresponsalías a las personas indicadas según sea el caso. No: Contesta el correo avisando que se detiene el pago hasta que el cliente deposita anticipo correspondiente o se obtenga autorización de la Dirección General. 8 Asistente de y/o Jefe de Registra los movimientos bancarios (Quicken). RECUPERACION DE FINANCIAMIENTOS 9 Recepcionista Con base en el Reporte Pedimento a Bancos selecciona los pedimentos de los clientes con financiamiento y elabora Carta de Cobro UIS-FO-TS-02 que incluye, entre otros, los siguientes datos: a) Nombre del cliente b) Contacto c) Número de Pedimento d) Impuestos pagados e) Total financiado y f) Cuentas en las que puede realizar el depósito a UIS. La Carta de Cobro UIS-FO-TS-02 se envía conjuntamente con las copias de los pedimentos correspondientes vía correo electrónico a cada cliente que haya recibido financiamiento, antes de las 11:30 a.m. Nota: Las excepciones en el envío de la Carta de Cobro UIS-FO-TS-02 se encuentran asentadas en el listado de Clientes sin Carta de Cobro UIS-FO-TS Asistente de y/o Jefe de Monitorea las cuentas bancarias de UIS para dar seguimiento a los depósitos realizados por los clientes. Una vez obtenido el depósito correspondiente registra el movimiento en el Quicken para control del saldo bancario. Antes de finalizar el día envía por correo los estados de cuenta bancarios (líneas) del día al Jefe de Cobranza y Coordinador de ISO para revisar e identificar cada uno de los depósitos recibidos. Integra los movimientos del Quicken generados en Excel el día anterior al

4 UIS-PR-TS Septiembre DE 11 No. RESPONSABLE ACTIVIDAD 11 Jefe de Reporte de Bancos UIS-FO-TS-03, para actualizar los saldos, se apliquen los financiamientos y anticipos recibidos así como los impuestos y fletes recuperados en cuenta de gastos desglosados en el Reporte de Cobranza UIS-FO-CB-02 (Ver Procedimiento de Cuentas por Cobrar UIS-PR-CB-01). 12 Asistente de 13 Asistente de Al final del día realiza la conciliación bancaria y resumen de saldos y lo envía a Jefe de. Envia diariamente por correo a la Dirección General y a Jefe de copia del Quicken del día (gastos). 14 Jefe de Inicia el día revisando y actualizando los reportes recibidos la noche anterior del Asistente de y genera en Excel el reporte de los movimientos bancarios del día anterior registrados en el Quicken. PAGO A PROVEEDORES DE VERACRUZ Y AICM 15 Jefe de y/o Asistente de Recibe por correo electrónico instrucciones por parte de la Dirección General de las cantidades a Fondear para pago a Proveedores AICM y Veracruz. Verifica que el monto solicitado corresponda con el archivo que la Dirección General Anexa como detalle de pagos Es correcto el Monto? Si: Procede a realizar el fondeo correspondiente y envía correo electrónico con el comprobante al Gerente de Administración y Finanzas y al Auxiliar Contable. No. Solicita aclaración a la Dirección General. 16 Asistente de Registra los movimientos bancarios (Quicken). PAGO A TRANSPORTISTAS NUEVO LAREDO Actualiza diariamente el Reporte de Fletes UIS-FO-TS-01 con las facturas de transportistas 17 Recepcionista recibidas a revisión. 18 Recepcionista Envía periódicamente a Dirección General, vía valija, un sobre con las facturas de transportistas recibidas a revisión. Cuando Dirección General devuelve el sobre con facturas autorizadas, cambia el estatus

5 UIS-PR-TS Septiembre DE 11 No. RESPONSABLE ACTIVIDAD de EN REVISION a X PAGAR en el reporte Reporte de Fletes UIS-FO-TS Jefe de Recibe por correo electrónico instrucciones por parte de la Dirección General sobre las cantidades a pagar a los distintos proveedores de transporte de la oficina Nuevo Laredo. Verifica que el monto solicitado corresponda con el archivo que la Dirección General anexa como detalle de pagos Es correcto el monto? Si: Autoriza al Asistente de a realizar el pago correspondiente a las cuentas de los distintos proveedores de transporte y actualiza el estatus de cada factura en el Reporte de Fletes UIS-FO-TS-01 para mantener su saldo al día. Nota: en caso de ser necesario, realiza personalmente la actividad anterior. No: Solicita aclaración a la Dirección General 20 Jefe de Envía por correo electrónico a Director General, Auxiliar Contable (AICM), Asistente de, Jefe de Cobranza y Coordinador ISO el resumen de saldos bancarios junto con un reporte en Excel generado directamente del reporte de movimientos bancarios (Quicken). Fin del Procedimiento

6 UIS-PR-TS Septiembre DE DIAGRAMA DE FLUJO:

7 UIS-PR-TS Septiembre DE 11

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9 UIS-PR-TS Septiembre DE 11

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11 UIS-PR-TS Septiembre DE REFERENCIAS: Código ISO 9001:2015 ISO 9000:2015 NMX-R-026-SCFI-2016 OEA Documento Sistema de Gestión de la Calidad: Requisitos. Sistemas de Gestión de la Calidad-Fundamentos y vocabulario. (definiciones) Servicios Aduanales-Calidad de los Servicios Proporcionados por el Agente Aduanal: Requisitos y Métodos de Comprobación. Operador Económico Autorizado Socio Comercial Certificado Perfil del Agente Aduanal 7. DEFINICIONES: N/A CONTROL DE CAMBIOS No. DE REVISIÓN FECHA MOTIVO 02 14/09/2017 Se integra la actividad del punto 6 y se recorre la numeración. Se modifican las actividades de los puntos 1, 5, 13 y 20 para adecuarlas a lo real. Se elimina en punto 5 como responsable al Ejecutivo de Trafico al no realizar ya la actividad /01/2017 Migración a ISO 9001:2015 y NMX-R-026-SCFI /04/2016 Publicación del Sistema de Gestión Integral