CÓDIGO FECHA DE REVISIÓN No. DE REVISIÓN PÁGINA UIS-PR-AD Enero de 12
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- Emilia Iglesias Botella
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1 UIS-PR-AD Enero de PROPOSITO: Establecer y conocer los lineamientos relacionados con la emisión de Facturas por las operaciones de despachos realizados en las aduanas de Aeropuerto, Nuevo Laredo, Veracruz y de los servicios realizado a través de los Corresponsales; así como también definir las instrucciones para las áreas involucradas y que las actividades se desarrollen en forma oportuna buscando la correcta aplicación de los requisitos de los clientes, la normatividad vigente y respetando las políticas internas de Universal. 2. ALCANCE: Aplica a todas las operaciones efectuadas por los clientes de Universal a través de las aduanas aérea, terrestre, marítima y sus diferentes corresponsales. 3. LINEAMIENTOS: Facturar en tiempo y forma los despachos efectuados. Enviar oportunamente las facturas a los clientes de manera física o electrónica según aplique. 4. DESARROLLO: TABULADORES DE CLIENTES NUEVOS 1 Gerente de Atención a Clientes 2 Gerente de Operación Aérea, Gerente de Operación Portuaria, Gerente de Operación Aduanera 3 Soporte Técnico y/o Jefe de Envía mediante correo electrónico al Gerente de Administración y Finanzas y/o Jefe de Cotización de Servicios Logísticos UIS-FO-AC-02 y Requisitos del Cliente UIS-FO-OPNL-20 Envía los documentos legales a soporte técnico a) Copia de la Cédula Fiscal. b) Comprobante de Domicilio y si aplica, Aviso de Cambio de Domicilio. c) Identificación del Representante Legal y su RFC con Homoclave, y se enviarán cada vez que cambien de representante legal. d) Comprobante de domicilio del Representante Legal Solicita al área correspondiente, o en caso de tener acceso al sistema, captura los datos del cliente nuevo y en el módulo de Manifestación de Valor. Envía confirmación de datos procesados para el registro de las nuevas operaciones. TABULADORES DE CORRESPONSALÍAS 4 Gerente de Operación Aérea Envía mediante correo electrónico al Gerente de Administración y Finanzas y Jefes de Tráfico, las condiciones especiales o urgentes negociadas con los clientes, con los
2 UIS-PR-AD Enero de 12 Gerente de Operación Portuaria y Gerente de Atención a Clientes diferentes corresponsales o por la revisión de los puntos importantes y que afecten directamente en el procedimiento de facturación. ANTICIPOS y GASTOS COMPROBABLES 5 Auxiliar Contable Con la información recibida diariamente por correo electrónico, registra oportunamente los que correspondan, en Reporte de Control de Anticipos UIS-FO-AD- 06 y realiza oportunamente la captura de los Anticipos en el sistema (ver Procedimiento Tesorería UIS-PR-TS-01) y de los gastos comprobables. En caso de existir dudas sobre el importe de los impuestos o por la confirmación del depósito del cliente, consulta al Jefe de Tesorería la situación que se trate. Cuando el Anticipo se trate por un importe diferente de los impuestos, consulta al Gerente de Operación Aérea o al Ejecutivo de la cuenta. Si existen diferencias o inconsistencias en los importes de los gastos comprobables, consulta a Coordinadora de Despacho. Aclarada la situación, procede a realizar de inmediato la captura del Anticipo solicitado en el sistema, y confirma al Asistente de para que continúe con su procedimiento. FACTURACIÓN DE EXPEDIENTES / AICM SERIE D (FASD) Y VERACRUZ SERIE B (FASB) 6 Coordinadora de Tráfico AICM / Coordinadora de Despacho Veracruz Verifica que los expedientes de los clientes estén completos, los entrega al área de ; y envía diariamente correo con la relación de estos expedientes para su facturación, debiendo enviar su información dentro del horario establecido, después de la hora indicada se considerarán como entregados al día siguiente. El expediente completo de las operaciones en Aeropuerto debe contener la siguiente documentación, y las copias respectivas: a) Pedimento(s) b) Guía Aérea c) Anticipo (para Maniobras o Fletes Aéreos) anexo Confirmación con correo electrónico y/o copia del Comprobante de Transferencia o Depósito. d) La indicación del Financiamiento de Impuestos. e) Total de Gastos Comprobables a nombre del cliente y registrados correctamente en expediente. f) Copia del Comprobante de Montacargas, cuando corresponda. g) Carta de Instrucciones o Correo del cliente, informando la(s) Referencia(s) para incluir en la factura.
3 UIS-PR-AD Enero de 12 h) En Importaciones incluir Hoja de Cálculo (y anexo) y Manifestación de Valor. Cuando el expediente se entrega físicamente al cliente i) Nota: Si al momento de la entrega del expediente del cliente no cuentan con los documentos del inciso h) y entregan de manera extemporánea deberán enviar notificación de dicha situación mediante una relación enviada por correo, directamente al correo general de facturación. j) La indicación del Proveedor de Servicio de Transporte utilizado y la copia de Factura (Talón) del Transportista cuando corresponda. k) Indicar si cuenta con archivos editables (COVE) l) Indicar en el expediente que los archivos digitales se encuentren en el Portal Digital. Para las operaciones realizadas en la oficina de Veracruz y por Corresponsales se requiere revisar que el expediente contenga la siguiente documentación, adicional a los incisos desde a) hasta k): m) Anexo en el correo de aviso de expedientes, Relación completa de los Gastos Comprobables y envío de documentos originales de expediente, cuando aplique. n) Anexos del despacho. Para las operaciones realizadas por un Corresponsal la Coordinadora de Despacho de Veracruz, recibe la cuenta de gastos, captura en la Pizarra del Sistema de Tráfico Puertos UIS-FO-OPV-11 la fecha de entrega de expediente. Revisa de los documentos recibidos: o) Que el corresponsal entregue todos los comprobantes de los gastos realizados. p) Que el anticipo enviado concuerde con el mencionado en la factura. q) Que el corresponsal facture conforme a los tabuladores preestablecidos. Los comprobantes están completos y la factura del corresponsal, es correcta? Si: Envía al área de el expediente. No: Se hacen las aclaraciones pertinentes hasta contar con la información correcta. Coordinadora de Despachos de Veracruz, envía diariamente al correo electrónico asignado a facturación, la información de la Pizarra del Sistema de Tráfico Puertos UIS-FO-OPV-11 con la relación de estos expedientes. 7 Ejecutivo de Tráfico y/o Tramitador Alimenta la Pizarra del Sistema de Tráfico Puertos UIS-FO-OPV-11 con la información del Servicio del Transportista o con las indicaciones recibidas del Gerente de Operación Portuaria y que sea necesario registrar. Cuando los Ejecutivos de Tráfico reciban los comprobantes de las Transferencias o Depósitos por Anticipos de los Clientes, deberán reenviar por correo a las áreas correspondientes: al correo electrónico asignado a, Jefe de Tesorería y
4 UIS-PR-AD Enero de 12 Jefe de Cobranza. 8 Asistente Administrativo Coteja la relación recibida y revisa el contenido de los expedientes a facturar. Están completos los expedientes? Si: Confirma por correo electrónico, la recepción de los expedientes completos; continua con el procedimiento contando con un día hábil para concluir la facturación. No: Alimenta en Pizarra del Sistema de Tráfico AICM UIS-FO-OPA-04 y Pizarra del Sistema de Tráfico Puertos UIS-FO-OPV-11 las causas por las cuales detiene la facturación; espera respuesta de las respectivas áreas de Tráfico y por estos expedientes pendientes regresa a la actividad 11 Nota: A partir del candado de seguridad del área contable y por sistema, una vez capturada la referencia en un folio, quedan relacionados los gastos a esa factura haciendo inflexible borrar los datos y realizar nueva captura sobre ese folio Por los comprobantes de gastos del cliente, realiza envío de los archivos en formato pdf y xml al Portal Digital y en el expediente físico que se encuentre completo, anota Listo como indicación y control para proceder a facturar. Elabora la Pro Forma de de todos los expedientes recibidos en el día, cuidando los siguientes aspectos: a) Fecha de b) Datos del cliente c) Número de Referencia d) Número de Pedimento e) Descripción de la Mercancía f) Fecha de Pago del Pedimento g) Tipo de Cambio h) Gastos efectuados por cuenta del cliente i) Cotización de Importación y/o Exportación por la aduana correspondiente (según aplique). j) Minuta (formato libre), si la hay. k) Requisitos del Cliente UIS-FO-OPNL-20 l) Copia de la factura del Servicio de Transporte, cuando corresponda. m) Anexo de archivos en el Portal Digital. n) Carta de Instrucciones UIS-FO-CL-01 en las operaciones portuarias y por corresponsalías. o) Anticipo(s) del cliente por impuestos y maniobras de importes considerables. p) Revisar si la cuenta de gastos se envía por paquetería, considerar facturar en los servicios, el cargo de mensajería. Nota: se procesan todos los expedientes recibidos en el día y si hay pendientes se retoma y actualiza información. En caso de no tener Cotización de Servicios Logísticos UIS-FO-AC-02 necesarios para la facturación del cliente, registra la causa en el Pizarra del Sistema de Tráfico AICM UIS-
5 UIS-PR-AD Enero de 12 FO-OPA-04 y Pizarra del Sistema de Tráfico Puertos UIS-FO-OPV-11 y notifica a Gerente de Atención a Clientes 9 Jefe de Solicita la información complementaria 10 Asistente Administrativo En caso de que algún comprobante de gastos tenga los datos incorrectos, no se cuente con información importante de los archivos en pdf y xml, esté pendiente el registro en la comprobación de gastos o tengan diferencias en importes, solicita la corrección o las aclaraciones pertinentes, registra en Pizarra del Sistema de Tráfico AICM UIS-FO-OPA- 04, Pizarra del Sistema de Tráfico Puertos UIS-FO-OPV-11 y espera respuesta para continuar con la cuenta 11 Gerente de Operación Aérea y/o Jefe de Tráfico y/o Coordinadora de Despacho AICM Cuando tenga conocimiento de los detalles del expediente del cliente que se hayan omitido, realizará las anotaciones o correcciones que correspondan para completar la información, con el entendido que la respectiva cuenta de gastos se incluirá en el proceso de facturación del día siguiente Nota: aplica mismo caso para las aclaraciones que ocurran en los despachos de Veracruz. 12 Asistente Administrativo Verifica en Requisitos del Cliente UIS-FO-OPNL-20 las indicaciones para su Financiamiento, mismas que se deberán reflejar en la elaboración de la Pro Forma de de acuerdo al esquema establecido. Para clientes sin Financiamiento y clientes con Financiamiento de Impuestos: cuenta con el Anticipo respectivo? Si: Aplica en la Pro Forma de que corresponda. No: Consulta al Auxiliar Contable y detiene la elaboración de la Pro Forma de, hasta contar con el Anticipo solicitado, como lo indica la actividad 5, segundo párrafo. Una vez reunida toda la información, finaliza la Pro Forma de, imprime, revisa su captura y entrega junto con la documentación de soporte, para su revisión y autorización. 13 Jefe de y/o Auxiliar de 14 Asistente de Gerencia de Administración y Finanzas Revisa la Pro Forma de, considerando la información de los archivos de control de gastos, anticipos del cliente, anticipos enviados a corresponsales, Tabuladores por los diferentes servicios en que incurra el despacho y Carta de Instrucciones UIS-FO-CL-01 por fletes realizados. Verifica y revisa con archivos de control del sistema la información a fin de cerciorarse que la cuenta a validar no tiene inconsistencia
6 UIS-PR-AD Enero de 12 Están correctos los datos? Si: Autoriza, afecta, genera archivos de facturación en el sistema y devuelve las facturas al área de No: Regresa al área de para que realice las correcciones. 15 Asistente Administrativo 16 Asistente Administrativo Realiza de inmediato las correcciones en la Pro Forma de y regresa a la actividad 12 cuarto párrafo. Ingresa al Portal Digital, realiza la búsqueda del expediente para verificar que los archivos relacionados con la facturación, se encuentren correctamente asociados por pedimento o referencia, revisando los siguientes puntos, según le aplique a cada cliente: Anexos, el primero de la lista; contiene Factura Comercial Cuenta de Gastos UIS, en cualquiera de sus series, en formatos: pdf y xml Archivos de Gastos por cuenta del cliente, en formatos: pdf y xml. Cuenta Americana Anexos: Hoja de Cálculo, Anexo de la Hoja de Cálculo, Manifestación de Valor Anexos de Ventanilla única; contiene el acuse digitalizado. Cove Azul Está completo el expediente digital? Si - Si el expediente cumple con los requisitos de facturación y especificaciones del cliente, selecciona la opción configuración de expediente, donde lo asignará como completo y procede a Guardar. Señaliza el expediente físico o la respectiva cuenta de gastos para prueba y comprobación de que se ha realizado en esta acción en el Portal Digital. No - Si existen documentos pendientes, el Auxiliar de completa la información en el expediente electrónico del Portal Digital, una vez corregido se revisa nuevamente para proceder a Guardar. 17 Jefe de y/o Auxiliar de Ingresa al Sistema, genera archivo de contabilización cuando sea necesario, y emite reporte de las cuentas de gastos facturadas en el día para enviar por correo electrónico a Jefe de Cobranza, siendo muy importante indicar la forma de entrega de dichas cuentas. Recibe por correo electrónico las facturas timbradas en el SAT, o mediante el acceso al Portal Digital localiza el expediente, imprime y distribuye como se indica: Mensajero de Cobranza. (2 tantos) y documentación original como soporte para entregar a los clientes. (Ver UIS-PR-CB-01 Cuentas por Cobrar). Incluir 2 juegos de Manifestación de Valor y Hoja de Cálculo y si aplica, el anexo de la Hoja de Cálculo a) Portal Digital; por los expedientes guardados se genera la notificación y entrega automática de los archivos electrónicos, que se recibe a más tardar al
7 UIS-PR-AD Enero de 12 día siguiente y que podrá comparar con la facturación enviada, si fuese necesario. FACTURACIÓN DE EXPEDIENTES / NUEVO LAREDO SERIE A (FASA) 18 Documentador Nuevo Laredo Envía diariamente al Gerente de Operación Aduanera, Gerente de Administración y Finanzas, Jefe de Nuevo Laredo, Auxiliar de Nuevo Laredo, Recepcionista de oficina de Nuevo Laredo, y al correo general de facturación asignado para la oficina de Aeropuerto facturación.aicm@unidc.com por correo electrónico, el Reporte de Pedimentos Firmados al final del día. 19 Coordinador de Despacho Nuevo Laredo Envía diariamente por correo electrónico el reporte en formato libre, con el tipo de maniobra realizada para los pedimentos despachados el día anterior en los cuales el cruce haya sido registrado como Rojo (Ver Manual de Operaciones Nuevo Laredo) 20 Jefe de Incluye los datos de clientes nuevos en el Concentrado de Tabuladores FPRFNL que sirve de guía para elaboración de cuentas de gastos por cliente. Si para algún cliente regular ocurre una nueva operación, diferente a las establecidas en tabuladores vigentes, se solicitará mediante correo a Gerente de Atención a Clientes emita nueva información de Cotización de Servicios Logísticos UIS-FO-AC-02 y Requisitos del Cliente UIS-FO-OPNL Asistente Administrativo Genera desde la conexión remota de Aduasis, el archivo de Pedimentos para el Pre llenado de Facturas y los transfiere a conexión remota Nuevo Laredo mediante correo electrónico, genera Reporte de Pedimentos Pagados y reúne la información relacionada al pedimento de acuerdo a la siguiente tabla: a) Comentario de Cruce: Semáforo Verde ó Rojo b) Línea de Transporte, Número de Caja y Destino c) Tipo de Operación y número de Pedimentos que cruzaron d) Maniobras por Reconocimiento Aduanero e) Carta de Instrucción f) Cuenta Americana g) Anexos: Hoja de Cálculo y Manifestación de Valor Indicaciones a detalle del proceso de acuerdo a Anexo Serie A Nota importante: Revisa pendientes del día anterior, complementa la información e integra las cuentas de gastos al proceso. 22 Asistente Administrativo Están listos los expedientes de Pedimentos Pagados en la relación? Si Asigna Folio y captura en sistema para obtener la Pro Forma de No Registra los motivos en Pizarra de Pedimentos, para revisarlos al día siguiente, dándoles preferencia. 23 Asistente Administrativo Revisa la Pro Forma de, identifica el tipo de operación a facturar y aplica la información del Concentrado de Tabuladores UIS-FO-AD-07, prestando atención a los
8 UIS-PR-AD Enero de 12 datos generales enlistados abajo a) Fecha de b) Datos del cliente c) Número de Referencia d) Datos del Pedimento e) Tipo de Cambio f) Gastos efectuados por cuenta del cliente g) Cuenta Americana (UNI) h) Tabulador i) Referencias especiales para identificación del cliente Imprime las Pro Formas de realizando una verificación previa a manera de asegurarse que la información registrada es como se requiere y entrega a Asistente de Gerencia de Administración y Finanzas con el soporte necesario. 24 Jefe de y/o Auxiliar de Revisa la Pro Forma de Se integra de la actividad 13 hasta la actividad 16 FACTURACION FLETES EN SERIE E (FASE) 25 Asistente Administrativo Revisa en Concentrado de Tabuladores UIS-FO-AD-07 donde se ha registrado cuáles son los clientes que tienen como requisito, se registre en cuentas de gastos por separado, los servicios aduanales de los servicios de Transportes, coordinados por el área de Logística. 26 Asistente Administrativo Elabora la Pro Forma de de Fletes, cuidando los siguientes aspectos: a) Fecha de b) Datos del Cliente c) Datos del Remitente d) Datos del Destinatario e) Número de Referencia f) Datos del Pedimento g) Datos del Transportista h) Concepto Origen/Destino i) Gastos Efectuados j) Tarifas Vigentes Indicaciones a detalle del proceso de acuerdo a Anexo Serie E 27 Asistente Administrativo 28 Asistente de Gerencia de Administración y Finanzas Entrega Pro Forma de de Fletes a Jefe de y/o Auxiliar de facturacion, para revisión y autorización respectiva Revisa la Pro Forma de de Fletes
9 UIS-PR-AD Enero de 12 Se integra de la actividad 13 hasta la actividad Jefe de y/o Auxiliar de 30 Asistente Administrativo 31 Jefe de y/o Auxiliar de 32 Asistente de Gerencia de Administración y Finanzas Envía respuesta a los correos electrónicos recibidos, con copia para Gerente de Administración y Finanzas; proporcionando la información complementaria que le sea requerida para agilizar los trámites del proceso que continúa después de la facturación. Registra correctamente en el Pizarra del Sistema de Tráfico AICM UIS-FO-OPA-04 y Pizarra del Sistema de Tráfico Puertos UIS-FO-OPV-11 los datos relacionados con la facturación: número de factura, fecha de elaboración, importe del flete y/o maniobras cobrados y anotación de causas en las que se suspende la facturación Realiza la revisión de Pizarra del Sistema de Tráfico Puertos UIS-FO-OPV-11 actualizado y verifica que contenga la información correcta conforme a la facturación realizada, registra las observaciones necesarias y finalmente envía el reporte correcto a Gerente de Administración y Finanzas y Director General. En horario establecido, envía pizarras a Gerente de Administración y Finanzas y Director General 33 Gerente de Operación Aérea y/o, Jefes de Tráfico y/o Jefe de Cobranza y/o Coordinadoras de Despacho SOLICITUD DE CUENTAS COMPLEMENTARIAS, REFACTURACIÓN Y NOTA DE CRÉDITO Realiza Solicitud de Factura Complementaria, Solicitud de Cancelación o Solicitud de Re facturación en formato libre, según sea el caso y envía mediante correo electrónico asignado al área de facturación, explicando los motivos por los cuales se debe cancelar y/o elaborar una nueva factura, entregando el expediente (si fuera necesario) y la cuenta de gastos en cuestión por las operaciones de Aeropuerto; en el caso de operaciones de Veracruz y Nuevo Laredo, el área de, localiza la cuenta para proceder con la nueva factura. 34 Jefe de y/o Auxiliar de Cuando se reciba la solicitud de Re facturación de una cuenta, revisa la fecha de elaboración y dependiendo de ésta, procederá de la siguiente forma: Si la cuenta corresponde: Al mes en curso Solicita a Gerente de Administración y Finanzas su cancelación directa en sistema A meses anteriores Solicita a Asistente Administrativo la Pro Forma de, anotando en el campo correspondiente la leyenda: Cancela y Sustituye FAS # o su abreviatura CANC-SUST Envía Solicitud de Nota de Crédito mediante correo a Jefe de Cobranza con anexos de la información de soporte: Factura del mes anterior y la Re facturación del mes en curso. Cuando ocurre una Re facturación solicitada con causas aplicables al cliente, deberá
10 UIS-PR-AD Enero de 12 aplicar invariablemente, el cargo adicional en la nueva Factura con el concepto de Re facturación Revisará si la factura original contiene Anticipo del Cliente. La cuenta corresponde al mes en curso? Si- No se realiza nuevo Anticipo. No- Reenvía correo al área de Contabilidad, solicitando la Re facturación del Anticipo. 35 Auxiliar Contable Con la información recibida, procede a realizar de inmediato la captura del Anticipo solicitado en el sistema, por Re facturación de la cuenta y confirma al área de para que continúe con la facturación. 36 Asistente Administrativo Regresa al punto 15 para integrar la cuenta de gastos por Re facturación, en el proceso de facturación. 37 Jefe de Cobranza Cuando tiene elaborada la Nota de Crédito la envía al Gerente de Administración y Finanzas para su revisión. 38 Gerente de Administración y Finanzas Revisa la Nota de Crédito. Los datos son correctos? Si- Envía la Nota de Crédito al Director General para su autorización. No- Devuelve la Nota de Crédito para su corrección. 39 Director General Recibe Nota(s) de Crédito, autoriza y devuelve a Jefe de Cobranza. CIERRE MENSUAL DE FACTURACIÓN Y ELABORACIÓN DE REPORTES 40 Jefe de y/o Auxiliar de Revisa los avisos de los clientes y consulta con Gerente de Operación Aérea, Jefe de Cobranza y Jefes de Tráfico las fechas de cierre mensual de los clientes y en su caso suspende la elaboración de las facturas hasta el siguiente mes. Adicionalmente, consulta con Jefe de Cobranza si tienen movimientos relacionados con los pagos o Notas de Crédito pendientes por ingresar al sistema. Genera el reporte de Movimientos no afectados por cada serie de facturación y revisa, en caso de encontrar algún movimiento pendiente, revisa y da solución, de lo contrario notifica al Gerente de Administración y Finanzas y Auxiliar Contable. 41 Auxiliar Contable Revisa que en sistema los Anticipos y las Aplicaciones de Pagos estén afectados en su totalidad, y poder continuar con el cierre del mes. Suspende la captura en sistema de
11 UIS-PR-AD Enero de 12 los movimientos que correspondan, hasta el mes siguiente. 42 Jefe de y/o Auxiliar de Revisa y confirma que ya no existen más movimientos por realizar y genera los reportes en sistema, los imprime en formato.pdf para enviarlos por correo a Gerente de Administración y Finanzas con copia para Soporte Técnico Archivo de Ventas del mes Reporte de Antigüedad de Saldos Aplicación de Pagos del mes Aplicación de Pagos (paloma) Indicaciones a detalle en Anexo Reportes para Cierre Mensual de. 43 Jefe de, Auxiliar de 44 Asistente de Gerencia de Administración y Finanzas 45 Gerente de Administración y Finanzas Solicita al Auxiliar de Soporte Técnico realice el respaldo de la información del mes y al recibir su confirmación, notifica a Gerente de Administración y Finanzas, al Auxiliar Contable y a Jefe de Cobranza para que se proceda a la captura de anticipos y pagos del mes siguiente. Con el cierre mensual concluido, realiza el Reporte Gerencial de UIS-FO- AD-04; solicita la revisión de Jefe de y éste último lo envía por correo electrónico al Gerente de Administración y Finanzas para su revisión. Revisa y envía Reporte Gerencial de UIS-FO-AD-04 al Representante de la Dirección para revisión en la Junta de Indicadores. Fin del Procedimiento 5. REFERENCIAS: Código ISO 9001:2015 ISO 9000:2015 NMX-R-026-SCFI-2016 OEA Documento Sistema de Gestión de la Calidad Requisitos Sistemas de Gestión de la Calidad-Fundamentos y vocabulario. (definiciones) Servicios aduanales-calidad de los Servicios Proporcionados por el Agente Aduanal: Requisitos y Métodos de Comprobación. Operador Económico Autorizado Socio Comercial Certificado Perfil del Agente Aduanal. 6. DEFINICIONES: NA
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