IMPORTACIONES Versión: 1.0

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1 Versión: 1.0 Tabla de contenido PROCESO ORDEN DE COMPRA PROVEEDOR EXTERIOR ENTRADA DE LA IMPORTACIÓN FACTURA DE IMPORTACIÓN SOBRECOSTO - FLETE FACTURA POR FLETE REGISTRO GASTOS NACIONALES PROVISIONADOS TRANSFERENCIA EN TRANSITO DE INVENTARIO SALIDA TRANSFERENCIA EN TRANSITO DE INVENTARIO ENTRADA ENTRADA SERVICIOS REALES DE IMPORTACION FACTURA SERVICIOS DE IMPORTACIÓN DEVOLUCIÓN DE IMPORTACIÓN CAUSACION POR CRUCE GASTOS PROVISIONADOS CONSULTA PROVISIÓN VS REAL AJUSTE POR DIFERENCIA EN IMPORTACION 24

2 MANUAL DE USUARIO 1. El objetivo del procedimiento está en gestionar los requerimientos de compras de materias primas en el exterior y su nacionalización para cubrir las demandas de producción y ventas. 1.1 PROCESO 1.2 ORDEN DE COMPRA PROVEEDOR EXTERIOR Se realiza la orden de compra directa, antes de la nacionalización del producto, se hace un documento OCC ingresando por el módulo Comercial compra Directa. Compras Órdenes de Una vez se haya ingresado por la ruta indicada se completan los campos en el Page 2 of 25

3 encabezado del documento con la siguiente información. C.O: Código del centro de operación donde se realizó el documento. Tipo docto: OCC ORDEN DE COMPRA CLIENTES Proveedor: Código del proveedor al que se le va a otorgar la orden de compra. Sucursal: Sucursal del proveedor a realizar Moneda: Moneda con la que se realizó la negociación (USD) esta se predetermina en el proveedor. Dentro de la pestaña Análisis del proveedor aparecen cinco TAB de forma vertical (Aplica para todos los documentos del modulo de compras). En el primero de Análisis se puede ver la información de ese proveedor, como el cupo asignado, la cartera vencida. En el segundo TAB vertical Proveedor se habilitan las pestañas donde se puede visualizar y modificar la información del proveedor ya sea impuesto, condiciones de pago para ese documento (siempre y cuando se tengan los privilegios y permisos de Usuario). En el tercer TAB vertical Cartera se visualizan las partidas que se tienen pendientes de pago a ese proveedor, clasificadas por fecha y los diferentes centros de operación. Page 3 of 25

4 Dentro de la pestaña Generales se completa la siguiente información. Comprador: Persona que realiza la compra. Cond. De pago: Las pactadas en el contrato o en la negociacion. Docto referencia: Se registra el numero de la importación. Notas: Texto breve que describa el documento y generalidades de la importacion. Dentro de la pestaña Envíos se identifican los datos del punto de envío, donde debe llegar la mercancía luego de la compra. Dentro de la pestaña Ítems se ingresa el listado de elementos que se incluirán en la orden de compra. Dando click sobre el botón Adicionar que se completarán los campos. se despliega una nueva ventana en la Ítem: Referencia Item a realizar Orden de compra con sus extenciones si las maneja. Bodega: Bodega a afectar con orden de compra realizada (Se debe llevar a la bodega de importacion por cada planta) Motivo: 10 Compras Importadas Page 4 of 25

5 Cant. Ordenada: Se ingresa la cantidad solicitada a importar. Precio unitario: Registra el valor de cada kilo o unidad dependiendo la unidad de medida del ítem a importar. C. Costo: Centro de costo a afectar en la importación. Ejemplo: PLG7040 Proyecto: Se registra la Motonave. Ejemplo: MN OCEAN GLORY Seguido a esto se da click sobre el botón Adicionar Dentro de la pestaña Entidades, es obligatorio elegir la opción en el grupo entidad Orden de Compra y así completar los datos de la entidad en las petañas: Orden de compra e Importaciones. Informacion de la Compra Informacion de costos Reales o Povisionados de Importacion Para finalizar el documento, se da click en Aprobar (Ctrl + A) Page 5 of 25

6 1.3 ENTRADA DE LA IMPORTACIÓN Se realiza una entrada basado en la orden de compra creada previamente generando un documento EAI accediendo por el módulo Comercial devoluciones Entradas desde O.C. Compras Entradas y Se completan los campos en la cabecera del documento con la siguiente información. C.O: Centro de operación correspondiente a la realización del documento. Tipo docto: EAI ENTRADA ALMACEN POR IMPORTACION. Fecha: Se ingresa la fecha de creación del documento. O.C: En este campo se digita el consecutivo de la orden de compra generado anteriormente, en caso de no conocerlo se consulta dando click sobre el botón O.C Al completar Se debe confirmar el valor de la tasa para que coincida con los documentos de liquidación de importación, y no tener diferencias al final del proceso. Los datos de proveedor, sucursal y moneda llegan automáticos en el momento de digitar la orden de compra previamente creada. Dentro de la pestaña Generales se completa la siguiente información. Información automática traída desde la Orden de Compra, se pueden cambiar las notas. Page 6 of 25

7 Dentro de la pestaña Orden de compra se verifican que los ítems incluidos en ésta, serán los selecionados para generarles la entrada de inventario. Se debe dar click en Marcar. Si se tiene el lote se ingresa dando doble click sobre el ítem, de lo contrario se genera automático. Dentro de la pestaña Ítems se pueden agregar más elementos dando click en el botón Adicionar ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla ( Para el caso de Italcol de Occidente los Items de la entrada deben ser los mismos de la Orden de Compra, no se va a Utilizar esta Opcion). En esta misma pestaña se puede evidenciar el ítem agregado en el Orden de Compra. Para finalizar el documento se da click en el botón Aprobar (Ctrl + A) Se despliega una ventana a la que se debe dar click en SI Page 7 of 25

8 1.4 FACTURA DE IMPORTACIÓN Se genera factura por la importación, creando documento FPP por el módulo Comercial Compras Facturas y Notas de Proveedor Facturas. Una vez haya ingresado por la ruta indicada, se deben completar los campos contenidos en la cabecera de la factura. C.O: Centro de operación para la generación del documento. Tipo docto: FPP FACTURA IMPORTACION Proveedor: Se indica el proveedor al cual se le va a realizar la causacion. Moneda: El código de la moneda a utilizar con la causación de la factura. Docto Proveedor: Numero de documento de factura del proveedor. Condicion de Pago: Las pactadas en el contrato o en la compra. Referencia 1: Numero de la Importacion Notas: texto breve que describa el documento. Se da click en Siguiente y llega a la pestaña Entradas donde se seleccionarán las entradas que tiene el tercero, seleccionando el visto en el recuadro de la parte izquierda. Page 8 of 25

9 Y en el campo de Valor documento se indica que valor de desea aplicar en la factura y luego se habilitará en botón Generar. Seguido a esto, se da Siguiente y se verifican las retenciones aplicadas a la factura que se está generando, en caso que aplique. Nuevamente, se da Siguiente y en la pestaña CxP se destina el valor a la cuenta por pagar al tercero seleccionado en el documento en la parte inferior y se da click sobre el botón Aplicar. Para que se evidencie en la ventana superior, junto con el saldo aplicado y la fecha de vencimiento. Para finalizar el documento, se da click sobre el botón Aprobar (Ctrl + A) 1.5 SOBRECOSTO - FLETE Se crea una nota de sobrecostos por el flete generado en el traslado de la mercancía, este se carga al documento de Entrada de Importacion. Creando un documento NSI por el módulo Comercial mayor valor. Compras Entradas y devoluciones Sobrecostos Por Page 9 of 25

10 Al seguir la ruta se debe completar los campos con la siguiente información. C.O: Centro de operación donde se realizará el documento. Tipo docto: NSI NOTA SOBRECOSTOS Fecha: Se digita la fecha en la que se desea quede el documento. Docto base: El documento base se debe ingresar la entrada que se realizó previamente. Proveedor: Código del proveedor al que se le va a otorgar la orden de compra. En la pestaña Generales ingresa el dato del Comprador y completa el campo de Notas. Se dirige hasta la pestaña Sobrecostos e ingresa el motivo 13 Servicios de Importacion que es donde cargará el Servicio de flete. En la parte inferior se diligencian los campos. Ítem: FLETE INTERNACIONAL Valor: Se ingresa el valor en dólares del flete. Page 10 of 25

11 Seguido a esto se da click sobre el botón Aplicar para poder evidenciarlo en la parte superior de la ventana. Selecciona el modo de distribución Cantidad. Para finalizar el documento, se da click en Aprobar (Ctrl + A) 1.6 FACTURA POR FLETE Se registra la factura del proveedor por el flete generado durante la importación, creando un documento FPI por el módulo Comercial Proveedor Facturas. Compras Facturas y notas de Una vez haya ingresado por la ruta indicada, se deben completar los campos contenidos en la cabecera de la factura. Todos los documentos de importacion deben manejar la entidad de Importaciones para este caso la trae del documeto de compra Importacion - Real. C.O: Centro de operación para la generación del documento. Tipo docto: FPI FACTURA SERVICIOS DE IMPORTACION Proveedor: Se indica el proveedor a afectar por el concepto de servicio de flete. Moneda: El código de la moneda a utilizar con la causación de la factura. Local: En este campo se muestra la tasa de la moneda local. Page 11 of 25

12 Docto Proveedor: Numero de documento de factura del proveedor. Condicion de Pago: Las pactadas en el contrato o en la compra. Referencia 1: Numero de la Importacion Notas: texto breve que describa el documento. Se da click en Siguiente y llega a la pestaña Entradas donde se seleccionarán las entradas que tiene el tercero, seleccionando el visto en el recuadro de la parte izquierda. Y en el campo de Valor documento se indica que valor de desea aplicar en la factura y luego se habilitará en botón Generar. Seguido a esto, se da Siguiente factura que se está generando. y se verifican las retenciones aplicadas a la Seguido a esto, se da Siguiente y en la pestaña CxP se destina el valor a la cuenta por pagar al tercero seleccionado en el documento en la parte inferior y se da click sobre el botón Aplicar. Para que se evidencie en la ventana superior, junto con el saldo aplicado y la fecha de vencimiento. Page 12 of 25

13 Para finalizar el documento, se da click sobre el botón Aprobar (Ctrl + A) 1.7 REGISTRO GASTOS NACIONALES PROVISIONADOS Se crea una nota de sobrecostos por todos los gastos los gastos nacionales generados durante el proceso de la importación. Creando un documento PIM por el módulo Comercial valor. Compras Entradas y devoluciones Sobrecostos Por mayor Una vez haya ingresado por la ruta indicada se deben completar los campos con la siguiente información: C.O: Centro de operación donde se realizará el documento. Tipo docto: PROVISION Fecha: Fecha en la que se desea registrar el documento en mención. Docto base: Se registra el número con el que quedó realizada la Entrada de Importacion. Proveedor: PROVISION Sucursal: 001 PROVISION En la pestaña Generales se ingresan los datos del Comprador el documento de referencia que es el número de la importación. En Notas ingresa un texto descriptivo del movimiento a realizar. Page 13 of 25

14 Dentro de la pestaña Sobrecostos registra uno a uno cada gasto generado durante el proceso de importaciones. Dando Aplicar tras la digitación de cada gasto, utilizando el motivo 13 Servicios de importación. Se debe indicar que el modo de distribución de estos sobrecostos será por Cantidad. Dentro de la pestaña Entidades, es obligatorio elegir la opción Importaciones y así completar los datos de la entidad, para el caso de las provisiones, se define la entidad como 002 PROVISION. Para finalizar el documento, se da click en Aprobar (Ctrl + A) Page 14 of 25

15 1.8 TRANSFERENCIA EN TRANSITO DE INVENTARIO SALIDA Una vez finalizada la provision y el item a importar ya tenga todos los sobrecostos de importacion, se realiza una transferencia de inventario en transito, trasladando de la bodega de importacion a la bodega de llegada puerto. Por medio de un documento IIM por el módulo Comercial Transito Salida Inventarios Documentos Transferencias en Al seguir la ruta indicada se deben completar los campos en la cabecera del documento con la siguiente información. C.O: Centro de operación en que va a quedar generado el documento. Tipo docto: IIM INV TRANSFERENCIA EN TRANSITO Fecha: Fecha para la realización del documento de traslado. Tercero: No es Obligatorio, pero se puede registrar el tercero proveedor de la mercancia. Docto alterno: Registrar el numero de la Importacion Notas: Texto descriptivo con detalle y observaciones. Bodega salida: Se indica la bodega de la cual saldrá la materia prima ejemplo: (BodegaL038 Palmira Importaciones Girardota). Bodega entrada: Se indica la bodega a la cual ingresará la materia prima importada Bodega de Puerto (L024 Palmira Cartagena Almacenamiento). En la parte inferior derecha se da click en Adicionar para añadir lo ítems que se van a transferir de bodega. Allí se despliega la ventana Movimiento que se debe diligenciar con la información a continuación reportada. Page 15 of 25

16 Referencia: Ítem a trasladar. Extensión: Se registra la extensión del ítem en caso que lo requiera. Motivo: 23 Sal Transferencia en Transito Importacion. Lote: Se registra el lote del ítem si este lo maneja. Cantidad: Se indica la cantidad dependiendo la unidad de medida de la materia que se está importando. C. Costo: Se selecciona el centro de costo que debe ser igual al numero de la importacion. Proyecto: Digita el nombre de la motonave utilizada en el proceso. Notas: En este campo escribe el detalle del movimiento de la transferencia. Para finalizar el documento, se da click en Aprobar (Ctrl + A) 1.9 TRANSFERENCIA EN TRANSITO DE INVENTARIO ENTRADA Se debe realizar la entrada en transito, cuando el producto llegue al puerto, este documento se debe realizar desde la salida en transito. Con el documento IIM por el módulo Comercial Entradas Inventarios Documentos Transferencias en Transito Page 16 of 25

17 Al seguir la ruta indicada se deben completar los campos en la cabecera del documento con la siguiente información. C.O: Centro de operación en que va a quedar generado el documento. Tipo docto: IIM INV TRANSFERENCIA EN TRANSITO Fecha: Fecha para la realización del documento de traslado. C.O Salida: Se registra el codigo del centro de Operación de la salida en transito Salida en Transito: Se indica el numero de documeto de la salida en transito Docto alterno: Registrar el numero de la Importacion Notas: Texto descriptivo con detalle y observaciones. Bodega Origen: Se indica la bodega de la cual saldrá la materia prima ejemplo: (BodegaL038 Palmira Importaciones Girardota). Bodega destino: Se indica la bodega a la cual ingresará la materia prima importada Bodega de Puerto (L024 Palmira Cartagena Almacenamiento). Se consulta la salida y el sistema nos trae la informacion correspondiente a la transferencia en transito. Motivo: 24 Ent Transferencia en Transito Importacion. Cantidad: Cantidades reales de entrada Page 17 of 25

18 Notas: En este campo escribe el detalle del movimiento de la transferencia. Para finalizar el documento, se da click en Aprobar (Ctrl + A) 1.10 ENTRADA SERVICIOS REALES DE IMPORTACION Se realiza entrada directa por todos los costos reales de importacion a cada proveedor y por cada concepto, los cuales no van a afectar el item importado. Se elabora un documento EAI accediendo por el módulo Comercial devoluciones Entradas por Compra. Compras Entradas y Se completan los campos en la cabecera del documento con la siguiente información. C.O: Centro de operación correspondiente a la realización del documento. Tipo docto: EAI ENTRADA ALMACEN POR IMPORTACION. Fecha: Se ingresa la fecha de creación del documento. Proveedor: Código del proveedor Real de los servicios de Importacion Page 18 of 25

19 En la pestaña Ítem ingresa el movimiento del ítem a afectar, dando click sobre el botón Adicionar. Referencia: El ítem a afectar con el movimiento de la entrada. Bodega: Bodega donde ingresará este ítem. Motivo: 13 Servicios de importación. Se indica el precio unitario de este servicio, y seguido el botón Adicionar. Registra todos los servicios de esta importación de la misma manera, y al finalizar e evidenciará de la siguiente forma. Para finalizar el documento, se da click en Aprobar (Ctrl + A) 1.11 FACTURA SERVICIOS DE IMPORTACIÓN Se genera factura por los servicios de importación, creando documento FPI por el módulo Comercial Compras Facturas y Notas de Proveedor Facturas. Page 19 of 25

20 Una vez haya ingresado por la ruta indicada, se deben completar los campos contenidos en la cabecera de la factura. C.O: Centro de operación para la generación del documento. Tipo docto: FPI FACTURA SERVICIOS DE IMPORTACION Proveedor: Se indica el proveedor al cual se le va a realizar la causacion. Moneda: El código de la moneda a utilizar con la causación de la factura. Docto Proveedor: Numero de documento de factura del proveedor. Condicion de Pago: Las pactadas en el contrato o en la compra. Referencia 1: Numero de la Importacion Notas: texto breve que describa el documento. Se realiza el mismo proceso de factura de Importacion. Page 20 of 25

21 1.12 DEVOLUCIÓN DE IMPORTACIÓN Se realiza un documento DIM por el módulo Comercial devoluciones Devoluciones Directas. Compras Entradas y Al seguir la ruta debe completar los campos que le indican en el encabezado del documento. C.O: Centro de operación en donde quedará generado el documento. Tipo docto: DIM DEVOLUCIONES Proveedor: PROVISIÓN. Sucursal: 001 PROVISIÓN. Moneda: Código de la moneda a generar el documento. En la pestaña Generales completa los campos indicados. En la pestaña Ítems se completan los campos luego de dar click en el botón Adicionar. Page 21 of 25

22 Para finalizar el documento, se da click en Aprobar (Ctrl + A) 1.13 CAUSACION POR CRUCE GASTOS PROVISIONADOS Se registra documento de causacion para el cruce de los gastos provisionados en el tercero PROVISION, creando un documento LIM por el módulo Comercial Compras Facturas y notas del Proveedor Factura de Proveedor. Una vez haya ingresado por la ruta indicada, se deben completar los campos contenidos en la cabecera de la factura. Todos los documentos de importacion deben manejar la entidad de Importaciones para este caso la trae del documeto de compra Importacion - Provision. C.O: Centro de operación para la generación del documento. Tipo docto: LIM LEGALIZACION IMPORTACION Proveedor: Se indica el proveedor DE PROVISIO. Page 22 of 25

23 Moneda: El código de la moneda a utilizar con la causación de la factura. Local: En este campo se muestra la tasa de la moneda local. Docto Proveedor: Se ingresa el mismo numero de documento LIM. Condicion de Pago: Las pactadas en el contrato o en la compra. Referencia 1: Numero de la Importacion Notas: texto breve que describa el documento. Se da click en Siguiente y llega a la pestaña Entradas donde se seleccionarán las entradas que tiene el tercero, seleccionando el visto en el recuadro de la parte izquierda. Se deben cruzar los documentos PIM con los documentos DIM. El campo de Valor documento debe quedar en luego se habilitará en botón Generar. Para finalizar el documento, se da click sobre el botón Aprobar (Ctrl + A) 1.14 CONSULTA PROVISIÓN VS REAL Se realiza una consulta por el módulo Comercial devoluciones Devoluciones Directas. Compras Entradas y Page 23 of 25

24 Se completan los filtros pertinentes para evidenciar que la entidad dinámica Real cruza y queda en cero versus la Provisión AJUSTE POR DIFERENCIA EN IMPORTACION Se realiza ajuste de compras por la diferencia en la importacion de lo provisionado vs Real, Ruta. Comercial Salidas. Compras Ajustes de Compras Por Entradas / Por Page 24 of 25

25 Motivos: 07 - Entrada Dif Provision Importacion 08 Salida Dif Provision Importacion Ajuste por Entrada: Ajuste por Salida: Page 25 of 25